Une relation personnelle entre deux employés incite leur employeur à effectuer une vidéosurveillance secrète, et soulève des questions en matière de consentement

Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2007-388

[Paragraphe 5(3), alinéas 7(1)b) et 7(2)d), principes 4.3 et 4.5]

La plaignante travaillait pour une entreprise de camionnage dotée d’une politique sur les conflits d’intérêts concernant les relations personnelles en milieu de travail. En vertu de cette politique, l’entreprise se réserve le droit d’évaluer des relations potentiellement conflictuelles au cas par cas. L’entreprise soupçonnait que l’un de ses cadres supérieurs, un vice-président, entretenait une relation amoureuse avec la plaignante. Si tel était le cas, ce cadre supérieur aurait enfreint la politique de l’entreprise. Par conséquent, cette dernière a décidé d’engager un détective privé pour enquêter sur l’affaire. Lorsque l’enquête a confirmé l’existence d’une relation entre le vice-président et la plaignante, l’entreprise a présenté les faits au vice-président et celui-ci a décidé de démissionner.

Au cours de cette période, l’entreprise envisageait aussi de prendre plusieurs mesures de réduction des coûts touchant ses employés, y compris la plaignante. L’entreprise a fini par abolir le poste de la plaignante et mettre fin à son emploi. Bien que l’entreprise ait affirmé que ces mesures découlaient d’une réduction de coûts, la plaignante a soutenu que son poste n’avait pas été aboli, mais simplement renommé afin de permettre à l’entreprise de mettre un terme à son emploi.

La plaignante a allégué que son employeur aurait dû obtenir son consentement avant d’entreprendre une enquête sur la relation qu’elle entretenait avec le vice-président, et que l’employeur n’avait pas le droit d’utiliser ou de communiquer les renseignements qui en ont découlé sans son consentement.

La commissaire adjointe a déterminé que l’entreprise pouvait invoquer les exceptions au consentement dans son enquête relative au vice-président concernant la politique sur les conflits d’intérêts. En outre, elle a jugé que l’entreprise ne pouvait pas mener l’enquête sans que la plaignante ne soit également touchée. Finalement, elle a conclu que les plaintes portant sur la collecte des renseignements et celle portant sur leur utilisation et leur communication étaient non fondées.

La section qui suit offre un aperçu de l’enquête et des conclusions de la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

La plaignante a déclaré avoir commencé à travailler pour l’entreprise de camionnage en 1997. Elle est devenue gestionnaire des ressources humaines par la suite. En 2000, une personne a été engagée comme vice-président des Ressources humaines et, à ce titre, il a travaillé au siège social de l’entreprise. Il était notamment responsable de l’application des politiques de l’employeur dans l’ensemble de l’organisation.

Le vice-président des Ressources humaines était le superviseur immédiat de la plaignante jusqu’en juin 2003, moment où elle a été transférée aux Opérations. Même si, dans ce nouveau poste, elle relevait directement du président de l’entreprise, la description de son travail l’obligeait à collaborer avec le vice-président des Ressources humaines, et à maintenir ainsi un rapport hiérarchique officieux avec lui.

La plaignante a allégué qu’en août 2003, elle a emménagé chez le vice-président des Ressources humaines en tant que colocataire, avec sa fille. Elle a soutenu qu’à cette époque, elle ne relevait plus directement de lui au travail. Elle a maintenu que leur liaison amoureuse avait commencé après le déménagement, et souligné qu’ils avaient fini par se marier. De plus, elle a affirmé n’avoir jamais avisé son employeur de son changement d’adresse.

L’entreprise de camionnage dispose d’une politique sur les conflits d’intérêts concernant les relations en milieu de travail, laquelle prévoit notamment ce qui suit [traduction] :

Principes directeurs
L’expérience a prouvé que, de temps à autre, les employés de l’entreprise ont des relations familiales ou développeront des relations d’une nature susceptible d’être perçue comme conflictuelle par rapport aux intérêts supérieurs de l’entreprise. Pour cette raison, l’entreprise souhaite établir la façon dont elle équilibrera les désirs de ses employés avec ses propres réalités.

