Une banque offre à un ancien employé un accès insuffisant à ses renseignements personnels

Rapport des conclusions en vertu de la LPRPDE n^o 2013-004

Le 18 juillet 2013

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Après avoir démissionné de son poste de directeur de banque, un individu a demandé à avoir accès à tous les renseignements personnels le concernant détenus par la banque, y compris l’information recueillie dans le cadre d’une récente évaluation de son rendement menée par ses pairs et à laquelle il avait pris une part active. Il n’a pas été satisfait des documents qui lui ont été remis par la banque.

La plainte en matière d’accès à l’information qu’il a déposée par la suite auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le Commissariat) comportait plusieurs volets. Il y indiquait notamment que la banque n’avait pas appliqué de manière uniforme des exceptions prévues par la Loi pour lui refuser l’accès à certains renseignements et que les dossiers produits en réponse à sa demande étaient insuffisants.

Le différend portait en particulier sur certains des renseignements personnels du plaignant, qui pouvaient aussi être considérés comme des renseignements personnels concernant des tiers (à savoir les opinions à son sujet formulées par d’autres employés et consignées dans le cadre d’un programme d’évaluation du rendement par les pairs). Selon la banque, en vertu de l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), le droit à la vie privée a préséance sur le droit d’accès à l’information d’un individu. Ainsi, la banque estimait devoir respecter le droit à la vie privée des collègues du plaignant, dont les renseignements personnels étaient aussi en jeu, et ce, au détriment du droit d’accès à l’information du plaignant. La banque a malgré tout remis au plaignant un document d’une page résumant les commentaires formulés par ses pairs dans le cadre de l’évaluation, mais seulement sous une forme agrégée.

Dans notre analyse de cet aspect de la plainte, le Commissariat a soupesé les intérêts privés du plaignant et ceux de ses pairs, de même que l’intérêt public de la communication et de la non-communication des renseignements en cause. Nous avons analysé la pertinence de l’affaire de la Cour d’appel fédérale Commissaire à l’information c. Canada (ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration) [2003] 1 C.F. 219 (« Pirie »). Nous avons également comparé l’affaire avec une plainte en matière d’accès à l’information présentant des similitudes, sur laquelle le Commissariat avait récemment fait enquête et dont les conclusions avaient été formulées en vertu de la LPRPDE. Le Commissariat a ainsi tenu compte des circonstances précises du présent cas, y compris l’objectif de l’évaluation du rendement du plaignant par ses pairs, l’ampleur du rôle qu’il y a joué ainsi que les promesses de confidentialité faites aux pairs ayant participé à cette évaluation. En soupesant ces éléments, le Commissariat a conclu que la banque avait eu raison de ne pas remettre au plaignant les notes relatives à l’évaluation de son rendement en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi.

En ce qui concerne l’exercice de la diligence voulue au moment de donner pleinement accès aux renseignements personnels, nous avons noté que la banque avait mené des recherches approfondies dans ses dossiers afin de trouver et de réunir tous les renseignements personnels du plaignant. Elle a toutefois admis n’avoir pas examiné adéquatement la documentation qu’elle détenait au moment de donner au plaignant l’accès à ses renseignements personnels. En effet, avant l’intervention du Commissariat, le plaignant s’était vu, par erreur, refuser l’accès à certains renseignements qui auraient dû lui être transmis. Le Commissariat a conclu que, même si la banque avait mis en place des procédures exhaustives pour répondre aux demandes d’accès à l’information, elle ne les avait pas toutes suivies lors du traitement de la demande du plaignant.

Dans son rapport d’enquête préliminaire, le Commissariat a formulé six recommandations à l’intention de la banque. Cette dernière a fourni une réponse détaillée aux recommandations, demandant notamment au Commissariat de cesser de traiter la plainte en vertu de l’alinéa 12.2(1)b) de la Loi. Le Commissariat a refusé de mettre fin à son enquête et, à la lumière des réponses de la banque aux recommandations, nous avons conclu que la plainte était fondée et résolue.

Rapport de conclusions

Plaintes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi)

Résumé de la plainte

1. Le plaignant alléguait que son ancien employeur, une banque canadienne, ne lui avait pas donné accès aux renseignements personnels le concernant et aurait : i) détruit; ii) expurgé; iii) omis de produire certains renseignements qu’elle détenait à son sujet.

Contexte

Première demande d’accès à l’information et première plainte

2. Le plaignant avait été embauché à titre de directeur général.
3. Par la suite, le plaignant a été invité à participer au programme de la banque visant à faciliter son intégration dans son poste et dans son service (« le Programme »).
4. Dans le cas du plaignant, le Programme a pris la forme d’une série d’entretiens avec ses collègues et pairs menés par un représentant des Ressources humaines (RH). Au cours de ces rencontres – tenues sous le sceau de la confidentialité –, les personnes interviewées ont donné au représentant des RH une rétroaction et formulé des commentaires au sujet du plaignant.
5. Cette rétroaction a amené la banque à évaluer le rendement du plaignant et à discuter avec lui des mesures envisageables en vue de son maintien en poste. À la suite de ces discussions, le plaignant a fini par décider de quitter son emploi. Après son départ, il a demandé à avoir accès aux renseignements personnels contenus dans son dossier.
6. Insatisfait des documents communiqués par la banque, le plaignant a par la suite déposé une plainte en matière d’accès à l’information auprès du Commissariat.
7. Dans le cadre de son enquête sur la plainte, le Commissariat a établi que la banque avait produit les renseignements personnels qu’elle détenait dans le dossier de l’employé, en conformité avec la Loi et ses propres procédures et politiques internes. Le Commissariat a par conséquent jugé que la plainte était non fondée et le dossier a été fermé.
8. Au cours de l’enquête, il est devenu évident que le plaignant ne souhaitait pas seulement obtenir accès aux renseignements personnels contenus dans son dossier d’employé. Vers la fin de l’enquête, il estimait encore n’avoir pas eu accès à tous les renseignements personnels que la banque détenait à son sujet. Il a donc présenté à la banque une deuxième demande d’accès à l’information, formulée de manière plus large.

Résumé de l’enquête

Deuxième demande d’accès à l’information et deuxième plainte

9. Dans sa deuxième demande, le plaignant demandait à avoir accès à :

   … tous mes renseignements personnels, y compris les opinions et évaluations à mon sujet formulées par d’autres personnes, sous quelque forme que ce soit, y compris les notes manuscrites et les fichiers électroniques, qui sont actifs ou qui ont été supprimés ou archivés entre le [date] et le [date]. [traduction]

