Une entreprise révise sa politique de confidentialité afin de préciser pourquoi les renseignements personnels sont conservés pour une période de temps donnée, et nomme un agent de protection de la vie privée

Exemple de plainte réglée en cours d'enquête n^o 24

Plainte

Un homme s’est plaint qu’une entreprise sur le Web ait conservé ses renseignements personnels trop longtemps après qu’il ait annulé son adhésion provisoire gratuite. Il a également allégué que l’entreprise ne se conformait pas totalement à la Loi puisqu’elle n’a pas répondu à toutes ses questions en matière de protection de la vie privée et qu’elle n’a pas désigné de responsable dans ce domaine.

Résultat

L’entreprise a déclaré que les personnes qui souhaitent obtenir une adhésion provisoire gratuite doivent fournir leurs nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique ainsi que les renseignements concernant leur carte de crédit. Ces renseignements personnels permettent à l’entreprise de traiter les demandes de location et d’expédier les articles, en plus de prévenir la fraude. L’entreprise a ajouté que certaines personnes tentent d’obtenir une adhésion provisoire gratuite additionnelle en fournissant un autre nom, une autre adresse ou une autre carte de crédit. Pour remédier à ce problème, l’entreprise utilise les renseignements personnels pour vérifier les nouvelles demandes d’adhésion provisoire gratuite. 

À la suite de la plainte, l’entreprise a révisé sa politique de confidentialité. Elle a expliqué dans quelles circonstances et à quelles fins les renseignements personnels étaient conservés, et elle a précisé la période de rétention des renseignements. Les renseignements concernant les cartes de crédit doivent être conservés pour une période totale de trois ans, soit deux ans pour satisfaire à une exigence relative aux rejets de débit et une année supplémentaire pour prévenir les fraudes. Les coordonnées et l’adresse où la marchandise doit être livrée doivent être conservés pour une période de sept ans en conformité avec la Loi de l’impôt sur le revenu. L’entreprise a également offert à ses employés affectés au service à la clientèle une formation sur la politique révisée, et elle a nommé un agent de protection de la vie privée.

Le plaignant s’est dit satisfait des mesures prises, et la plainte a été considérée réglée en cours d’enquête.