Politique
L’entreprise se réserve le droit d’évaluer des relations potentiellement conflictuelles au cas par cas, et de protéger ses intérêts dans les domaines où ils pourraient être menacés. Cette mesure lui accordera toute la souplesse nécessaire pour faire face à des situations potentiellement conflictuelles comme une relation entre un superviseur et un subordonné ou un lien familial entre un chauffeur et un répartiteur. Elle permettra aussi aux personnes ayant ou développant des relations qui n’entrent pas en conflit avec les intérêts supérieurs de l’entreprise, comme une relation entre un commis et un mécanicien, d’obtenir ou de conserver un emploi au sein de l’entreprise.

La commissaire adjointe a souligné que la politique sur les conflits d’intérêts est entrée en vigueur longtemps avant les événements à l’origine des plaintes en question. La politique n’interdit pas les relations entre employés, mais accorde plutôt à l’entreprise le droit d’évaluer celles qui se sont développées afin de déterminer si elles entrent en conflit avec ses intérêts supérieurs. La politique fournit des exemples clairs de relations conflictuelles et non conflictuelles. L’entreprise a fait valoir qu’en tant que professionnels des Ressources humaines, la plaignante et le vice-président connaissaient bien cette politique, en particulier le vice-président puisqu’il était responsable de son application.

Selon l’entreprise, des rumeurs au sujet d’une relation amoureuse entre la plaignante et le vice-président ont commencé à circuler au bureau dans les mois qui ont suivi les événements du 11 septembre 2001, lorsque tous deux étaient retenus ensemble dans une ville américaine. Cette présumée relation commençait à inquiéter l’entreprise parce que, si la rumeur était fondée, le vice-président serait en violation de la politique sur les conflits d’intérêts dont il était responsable. L’entreprise devait donc connaître l’étendue de la relation.

En 2003, l’entreprise envisageait une restructuration. Elle a affirmé qu’elle envisageait aussi plusieurs mesures de réduction des coûts touchant non seulement la plaignante, mais d’autres employés également. Par conséquent, dans les semaines qui ont mené à une décision sur la restructuration possible de l’entreprise, la direction a demandé plusieurs fois au vice-président s’il entretenait une relation amoureuse avec la plaignante. L’entreprise a déclaré que ce dernier avait répondu par la négative. Lorsqu’elle a continué à recevoir de l’information concernant l’existence d’une telle relation, que continuait de nier le vice-président, l’entreprise a décidé d’engager un détective privé.

Rapport de surveillance

Vers la fin de 2003, l’entreprise aurait chargé un détective privé de surveiller le vice-président dans le but de déterminer l’étendue de sa présumée relation avec la plaignante. L’entreprise lui a expliqué que la surveillance était requise dans le contexte d’un éventuel conflit d’intérêts. Elle a maintenu qu’en tout temps, la surveillance ne visait que le vice-président et qu’elle n’avait jamais posé de questions à la plaignante au sujet de la présumée relation étant donné que le vice-président occupait un poste supérieur et que seule la violation potentielle de son contrat de travail était en cause.

L’entreprise a mentionné qu’elle avait donné au détective privé les adresses du vice-président et de la plaignante qui figuraient dans ses dossiers. De plus, elle a fourni des photos tirées de leurs dossiers personnels ainsi que des détails concernant leurs voitures et leurs numéros de plaque d’immatriculation.

La surveillance a commencé lorsque le détective privé a suivi le vice-président après son départ du travail. Or, plutôt que de se diriger vers l’adresse domiciliaire fournie, le vice-président a emprunté une autre direction et a finalement garé sa voiture dans l’entrée d’une autre maison. Lorsque le vice-président a ouvert la porte du garage, le détective privé a constaté que le camion de la plaignante s’y trouvait.

