Un transporteur élargit son interprétation des renseignements personnels et améliore le traitement de ses demandes d’accès aux renseignements personnels

Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2007-370

[Article 2 et principe 4.9]

Un client d’un transporteur aérien, qui a eu une dispute avec le transporteur au sujet d’un incident mettant en cause la manutention des bagages, n’a pas été impressionné par la réponse du transporteur à sa demande d’accès à ses renseignements personnels. Le transporteur a affirmé que les seuls renseignements personnels qu’il détenait à son égard étaient son nom, son adresse et son numéro de téléphone. Le reste de l’information, a‑t‑il ajouté, n’était pas directement liée à ses renseignements personnels.

Au cours de son enquête, le Commissariat a travaillé avec le transporteur aérien pour l’aider à mieux comprendre la définition de « renseignements personnels » et à améliorer le traitement de ses demandes d’accès aux renseignements personnels. Cela a amené l’organisation à communiquer des renseignements additionnels au plaignant et à lui fournir une explication de la façon dont ses renseignements étaient traités. La commissaire adjointe à la protection de la vie privée a donc considéré l’affaire comme réglée.

Voici un résumé du déroulement de l’enquête et les délibérations de la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

Le plaignant a écrit au transporteur aérien pour lui demander l’accès à tous les renseignements qu’il détenait à son égard à propos de la plainte qu’il avait déposée à la suite de la dispute mettant en cause la manutention des bagages. Dans sa réponse, le transporteur a soutenu que les seuls renseignements qu’il détenait à l’endroit du plaignant étaient son nom, son adresse et son numéro de téléphone. Le reste de l’information contenue dans ses dossiers n’était pas « directement liée » à ses renseignements personnels, et ne lui a donc pas été communiquée.

Le plaignant a indiqué au départ qu’il ne souhaitait pas recevoir de copies des lettres qu’il avait échangées avec le transporteur. Il cherchait plutôt à obtenir tout document interne en rapport avec sa plainte. Il désirait savoir comment sa plainte était traitée et si les bagagistes avaient fait l’objet de mesures disciplinaires.

Le transporteur a transmis au Commissariat les renseignements qu’il détenait à propos de cette affaire. Il s’agissait de lettres échangées entre les parties ainsi qu’un itinéraire de voyage que le plaignant avait remis au transporteur. Il n’y avait aucun document faisant référence à des mesures disciplinaires prises à l’endroit des bagagistes ni de document échangé entre le transporteur et l’entreprise de manutention des bagages. Le transporteur a affirmé n’avoir communiqué aucun renseignement concernant le plaignant à l’entreprise de manutention de bagages. Il a souligné, par ailleurs, qu’il n’était pas autorisé à prendre des mesures disciplinaires à l’égard des employés d’une autre entreprise.

Il était toutefois évident, selon le Commissariat, que le transporteur interprétait de façon trop étroite la portée des « renseignements personnels ». Il l’a donc prié d’examiner à nouveau ses dossiers. Cette fois, le transporteur a découvert quelques courriels liés à la dispute. L’un faisait référence à l’incident; on y affirmait que l’affaire serait soumise à l’attention de l’entreprise de manutention des bagages. Dans les autres, il était question de messages téléphoniques et de lettres du plaignant, ainsi que de l’offre faite par le transporteur de nettoyer les bagages du plaignant. Nulle part il n’était fait mention d’une « enquête » sur la plainte.

Dans ces messages, on faisait référence à des « rapports » et à des « résumés ». L’employée du transporteur aérien qui a utilisé cette terminologie a expliqué que par « rapports », elle entendait les « courriels » et les « appels téléphoniques ». Le résumé, a‑t‑elle indiqué, était la lettre du plaignant, exempte de tout identificateur personnel, qui avait été transmise aux diverses parties engagées dans le traitement de la plainte.

Le plaignant a affirmé qu’il ne souhaitait pas recevoir de copies des courriels, mais qu’il aimerait qu’on lui fournisse une copie de la lettre dépersonnalisée, de toute lettre d’accompagnement ou feuille de transmission et de toute réponse lui étant adressée. Le transporteur aérien s’est exécuté et lui a expliqué qu’une copie de la lettre dépersonnalisée avait été remise en mains propres à l’entreprise de manutention des bagages, c’est pourquoi il n’y avait aucune trace de cet échange entre le transporteur et l’autre entreprise.

Conclusions

Rendues le 12 janvier 2007

Application : Selon le principe 4.9, une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Une personne doit être en mesure de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées. L’article 2 définit les renseignements personnels comme « tout renseignement concernant un individu identifiable ».

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

• La réponse initiale du transporteur aérien au plaignant témoigne d’un manque de compréhension en ce qui a trait à la nature des renseignements personnels et à la façon d’en offrir l’accès. La commissaire adjointe a fait observer que la définition des « renseignements personnels » est large et ne s’étend pas uniquement aux identificateurs, tels que le nom, l’adresse ou le numéro de téléphone d’une personne.
• Il est ressorti de l’enquête que les dossiers du transporteur aérien renfermaient les renseignements personnels du plaignant sous forme de lettres reçues et envoyées par le plaignant au sujet de la dispute. L’allégation selon laquelle le transporteur aérien ne détenait pas d’information directement liée aux renseignements personnels du plaignant n’était pas seulement déroutante sur le plan sémantique, elle était erronée.
• Selon la commissaire adjointe, il était donc évident que le transporteur aérien ne s’était pas donné la peine de répondre véritablement à la demande. Elle a fait remarquer que lorsqu’une organisation répond à une demande d’accès à des renseignements personnels, elle devrait indiquer où elle a cherché les renseignements du demandeur et quel type de renseignements elle détient.
• Au principe 4.9, on parle de l’existence, de l’usage ou de la communication des renseignements personnels. Dans les clauses qui suivent, on précise que les organisations doivent se montrer coopératives en fournissant des détails sur les sources de renseignements et sur les personnes à qui l’information a été communiquée.
• Rien ne portait à croire, dans la première réponse du transporteur aérien, qu’un examen avait été mené jusqu’à ce que le plaignant s’adresse au Commissariat et que celui‑ci se penche sur l’affaire.
• Le transporteur aérien détenait davantage de renseignements sur le plaignant que son nom, son adresse et son numéro de téléphone. Toutefois, il ne possédait pas les renseignements que le plaignant désirait, à savoir un rapport renfermant les détails d’une enquête sur sa plainte et toute mesure prise ultérieurement.
• Bien que le plaignant ait indiqué au départ qu’il ne souhaitait pas qu’on lui remette une copie des lettres qu’il avait échangées avec le transporteur aérien, il a demandé qu’on lui fournisse certains renseignements. Le transporteur aérien s’est exécuté et, par la même occasion, lui a fourni une explication concernant le traitement de sa plainte.

Convaincue qu’en prenant ses mesures, le transporteur aérien avait respecté ses obligations en vertu du principe 4.9, la commissaire adjointe a conclu que la plainte était résolue.