Droits d’accès remis en cause

Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2006-354

[Principes 4.9 et 4.9.4, et alinéas 8(6)a) et 8(6)b)]

Un avocat s’est plaint au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada des droits réclamés par une entreprise pour l’obtention d’une copie du dossier de son client. Les droits en question comprenaient les frais de photocopie et d’entreposage. La commissaire adjointe à la vie privée a émis des réserves quant à ces droits, notamment les frais d’entreposage, qu’une personne ne devrait pas avoir à payer, selon elle, pour obtenir l’accès à ses renseignements personnels. Elle a adressé trois recommandations à l’entreprise, et celle-ci a accepté d’y donner suite.

Voici un résumé du déroulement de l’enquête et les conclusions de la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

L’avocat a écrit à l’entreprise pour demander une copie du dossier de son client. L’entreprise lui a répondu qu’il devrait verser 245 $ pour obtenir ce dossier. L’avocat a écrit à nouveau à l’entreprise et a invoqué la Loi et le fait que son client ne pouvait pas s’acquitter de ces frais. L’entreprise est demeurée ferme et a persisté à réclamer ces droits.

L’entreprise a informé le Commissariat qu’elle était prête à fournir des copies du dossier intégral du client, mais que des droits étaient exigés pour les services d’entreposage (20 $) et de photocopie (225 $). En ce qui a trait aux frais de photocopie, l’entreprise a indiqué qu’elle demandait 20 ¢ la page et que le dossier comptait 1 000 pages. Pour ce qui est des frais d’entreposage, l’entreprise a expliqué qu’elle avait passé un marché avec une tierce partie pour l’entreposage de ses dossiers une fois classés. Ces dossiers sont ensuite conservés pendant sept ans. L’entreprise a affirmé que pour récupérer le dossier en question, le client de l’avocat devrait s’acquitter des frais réclamés.

Conclusions

Rendues le 25 octobre 2006

Application : Principes 4.9 et 4.9.4, et alinéas 8(6)a) et 8(6)b). Le principe 4.9 stipule que, sur demande, une personne doit être informée de l'existence, de l'utilisation et de la communication de renseignements personnels la concernant et doit obtenir accès à ces renseignements. Selon le principe 4.9.4, une organisation qui reçoit une demande de communication de renseignements doit répondre dans un délai raisonnable et à un coût minime sinon nul pour la personne. Aux termes des alinéas 8(6)a) et 8(6)b), une organisation ne peut exiger de droits pour répondre à la demande que si, à la fois, elle informe le demandeur du montant approximatif de ceux-ci et celui-ci l'avise qu'il ne retire pas sa demande.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

• Conformément aux alinéas 8(6)a) et 8(6)b), l’entreprise a informé l’avocat des droits réclamés pour l’obtention des copies et a attendu que l’avocat consente à s’acquitter de ces droits pour fournir les documents demandés. Toutefois, la question qui se pose dans cette affaire est de savoir si les droits réclamés par l’entreprise étaient conformes à la Loi.
• Dans des cas portés précédemment à l’attention du Commissariat et qui concernaient des droits, le Commissariat a toujours souligné que bien que le principe 4.9.4 ne définisse pas le terme « minime », ce terme est suivi de l’expression « sinon nul pour la personne ». Cela laisse entendre que tout droit réclamé devrait être symbolique.
• La commissaire adjointe a également fait remarquer que la Loi n’oblige pas une organisation à fournir des copies de renseignements personnels, mais plutôt l’accès à ces renseignements.
• La commissaire adjointe a examiné les frais de photocopie recommandés par d’autres organisations gouvernementales et a constaté que le tarif imposé par l’entreprise, soit 20 ¢ la page, était comparable au tarif en vigueur dans ces organisations. Elle était donc prête à convenir de ces frais.
• Toutefois, la commissaire adjointe a fortement recommandé à l’organisation d’envisager d’autres options moins coûteuses pour offrir l’accès à des renseignements personnels. Par exemple, elle pourrait permettre à l’avocat (ou à son client) d’examiner le dossier afin de déterminer quels documents devraient être photocopiés.
• Pour ce qui est des frais d’entreposage, la commissaire adjointe estimait qu’ils ne devraient pas être pris en compte dans les droits réclamés par l’entreprise. L’entreposage des dossiers relève de la responsabilité de l’entreprise. Si l’entreprise décide de passer un marché avec une tierce partie pour l’entreposage de ses dossiers, le client ne devrait pas avoir à en payer les frais lorsqu’il demande l’accès à ses renseignements personnels.
• La commissaire adjointe a recommandé que l’entreprise cesse d’exiger des frais d’entreposage de 20 $ aux personnes qui demandent l’accès à leurs renseignements personnels et qu’elle explique clairement aux personnes qu’elle leur fournira l’accès à leurs renseignements personnels, mais que si elles souhaitent obtenir des copies de leurs dossiers, elles devront payer des frais de photocopie. Elle a également recommandé à l’entreprise de permettre à l’avocat ou à son client de consulter le dossier en question afin de déterminer quels documents devraient être photocopiés.
• L’entreprise a accepté de donner suite aux recommandations de la commissaire adjointe.

La commissaire adjointe a conclu que la plainte était fondée et résolue.