L’entreprise a fait savoir que le détective privé avait effectué plusieurs recherches dans les registres des biens et établi que la maison où il avait vu le vice-président et le camion de la plaignante appartenaient au vice-président depuis le début de 2003. Il a aussi découvert que les adresses fournies par l’entreprise concernant ces deux personnes ne figuraient plus sous leurs noms, les propriétés étant détenues par d’autres personnes. L’entreprise a affirmé qu’elle n’était pas au courant du changement d’adresse du vice-président et de la plaignante avant de demander la tenue d’une enquête.

Le rapport de surveillance a fourni davantage de détails, notamment les registres des biens et dossiers d’impôts utilisés pour établir le lieu de résidence. En plus de ce rapport, une bande vidéo de 16 minutes, sans signal audio, a été présentée. Les dates qui y apparaissent correspondent à celles inscrites dans le rapport de surveillance. Cet enregistrement montre le sujet, soit le vice-président, entrer dans son établissement de travail et sa nouvelle maison et en ressortir. Il montre aussi la plaignante et sa fille entrer dans cette même maison et en ressortir.

La commissaire adjointe a appris que l’entreprise de camionnage ne disposait d’aucun processus officiel en matière de surveillance. Il n’y avait pas de lignes directrices ou de procédures à l’intention des gestionnaires et les employés n’étaient pas informés qu’ils pouvaient faire l’objet d’une vidéosurveillance si les circonstances le justifiaient. Dans le présent cas, c’est le président de l’entreprise qui a décidé d’entamer une surveillance.

Démission du vice-président des Ressources humaines

La plaignante a fourni au Commissariat une lettre de son employeur datant d’avant le dépôt de ses plaintes concernant la protection de la vie privée. Cette lettre présente la version de l’entreprise des événements ayant mené à la démission du vice-président et à la cessation d’emploi de la plaignante. L’employeur de cette dernière a indiqué qu’après avoir obtenu le rapport de surveillance, il a organisé une réunion avec le président, le superviseur de la plaignante de l’époque, de même que le vice-président, au cours de laquelle une discussion s’est engagée sur le projet de réorganisation de l’entreprise et la possible réaffectation de la plaignante. Une fois de plus, on a demandé au vice-président s’il entretenait une relation avec la plaignante, et ce dernier a à nouveau répondu par la négative. L’entreprise l’a alors avisé qu’elle détenait des renseignements qui donnaient à penser que la plaignante et lui habitaient ensemble. Il s’en est suivi une discussion sur son rôle en tant que vice-président des Ressources humaines et sur le fait que l’entreprise s’attendait à ce qu’il respecte les normes les plus élevées concernant le maintien de la culture, du moral, de la mission, de la vision et des valeurs essentielles de l’organisation, ainsi que ses politiques organisationnelles. Peu après, le vice-président a annoncé qu’il démissionnerait. L’entreprise a affirmé ne pas lui avoir présenté la bande vidéo.

Cessation de l’emploi de la plaignante

L’entreprise a indiqué qu’elle n’avait jamais eu l’intention de mettre fin à l’emploi de la plaignante; elle souhaitait plutôt déterminer si cette dernière pouvait demeurer au sein de l’organisation à la suite de la démission du vice-président. Cette approche était conforme à sa politique sur les conflits d’intérêts. Toutefois, le poste qu’occupait la plaignante au moment de la démission du vice-président allait être supprimé dans la foulée de la restructuration imminente. Par conséquent, l’entreprise a décidé de mettre fin à son emploi en raison de la suppression du poste. La plaignante conteste l’allégation de l’employeur et souligne qu’elle a toujours exprimé son désir de demeurer au sein de l’entreprise. Elle a également contesté la suppression du poste et a fait valoir qu’on l’avait tout simplement renommé afin de mettre fin à son emploi.

