Une entreprise de transport aérien tarde à accorder à une personne l’accès à ses renseignements personnels en raison d’un litige en cours

Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2006-352

[Principe 4.9 de l’annexe 1, paragraphes 8(3) et 8(5), alinéa 9(3)a)]

Un homme s’est plaint qu’une entreprise de transport aérien lui ait refusé l’accès à ses renseignements personnels. L’entreprise lui a interdit de voyager avec elle à l’avenir, et il a demandé qu’on lui fournisse les renseignements liés aux événements survenus à une date précise qui ont mené à cette interdiction. Le plaignant a également intenté une poursuite judiciaire contre l’entreprise. 

La commissaire adjointe a concédé que l’entreprise de transport aérien a fini par communiquer les renseignements demandés au plaignant. Toutefois, elle s’est dite inquiète que les demandes du plaignant concernant l’accès à ses renseignements personnels n’aient pas été traitées en conformité avec la Loi et que l’entreprise ne se soit pas acquittée de ses responsabilités de la façon prescrite par la Loi. Elle a demandé à l’entreprise de reconnaître ses obligations en vertu de la Loi en ce qui a trait à de telles demandes, nonobstant toute poursuite qui pourrait être en cours au même moment. L’entreprise a refusé de s’exécuter, et la commissaire adjointe a décidé de poursuivre l’affaire en vertu des pouvoirs conférés au Commissariat par la Loi.

L’entreprise a d’abord refusé de mettre en œuvre les recommandations de la commissaire adjointe et l’affaire a été renvoyée à l’avocat plaidant de la commissaire. Peu après le dépôt d’une requête auprès de la Cour fédérale aux termes de l’article 15 de la Loi, l’entreprise a consenti à mettre en œuvre les recommandations, évitant ainsi d'avoir à poursuivre la procédure.

Résumé de l’enquête

Le frère du plaignant a écrit à l’entreprise de transport aérien au nom de son frère pour protester contre l’interdiction imposée et pour demander compensation. Dans sa lettre, il demande à l’entreprise d’expliquer comment elle en était arrivée à la conclusion que son frère pourrait compromettre la sécurité et le confort de ses passagers et de son équipage. L’entreprise a répondu que la Loi ne l’autorisait pas à communiquer des renseignements personnels à une tierce partie. 

Quelques jours pour tard, le plaignant a télécopié une lettre autorisant l’entreprise à communiquer ses renseignements personnels à son frère. Il a également réclamé l’accès aux renseignements demandés dans la lettre de son frère. Cette télécopie est considérée comme la première de deux demandes d’accès à l’information présentées par le plaignant.

Le jour même où l’entreprise a reçu la télécopie, elle a écrit au plaignant en réponse à la lettre de son frère. Elle a expliqué qu’en dépit des protestations de son frère, l’interdiction était toujours en vigueur puisque, selon elle, le plaignant représentait toujours un risque pour la sécurité des passagers et de l’équipage, ainsi que pour la conduite sécuritaire d’un aéronef. 

L’entreprise a soutenu que cette lettre faisait également suite à la télécopie du plaignant dans laquelle il demande l’accès à ses renseignements personnels. Toutefois, il n’est fait mention que de la lettre du frère du plaignant dans le paragraphe d’introduction. Selon l’entreprise, la lettre répondait à toutes les questions soulevées par le plaignant et son frère, y compris la demande d’accès à l’information, et elle n’avait rien d’autre à ajouter. 

 

Après cet échange de correspondance, l’entreprise a retenu les services d’un avocat indépendant pour la poursuite intentée contre elle par le plaignant. L’entreprise n’a plus communiqué directement avec le plaignant jusqu’à ce que l’interdiction de voyager avec elle ait été levée.

Avant la levée de l’interdiction, le plaignant a écrit une deuxième fois à l’entreprise pour lui demander tous les renseignements qu’elle détenait à son sujet en rapport avec les événements survenus à une date précise, ainsi que les renseignements demandés dans la lettre de son frère.

