La société de gestion immobilière accepte de détruire la « liste de mauvais locataires »

Rapport de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2016-002

19 février 2016

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La plaignante a allégué qu'une société de gestion immobilière procédait à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels de locataires de manière inadéquate en maintenant une liste de « mauvais locataires » pour une association de locateurs. La plaignante a déclaré que sa demande pour un logement locatif a été rejetée par une société de gestion immobilière parce que son nom figurait sur cette liste.

La société de gestion immobilière a confirmé qu'elle tenait la liste au nom d'une association de locateurs, expliquant que les locateurs y ajoutaient le nom des « mauvais locataires » et y précisaient les raisons justifiant leur inclusion. L'association utilisait la liste pour échanger des renseignements au sujet de demandeurs de logements locatifs.

La plaignante a déclaré qu'elle n'avait jamais consenti à ce que ses renseignements personnels soient recueillis à cette fin. Elle a aussi déclaré qu'elle n'avait pas eu le droit de voir les renseignements ni de savoir quel locateur avait ajouté son nom à la liste.

La société de gestion immobilière a relevé une disposition dans sa demande de location, laquelle autorise [traduction] « le locateur [...] à obtenir des rapports de solvabilité ou d'autres renseignements qu'il juge nécessaires relativement à la demande de location ou à toute autre fin directement liée à ses activités ». La société a déclaré que ses propres clients ont par conséquent consenti à ce que leurs renseignements soient utilisés relativement à la liste. La société a déclaré qu'elle supposait que les autres locateurs membres de l'association avaient obtenu un consentement similaire.

Les principes 4.2, 4.3 et 4.3.2 de la Loi traitent de la question du consentement — pour qu'un consentement soit valable, les fins auxquelles les renseignements seront utilisés doivent être énoncées de façon que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière les renseignements seront utilisés ou communiqués. Nous ne comprenons pas en quoi le consentement « à obtenir des rapports de solvabilité ou d'autres renseignements [jugés] nécessaires » pourrait amener les locataires à comprendre qu'ils consentaient à ce que leurs renseignements personnels soient recueillis, utilisés et communiqués aux fins d'inclusion dans une liste de « mauvais locataires ».

Les principes 4.6, 4.6.1 et 4.10 de la Loi traitent de l'obligation qu'ont les organisations de prendre des mesures raisonnables pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu'elles détiennent afin que les décisions au sujet des personnes concernées ne soient pas prises en fonction de renseignements erronés, et pour s'assurer que ces personnes peuvent accéder aux renseignements qui les concernent afin de contester toute inexactitude. La plaignante a déclaré qu'elle n'a pas eu l'occasion de voir ou de contester l'exactitude des renseignements la concernant.

Le paragraphe 5(3) de la Loi précise qu'une organisation ne peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu'à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. La liste de « mauvais locataires » comprenait des renseignements sur les habitudes de paiement passées des personnes qui y figuraient. En donnant aux membres de l'association de locateurs un accès à ce genre de renseignements, nous avons constaté que la société de gestion immobilière agissait comme une agence d'évaluation du crédit. Les agences d'évaluation du crédit doivent disposer d'une licence délivrée par la province dans laquelle elles exercent leurs activités. Dans ces circonstances, nous sommes d'avis que les fins pour lesquelles cette association procédait à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels sur les locataires n'étaient pas appropriées en vertu du paragraphe 5(3).

La société de gestion immobilière ne souscrit pas à la conclusion que nous avons tirée selon laquelle elle agissait à titre d'agence d'évaluation du crédit. Néanmoins, elle a mis nos recommandations en œuvre, c'est-à-dire qu'elle a détruit la liste des « mauvais locataires » et qu'elle a cessé de recueillir des renseignements aux fins de la tenue d'une telle liste. De même, les membres de l'association de locateurs n'échangent plus de renseignements personnels au sujet de locataires potentiels en l'absence de leur consentement explicite.

