Une organisation est tenue de rendre confidentiels les détails concernant les congés pour raisons personnelles des employés auxquels les autres employés avaient accès
Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE no 2014-014
31 octobre 2014
Leçons apprises
- À moins que les collègues d’un employé n’aient besoin de connaître pour des raisons opérationnelles les motifs de ses absences, l’organisation ne doit pas leur communiquer cette information.
- La communication à ses collègues de certains renseignements concernant un employé présente parfois des avantages. Toutefois, ces avantages doivent être proportionnels à la perte qui en découle au chapitre de la vie privée.
Plainte
Le plaignant alléguait que son employeur (l’organisation) avait communiqué à d’autres membres de son unité de travail des renseignements personnels détaillés concernant son absence du travail. À son avis, cette information devrait être communiquée uniquement aux collègues auxquels elle est utile pour les besoins de leur travail.
Résumé de l’enquête
Pour administrer les congés des employés, l’organisation utilisait un logiciel de gestion des horaires de travail qui permettait à tous les employés de voir certains renseignements concernant les congés accordés aux autres membres de leur unité de travail, notamment les motifs d’absence. L’organisation a affirmé leur donner accès à cette information dans le but de faciliter l’échange de quarts de travail, pratique autorisée en vertu de la convention collective. L’organisation considérait que la convention collective l’obligeait à recueillir et à tenir à jour un registre des horaires de travail et des congés des employés.
À l’issue de notre enquête, nous avons conclu que l’information sur les congés fait partie des renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), car il s’agit d’information concernant un employé identifiable qui se rapporte aux motifs d’absence du travail. Nous avons constaté que le logiciel de traitement des horaires de travail affichait une liste indiquant le nom des employés au sein de l’unité de travail du plaignant et précisant clairement pour chacun le type de congé qu’il prenait pour s’absenter. Nous avons jugé que certains types de congé pouvaient donner des précisions supplémentaires concernant le motif d’absence d’un employé, notamment des soins médicaux, un décès dans la famille, la naissance d’un enfant ou un congé parental. À notre avis, du fait que les autres membres de son unité de travail avaient facilement accès à cette information, l’employé en congé n’avait pas la possibilité de protéger sa vie privée en ce qui a trait aux motifs d’absence.
Résultat
Pour arriver à nos conclusions, nous nous sommes demandé si la communication de l’information sur les congés d’un employé aux autres membres de son unité de travail visait une fin qu’une personne raisonnable estimerait acceptable dans les circonstances conformément au paragraphe 5(3) de la LPRPDE.
L’organisation considérait que les renseignements personnels en question étaient nécessaires pour permettre aux employés d’échanger des quarts de travail de manière efficace et efficiente et assurer la présence du personnel nécessaire pour tous les quarts de travail. Or, il existe à notre avis d’autres moyens portant moins atteinte à la vie privée pour indiquer la disponibilité des employés sans communiquer de renseignements personnels potentiellement sensibles.
L’organisation a également déclaré avoir énormément bénéficié de l’utilisation du logiciel de traitement des horaires de travail. En outre, elle considérait que la perte au chapitre de la vie privée subie par le plaignant était minime. Cependant, bien que le logiciel de traitement des horaires de travail puisse présenter certains avantages pour les employés, nous estimons pour notre part que l’avantage obtenu dans le cadre du système d’échange de congés n’est pas proportionnel à la perte qu’ils subissent au chapitre de la vie privée.
De plus, l’organisation a déclaré qu’elle devait faire connaître les types de congé pour s’acquitter des obligations lui incombant en vertu de la convention collective. Or, nous avons constaté que la convention collective n’indique pas comment mettre en pratique les échanges de quarts de travail et qu’elle n’oblige d’aucune façon l’organisation à communiquer aux collègues d’un employé les motifs de ses absences.
À terme, conformément au paragraphe 5(3) de la LPRPDE, nous avons conclu que la communication des renseignements personnels du plaignant visait des fins non appropriées dans les circonstances, puisque l’organisation n’avait pas à faire connaître le type de congé pour répondre aux besoins associés à la gestion des horaires dans le contexte de son environnement de travail.
Nous avons formulé plusieurs recommandations à l’organisation, laquelle a accepté de faire en sorte que le logiciel de traitement des horaires de travail et les autres outils et systèmes connexes ne permettent pas aux collègues d’un employé d’avoir accès à l’information sur ses congés. L’organisation a affirmé qu’elle mènerait cette modification à bien dans les 18 mois.
En conséquence, compte tenu des résultats de notre enquête et de l’engagement pris par l’organisation, nous jugeons la plainte fondée et conditionnellement résolue en attendant que l’organisation ait rempli son engagement de modifier son logiciel de traitement des horaires de travail.
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