Plus d’une année après la demande initiale du plaignant, l’entreprise a fourni certains renseignements au frère du plaignant par l’entremise d’un avocat indépendant. Parmi ces renseignements figuraient son dossier passager, où il était fait mention de l’incident particulier qui a mené à l’interdiction de voyager avec l’entreprise de transport aérien, et les déclarations de trois témoins. L’entreprise a retenu certains renseignements qu’elle jugeait être protégés par le secret professionnel liant l’avocat à son client.

L’entreprise de transport aérien a indiqué qu’elle n’avait pas d’autres documents concernant l’incident en question. Étant donné le court laps de temps (un jour) entre l’incident et l’imposition de l’interdiction, certains renseignements justifiant l’interdiction ont été échangés de vive voix au téléphone.

Conclusions

Rendues le 8 septembre 2006

Application : Aux termes du paragraphe 8(3), l’organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les 30 jours suivant sa réception. Selon le paragraphe 8(5), faute de répondre dans le délai, l’organisation est réputée avoir refusé d’acquiescer à la demande. Le principe 4.9 énonce qu’une organisation doit permettre à une personne de consulter ses renseignements personnels. En vertu de l’alinéa 9(3)a), une organisation a le droit de retenir des renseignements personnels si les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l’avocat à son client.

En rendant sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

• Le plaignant a demandé à consulter ses renseignements personnels à deux reprises après que son frère ait écrit à l’entreprise de transport aérien. L’entreprise a mis plus d’un an à acquiescer à cette demande.
• Bien que l’entreprise de transport aérien ait vraisemblablement répondu aux demandes d’accès à l’information du plaignant, la commissaire adjointe a jugé que l’entreprise a décidé de se concentrer sur la poursuite intentée par le plaignant et de lui communiquer ses renseignements dans le cadre de ce processus et non pas en réponse à ses demandes d’accès et dans les délais prescrits au paragraphe 8(3).
• Après avoir examiné l’information retenue en vertu de l’alinéa 9(3)a), le Commissariat a informé l’entreprise de transport aérien que certains renseignements n’étaient pas protégés par le secret professionnel liant l’avocat à son client et qu’ils devraient donc être communiqués, ce que l’entreprise a fait.
• La commissaire adjointe a concédé que l’entreprise de transport aérien a fini par communiquer au plaignant les renseignements personnels qu’il avait demandés.
• Toutefois, la commissaire adjointe a jugé que l’entreprise n’a pas traité les demandes du plaignant de la façon énoncée dans la Loi, et qu’elle a donc négligé sa responsabilité de répondre aux demandes d’accès aux renseignements personnels en conformité avec le principe 4.9 et dans les délais prescrits au paragraphe 8(3).  
• La commissaire adjointe a recommandé à l’entreprise de transport aérien de revoir ses procédures relatives aux demandes d’accès aux renseignements personnels en vertu de la Loi.
• La commissaire adjointe a également demandé à l’entreprise de transport aérien de reconnaître ses obligations en vertu de la Loi en ce qui a trait à de telles demandes, nonobstant toute poursuite qui pourrait être en cours au même moment.
• L’entreprise de transport aérien a fait valoir son point de vue, selon lequel lors d’un litige, certaines règles et procédures bien définies régissent la communication de documents dans le cadre de poursuites civiles. Selon elle, la Loi ne doit pas avoir préséance sur ces règlements.
• Bien qu’elle ait reconnu ses responsabilités en vertu de la Loi et les efforts déployés pour assurer son observation, l’entreprise de transport aérien a soutenu que le plaignant essayait d’utiliser la loi pour contourner les règles de procédure civile et obtenir l’accès aux renseignements détenus aux fins du règlement du litige.
• L’entreprise de transport aérien a donc décidé de ne pas donner suite aux recommandations de la commissaire adjointe.

La commissaire adjointe a conclu que la plainte était fondée. Le Commissariat a informé l’entreprise de transport aérien qu’elle poursuivrait l’affaire en conformité avec les pouvoirs que lui confère la Loi et a remis le dossier à son avocat plaidant. Peu après le dépôt d’une requête auprès de la Cour fédérale aux termes de l’article 15 de la Loi, l’entreprise a consenti à mettre en œuvre les recommandations, évitant ainsi d'avoir à poursuivre la procédure.