Un administrateur/courtier en hypothèques aurait dû s’assurer du consentement de ses clients avant d’émettre en leur nom une lettre d’intérêt pour financement hypothécaire

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2012-011

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[Principes 4.1.4 et 4.3]

Le 12 octobre 2012

Une femme s’est plainte au Commissariat qu’un administrateur/courtier en hypothèques avait recueilli, utilisé et communiqué des renseignements personnels sur son mari et sur elle à leur insu et sans leur consentement.

La plainte découlait d’une querelle qui a donné lieu à une instance judiciaire où la plaignante et son mari étaient les demandeurs.

Le défendeur dans l’affaire était la conjointe d’un agent hypothécaire qui avait demandé à l’administrateur/courtier en hypothèques (le mis en cause dans l’enquête) de préparer une lettre d’intérêt pour financement hypothécaire au nom de la plaignante et de son mari, et de lui remettre cette lettre. Le financement devait prétendument permettre la construction d’une nouvelle maison. L’agent hypothécaire n’était toutefois pas partie à l’instance.

Lorsqu’il a demandé la lettre d’intérêt pour financement hypothécaire, l’agent hypothécaire a communiqué des renseignements sur le couple, dont certains provenaient d’un affidavit, ou déclaration sous serment, déposé dans le cadre de l’instance.

L’administrateur/courtier en hypothèques a déclaré qu’il avait supposé que les renseignements lui avaient été communiqués avec le consentement de la plaignante et de son mari en vue d’une demande de financement.

Il a préparé la lettre d’intérêt pour financement hypothécaire au nom de la plaignante et de son mari, et inclus des renseignements communiqués à l’origine par l’agent hypothécaire. Il a ensuite remis la lettre à l’agent.

La plaignante et son mari ont déclaré au Commissariat qu’ils n’avaient jamais demandé qu’une lettre d’intérêt pour financement hypothécaire soit préparée et qu’ils avaient seulement découvert l’existence de cette lettre lorsque, plusieurs mois après sa préparation, la lettre a été présentée en preuve dans l’instance. (L’affidavit contenant les renseignements sur le couple qui ont été utilisés par la suite par l’agent a été déposé dans le cadre de la même instance.)

Le financement pour la propriété dont il est question dans la lettre était en cause dans l’instance.

La plaignante estimait que les renseignements présentés en preuve du fait de la demande de lettre adressée par l’agent étaient faux et leur étaient préjudiciables, à son mari et à elle.

L’administrateur/courtier en hypothèques a déclaré au Commissariat qu’il avait accepté les renseignements communiqués par l’agent hypothécaire de bonne foi et qu’il ignorait qu’ils provenaient de registres publics. Pour autant, il a fait valoir que, étant donné que les renseignements figuraient dans des registres publics, il ne les avait pas considérés comme étant « confidentiels » ou « privés », et avait conséquemment estimé qu’il

n’était pas tenu d’obtenir le consentement de la plaignante et de son mari en vertu de la LPRPDE.

La question était de savoir si l’administrateur/courtier en hypothèques avait recueilli, utilisé et communiqué des renseignements personnels sur la plaignante et sur son mari à leur insu et sans leur consentement.

La commissaire adjointe a conclu que, lorsqu’il a préparé et envoyé la lettre, l’administrateur/courtier en hypothèques a recueilli, utilisé et communiqué des renseignements personnels sur le couple à son insu et sans son consentement.

Elle a aussi déterminé que, même si certains des renseignements recueillis par l’administrateur/courtier en hypothèques  figuraient dans un dossier d’instance, ces renseignements n’étaient pas visés par une exception à l’obligation d’obtenir le consentement des personnes concernées pour la communication de renseignements accessibles au public en vertu des règlements de la LPRPDE. 

En vertu des règlements de la LPRPDE, les renseignements personnels auxquels le public a accès sont ceux qui figurent dans un dossier ou document d’un organisme judiciaire ou quasi judiciaire accessible au public, « si la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements sont directement liées à la raison pour laquelle ils figurent dans le dossier ou document ».

Dans ce cas précis, la commissaire adjointe a constaté que la collecte de renseignements personnels par l’administrateur/courtier en hypothèques n’était pas directement liée à la raison pour laquelle les renseignements figuraient dans les dossiers du tribunal. 

En effet, les renseignements figuraient dans les dossiers du tribunal à titre de preuve dans le cadre d’une instance judiciaire en cours.

Or, l’administrateur/courtier en hypothèques avait recueilli, utilisé et communiqué les renseignements personnels dans le but de négocier l’octroi d’un financement hypothécaire.

Les deux fins n’étaient clairement pas liées.

Pour éviter qu’une situation similaire ne se reproduise, le Commissariat a recommandé que l’administrateur/courtier en hypothèques mette en place une procédure visant à obtenir le consentement des personnes concernées pour la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels et l’informe de la façon dont il s’y prendrait pour mettre en œuvre cette procédure. 

L’administrateur/courtier en hypothèques a établi une nouvelle procédure garantissant que, avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels, il s’assurerait : i) d’obtenir un consentement directement auprès de la personne visée, ou, lorsque les renseignements personnels sont communiqués par un tiers, ii) d’examiner la pertinence de tout consentement préalable. En outre, l’organisation a offert à ses employés une formation sur la nouvelle procédure et conçu du matériel connexe.

En conséquence, nous avons conclu que la plainte était fondée et résolue.