En conséquence, nous concluons que la plainte est fondée et résolue.

Rapport de conclusions

Plainte déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la « LPRPDE » ou la « Loi »)

Résumé de l'enquête

Plaignante

1. La plaignante est mère monoparentale d'un enfant handicapé. Elle cherchait un nouveau logement locatif entièrement accessible à son enfant.
2. Lorsqu'elle a fait une demande de location par l'intermédiaire d'une société de gestion immobilière, elle a été avisée qu'elle figurait sur une liste de « mauvais locataires » en raison de montants dus pour dommages et de paiements non effectués. La société de gestion immobilière lui a dit que son inclusion sur la liste était une des raisons pour lesquelles sa demande de location d'un logement avait été refusée.
3. Par la suite, la plaignante a appris que l'intimé maintenait la liste de « mauvais locataires » en question. Bien que l'intimé ait informé la plaignante que son nom pouvait être retiré de la liste si elle fournissait une référence de la part de son locateur actuel, la plaignante a choisi de ne pas le faire.
4. La plaignante a ensuite déposé la plainte actuelle contre l'intimé auprès du Commissariat, que ce dernier a acceptée à la fin de février 2014.

Position de l'intimé

(a) But de la liste de « mauvais locataires »

5. Dans ses observations auprès du Commissariat, l'intimé a confirmé qu'il maintenait une liste de « mauvais locataires » comportant plus de 2 000 noms. Selon l'intimé un locataire peut être ajouté à la liste s'il n'a pas payé son loyer ou les dommages qu'il a causés à la propriété.
6. L'intimé a déclaré qu'il ne recueille aucun renseignement directement auprès des locataires, mais auprès de membres d'une association de locateurs qui ont accès aux renseignements pertinents et les échangent entre eux. Bien que les membres de l'association de locateurs n'aient pas à payer pour accéder aux renseignements figurant sur la liste des « mauvais locataires », ils doivent assumer des frais pour se joindre à l'association de locateurs.
7. Les renseignements personnels figurant sur la liste des « mauvais locataires » maintenue par l'intimé comprennent ce qui suit : i) le nom du locataire, ii) l'incident présumé en raison duquel le nom de la personne a été ajouté à la liste, et iii) le logement locatif où l'incident présumé s'est produit. En ce qui a trait à la plaignante, la liste présentait son nom et la remarque « défaut de paiement/dommages ». Il n'y avait aucune indication quant à l'endroit où l'incident présumé s'était produit.
8. L'intimé a souligné que d'autres types de renseignements personnels, comme l'adresse actuelle, le numéro de téléphone, le numéro d'assurance sociale, le numéro de carte de crédit ou la date de naissance ne sont pas inclus dans la liste des « mauvais locataires ».
9. L'intimé a déclaré que les renseignements figurant sur la liste des « mauvais locataires » sont utilisés pour aider les locateurs à « éviter les défauts de paiement » de la part de locataires potentiels et à déterminer quelles personnes constituent des « locataires acceptables », et qu'ils ne sont pas utilisés à d'autres fins, comme le recouvrement de dettes en cours.
10. L'intimé a également déclaré qu'il considère les renseignements figurant sur la liste des « mauvais locataires » comme des renseignements appartenant aux locateurs. Selon l'intimé, les locateurs peuvent demander à ce que le nom d'un locataire soit retiré de la liste lorsque celui ci a corrigé la situation ayant mené à l'ajout de son nom sur la liste.

(b) Connaissance et consentement

11. De l'avis de l'intimé, son propre contrat de location comprend une disposition qui, selon lui, permet de recueillir des renseignements sur ses locataires aux fins d'inclusion dans la liste de « mauvais locataires ». Cette disposition se lit comme suit :
    
    [traduction]

    Par les présentes, j'autorise/nous autorisons le locateur ou son mandataire à obtenir des rapports de solvabilité ou d'autres renseignements qu'il peut juger nécessaires relativement à la présente demande de location ou à toute autre fin directement liée à ses activités.