10. Le plaignant identifiait plusieurs employés de la banque qui, à son avis, étaient les auteurs ou les destinataires de renseignements à son sujet.
11. De plus, le plaignant demandait expressément à la banque de lui communiquer toute l’information en lien avec sa plainte au bureau de l’ombudsman de l’institution relativement à l’évaluation de son rendement. Il demandait aussi à avoir accès aux documents corroborant et justifiant les conclusions de son ancienne directrice et l’évaluation de son rendement.
12. La banque a accusé réception de la demande. Quelques semaines plus tard, elle a demandé une prorogation de 30 jours du délai de réponse établi, comme le permet le paragraphe 8(4) de la Loi.
13. La banque a par la suite répondu à la demande du plaignant en lui remettant quelque 78 pages de documents. Elle a indiqué que certains documents avaient été expurgés et qu’elle avait refusé de communiquer d’autres documents dans leur intégralité. À cet égard, la banque affirmait que certains renseignements ne correspondaient pas à la définition de « renseignement personnel » figurant au paragraphe 2(1) de la Loi. Elle s’appuyait également sur le paragraphe 9(1) (renseignements personnels sur un tiers) et sur l’alinéa 9(3)b) (renseignements commerciaux confidentiels) de la Loi pour justifier l’expurgation de certains renseignements et le refus d’en communiquer certains autres.
14. Insatisfait de la réponse de la banque à sa deuxième demande d’accès à l’information, le plaignant a déposé une nouvelle plainte auprès du Commissariat. C’est sur cette plainte que porte le présent rapport.
15. Dans sa deuxième plainte au Commissariat, le plaignant alléguait que la banque n’avait pas appliqué de manière uniforme des exceptions prévues par la Loi pour justifier son refus de lui communiquer certains renseignements, que les documents produits en réponse à sa demande étaient insuffisants et que les renseignements lui avaient été communiqués seulement après l’intervention du Commissariat.

Nouvelle communication de renseignements personnels par la banque

16. Après l’ouverture de notre enquête, la banque a procédé à de nouveaux examens des renseignements personnels concernant le plaignant dont elle disposait. À la suite de ces nouveaux examens, elle a communiqué au plaignant des documents supplémentaires en trois lots distincts. La banque avait expurgé certains documents et continuait de refuser au plaignant l’accès à certains autres documents dans leur intégralité.
17. Au cours de l’enquête, la banque a donc remis au plaignant les renseignements supplémentaires suivants, après les avoir expurgés :
    
    Premier lot de renseignements supplémentaires : La banque a remis 24 pages supplémentaires au plaignant. Il s’agissait principalement de copies de notes se rapportant à des discussions au sujet du plaignant, après qu’il eut pris connaissance des résultats généraux des entretiens avec ses pairs.
    
    D’après la banque, ce lot contenait un supplément d’information sur le rendement du plaignant qui faisait partie de l’évaluation de son rendement ainsi que certaines références au plaignant qui n’avaient pas été prises en compte au cours de l’examen initial. La banque a reconnu que le refus de communiquer cette information résultait d’une erreur humaine.
    
    Les notes étaient rédigées à la main sur du papier ligné. Les copies étaient de mauvaise qualité et les notes étaient difficiles à lire. Une partie de l’information avait été expurgée. La banque a précisé au plaignant que l’expurgation avait été faite en vertu des paragraphes 2(1) et 9(1) et de l’alinéa 9(3)b) de la Loi.
    
    Deuxième lot de renseignements supplémentaires : La banque a remis 30 pages supplémentaires au plaignant. Il s’agissait notamment de notes manuscrites et de courriels en lien avec des discussions internes concernant la révision de l’évaluation du rendement du plaignant, les mesures envisageables en vue de son maintien en poste à la banque et les diverses étapes nécessaires pour faire avancer les discussions [traduction]. La banque précisait que certains renseignements concernant ses employés avaient été expurgés en vertu des paragraphes 2(1) et 9(1) de la Loi.
    
    La banque nous a indiqué que le plaignant n’avait pas eu accès à ces renseignements auparavant parce qu’il s’agissait d’information appartenant à la banque et se rapportant au processus ayant mené au résultat final de l’évaluation du rendement du plaignant et à l’offre officielle des mesures envisageables relativement à son emploi au sein de la banque [traduction]. La banque affirmait qu’il ne s’agissait pas, à son avis, de renseignements personnels concernant le plaignant.
    
    La banque soutenait que, même si la loi ne l’obligeait pas à accorder au plaignant l’accès à ces renseignements, elle le faisait – sous une forme expurgée – dans le but de régler le différend avec lui.
    
    La banque a également souligné que le plaignant connaissait déjà la teneur générale de ces discussions puisqu’il avait participé activement au processus.
    
    Troisième lot de renseignements supplémentaires : La banque a remis 14 pages supplémentaires au plaignant. Il s’agissait notamment de documents standard des Ressources humaines ainsi que de documents fiscaux remplis par le plaignant au moment de son embauche par la banque, ainsi que d’un document de rétroaction à la mi-année (une page) qui avait été mal classé. La banque a présenté des excuses au plaignant pour cette erreur.
    
    La banque avait expurgé les formulaires standard afin de protéger les renseignements personnels du plaignant, notamment son numéro d’assurance sociale et sa date de naissance.

Documents non communiqués

Les notes relatives au Programme

18. Outre les documents expurgés remis initialement et les trois lots subséquents susmentionnés, la banque nous a informés qu’elle refusait l’accès à 126 autres pages de renseignements.
19. Ces pages de renseignements se rapportent à la participation du plaignant au Programme. Or, lorsque nous avons examiné les documents visés, nous avons compté 169 pages. L’écart dans le nombre de pages a été résolu lorsque la banque a confirmé que certains documents étaient imprimés recto-verso et qu’elle n’avait pas compté le verso de ces documents comme des pages distinctes.
20. La majorité des pages contenait des notes prises par un représentant des Ressources humaines au cours des entretiens où les collègues et pairs du plaignant avaient fourni une rétroaction et formulé des commentaires à son sujet. Il y avait également une annexe de huit pages reprenant en détail les commentaires pertinents formulés durant les entretiens.
21. La banque avait remis au plaignant, avant son départ, un document d’une page résumant en huit points la rétroaction recueillie dans le cadre des entretiens. La banque affirmait dans ce document que les commentaires des participants étaient relativement uniformes et similaires, sans égard à leur poste… [traduction]
22. La banque soutenait être tenue d’assurer la confidentialité des commentaires formulés par chacune des personnes interrogées dans le cadre du Programme, parce que ces opinions étaient des renseignements personnels concernant non seulement le plaignant, mais aussi chacune des personnes interviewées. Ils étaient donc visés par une exception en vertu du paragraphe 9(1).
23. La banque estimait que, dans le contexte des discussions, il serait facile d’identifier les participants en raison de la nature des commentaires, des références à des expériences ou à des circonstances précises ainsi que du langage et de la syntaxe utilisés qui, à son avis, faisaient partie intégrante de la rétroaction de chacun des participants. De plus, elle a fait valoir que la nature même de ces éléments excluait toute possibilité de les retrancher du texte.
24. La banque a également souligné que le plaignant avait lui-même choisi de participer au Programme et invité ses pairs à exprimer leur opinion à son sujet. En lançant son invitation, il a assuré aux participants que leur opinion individuelle ne lui serait fournie que sous une forme agrégée et qu’il ne serait pas en mesure de savoir qui avait formulé tel ou tel commentaire.
25. Le Commissariat a examiné un courriel interne de la banque, dans lequel le plaignant invitait les participants à fournir une rétroaction à son sujet et à participer au Programme. Le courriel précisait notamment ce qui suit :

