Examen de l’utilisation des renseignements personnels recueillis au moyen d’un système mondial de localisation

Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2006-351

[Article 2; paragraphes 5(3), 7(1) et 7(2); principes 4.2, 4.2.3, 4.3, 4.3.5, 4.3.6, 4.4, 4.5, 4.7 et 4.8]

L’incidence de la technologie sur la protection de la vie privée d'employés s’est retrouvée au centre de plusieurs plaintes déposées devant le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Dans ses délibérations, la commissaire adjointe à la protection de la vie privée a clairement expliqué les fins appropriées auxquelles doivent servir les systèmes mondiaux de localisation (GPS) et a mis les organisations en garde contre le détournement d'usage et les effets négatifs cumulatifs de divers types de technologie sur la protection de la vie privée.

Plusieurs employés d’une entreprise de télécommunications ont porté plainte auprès du Commissariat lorsqu’ils ont appris que leur employeur installait un GPS dans les véhicules de travail. Ils estimaient que l’entreprise recueillait indûment leurs renseignements personnels, notamment l’information sur leurs déplacements quotidiens durant les heures de travail. Les employés soutenaient que leur employeur n’avait pas obtenu leur consentement à la collecte de ces renseignements, et que l’entreprise n’avait pas justifié une telle collecte ou déterminé les raisons pour lesquelles les renseignements étaient requis, l'utilisation qui en serait faite ni la durée de leur conservation.

La commissaire adjointe a approuvé la plupart des raisons invoquées par l’entreprise pour justifier la collecte et l’utilisation des renseignements personnels recueillis au moyen du GPS et a jugé qu’il y avait consentement implicite pour ces raisons. Sa principale préoccupation était l’utilisation de telles données dans le cadre de la gestion du personnel. L’entreprise a convenu d’élaborer et de diffuser une politique sur l’utilisation de telles données dans ce cadre et elle s’est engagée à offrir une formation à ses gestionnaires sur l’utilisation appropriée du GPS. La commissaire adjointe  a trouvé cette proposition satisfaisante et a jugé l’affaire réglée.

Voici un résumé du déroulement de l’enquête et des délibérations de la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

Le système en question permet à l’entreprise de repérer et de faire le suivi de ses véhicules en temps réel, et de produire des rapports à l’aide de données historiques. L’entreprise a pour objectif d’installer un GPS dans tous ses véhicules d’installation et réparation, ainsi que dans ses véhicules de construction.

Partant du principe que le GPS n’est pas un nouveau dispositif et qu’il est utilisé par diverses entreprises de services, l’entreprise a indiqué qu'en vue de demeurer concurrentielle, elle devait changer sa façon de faire les choses. C’est pourquoi elle a décidé d’installer un GPS dans les véhicules généralement utilisés par des employés sur le terrain. Pour justifier l’installation de cette technologie, l’entreprise a invoqué la nécessité de gérer la productivité de sa main-d’œuvre, d’assurer la sécurité de ses employés, de voir à leur perfectionnement et de protéger et de gérer ses biens.

Certains des employés visés sont des employés à domicile, ce qui veut dire qu’ils ont le droit de ramener leur véhicule de travail à la maison à la fin de leur quart de travail, alors que d’autres doivent se rendre à un parc de stationnement au début et à la fin de leur quart. Les employés qui sont à domicile doivent se conformer à la politique de l'entreprise sur l’utilisation des véhicules, laquelle énonce clairement les conditions régissant l’utilisation d’un véhicule de l’entreprise. L’utilisation à des fins personnels est interdite. 

Raison : Gestion de la productivité de la main-d’œuvre

Selon l’entreprise, le GPS servira à localiser les employés, à leur assigner une tâche et à les diriger vers leurs lieux d’affectation. L’information sur le début et à la fin des périodes pendant lesquelles les véhicules sont en service ainsi que celle sur l’endroit où les véhicules se trouvent, serviront, au besoin, à des fins de planification de la capacité, d’analyse de la productivité et de gestion du rendement. L’entreprise estimait que le GPS lui permettait de gérer les employés sur le terrain de façon plus efficace grâce à l’information dont elle disposait sur les affectations des employés et sur les lieux actuels de ces affectations. L’entreprise a déclaré que par le passé, les employés étaient souvent dirigés vers des lieux d’affectation éloignés de l’endroit où ils se trouvaient. Il en résultait un manque d’efficacité dans la répartition du travail et une perte de temps associée aux déplacements. L’entreprise envisageait l’intégration éventuelle d'un système de répartition automatisé. L’entreprise estimait qu’en accroissant l’efficacité de la répartition, elle améliorerait son niveau de service à la clientèle – une nécessité constante dans un environnement de plus en plus concurrentiel.   