12. En ce qui a trait aux autres membres de l'association, l'intimé a avisé le Commissariat qu'il suppose que les locataires ont autorisé leur locateur à échanger avec l'intimé des renseignements les concernant. Toutefois, l'intimé n'a pas accès aux contrats de location des cinq locateurs qui font partie de l'association de locateurs.
13. En outre, l'intimé a confirmé qu'il n'existe aucune entente écrite entre lui et les membres de l'association à l'égard de la collecte, de l'utilisation et de la communication des renseignements personnels figurant sur la liste des « mauvais locataires ».
14. Après discussions avec le Commissariat, l'intimé a déclaré qu'il était prêt à épurer la liste actuelle, à l'exception des locataires contre lesquels des jugements accessibles au public ont été rendus quant à leur expulsion. L'intimé a également déclaré qu'il était prêt à exiger des membres de l'association de locateurs qu'ils mettent à jour les dispositions relatives au consentement dans leurs contrats de location.
15. En décembre 2015, nous avons fait parvenir à l'intimé le rapport d'enquête préliminaire dans lequel nous l'informions des recommandations du Commissariat et demandions une réponse dans un délai de 30 jours.

Application de la Loi

16. Pour rendre notre décision, nous nous sommes appuyés sur les principes 4.2, 4.3, 4.3.2, 4.6, 4.6.1 et 4.10 de l'annexe 1 de la Loi, ainsi que sur le paragraphe 5(3) de la partie 1 de la Loi.
17. Le principe 4.2 établit que les fins auxquelles des renseignements sont recueillis doivent être déterminées par l'organisation avant la collecte ou au moment de celle-ci.
18. Selon le principe 4.3, toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
19. Selon le principe 4.3.2, il faut informer la personne au sujet de laquelle on recueille des renseignements et obtenir son consentement. Les organisations doivent faire un effort raisonnable pour veiller à ce que la personne soit informée de l'usage auquel les renseignements sont destinés. Pour que le consentement soit valable, les fins doivent être énoncées de façon à ce que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière les renseignements seront utilisés ou communiqués.
20. Le principe 4.6 précise que les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
21. Selon le principe 4.6.1, les renseignements doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet de la personne en cause.
22. Le principe 4.10 stipule que toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes susmentionnés en communiquant avec la ou les personnes responsables de les faire respecter au sein de l'organisation concernée.
23. Le paragraphe 5(3) précise qu'une organisation ne peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu'à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