    À titre d’intervenant clé en ce qui a trait à mon poste actuel, vous êtes invité à participer et à fournir une rétroaction ou à formuler des commentaires afin de m’aider à connaître du succès à long terme [à la banque]… J’apprécierais vraiment que vous m’offriez votre soutien, non seulement en participant à cette démarche, mais aussi en fournissant une rétroaction de façon franche et sincère tout au long du processus. Veuillez noter que toutes les réponses demeureront anonymes et qu’elles me seront fournies uniquement sous une forme agrégée. Votre aide me sera précieuse pour déterminer mes points forts de même que les aspects où un perfectionnement s’impose. [traduction]

26. La banque soutenait également que le libellé du paragraphe 9(1) de la Loi établit la prépondérance du droit à la vie privée sur le droit d’accès à l’information lorsque des renseignements concernent plus d’une personne. Elle a aussi établi une distinction par rapport à l’arrêt de la Cour d’appel fédérale dans l’affaire Commissaire à l’information c. Canada (ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration) [2003] 1 C.F. 219 (« Pirie »), où le tribunal avait ordonné à l’organisation mise en cause de permettre au demandeur de consulter ses renseignements personnels, même s’ils étaient réputés concerner plus d’une personne.
27. La banque a souligné que la décision dans l’affaire Pirie a été rendue en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et non de la Loi (LPRPDE). Elle a aussi fait valoir que la Loi sur la protection des renseignements personnels ne donne préséance à aucun droit par rapport à l’autre, tandis que la LPRPDE donne préséance au droit à la vie privée des tiers.
28. De plus, la banque a fait remarquer que la Loi sur la protection des renseignements personnels a un double objectif en matière de droits : protéger le droit à la vie privée des individus et leur donner un droit d’accès à l’information. Cependant, la disposition de déclaration d’objet de la Loi (article 3 de la partie 1) ne fait aucune mention d’un droit d’accès aux renseignements personnels. Elle cite plutôt le droit des individus à la vie privée et le besoin des organisations de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels. Ainsi, la banque allègue que la Loi met l’accent sur le droit à la vie privée plutôt que sur le droit d’accès.
29. La banque a fait observer que ces renseignements avaient été fournis au plaignant sous une forme agrégée. En conséquence, la teneur générale des commentaires formulés à son sujet lui avait déjà été communiquée.
30. La banque a expliqué qu’elle ne cherchait pas à refuser au plaignant l’accès à ces renseignements sous prétexte qu’il y avait déjà eu accès sous une forme agrégée. Elle voulait plutôt faire comprendre au Commissariat que le plaignant avait déjà reçu de l’information sur les résultats du Programme, même si on lui avait refusé l’accès aux notes originales non expurgées. La banque a réitéré qu’elle n’était pas autorisée, en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi, à communiquer au plaignant de l’information qui aurait vraisemblablement pour effet de divulguer des renseignements personnels concernant des tiers. Par ailleurs, elle voulait malgré tout lui donner un moyen de vérifier l’exactitude de l’information.
31. La banque a également déclaré au Commissariat que les commentaires sur le plaignant formulés par les employés au cours des entretiens « appartenaient » à la banque et non au plaignant, puisqu’il s’agissait d’information recueillie dans le cadre du processus visant à élaborer un résumé final agrégé ou à se faire une opinion au sujet de son rendement.

La plainte déposée auprès du bureau de l’ombudsman de la banque

32. La banque a aussi refusé de communiquer les renseignements personnels relatifs à la plainte déposée par le plaignant auprès du bureau de l’ombudsman de la banque. Dans sa réponse au plaignant, la banque a affirmé ne pas être tenue de donner accès à ces renseignements, conformément au paragraphe 9(1) de la Loi, du fait qu’ils avaient trait à la conduite d’autres personnes et qu’il s’agissait de renseignements personnels concernant des tiers.
33. La banque a précisé par la suite au Commissariat que la plainte déposée par le plaignant auprès de son bureau de l’ombudsman comportait deux volets distincts :
    1. le plaignant soulevait des questions en lien avec l’évaluation de son rendement;
    2. le plaignant faisait des allégations à l’endroit d’autres employés.
34. Le plaignant n’était plus au service de la banque au moment du dépôt de sa plainte. Dans ce contexte, le bureau de l’ombudsman a déterminé que la question débordait du cadre de son mandat. En conséquence, au lieu d’ouvrir un dossier ou de lancer une enquête sur la question, il a renvoyé l’affaire directement aux Ressources humaines de la banque.
35. La banque a expliqué qu’elle ne fait pas enquête sur des questions relatives aux évaluations de rendement de personnes qui ne sont plus à son service. En conséquence, les Ressources humaines de la banque n’ont pas fait enquête sur la question en lien avec l’évaluation de rendement du plaignant.
36. Par contre, les Ressources humaines de la banque ont fait enquête sur les allégations du plaignant à l’endroit d’autres employés de la banque. Elles ont confirmé verbalement au plaignant qu’elles se pencheraient sur ses allégations et lui transmettraient les renseignements qu’il leur serait possible de communiquer. Par la suite, les Ressources humaines ont confirmé au plaignant, toujours verbalement, qu’elles avaient fait enquête sur ses allégations, mais n’avaient trouvé aucune preuve pour les étayer.

Documents prétendument manquants

37. Malgré les divers documents communiqués par la banque dans le cadre de notre enquête, le plaignant a affirmé que deux documents manquaient toujours. Il en a mentionné les titres.
38. Le plaignant a expliqué que le premier document contenait des commentaires de pairs faisant partie de l’équipe de direction locale et que le second était un outil couramment utilisé pour le perfectionnement des cadres supérieurs et renfermant des commentaires provenant de diverses sources [traduction].
39. Le plaignant a allégué avoir été informé que la banque avait modifié les deux documents afin de pouvoir justifier la mesure prise soudainement en lien avec son rendement professionnel [traduction].
40. Lorsque nous avons demandé à la banque pourquoi ces documents n’avaient pas été communiqués au plaignant, elle nous a répondu qu’ils n’existaient pas. On nous a en outre expliqué que la banque était une institution de grande taille et que les gens utilisaient parfois des titres différents pour désigner des documents.
41. Pour ajouter à la confusion, dans un courriel interne de la banque dont nous avons obtenu copie, un conseiller en ressources humaines décrivait le processus de formation du directeur de la banque en utilisant un titre semblable à celui utilisé par le plaignant (ci-dessus) dans son allégation.
42. Dans le cadre de notre enquête, nous nous sommes entretenus avec un témoin qui, selon le plaignant, corroborerait son allégation selon laquelle la banque aurait retenu ou détruit des renseignements le concernant. Or, le témoin n’a pas corroboré les dires du plaignant. Il nous a plutôt affirmé qu’aucun document n’avait été détruit et que tout le matériel avait été traité lorsque la banque a reçu la demande d’accès à tous les renseignements personnels concernant le plaignant.
43. En outre, l’agent de protection de la vie privée de la banque a indiqué au Commissariat que les Ressources humaines avaient demandé à l’ancienne directrice du plaignant de vérifier si elle avait en sa possession d’autres documents (sur papier ou en format électronique) le concernant. Celle-ci a affirmé à la banque (par l’intermédiaire de son adjointe) qu’elle avait passé en revue ses dossiers une deuxième fois et pouvait confirmer qu’elle avait déjà remis aux Ressources humaines tous les documents en sa possession concernant le plaignant. Nous avons également examiné un courriel interne entre des employés de la banque, dont nous avions reçu copie et qui semble corroborer ces affirmations.
44. Malgré ce qui précède, le plaignant a maintenu ses allégations selon lesquelles la banque avait détruit certains renseignements personnels le concernant.
45. À la suite de la publication de notre rapport d’enquête préliminaire, la banque a fait parvenir au Commissariat une réponse plus détaillée concernant sa recherche des deux documents en litige, expliquant pourquoi elle n’avait pas été en mesure de les retracer (voir les paragraphes 121 à 124 ci-après). La banque nous a également indiqué que son enquête n’avait révélé aucune preuve permettant de croire que des documents avaient été détruits.