L’entreprise de camionnage a invoqué l’alinéa 7(1)b) de la Loi pour justifier la collecte des renseignements personnels de la plaignante sans son consentement. En vertu de cet alinéa, l’organisation ne peut recueillir de renseignement personnel à l’insu de l’intéressé et sans son consentement que dans le cas où il est raisonnable de s’attendre à ce que la collecte effectuée au su ou avec le consentement de l’intéressé puisse compromettre l’exactitude du renseignement ou l’accès à celui-ci, et la collecte est raisonnable à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord. L’entreprise a fait valoir que le vice-président, et non la plaignante, faisait l’objet de surveillance et que l’information recueillie avait été utilisée aux seules fins de discussion avec lui quant à la violation éventuelle de la politique sur les conflits d’intérêts. L’entreprise ne pouvait recueillir ces renseignements sans obtenir les renseignements personnels de la plaignante.

L’entreprise a également invoqué l’alinéa 7(2)d) de la Loi pour justifier son recours aux renseignements personnels de la plaignante sans son consentement. En vertu de cet alinéa, l’organisation peut utiliser un renseignement personnel à l’insu de l’intéressé et sans son consentement si le renseignement a été recueilli au titre de l’alinéa (1)b). À son avis, l’entreprise s’est servie des renseignements personnels de la plaignante afin de traiter la violation de la politique sur les conflits d’intérêts par le vice-président. De plus, elle a fait valoir qu’elle avait mis fin à l’emploi de la plaignante en raison d’une restructuration, comme le montre son organigramme.

Conclusions

Rendues le 20 novembre 2007

Application : Selon le principe 4.3, toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. Le principe 4.5 stipule que les renseignements personnels ne doivent être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. On ne conservera les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. Le paragraphe 5(3) énonce qu’une organisation ne peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu’à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. L’alinéa 7(1)b) stipule qu’une organisation ne peut recueillir de renseignement personnel à l’insu de l’intéressé et sans son consentement que dans le cas où il est raisonnable de s’attendre à ce que la collecte effectuée au su ou avec le consentement de l’intéressé puisse compromettre l’exactitude du renseignement ou l’accès à celui-ci, et la collecte est raisonnable à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial. L’alinéa 7(2)d) énonce qu’une organisation peut utiliser un renseignement personnel à l’insu de l’intéressé et sans son consentement uniquement si le renseignement a été recueilli au titre de l’alinéa (1)b).

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

• Le Commissariat a déterminé qu’une organisation devait satisfaire aux critères suivants pour justifier le recours à des méthodes portant atteinte à la vie privée comme la vidéosurveillance secrète :
  • Elle doit détenir des preuves substantielles permettant d’étayer le soupçon de perte de relation de confiance;
  • Elle doit être en mesure de prouver qu’elle a épuisé tous les autres moyens moins envahissants pour obtenir l’information dont elle avait besoin;
  • Elle doit le plus possible restreindre la collecte de renseignements à l’affaire en cause.

Preuves substantielles que la relation de confiance a été brisée

• L’entreprise a fait valoir que des rumeurs au sujet de la relation entre le vice-président des Ressources humaines et la plaignante ont commencé à circuler dans les mois suivant septembre 2001. Deux ans plus tard, l’entreprise entendait encore des rumeurs sur la relation entre ces deux personnes. Toutefois, lorsqu’on lui a posé la question, le vice-président a nié à maintes reprises l’existence de cette relation.
• Le vice-président des Ressources humaines était pleinement conscient de l’existence de la politique sur les conflits d’intérêts de son employeur, étant donné qu’il était responsable de son application. Selon la commissaire adjointe, la relation de confiance a été brisée lorsque le vice-président a continué de nier l’existence d’un lien amoureux avec la plaignante alors que son employeur recevait toujours des renseignements à l’effet du contraire. Compte tenu du non-respect possible du vice-président à l’égard de la politique de l’employeur, l’entreprise a conclu qu’elle n’avait pas d’autre choix que de prendre des mesures de surveillance à son égard. Elle a soutenu que la surveillance ne visait pas la plaignante, mais avait plutôt pour but de déterminer la nature de sa relation avec le vice-président. La commissaire adjointe a fait valoir qu’il était impossible de surveiller le vice-président à cette fin sans que la plaignante ne soit touchée.