Conclusions

Fins acceptables

24. Notre analyse préliminaire s'est d'abord concentrée sur la question de savoir ce qu'une personne raisonnable jugerait être, dans les circonstances, une fin acceptable, aux termes du paragraphe 5(3), pour la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels relativement à la liste de « mauvais locataires ».
25. Le Commissariat reconnaît que les locateurs peuvent prendre les mesures nécessaires pour protéger leur propriété et évaluer les locataires potentiels. À notre avis, la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels par un locateur aux seules fins de vérifier la capacité d'un locataire potentiel à payer son loyer à temps ou d'en établir la qualité dans le contexte d'un processus de demande de location peuvent être indiquées dans certaines circonstances.
26. Par exemple, il peut être judicieux pour un locateur d'effectuer des vérifications de crédit ou de références pour évaluer la solvabilité ou les antécédents de location d'un locataire potentiel. Ces pratiques ont été utilisées par le passé dans ce secteur d'activités, les locataires les connaissent généralement et elles sont souvent mentionnées dans les modalités des demandes de location.
27. Les locateurs peuvent, à ces fins, effectuer des vérifications de crédit ou de références avec le consentement du locataire potentiel ou faire passer une entrevue aux locataires potentiels et évaluer leurs réponses. Une vérification de crédit peut révéler des problèmes quant aux antécédents de crédit d'un locataire, notamment des paiements manqués ou en retard, des jugements, une faillite ou des loyers en souffrance. Ces renseignements peuvent s'avérer utiles pour évaluer la capacité d'un locataire à gérer ses responsabilités financières. Ils peuvent aussi révéler des faits au sujet du demandeur qui pourraient avoir été omis dans le contrat de location, comme des adresses antérieures.
28. Pour déterminer si la collecte, l'utilisation ou la communication, par l'intimé, de renseignements personnels relativement à la liste de « mauvais locataires » sont adéquates dans les circonstances, nous avons d'abord cherché à établir si l'intimé est assujetti à la loi provinciale régissant les rapports de solvabilité.
29. Selon la loi provinciale applicable régissant les rapports de solvabilité, les « renseignements en matière de crédit » s'entendent des habitudes de paiement et des dettes actives d'un consommateur. Cette loi prévoit également que nul ne peut agir à titre d'agence d'évaluation du crédit sans être titulaire d'une licence à cet effet.
30. Après une analyse approfondie des dispositions susmentionnées, nous avons conclu que la liste de « mauvais locataires » de l'intimé comprenait ce qui constitue des « renseignements en matière de crédit » et des « renseignements personnels » en vertu de la loi provinciale régissant les rapports de solvabilité et que, pour pouvoir communiquer ces renseignements à des locateurs, l'intimé devrait avoir une licence d'agence d'évaluation du crédit au titre de cette loi.
31. Bien que la loi provinciale régissant les rapports de solvabilité permette l'utilisation des renseignements figurant dans de tels rapports aux fins de conclure ou de renouveler un contrat de location, elle prévoit également des limites quant au type de renseignements qui peuvent être communiqués. Elle oblige par ailleurs les agences d'évaluation du crédit à s'assurer, dans une mesure raisonnable, que les renseignements qu'elles communiquent sont justes et exacts de même qu'à obtenir le consentement des personnes, ou à les en aviser, lorsqu'elles utilisent des renseignements les concernant.
32. En l'absence d'éléments de preuve indiquant que l'intimé exploite une agence d'évaluation du crédit licenciée dans la province, et compte tenu du fait que l'intimé semble contrevenir à la loi provinciale régissant les rapports de solvabilité, nous estimons, à première vue, que les fins auxquelles l'intimé recueille, utilise et communique des renseignements personnels au sujet des locataires (c.-à-d. pour créer une liste de « mauvais locataires ») ne sont pas objectivement acceptables dans les circonstances, au titre du paragraphe 5(3).

Connaissance et consentement

33. Nous avons aussi examiné la question de savoir si l'intimé s'est assuré d'agir au su et avec le consentement des personnes figurant sur la liste de « mauvais locataires » pour ce qui est de la collecte, de l'utilisation ou de la communication de leurs renseignements personnels, ou si une exception à cette obligation s'applique en vertu de la Loi.
34. À cet égard, nous estimons, à première vue, que les renseignements personnels des personnes figurant sur la liste de « mauvais locataires » sont recueillis, utilisés ou communiqués sans que celles-ci le sachent ou y aient consenti.
35. Nous avons constaté que l'intimé ne procède pas directement à la collecte des renseignements personnels auprès des personnes figurant sur la liste de « mauvais locataires ». Ce sont plutôt les membres de l'association de locateurs qui recueillaient les renseignements personnels des locataires pour ensuite les communiquer à l'intimé aux fins de l'établissement de la liste.
36. D'après notre enquête, le formulaire de demande de location et le contrat de location standard de l'intimé n'expliquent pas de manière raisonnablement compréhensible, comme l'exige le principe 4.2, que les renseignements personnels des demandeurs pourraient être recueillis, utilisés ou communiqués aux fins de leur inclusion sur une liste de « mauvais locataires ». En ce qui a trait aux autres membres de l'association, l'intimé ne savait pas ni n'a fourni d'éléments de preuve quant à savoir si les locateurs membres : i) mentionnaient dans leurs formulaires de demande ou contrats de location respectifs que les renseignements personnels d'un locataire potentiel pouvaient être utilisés ou communiqués aux fins de leur inclusion à la liste de « mauvais locataires » de l'intimé, ou ii) obtenaient un consentement éclairé pour une telle utilisation ou communication.
37. Selon les preuves dont nous disposons à l'heure actuelle, nous estimons, à première vue, que les personnes figurant sur la liste de « mauvais locataires » n'ont pas donné leur consentement éclairé à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de leurs renseignements personnels aux fins d'inclusion sur la liste de « mauvais locataires », comme l'exigent les principes 4.3 et 4.3.2.
38. À notre avis, pour pouvoir se fier sur tout consentement valide qui aurait pu être obtenu par un locateur tiers aux fins de l'inclusion d'une personne à la liste des « mauvais locataires », l'intimé devrait : i) établir des modalités contractuelles stipulant que les membres de l'association de locateurs doivent obtenir le consentement approprié des locataires, et ii) établir une méthode visant à obtenir une preuve que les locataires touchés ont effectivement donné leur consentement.