Autres documents – Communication avec Service Canada

46. Nous avons remarqué que le premier lot supplémentaire remis par la banque au plaignant contenait une communication d’une page de Service Canada à l’intention de l’institution. Ce document fait référence au plaignant en le nommant et demande des renseignements supplémentaires sur la raison de son départ. Dans cette communication, les coordonnées professionnelles et les renseignements personnels de l’employé de Service Canada ainsi que le texte de la demande, qui faisait référence au plaignant comme « l’employé », ont été expurgés. Ni le plaignant ni le Commissariat n’ont obtenu de document relatif à la réponse de la banque à la demande de Service Canada.
47. La banque a par la suite précisé avoir répondu verbalement à Service Canada et que la copie de la communication de Service Canada qui avait été envoyée au plaignant portait la mention De gré à gré [traduction] dans le coin supérieur droit. Aucune réponse écrite n’a été envoyée. La banque a confirmé n’avoir aucun autre document à communiquer au plaignant ou au Commissariat.

Diligence raisonnable et retards dans la communication de tous les renseignements

48. La banque a admis qu’elle n’avait pas communiqué au plaignant tous les renseignements personnels le concernant après avoir effectué un premier examen des documents en sa possession.
49. Si la banque a expliqué avoir effectué une recherche exhaustive et détaillée pour trouver les renseignements personnels en sa possession concernant le plaignant, elle a admis que l’examen effectué avant de répondre à la demande d’accès du plaignant n’était pas adéquat. Certains renseignements avaient été involontairement retirés en raison, d’une part, du volume de matériel à examiner et, d’autre part, du fait que certains des renseignements ne semblaient pas se rapporter au plaignant (puisqu’il s’agissait de commentaires mineurs contenus dans des documents visant d’autres parties).
50. La banque a maintenu qu’elle avait mis en place des procédures exhaustives pour traiter les demandes d’accès présentées par des employés, mais qu’il était toujours possible qu’une erreur humaine se produise. Elle s’est excusée de ne pas avoir fourni au plaignant un accès approprié aux renseignements personnels le concernant à la suite de son premier examen. Elle nous a assuré qu’elle avait depuis veillé à ce que les employés à l’origine des examens incomplets se familiarisent de nouveau avec les obligations qui leur incombent en vertu de la Loi pour ce qui est de répondre aux demandes d’accès.
51. La banque nous a remis une copie de ses procédures écrites en ce qui a trait aux réponses aux demandes d’accès aux renseignements personnels et de correction de ces renseignements. Nous en avons examiné une partie, qui prévoit de nombreuses étapes que le personnel chargé des relations avec les employés devait suivre pour réunir l’information demandée, l’organiser, examiner les dossiers individuels pour évaluer le droit d’accès à l’information d’une personne, souligner le contenu qui devrait être expurgé et en discuter, expurger les dossiers, préparer les dossiers aux fins de communication et les faire parvenir au demandeur. Les procédures semblaient à la fois détaillées et exhaustives.

Application

52. Pour rendre nos décisions, nous avons appliqué le paragraphe 2(1), l’article 3, l’alinéa 4(1)b), les paragraphes 8(3), 8(4), 8(7) et 9(1) et les alinéas 9(3)b) et 12.2(1)b) de la Loi, ainsi que le principe 4.9 de l’annexe 1 de la Loi.
53. Le paragraphe 2(1) définit comme suit l’expression « renseignement personnel » : « Tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresses et numéro de téléphone de son lieu de travail. »
54. Selon l’article 3, la partie 1 de la Loi a pour objet d’établir, à une époque où la technologie facilite de plus en plus la circulation et l’échange de renseignements, des règles régissant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels d’une manière tenant compte tant du droit à la vie privée des individus à l’égard des renseignements personnels qui les concernent que du besoin des organisations de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.
55. En vertu du paragraphe 4(1)b), la partie 1 de la Loi s’applique à toute organisation à l’égard des renseignements personnels qui concernent un de ses employés et qu’elle recueille, utilise ou communique dans le cadre d’une entreprise fédérale.
56. En vertu du principe 4.9 de l’annexe 1, une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter.
57. En vertu du paragraphe 8(3), l’organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les 30 jours suivant sa réception.
58. En vertu du paragraphe 8(4), une organisation peut proroger le délai de réponse à une demande d’accès d’une période maximale de 30 jours dans les cas où : i) l’observation du délai entraverait gravement l’activité de l’organisation; ii) toute consultation nécessaire pour donner suite à la demande rendrait pratiquement impossible l’observation du délai.
59. En vertu du paragraphe 8(7), l’organisation qui refuse, dans le délai prévu, d’acquiescer à la demande notifie par écrit le demandeur de son refus motivé et l’informe des recours qui s’offrent à lui.
60. En vertu du paragraphe 9(1), malgré l’article 4.9 de l’annexe 1, l’organisation ne peut communiquer des renseignements à l’intéressé dans le cas où cette communication révélerait vraisemblablement des renseignements personnels sur un tiers. Toutefois, si ces derniers renseignements peuvent être retranchés du document, l’organisation est tenue de les retrancher puis de communiquer à l’intéressé les renseignements le concernant.
61. En vertu de l’alinéa 9(3)b), l’organisation n’est pas tenue de communiquer à l’intéressé des renseignements personnels dans le cas où la communication révélerait des renseignements commerciaux confidentiels.
62. En vertu de l’alinéa 12.2(1)b), le commissaire peut mettre fin à l’examen de la plainte s’il estime qu’elle est futile, vexatoire ou entachée de mauvaise foi.