Épuisement de tous les autres moyens d’obtenir l’information

• L’entreprise croyait qu’en tant que professionnels des ressources humaines, le vice-président et la plaignante étaient pleinement conscients de l’existence de la politique sur les conflits d’intérêts et que, par conséquent, ils étaient tenus de faire part de leur relation à l’employeur. Cependant, ni le vice-président ni la plaignante n’ont mentionné leur relation ou leur changement d’adresse à l’entreprise.
• L’employeur était préoccupé par les activités du vice-président étant donné que ce dernier était le cadre supérieur de l’entreprise chargé de l’application des politiques sur les employés, y compris celle sur les conflits d’intérêts. Selon l’entreprise, le fait de poser des questions à la plaignante quant à sa relation avec le vice-président aurait constitué une atteinte à sa vie privée étant donné qu’elle n’était pas la personne concernée dans cette affaire. L’employeur était également d’avis que s’il avait questionné la plaignante au sujet de sa relation avec le vice-président, elle en aurait nié l’existence afin de protéger le vice-président contre une perte éventuelle d’emploi pour violation de contrat de travail.
• De plus, la commissaire adjointe a fait valoir que la plaignante n’avait jamais révélé d’information au sujet de sa relation avec le vice-président, même si elle savait qu’on lui posait des questions à ce sujet depuis une période allant jusqu’à deux ans avant le début de la surveillance. Étant donné le caractère délicat de la situation dans laquelle s’est retrouvée l’entreprise en tentant de savoir si son vice-président des Ressources humaines violait sa politique sur les conflits d’intérêts, la commissaire adjointe a jugé raisonnable la collecte et l’utilisation des renseignements personnels de la plaignante par l’entreprise.

Limitation de la collecte

• L’entreprise a mentionné que la surveillance avait duré seulement cinq jours, soit tout juste le temps pour le détective privé de recueillir les dossiers d’impôt et les registres de biens publics en vue d’établir le lieu de résidence et de vérifier que le vice-président habitait avec la plaignante. L’entreprise s’est servie du rapport de surveillance et de la vidéo uniquement pour confirmer l’existence d’une relation et pour fournir la preuve d’une violation du contrat de travail, ce qui a finalement mené à sa démission. La commissaire adjointe était d’avis que l’information n’avait servi à aucune autre fin et a été vue uniquement par le président de l’entreprise et le l’enquêteur privé.

Plainte relative à la collecte

• Selon l’entreprise et la plaignante, les seules tentatives de l’entreprise d’obtenir de l’information au sujet de la relation du vice-président avec la plaignante consistaient en des questions directes adressées au vice-président à maintes reprises, depuis septembre 2001. L’entreprise a confirmé n’avoir jamais questionné la plaignante à propos de sa relation avec le vice-président puisqu’elle croyait que cela pourrait la placer dans une situation compromettante étant donné le poste de niveau supérieur du vice-président et le fait qu’il niait toujours l’existence de leur relation. L’entreprise était convaincue qu’à titre de professionnels des ressources humaines, les deux employés auraient dû être assujettis à des normes plus rigoureuses en ce qui a trait au respect de la relation employeur-employé, y compris l’observation des politiques d’emploi. De plus, il n’y avait pas d’autre moyen de recueillir l’information sur le vice-président sans que la plaignante ne soit touchée étant donné qu’ils étaient intrinsèquement liés.
• Selon l’avis de la commissaire adjointe, étant donné que l’entreprise a respecté les critères relatifs au recours à des moyens portant atteinte à la vie privée, comme la vidéosurveillance secrète, pour recueillir des renseignements personnels, il était raisonnable de s’attendre à ce que la collecte de renseignements effectuée au su ou avec le consentement de l’intéressé aurait pu compromettre l’exactitude de l’information relative à la violation possible du contrat de travail par le vice-président ou l’accès à cette information. La commissaire adjointe n’était pas convaincue que la plaignante aurait été franche quant à sa relation avec le vice-président si son employeur lui avait posé des questions à ce sujet. L’alinéa 7(1)b) ne fait aucunement mention de la nécessité que la personne faisant l’objet de la collecte de renseignements et celle faisant l’objet d’une enquête soit la même. Dans le cas présent, les renseignements personnels des deux personnes ont été recueillis aux fins d’une enquête visant uniquement le vice-président. Par conséquent, la commissaire adjointe est convaincue que l’entreprise pouvait se reporter de façon légitime à l’alinéa 7(1)b) afin de recueillir les renseignements personnels de la plaignante sans son consentement.