Exactitude des renseignements personnels et possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

39. Les preuves présentées au Commissariat en l'espèce démontrent aussi que l'intimé n'évaluait pas l'exactitude ni la crédibilité des renseignements personnels qu'il recueillait régulièrement aux fins de la liste de « mauvais locataires », renseignements personnels que l'intimé communiquait ensuite à d'autres locateurs et qui pouvaient servir de fondement pour des décisions risquant de nuire aux perspectives de location et à la réputation des personnes touchées ainsi qu'à celles des membres de leur famille à leur charge.
40. Les locataires ou demandeurs ne semblent avoir aucun moyen de savoir si des renseignements à leur sujet figurent sur la liste des « mauvais locataires ». Par exemple, l'épellation erronée du nom d'une personne (ou le fait que des personnes aient des noms similaires) pourrait porter à confusion, c'est-à-dire qu'une personne pourrait être erronément associée à un incident passé déclaré par un locateur et, par conséquent, être injustement traitée et discriminée par les locateurs potentiels qui utilisent la liste de « mauvais locataires ». En l'espèce, la plaignante ne se souvient pas avoir engagé la dette liée à son nom et n'a pas réussi à savoir pourquoi son locateur l'a incluse sur la liste des « mauvais locataires ». Par conséquent, il lui a été impossible de réfuter l'information la concernant.
41. Le Commissariat n'a pas pu déterminer comment les personnes touchées pouvaient s'assurer de l'exactitude des renseignements personnels figurant sur la liste des « mauvais locataires » ni comment elles pouvaient, au besoin, contester le respect par l'intimé de l'obligation relative à l'exactitude, à l'exhaustivité et à la mise à jour des renseignements.
42. Dans notre lettre et notre rapport d'enquête préliminaire datés du 22 décembre 2015, nous avons recommandé que l'intimé mette en œuvre les recommandations suivantes :
    1. cesser la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels concernant les locataires aux fins de la tenue d'une liste de « mauvais locataires » ou de toute autre compilation de renseignements personnels concernant les locataires;
    2. détruire la liste actuelle des « mauvais locataires ».
43. Dans une lettre datée du 6 janvier 2016, l'intimé a répondu qu'il contestait la conclusion selon laquelle il agissait à titre d'agence d'évaluation du crédit et que de recueillir les renseignements aux fins de la liste était objectivement inacceptable.
44. Néanmoins, l'intimé a confirmé au Commissariat :
    1. qu'il a détruit la liste des « mauvais locataires »;
    2. qu'il a cessé de recueillir des renseignements personnels relativement à une liste de « mauvais locataires »;
    3. que la liste n'a pas été utilisée par l'intimé ni par aucun autre membre de l'association depuis juillet 2014 et qu'aucun locateur n'a communiqué de renseignements personnels à d'autres locateurs depuis cette date.

Conclusion

45. En conséquence, nous concluons que la plainte est fondée et résolue.