Analyse et constatations

Rapport d’enquête préliminaire – Nos recommandations

63. Le Commissariat a fait parvenir à la banque un rapport d’enquête préliminaire exposant son analyse des faits présentés par les parties en regard des dispositions de la Loi.
64. Le rapport d’enquête préliminaire renfermait les recommandations suivantes à l’intention de la banque, formulées à la lumière de notre analyse : 
    1. Donner au plaignant un accès élargi aux renseignements personnels le concernant qui sont en lien direct avec l’évaluation finale de son rendement ainsi qu’à la lettre officielle faisant état des mesures envisageables en vue de son maintien en poste à la banque […] sous réserve de l’expurgation appropriée des renseignements concernant des tiers ayant trait au Programme et des renseignements personnels qui ne se rapportent pas au plaignant (p. ex. les questions touchant le rendement d’autres employés).
    2. Compte tenu de ce qui précède, permettre au plaignant de consulter une version modifiée des 24 pages expurgées qui lui ont été transmises dans le premier lot supplémentaire, en veillant à en améliorer la lisibilité pour atteindre un niveau acceptable.
    3. Permettre au Commissariat de consulter les renseignements personnels non expurgés concernant le plaignant qui figurent dans la correspondance reçue ou envoyée par le bureau de l’ombudsman de la banque. Avant d’envoyer copie du matériel expurgé au plaignant, la banque devrait indiquer au Commissariat l’information qu’elle propose d’expurger ainsi que l’exception pertinente qu’elle applique.
    4. Permettre au Commissariat de consulter les renseignements personnels non expurgés concernant le plaignant contenus dans la correspondance envoyée en réponse à la communication de Service Canada. Avant d’envoyer au plaignant une copie du matériel expurgé, la banque devrait indiquer au Commissariat l’information qu’elle a l’intention de retrancher ainsi que l’exception pertinente qu’elle applique.
    5. Effectuer une autre recherche approfondie pour trouver tous les autres renseignements personnels sur le plaignant qui sont détenus par la banque et auxquels le plaignant n’a pas encore eu accès en vertu de la Loi et, le cas échéant, fournir au Commissariat une copie de ces renseignements.
    6. Préciser le titre des deux documents qui, selon le plaignant, manquent toujours à l’appel, et permettre au plaignant de consulter les documents non expurgés. Si ces documents n’existent plus, la banque doit expliquer de façon plus complète et plus satisfaisante ce qu’il en est advenu et la raison de leur disparition.

    Nous avons demandé à la banque de donner suite à nos recommandations dans les 30 jours suivant la date de publication du rapport d’enquête préliminaire.

65. À la suite de l’approbation de la demande de prorogation du délai, la banque a fourni une réponse détaillée au rapport d’enquête préliminaire.
66. Les paragraphes qui suivent exposent notre analyse originale, telle qu’elle figure dans le rapport d’enquête préliminaire, la réponse de la banque ainsi que notre analyse finale et nos constatations relativement aux questions soulevées. 

Cessation de l’examen de la plainte

67. Dans sa réponse au rapport d’enquête préliminaire, la banque a indiqué que le plaignant avait signé une décharge dans le cadre de l’entente liée à son départ de l’institution.
68. Dans la décharge, les parties reconnaissaient que toutes les questions ayant trait à l’emploi du plaignant avaient été résolues. En signant le document, le plaignant confirmait avoir eu la possibilité de demander des avis juridiques et avoir convenu de ne faire aucune réclamation et de ne déposer aucune plainte contre la banque en vertu de n’importe quelle loi... fédérale, y compris les règlements ayant trait à... la protection de la vie privée. [traduction]
69. La banque a indiqué que le plaignant était de mauvaise foi en déposant deux plaintes en matière d’accès à l’information contre la banque et que le Commissariat devrait envisager la possibilité de mettre fin à l’examen de la plainte en vertu de l’alinéa 12.2(1)b) de la Loi.
70. La banque a affirmé que, malgré ce qui précède, elle avait agi de bonne foi en permettant au plaignant de consulter les renseignements personnels le concernant. Elle l’a notamment informé de son droit d’avoir recours au Commissariat, comme elle était tenue de le faire en vertu du paragraphe 8(7) de la Loi.
71. Nous avons examiné les arguments présentés par la banque ainsi que la décharge en tenant compte des trois facteurs suivants :
    1. Notre enquête était avancée lorsque la banque nous a demandé d’y mettre fin. L’institution était au courant de l’existence de la décharge depuis sa signature, mais elle n’en a fait état que vers la fin de notre enquête, après la publication de notre rapport d’enquête préliminaire sur la deuxième plainte déposée par le plaignant.
    2. La banque a indiqué elle-même au plaignant qu’il pouvait porter plainte auprès du Commissariat s’il était insatisfait de la réponse à sa demande d’accès. Elle ne lui a pas mentionné qu’il contreviendrait ainsi aux dispositions de la décharge.
    3. La décharge portait sur les demandes ayant trait à l’embauche par l’employeur, l’emploi et la cessation de l’emploi par l’employeur [traduction]. Dans ce cas, cependant, la plainte formulée par le plaignant ne portait pas à proprement parler sur ces questions, mais plutôt sur la réponse de la banque à sa demande d’accès.

    Pour ces raisons, le Commissariat a refusé de mettre fin à l’enquête. 

Diligence raisonnable et retards dans la communication de tous les renseignements personnels

72. Lorsque le plaignant a présenté à la banque sa deuxième demande d’accès, l’institution en a accusé réception quelques jours plus tard. Elle a par la suite envoyé une lettre informant le plaignant de son intention de prendre 30 jours supplémentaires pour répondre à sa demande d’accès, comme le prévoit le paragraphe 8(4) de la Loi. Tel qu’il a été mentionné, la banque a fait parvenir au plaignant 78 pages de documents contenant des renseignements personnels le concernant dans les 60 jours suivant sa demande d’accès.
73. Toutefois, comme l’a révélé notre enquête et comme la banque l’a admis ultérieurement, l’institution avait effectué une recherche rigoureuse dans ses dossiers pour trouver et réunir les renseignements personnels du plaignant et était convaincue qu’il n’y avait pas d’autres documents, mais elle n’avait pas examiné de façon adéquate l’information qu’elle détenait lorsqu’elle a permis au plaignant de consulter ses documents.
74. En omettant d’examiner de façon appropriée le matériel qu’elle avait réuni et qu’elle détenait, la banque contrevenait à ses propres procédures régissant les demandes d’accès aux renseignements personnels ainsi qu’au paragraphe 8(3) de la Loi. Les procédures que nous avons examinées nous semblaient détaillées et exhaustives, mais elles n’ont manifestement pas été suivies dans ce cas.

Raisons à l’origine du refus de l’accès à l’information

75. Nous avons examiné les raisons invoquées par la banque pour refuser l’accès du plaignant à certains renseignements, y compris l’application d’exceptions précises prévues par la Loi.
76. En examinant l’information communiquée au plaignant, nous avons eu de la difficulté à déterminer quels documents avaient été envoyés, expurgés ou retenus. Cette difficulté s’explique en partie par le fait que les pages envoyées au plaignant n’étaient pas numérotées, que des exceptions précises invoquées en vertu de la Loi étaient indiquées dans les lettres d’accompagnement mais sans renvoi aux différentes pages ou au contenu, et que les deux parties utilisaient une terminologie différente lorsqu’elles faisaient référence à certains documents.

