Un employeur accepte de modifier le libellé d’un formulaire de consentement relatif à l'échange de renseignements sur la santé

Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2006-364

[Principes 4.3 et 4.4]

Un employé d’une compagnie de transport a allégué que, pour obtenir des prestations d’invalidité, l’employeur forçait les employés à consentir à un échange illimité de renseignements personnels. Les préoccupations de l’employé en question portaient principalement sur le libellé des formulaires de consentement utilisés par la compagnie. Bien qu’il soit ressorti de l’enquête que les employés n’étaient pas tenus de signer le formulaire de consentement pour obtenir des prestations, la commissaire adjointe à la protection de la vie privée a jugé que le libellé du consentement et les renseignements fournis aux employés posaient problème. Elle a convenu que le libellé du consentement était trop général et que, compte tenu des renseignements fournis dans la trousse de demande de prestations, les employés pouvaient facilement croire qu’ils devaient donner leur consentement. Elle a recommandé à l’employeur de modifier l’information contenue dans sa trousse de façon à préciser que les employés ne sont pas tenus de donner leur consentement. L’employeur a accepté de travailler de concert avec le syndicat du plaignant dans le but de modifier le libellé des formulaires. La commissaire adjointe a également fait savoir que le Commissariat était déterminé à aborder la question du libellé du consentement avec les représentants de l’industrie des assurances afin de s’assurer qu’un tel libellé soit conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi).       

Voici un résumé du déroulement de l’enquête et des délibérations de la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

L’employeur avait récemment passé un contrat avec un tiers fournisseur de services de santé afin de l’aider à gérer un régime collectif d’assurance-invalidité administré par une compagnie d’assurances. Le plaignant a soutenu que son employeur obligeait ses employés membres d’un certain syndicat à signer un nouveau formulaire d’autorisation pour obtenir des prestations. Selon le plaignant, le nouveau formulaire obligeait les employés à consentir à un échange presque illimité de renseignements médicaux confidentiels entre les fournisseurs de soins de santé, la compagnie d’assurances, le tiers fournisseur de services de santé, la compagnie et d’autres agences et organisations, comme condition préalable à la présentation d’une demande de prestations. Le plaignant estimait que son employeur et le tiers fournisseur de services de santé n’avaient pas besoin de recueillir des renseignements médicaux confidentiels pour administrer le régime (seule la compagnie d’assurances avait besoin de ces renseignements).    

L’employeur a indiqué que les services du tiers fournisseur avaient été retenus pour assurer la gestion des soins de santé et non pour aider la compagnie d’assurances à gérer le régime de prestations. Le mandat précis du tiers fournisseur est d’offrir des services de gestion des cas d’invalidité à l’employeur afin que celui-ci puisse traiter les absences dues à des maladies ou à des blessures non liées au travail. De telles maladies et blessures sont couvertes par le régime de prestations à compter du sixième jour d’une absence et jusqu’à ce que l’employé retourne au travail, ou pour une période maximale de six mois.

L’employeur a fourni à ses employés des documents d’information expliquant le programme de gestion des soins de santé du tiers fournisseur/de l’employeur/de la compagnie d’assurances, que le Commissariat a examinés. Ces documents donnent un aperçu du programme, décrivent les processus et procédures que les employés doivent suivre et comprennent des questions et réponses sur le programme. Dans le document comportant les questions et réponses, on mentionne que le tiers fournisseur de services de santé échangera des renseignements médicaux avec le groupe de santé au travail de l’employeur aux fins de planification des retours au travail, ainsi qu’avec la compagnie d’assurances afin d’accélérer le processus de traitement des demandes, et ce, seulement avec le consentement de l’employé.  

En ce qui a trait à l’allégation selon laquelle les employés étaient tenus de signer le nouveau formulaire d’autorisation pour obtenir des prestations, le Commissariat a examiné la trousse de demande de prestations. On peut lire à la première page que pour être en mesure de traiter efficacement une demande de prestations d’invalidité, le tiers fournisseur de services de santé doit avoir reçu toutes les parties des documents relatifs à la demande dûment remplies et signées, à défaut de quoi le traitement de la demande pourrait être retardé et il pourrait y avoir une incidence sur les paiements. 

La compagnie d’assurances a expliqué qu’un formulaire d’autorisation signé permettait à l’assureur de mener les enquêtes nécessaires pour s’assurer que le demandeur remplisse les conditions d’admissibilité aux prestations d’invalidité. Si une personne décide de ne pas signer le formulaire d’autorisation tel quel ou qu’elle le modifie mais fournit à la compagnie d’assurances suffisamment de renseignements (de nature médicale ou autres) pour étayer sa demande, l’assureur peut quand même être en mesure d’évaluer sa demande. On précise toutefois que cela peut limiter l’échange de renseignements entre l’assureur et les diverses parties mentionnées dans le formulaire d’autorisation. 

L’employeur a indiqué que depuis que le tiers fournisseur de services de santé participe à son programme de gestion des soins de santé, plusieurs centaines de demandes de prestations ont été présentées par des employés membres du syndicat en question. Un petit nombre de ces employés ont refusé de signer le formulaire, mais chacun d’eux a reçu ses prestations jusqu’à ce jour. L’employeur a expliqué qu’un employé peut décider de ne pas signer un formulaire de consentement et d’envoyer plutôt sa demande directement à la compagnie d’assurances. Dans ce cas, on suivrait le processus en vigueur auparavant; le groupe des ressources humaines de l’employeur assurerait le suivi auprès de l’employé.  

