L’importance d’expliquer les fins de la collecte de renseignements personnels

Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2007-369

[Principes 4.2 et 4.4.1 de l’annexe 1]

Le client d’une banque s’est inquiété lorsqu’une caissière a essayé de recueillir ses renseignements personnels au cours d’une opération financière qu’il voulait effectuer. Comme il a refusé de répondre aux questions posées, la commissaire adjointe à la protection de la vie privée a déterminé qu’il n’y avait pas eu de collecte inappropriée des renseignements personnels du plaignant. Elle a toutefois indiqué à la banque que les questions prétendument posées étaient peut-être légitimes, mais aucune justification n’avait été donnée au client. Si une collecte d’information avait eu lieu, elle aurait sans doute été inappropriée. La commissaire adjointe a suggéré à la banque d’intégrer cet incident dans la formation de son personnel afin de souligner l’importance de limiter la collecte des renseignements personnels et d’en expliquer les fins.

Voici un résumé du déroulement de l’enquête et des délibérations de la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

Le plaignant s’est rendu dans une succursale de sa banque pour retirer 6 000 $ en coupures de 100 $. En effet, un ami lui avait transféré cette somme par téléphone le jour même. La caissière a informé le plaignant qu’il n’y avait pas suffisamment de billets de 100 $ dans la succursale pour pouvoir satisfaire sa demande, mais qu’une demande spéciale serait faite et qu’il serait en mesure de retirer son argent dès le lendemain.

Le jour suivant, le plaignant s’est présenté dans la même succursale. Il prétend que la caissière qui l’a servi lui a posé des questions personnelles; plus particulièrement, il affirme qu’elle lui a demandé d’où venait l’argent et ce qu’il avait l’intention d’en faire. Le plaignant lui a dit que cela ne la regardait pas et a refusé de répondre aux questions posées. Il a retiré 4 000 $ ce jour-là, car il n’y avait pas assez de billets de 100 $ pour qu’il puisse retirer le montant total. Il s’est rendu plus tard dans une succursale différente pour retirer le reste de son argent.

La banque affirme que cela ne fait pas partie de ses pratiques courantes de questionner ses clients sur ce qu’ils comptent faire de l’argent qu’ils retirent. Cependant, pour une transaction donnée, le caissier peut juger utile de proposer un service différent à un client, par exemple proposer une traite de banque pour éviter de retirer de grosses sommes d’argent.

Selon la banque, la caissière s’est appuyée sur les principes relatifs à la « connaissance des clients » et à la « connaissance des transactions » pour choisir la marche à suivre pendant son échange avec le plaignant.

Le Commissariat a contacté deux autres établissements bancaires pour établir leur façon de procéder dans de pareils cas. Ces deux établissements ont indiqué que si le caissier estime que la transaction est suspecte, il peut être approprié de poser ce genre de questions à un client. Ils ont fait référence aux règles mises en place par le gouvernement fédéralen vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.

Le Commissariat a également contacté un représentant du Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE), qui a expliqué que lorsqu’une transaction semble frauduleuse, quelle que soit la nature de cette transaction, les banques sont tenues de transmettre une déclaration au CANAFE. Cependant, le CANAFE ne précise ni le processus de détection particulier que les banques doivent utiliser, ni les questions qui peuvent être posées.

La caissière concernée par cette affaire a indiqué qu’elle avait rencontré le plaignant à environ trois reprises. Elle a confirmé lui avoir demandé d’où venaient les 6 000 $. Elle a déclaré qu’elle ne pensait pas que la transaction était frauduleuse, mais qu’elle cherchait plutôt à savoir si le montant avait été déposé par chèque, car dans ce cas, il aurait pu être bloqué pour plusieurs jours. Elle a précisé qu’elle aurait pu trouver cette information grâce à son ordinateur, mais qu’elle avait décidé de demander directement au plaignant pour gagner du temps. Elle a nié lui avoir demandé ce qu’il avait l’intention de faire de l’argent. Si elle avait posé une telle question et si le plaignant avait accepté une traite de banque au lieu d’un retrait, elle aurait alors demandé à qui l’argent était destiné afin de remplir la traite correctement.

Elle a également confirmé qu’en dépit de la politique relative à la « connaissance des clients » et à la « connaissance des transactions », des questions personnelles portant sur l’origine de l’argent ou la manière dont il va être utilisé ne sont jamais posées.

Conclusions

Rendues le 12 janvier 2007

Application : Le principe 4.2 stipule que les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l’organisation avant la collecte ou au moment de celle-ci. Le principe 4.4.1 spécifie que les organisations ne doivent pas recueillir des renseignements de façon arbitraire. On doit restreindre tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe à la protection de la vie privée s’est appuyée sur les considérations suivantes :

• La caissière a admis avoir demandé au plaignant d’où provenait l’argent, mais a nié lui avoir demandé ce qu’il allait en faire. Il a donc été impossible de vérifier si cette dernière question avait bel et bien été posée.
• De toute façon, comme le plaignant a refusé de répondre aux questions posées, la banque n’a pas recueilli ses renseignements personnels. La commissaire adjointe n’a donc pas pu conclure qu’il y avait eu une collecte inappropriée de renseignements personnels.

La commissaire adjointe a donc conclu que la plainte était non fondée.

Autres considérations

Que ce serait-il passé si le plaignant avait répondu aux questions de la caissière et si la banque avait par conséquent recueilli ses renseignements personnels? La commissaire adjointe a cherché à déterminer si une telle collecte aurait été inappropriée en vertu de la Loi.

Bien que certaines questions puissent sembler légitimes dans le contexte de l’application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes ou pour tenter de gagner du temps en ne consultant pas l’ordinateur, la commissaire adjointe a souligné que, en pareils cas, il est tout de même essentiel que la caissière explique les raisons de ses questions, ainsi que le contexte dans lequel elles sont posées.

Le principe 4.2 exige que les organisations précisent les fins de la collecte des renseignements personnels qu’elles effectuent, et le principe 4.4.1 les oblige à ne recueillir que les renseignements nécessaires aux fins déterminées. Selon la commissaire adjointe, dans cette affaire, la caissière aurait dû expliquer les raisons de la question qu’elle a admis avoir posée. En effet, si le plaignant avait répondu, ses renseignements personnels auraient été recueillis de manière inappropriée.

La commissaire adjointe a donc expressément suggéré à la banque d’intégrer l’incident décrit dans cette conclusion dans la formation sur la protection des renseignements personnels dispensée à son personnel.