Information « appartenant » à la banque

77. La banque a affirmé que certains des renseignements qu’elle n’avait pas communiqués au plaignant (c’est-à-dire les notes relatives au Programme et l’information qu’elle a fournie par la suite dans le troisième lot supplémentaire) lui « appartenaient » à elle et non au plaignant.
78. Pour appuyer cet argument, la banque a cité l’arrêt de la Cour d’appel fédérale dans l’affaire Wyndowe c. Rousseau, 2008 CAF 39 (« Wyndowe »).
79. En se fondant sur l’arrêt Wyndowe, la banque a affirmé que l’information se rapportant au processus d’évaluation du rendement du plaignant et à l’élaboration des mesures envisageables en vue de son maintien en poste ne constituait pas des renseignements personnels sur le plaignant. De ce fait, ce dernier n’était pas autorisé à y avoir accès en vertu de la Loi.
80. Selon nous, les faits de l’affaire Wyndowe sont considérablement différents des faits du présent cas. L’affaire Windowe portait sur la formulation d’un avis médical par un médecin à l’issue d’un examen médical indépendant. Dans le présent cas, il est question de courriels et de notes internes se rapportant au rendement du plaignant et aux mesures prévues par la banque pour traiter les questions ayant trait au rendement du plaignant. Les documents faisaient état d’opinions et de points de vue précis à l’égard du plaignant. L’information « concernait » directement le plaignant au sens du paragraphe 2(1).
81. Nous sommes donc en désaccord avec le fait que la banque a invoqué l’affaire Wyndowe à l’appui de son point de vue selon lequel l’information lui « appartient ». Cependant, cette question n’est pas pertinente en bout de ligne puisque, comme nous l’avons indiqué plus tôt, la banque a fini par fournir des copies des documents portant sur ses discussions internes (dans lesquelles elle avait expurgé les renseignements personnels concernant des tiers) au plaignant dans son deuxième lot supplémentaire, malgré ses objections. En ce qui a trait aux notes relatives au Programme, le Commissariat a convenu, dans le rapport d’enquête préliminaire, que ces notes pouvaient être retenues en vertu du paragraphe 9(1) (voir les paragraphes 96 et 97 ci-après). 

Paragraphe 2(1) – « Exclusion des renseignements professionnels »

82. La banque a invoqué le paragraphe 2(1) pour expurger certains renseignements dans les documents communiqués au plaignant dans les premier et deuxième lots supplémentaires. Elle a affirmé que les renseignements expurgés (principalement des noms d’employés) ne constituaient pas des renseignements personnels en vertu de la Loi. Rappelons que le paragraphe 2(1) définit le « renseignement personnel » comme un renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom ou du titre d’un employé ainsi que des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail.
83. Dans notre rapport d’enquête préliminaire, nous avons souligné que, même si les renseignements retranchés comprenaient le nom ou le titre d’employés de la banque ainsi que leur adresse ou leur numéro de téléphone au travail, une analyse contextuelle de l’information expurgée donnait à penser qu’il ne s’agissait pas de renseignements professionnels exclus au sens du paragraphe 2(1). Nous avons expliqué que ces renseignements devaient être considérés comme des renseignements personnels aux fins de la demande d’accès présentée par le plaignant.
84. À notre avis, l’exclusion des renseignements professionnels au sens du paragraphe 2(1) s’applique principalement lorsque la collecte, l’utilisation ou la communication du type de renseignements décrit a pour but de permettre de communiquer avec des employés d’une organisation ou des personnes de l’extérieur de l’organisation [traduction] – il peut s’agir, par exemple, d’afficher les coordonnées d’un représentant sur le site Web d’une organisation ou de les inclure dans un annuaire d’entreprises œuvrant dans un domaine en lien avec les fonctions de l’employé.
85. Dans ce cas, les noms des employés figuraient dans les dossiers de la banque, non pas pour permettre de communiquer avec eux, mais en lien avec leur point de vue et leur opinion sur le plaignant, par exemple dans le contexte du Programme ou de discussions relatives aux ressources humaines se rapportant au plaignant. Les noms des employés faisaient alors partie intégrante des documents où ils figuraient et devaient être considérés comme des renseignements personnels. Nous avons jugé qu’il n’était pas approprié d’exclure les noms en vertu du paragraphe 2(1) et, par conséquent, qu’ils faisaient partie des renseignements personnels concernant le plaignant.
86. Dans sa réponse à notre rapport d’enquête préliminaire, la banque a présenté des arguments juridiques supplémentaires pour expliquer pourquoi elle était d’avis que le sens manifeste du paragraphe 2(1) de la Loi excluait expressément des renseignements personnels le nom ou le titre d’un employé ainsi que son adresse et son numéro de téléphone au travail. Selon elle, le libellé clair de ce paragraphe ne permettait pas d’adopter une approche contextuelle à l’égard de l’interprétation du texte.
87. Bien que nous soyons toujours en désaccord avec la position de la banque relativement au paragraphe 2(1), cette question n’a aucune conséquence compte tenu de notre opinion (voir le paragraphe 106 ci-après) selon laquelle la banque est néanmoins autorisée à ne pas communiquer les renseignements personnels de l’employé dans ce cas en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi (renseignements personnels sur un tiers).

Paragraphe 9(1) – Renseignements personnels sur un tiers

88. Comme il a été mentionné, la banque a invoqué le paragraphe 9(1) de la Loi pour refuser l’accès du plaignant aux renseignements suivants :
    1. les notes relatives au Programme (126 pages non communiquées);
    2. l’information ayant trait à des employés de la banque contenue dans le premier et le deuxième lot supplémentaire remis;
    3. l’information ayant trait à la plainte déposée par le plaignant auprès du bureau de l’ombudsman de la banque.
89. Le paragraphe 9(1) de la Loi prévoit qu’une organisation doit refuser de communiquer des renseignements personnels à une personne dans le cas où cette communication révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers. Toutefois, si ce dernier renseignement peut être retranché du document en cause, l’organisation est tenue de le retrancher puis de communiquer à l’intéressé le renseignement le concernant.
90. La banque a laissé entendre que la Loi accordait moins d’importance au droit d’accès à l’information que la Loi sur la protection des renseignements personnels. Or, nous avons constaté que la Cour suprême du Canada avait insisté sur le fait qu’en adoptant la Loi, le Parlement reconnaissait, en corollaire à la protection de la vie privée, que les individus ont le droit d’accéder aux renseignements les concernant qui sont détenus par d’autres personnes [Canada (Commissaire à la protection de la vie privée) c. Blood Tribe Department of Health, [2008] 2 RCS 574 au par. 13].
91. Dans notre rapport d’enquête préliminaire, nous avons expliqué que la Cour d’appel fédérale s’était penchée sur l’approche à adopter en vertu de la Loi dans les cas où l’information visée comprend des renseignements personnels concernant plus d’un individu. Dans l’affaire Windowe, sans mentionner expressément le paragraphe 9(1), la Cour a ordonné aux parties de résoudre l’impasse en se livrant à un exercice de mise en balance semblable à l’exercice que la Cour d’appel fédérale avait jugé approprié en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans l’arrêt Pirie.
92. La mise en balance doit tenir compte de l’intérêt privé du demandeur et de celui des tiers, ainsi que de l’intérêt public dans la communication ou la non-communication (Pirie, para. 29).
93. Nous avons fait remarquer à la banque que, dans une conclusion récente en vertu de la Loi, le Commissariat avait utilisé cette approche à l’égard d’un conflit ayant trait à l’accès à des renseignements personnels. Dans ce cas, une ancienne employée d’une entreprise fédérale avait demandé l’accès aux opinions ou points de vue exprimés par des collègues et d’autres tiers dans le cadre d’une enquête sur un incident la touchant. L’incident et l’enquête ont débouché sur le licenciement de la plaignante, qui a demandé l’accès aux renseignements personnels la concernant dans le cadre de ses efforts en vue de réintégrer son poste. 
94. Dans le cas susmentionné, les renseignements demandés par la plaignante constituaient des renseignements personnels à la fois pour elle et pour les personnes ayant participé à l’enquête. Au moment de déterminer l’approche appropriée, nous avons cherché à mettre en balance les intérêts publics et privés de toutes les parties visées dans la communication et la non-communication de l’information. Deux principaux facteurs ont été pris en compte dans ce cas récent sous le régime de la LPRPDE, soit :  i) l’intérêt privé important de l’employée pour ce qui est de connaître les affirmations à l’origine de son licenciement et de les contester;  ii) la reconnaissance des attentes limitées des employés en matière de protection de la vie privée dans le milieu de travail. Après avoir mis en balance les intérêts publics et privés, la commissaire adjointe à la protection de la vie privée a déterminé que la plaignante devrait avoir accès aux renseignements personnels la concernant qui avaient été fournis par ses anciens collègues.
95. On peut toutefois établir deux distinctions entre ce cas et celui du plaignant, à savoir : i) les événements dans le premier cas s’inscrivaient dans le contexte de procédures disciplinaires officielles par suite d’un incident mettant en cause la plaignante; ii) dans le premier cas, personne, pas même la personne visée, n’avait donné l’assurance que l’information fournie par les participants à l’enquête demeurerait confidentielle.