En ce qui a trait à l’allégation relative à la communication illimitée de renseignements personnels, selon la compagnie d’assurances, le formulaire d’autorisation en question comprend une liste des diverses entités ou personnes avec lesquelles elle pourrait avoir besoin d’échanger des renseignements pour gérer la demande. Les buts de tout échange de renseignements sont également précisés. La compagnie d’assurances a souligné qu’elle n’échangerait pas de renseignements avec les entités mentionnées dans le formulaire à moins que cet échange ne soit pertinent et obligatoire et, le cas échéant, elle se limiterait à ce qui est nécessaire pour les fins prévues. Le fait que le formulaire contienne une liste d’entités ne signifie pas que ces entités seront jointes nécessairement. La compagnie d’assurances obéit au rigoureux principe selon lequel les renseignements ne sont communiqués qu’en cas de nécessité absolue. Toutefois, s’il s’avérait nécessaire de recueillir des renseignements auprès des parties mentionnées, le libellé permettra l’échange de ces renseignements.  

Le plaignant a également dit craindre que son employeur, par l’entremise d’une tierce partie, obtienne des renseignements médicaux qu’il n’a pas le droit d’avoir en sa possession. L’employeur a fait valoir qu’il ne recueille pas davantage de renseignements que par le passé. Le tiers fournisseur de services de santé offre des services de gestion des cas d’invalidité au nom de la compagnie. L’employeur a affirmé que les renseignements médicaux confidentiels ne seront pas communiqués aux gestionnaires par le tiers fournisseur. Notamment, il a indiqué que son personnel de gestion n’aura pas accès aux renseignements médicaux confidentiels des employés (comme cela a toujours été le cas). Les gestionnaires qui participent aux processus de réadaptation et de retour au travail doivent connaître les limites et les capacités des employés. L’employeur a répété que les gestionnaires n’ont pas besoin de renseignements médicaux détaillés.

Conclusions

Rendues le 14 décembre 2006

Application : Selon le principe 4.3, toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire. Le principe 4.4 stipule que la collecte de renseignements personnels doit se limiter à ce qui est nécessaire aux fins prévues par l'organisation.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

• Il est ressorti de l’enquête que certains employés ont pu obtenir des prestations sans signer le nouveau formulaire de consentement. L’employeur et la compagnie d’assurances ont confirmé que les employés pouvaient envoyer leurs renseignements directement à la compagnie d’assurances. Toutefois, la commissaire adjointe a fait remarquer que le libellé des documents d’information laissait entendre que le consentement à l’échange de renseignements avec le tiers fournisseur de services de santé était requis pour le traitement des demandes de prestations d’invalidité. 
• Par conséquent, puisque les employés n’étaient pas forcés de consentir à une collecte apparemment illimitée de renseignements personnels par le tiers fournisseur de services de santé pour obtenir leurs prestations, le principe 4.3 était respecté.
• La commissaire adjointe s’est ensuite penchée sur la question de savoir s’il conviendrait d’exiger de la part des employés qu’ils signent le formulaire de consentement en question. Après avoir examiné le libellé du formulaire, elle a émis des réserves quant à la portée de l’ « échange » de renseignements envisagé. Elle a souligné que le libellé du consentement utilisé par l’industrie des assurances est une question qui préoccupe le Commissariat. Il ressort des discussions préliminaires avec les membres de l’industrie que de telles clauses sont rédigées en termes généraux parce que celles-ci doivent englober de nombreuses activités distinctes. Par exemple, les consentements sont valides « pour toute la durée de vie » parce qu’ils ne s’appliquent pas seulement à l’évaluation initiale de la demande, mais également à l’administration et à la gestion des prestations pendant toute la durée de vie de la demande.
• Bien qu’elle ait reconnu les besoins des assureurs, la commissaire adjointe a fait remarquer qu’il est évident que si les clauses de consentement sont suffisamment générales, elles s’appliqueront à tout comportement envisagé par une organisation. Le Commissariat a déjà fait observer que les clauses de consentement rédigées en termes vagues ou qui ne précisent pas clairement le type de renseignements requis et les sources auprès desquelles de tels renseignements sont recueillis ne sont pas acceptables en vertu de la Loi puisque ces clauses forcent les personnes à consentir à une collecte illimitée de leurs renseignements personnels, ce qui va à l’encontre du principe 4.4. 
• Puisque le libellé du formulaire posait problème, la commissaire adjointe a conclu qu’il ne conviendrait pas d’obliger les employés à consentir à l’échange de renseignements personnels mentionné dans le formulaire.
• Toutefois, dans le cas qui nous occupe, il semblerait que les employés ne soient pas forcés de donner leur consentement pour obtenir des prestations d’invalidité. La commissaire adjointe a pourtant fait remarquer que le plaignant avait nettement l’impression que les employés étaient tenus de signer le formulaire. Selon elle, le libellé du consentement donnait à entendre aux lecteurs que ceux-ci devaient remplir le nouveau formulaire de consentement pour toucher des prestations. Bien qu’il existe une distinction entre se sentir obligé et être obligé, les répercussions néfastes sur le consentement sont les mêmes.
• La commissaire adjointe a recommandé à l’employeur de clarifier le libellé du consentement de façon à ce que les employés comprennent qu’ils ne doivent pas obligatoirement consentir à la collecte de renseignements personnels par la tierce partie pour recevoir des prestations. L’employeur a convenu de donner suite à cette recommandation et de faire parvenir au Commissariat une copie du formulaire modifié une fois les révisions terminées.
• En terminant, la commissaire adjointe a indiqué que si l’employeur souhaitait que tous ses employés signent le formulaire en question, le formulaire de consentement devrait être rédigé en des termes beaucoup moins généraux pour qu’il soit jugé acceptable en vertu de la Loi. Elle a ajouté que le Commissariat était déterminé à aborder la question du libellé du consentement avec les représentants de l’industrie afin de s’assurer qu’un tel libellé soit conforme à la Loi.

La commissaire adjointe a conclu que la plainte était fondée et résolue.