Plainte relative à l’utilisation et à la communication

• L’entreprise a rapporté avoir eu recours à la surveillance pour déterminer l’étendue de la relation personnelle entre le vice-président et la plaignante. En tout temps, l’objet de la surveillance est demeuré le vice-président et l’information recueillie a été utilisée en ce qui concerne son contrat de travail. Le vice-président a remis sa démission à la fin de l’année 2003. À la suite de cette démission, l’entreprise et la plaignante ont discuté du maintien de son emploi. L’employeur a déclaré que la plaignante avait fait savoir qu’elle ne pouvait continuer de travailler pour l’entreprise après la démission du vice-président. Toutefois, la plaignante a contesté cette affirmation, et prétendu avoir exprimé son désir de conserver son emploi au sein de l’entreprise. Cette dernière a déclaré avoir mis un terme à l’emploi de la plaignante à la fin de l’année 2003 en raison d’une restructuration d’entreprise. La plaignante a accepté une indemnité de départ de quatre mois pour ses six années de service et a trouvé un emploi ailleurs.
• L’entreprise a fourni des détails supplémentaires au Commissariat relativement à la cessation d’emploi de la plaignante, notamment des organigrammes antérieurs et postérieurs à la restructuration. La commissaire adjointe a souligné que ces diagrammes montraient clairement que le poste de la plaignante avait été aboli au moment où on a mis fin à son emploi.
• La commissaire adjointe était d’avis que l’entreprise avait fourni suffisamment de preuves pour démontrer que la cessation d’emploi de la plaignante n’était pas liée à l’information révélée dans le rapport de surveillance, mais était plutôt le résultat d’une restructuration au sein de l’organisation. Par conséquent, la commissaire adjointe a déterminé que l’entreprise avait respecté le principe 4.5 et n’avait pas utilisé les renseignements recueillis à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à savoir pour prouver la violation d’un contrat de travail par le vice-président, ce qui a mené à sa démission. De plus, la commissaire a déterminé que l’entreprise pouvait également invoquer l’alinéa 7(2)d) pour justifier l’utilisation des renseignements personnels de la plaignante sans son consentement.

La commissaire adjointe a conclu que la plainte relative à la collecte de même que celle relative à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels étaient non fondées.

Divers

La commissaire adjointe a mentionné que l’entreprise devrait élaborer des politiques et des pratiques afin d’officialiser les étapes à suivre lorsqu’elle décide de procéder à la vidéosurveillance secrète. Elle a fait valoir qu’une telle politique devrait tenir compte de ce qui suit :

• La vidéosurveillance devrait être envisagée uniquement si d’autres mesures moins envahissantes ont déjà été prises.
• La décision d’exercer une vidéosurveillance devrait être prise à un échelon approprié de l’organisation.
• Le processus d’acheminement devrait être défini.
• Un rapport devrait être créé afin de documenter la décision de l’entreprise.

Nota

Veuillez noter que le critère utilisé dans ce cas, dont les conclusions ont été émises en 2007, diffère de ce qui figure dans le nouveau Document d'orientation sur la surveillance vidéo secrète. Ce document d'orientation est le fruit d'une rélexion plus poussée entreprise par le Commissariat et de consultations avec les intervenants. Il énumère les facteurs dont le Commissariat tiendra compte dans le cadre d'enquêtes menées suite à des plaintes au sujet de la surveillance vidéo secrète.