    Mise en balance des intérêts pour ce qui est des notes relatives au Programme

96. Dans ce cas, nous avons examiné les facteurs ci-après relatifs aux intérêts privés du plaignant et des tiers interrogés ainsi qu’à l’intérêt public de la communication ou de la non-communication de l’information demandée :
    1. Selon les conclusions du Commissariat dans l’affaire précédente, l’enquête ayant donné lieu aux demandes d’accès a abouti directement au licenciement de la plaignante. Par conséquent, compte tenu de l’incidence directe de l’enquête sur sa situation d’emploi, la plaignante avait d’autant plus intérêt à obtenir des renseignements supplémentaires sur les personnes ayant participé à l’enquête. Dans le cas du plaignant, en revanche, le Programme était une procédure utilisée régulièrement pour les nouveaux directeurs de la banque afin de faciliter leur intégration au sein de l’organisation et ne constituait en rien une mesure disciplinaire.
    2. Dans ce cas, le plaignant avait fait parvenir un courriel aux personnes susceptibles d’être interrogées et sélectionné lui-même les participants; dans son courriel, il avait assuré clairement à tous les participants que l’information fournie demeurerait confidentielle.
97. En mettant en balance ces éléments, nous avons conclu que la banque avait eu raison de ne pas communiquer l’information demandée en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi. Par ailleurs, après avoir étudié la question de savoir si l’expurgation des renseignements personnels sur les tiers dans les notes pourrait permettre de communiquer une partie de l’information, nous avons déterminé que cette mesure éliminerait pratiquement tout le contenu de ces documents.

    Mise en balance des intérêts relativement aux renseignements personnels de l’employé contenus dans le premier et le deuxième lots supplémentaires

98. La banque a également invoqué le paragraphe 9(1) pour exclure l’information relative à ses employés contenue dans le premier et le deuxième lots supplémentaires. Ces lots comprenaient des documents ayant trait à l’évaluation finale du rendement du plaignant ainsi qu’une analyse des mesures envisageables en vue de son maintien en poste à la banque.
99. La promesse de confidentialité faite par le plaignant n’a eu aucune incidence sur cette information. Par conséquent, la mise en balance des intérêts nous a amenés à conclure que l’intérêt privé du plaignant dans l’accès aux renseignements personnels directement liés à l’évaluation finale de son rendement et à sa situation d’emploi au sein de la banque l’emportait sur l’intérêt privé des employés ayant participé aux échanges dans la non-communication des renseignements. Nous avons également reconnu l’intérêt public de permettre à des individus de vérifier l’exactitude des renseignements personnels utilisés par des organisations pour prendre des décisions importantes ayant trait à leur situation d’emploi.
100. Par conséquent, jugeant que l’exercice de mise en balance était en faveur du plaignant, nous avons déterminé que les notes et les courriels portant sur l’évaluation de son rendement et la lettre sur les mesures envisageables ne constituaient pas des exceptions en vertu du paragraphe 9(1).
101. Cependant, dans la mesure où ces documents contiennent des renseignements personnels sur des tiers ayant trait au Programme, nous avons accepté que cette information soit expurgée, en vertu du paragraphe 9(1), conformément aux résultats de la première mise en balance présentés ci-dessus.  
102. En réponse à notre rapport d’enquête préliminaire, la banque a rejeté l’application par le Commissariat d’une mise en balance du droit à la vie privée en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi.
103. La banque a fait valoir que la LPRPDE diffère considérablement de la Loi sur la protection des renseignements personnels du fait qu’elle prévoit expressément, en vertu de son paragraphe 9(1), la prépondérance du droit à la vie privée de tiers sur les droits d’accès d’un autre individu. La banque a souligné qu’il n’existe que deux exceptions à cette prépondérance, à savoir les situations où le tiers consent à ce que la personne ayant présenté la demande d’accès puisse consulter les renseignements, et les situations où la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée.
104. La banque a mentionné que selon elle, le paragraphe 9(1) de la Loi ne permet pas de mettre en balance deux droits pour justifier la communication de renseignements sur un tiers. Elle a affirmé que le libellé clair de ce paragraphe ne justifie pas l’adoption d’une approche contextuelle par le Commissariat pour l’interprétation du texte et la mise en balance des intérêts.
105. Dans notre première recommandation, nous avons demandé que la banque fournisse au plaignant un accès « élargi » et « modifié » aux renseignements personnels le concernant, sous réserve toutefois de l’expurgation des renseignements sur des tiers ayant trait au Programme et des renseignements personnels ne concernant pas le plaignant (p. ex. les questions touchant le rendement d’autres employés) [traduction] (voir le paragraphe 64.a).
106. En dépit des objections soulevées par la banque, après avoir examiné en détail le matériel qui nous a été transmis, nous estimons que le texte expurgé par la banque concorde avec nos recommandations, que le plaignant a pu prendre connaissance de la teneur générale des opinions et des points de vue exprimés à son sujet dans les documents en question, et que la banque ne pourrait lui fournir aucune autre information utile.

Lisibilité

107. Dans la deuxième recommandation formulée dans notre rapport d’enquête préliminaire (voir le paragraphe 64.b), nous avons demandé à la banque de permettre au plaignant de consulter une version modifiée des 24 pages expurgées qui lui ont été transmises dans le premier lot supplémentaire, en veillant à en améliorer la lisibilité pour atteindre un niveau acceptable.
108. La banque a confirmé avoir fait parvenir au plaignant une version nouvelle et plus lisible de l’information expurgée. Cependant, Postes Canada lui a retourné l’envoi. La banque a ensuite tenté sans succès de communiquer avec le plaignant en utilisant les coordonnées figurant dans ses anciens dossiers.
109. Par la suite, le Commissariat a pu communiquer avec le plaignant, qui lui a fourni son adresse résidentielle à jour. Puisque le plaignant a demandé au Commissariat de ne pas communiquer cette adresse à la banque, nous lui avons transmis directement les copies dont la lisibilité avait été améliorée.

La plainte déposée auprès du bureau de l’ombudsman de la banque

110. Dans notre rapport d’enquête préliminaire, nous avons mentionné que le Commissariat n’avait pas eu accès à la correspondance relative à la plainte déposée par le plaignant auprès de l’ombudsman de la banque. L’institution avait auparavant indiqué au plaignant qu’elle refusait de communiquer cette information car elle contenait des renseignements sur des tiers. Comme nous n’avions pas pris connaissance de l’information en question, nous n’avons pu déterminer : i) dans quelle mesure elle pouvait contenir des renseignements personnels appartenant au plaignant; ii) le cas échéant, s’il était possible d’expurger les renseignements personnels concernant des tiers; iii) si les documents contenaient de l’information appartenant à la fois au plaignant et à des tiers, auquel cas il faudrait effectuer une mise en balance similaire à celles présentées ci-dessus.
111. Par conséquent, dans notre troisième recommandation, nous avons demandé à la banque de fournir au Commissariat copie des renseignements personnels non expurgés concernant le plaignant contenus dans la correspondance reçue ou envoyée par le bureau de l’ombudsman de la banque (voir le paragraphe 64.c).
112. En réponse à notre recommandation, la banque nous a remis copie de quatre courriels échangés entre le plaignant et le bureau de son ombudsman.
113. La banque a expliqué que l’un des courriels envoyés par le plaignant était accompagné de six pièces jointes, soit six courriels envoyés ou reçus par le plaignant pendant qu’il était employé de la banque. L’institution a confirmé que trois des pièces jointes avaient déjà été remises au plaignant. Elle estimait que deux autres pièces jointes ne renfermaient pas de renseignements personnels le concernant. Toutefois, la banque a admis que la sixième et dernière pièce jointe contenait un courriel qui aurait pu être considéré comme des renseignements personnels concernant le plaignant. Malgré l’argument relatif à l’application de la Loi, la banque a proposé de fournir copie de ce courriel au plaignant, après y avoir expurgé le nom de ses employés.
114. En passant en revue les dossiers d’enquête, nous avons constaté que le plaignant avait déjà fait parvenir au Commissariat copie des quatre courriels dans le cadre de l’enquête. Cet envoi  comprenait le courriel, dont l’original était accompagné des six pièces jointes.
115. Il semble donc que le plaignant a déjà reçu les courriels et les pièces jointes. C’est pourquoi nous ne croyons pas que la banque doive lui faire parvenir une nouvelle copie de l’information et estimons qu’elle a donné suite de façon satisfaisante à la troisième recommandation.

 Alinéa 9(3)b) – Renseignements commerciaux confidentiels

116. La banque avait exclu certains documents de l’ensemble de renseignements personnels envoyés au plaignant dans le cadre du premier lot supplémentaire en vertu de l’alinéa 9(3)b) de la Loi.
117. Nous avons passé en revue la version non expurgée des documents remis au plaignant par la banque. Bien que les documents aient été de mauvaise qualité et difficiles à lire, nous avons remarqué qu’une petite partie du contenu expurgé dans les 24 pages remises au client avait trait à la planification et aux procédures de la banque; ces pages ne concernaient pas le plaignant et ne renfermaient pas de renseignements personnels le concernant. Compte tenu de ce qui précède, il n’est pas nécessaire d’évaluer les mérites de l’allégation de la banque selon laquelle le contenu expurgé constitue des renseignements commerciaux confidentiels en vertu de l’alinéa 9(3)b) de la Loi.

Autres documents – Communication avec Service Canada

118. Dans notre quatrième recommandation (voir le paragraphe 64.d), nous avons demandé à la banque de donner au Commissariat l’accès aux renseignements personnels non expurgés concernant le plaignant contenus dans la correspondance envoyée en réponse à la communication de Service Canada.
119. La banque a expliqué avoir répondu verbalement à Service Canada; aucune réponse écrite n’a été envoyée. Pour faire état de la réponse verbale, la mention De gré à gré [traduction] a été inscrite à la main dans le coin supérieur droit de la communication de Service Canada. Ce commentaire n’a pas été expurgé dans la copie de la communication transmise au plaignant dans le premier lot supplémentaire.
120. Nous acceptons l’explication de la banque, mais il est clair pour nous que la copie de la communication originale de Service Canada qui a été remise au plaignant a été considérablement expurgée, en dépit du fait qu’elle faisait référence au plaignant en tant qu’employé. Nous ne comprenons pas bien sur quels motifs la banque s’est appuyée pour expurger cette communication alors qu’elle se rapportait indéniablement au départ de l’employé de la banque et ne concernait pas des tiers. Par conséquent, pour donner suite à cette recommandation, nous avons demandé à la banque de remettre une copie de la communication au plaignant, sans y expurger de renseignements personnels le concernant. La banque a accepté la recommandation et envoyé au plaignant, par l’intermédiaire du Commissariat, une copie révisée de la communication.

Documents prétendument manquants

121. Dans notre sixième recommandation, nous avons demandé à la banque de préciser les titres des deux documents qui, selon le plaignant, manquaient toujours à l’appel. Nous lui avons également demandé de permettre au plaignant de consulter les documents non expurgés. Si ces documents n’existent plus, la banque doit expliquer de façon plus complète et plus satisfaisante ce qu’il en est advenu et la raison de leur disparition (voir le paragraphe 64.f).
122. En réponse à notre rapport d’enquête préliminaire, la banque a expliqué avoir effectué des recherches exhaustives après avoir reçu la demande d’accès du plaignant. Elle a utilisé le titre précis des documents demandés, mais aussi les mots apparaissant dans la demande du plaignant. Malgré tout ses efforts, elle n’a trouvé aucun document portant les deux titres mentionnés par le plaignant.
123. D’après les documents en sa possession et les commentaires du plaignant, la banque croit que l’un des documents ferait état de la rétroaction utilisée pour étayer l’évaluation du rendement du plaignant. Or, les documents permettant de donner suite à cet élément de la demande d’accès ont été transmis au plaignant dans le lot initial envoyé par la banque ainsi que dans les premier, deuxième et troisième lots supplémentaires.
124. En ce qui a trait au titre de l’autre document mentionné par le plaignant, la banque croit qu’il s’agit de la documentation relative au Programme. Selon elle, il est possible que le plaignant ait confondu le nom du Programme et le nom du document mentionné dans son allégation puisque, par le passé, lui-même et d’autres personnes désignaient le Programme de cette façon. 
125. Le Commissariat est convaincu que la banque a effectué une recherche raisonnable pour trouver les documents cités par le plaignant. Elle a également tenu compte de la confusion apparente entre les parties et cherché à fournir au plaignant les documents répondant à sa demande. À notre avis, elle a donc donné suite à la dernière recommandation.

Conclusion

126. Compte tenu de ce qui précède, nous concluons que la plainte est fondée et résolue.