Certains employés visés par cette décision ont dit craindre que le GPS soit utilisé pour contrôler le rendement au travail et pour punir les employés. Ils croient que leur employeur se servira du GPS pour prouver qu’ils ne sont pas productifs.

L’entreprise a souligné que pendant de nombreuses années, les employés qui conduisent les véhicules de l’entreprise jouissaient d’une grande liberté puisque le gestionnaire ne pouvait savoir où ils se trouvaient à tout moment. Il en va autrement pour les employés de bureau, qui travaillent souvent au même endroit que leur gestionnaire. L’entreprise a toutefois rejeté l’idée que les gestionnaires consacreraient du temps à surveiller les employés au moyen du GPS. Selon l’entreprise, la plupart du temps, les gestionnaires sont sur la route ou sur les lieux d’affectation pour inspecter les travaux et s’entretenir avec les employés. Le GPS ne permet pas d’aviser automatiquement les gestionnaires si un employé, par exemple, dépasse la limite de vitesse. Pour obtenir de tels renseignements, un gestionnaire devrait produire un rapport. Le GPS n’est pas pourvu d’un système capable d’informer un gestionnaire qu'un employé déroge à la politique d’utilisation des véhicules.  

L’entreprise reconnaît qu’un gestionnaire serait enclin à utiliser le GPS pour enquêter ou faire un suivi lorsque des problèmes sont signalés en rapport avec du travail bâclé ou des retards sur les lieux d’affectation ou lorsque des plaintes sont déposées en rapport aux habitudes de conduite d’un employé. L’entreprise a fait observer que dans certains cas, le GPS pourrait aider à réfuter certaines allégations concernant un employé.

En ce qui a trait à l’utilisation des véhicules en dehors des heures de travail, l’entreprise a précisé qu’une fois qu’un employé a garé le véhicule chez lui, il n’y avait pas lieu de contrôler ses activités au moyen du GPS. La politique d’utilisation des véhicules de l’entreprise énonce clairement les conditions régissant l’utilisation des véhicules par les employés. L’entreprise a ajouté qu’elle ne surveillerait l’utilisation d’un véhicule après les heures de travail que si des plaintes voulant qu’un employé ait utilisé un véhicule à des fins personnelles aient été déposées, ou si l'entreprise avait d’autres raisons de croire qu’un employé dérogeait à la politique sur l’utilisation des véhicules.  

Selon l’entreprise, le GPS ne constitue qu’un outil additionnel pour les gestionnaires. Elle explique que les gestionnaires utilisent diverses méthodes pour évaluer le rendement d’un employé – feuilles de temps, travaux terminés, plaintes des clients. Le GPS ne sert pas à lui seul à mesurer le rendement, mais il pourrait être utilisé en combinaison avec d’autres méthodes. Les gestionnaires peuvent maintenant recourir au GPS pour répondre à des préoccupations et pour obtenir des renseignements concrets pour étayer leurs décisions.

Raison : Sécurité et perfectionnement

Selon l’entreprise, le GPS servira à déterminer si un véhicule est demeuré stationnaire pendant un laps de temps anormalement long, laissant suggérer que la sécurité d'un employé est compromise. En outre, l’information recueillie au moyen du GPS pourrait servir à repérer les employés qui pourraient bénéficier d’une formation sur la conduite préventive et prudente ou d’une aide individuelle à la lumière des statistiques sur la vitesse.     

Raison : Protection et gestion des biens

L’entreprise a expliqué que l’information recueillie au moyen du GPS sur l’emplacement d’un véhicule pourrait servir à repérer le véhicule dans l'éventualité où il aurait été volé ou abandonné ou s’il devait être soumis à une vérification. L’entreprise soutient que depuis l’installation du système, elle a réalisé des progrès dans la gestion de ses véhicules au point où elle a pu réduire le nombre de véhicules dans son parc. L’entreprise aurait également enregistré une baisse de consommation d’essence et du kilométrage parcouru par ses véhicules.     

Le point de vue de l’entreprise

L’entreprise soutient que le GPS ne sert pas à recueillir les renseignements personnels des employés mais plutôt les renseignements concernant les véhicules (et non l’information sur l’endroit où se trouve un employé en particulier). Toute personne qui se servirait du système verrait un identificateur de véhicule et non pas le nom du conducteur. L’entreprise précise que ce n’est que lorsque le nom d’un employé est associé à un véhicule et que ce véhicule est en service que certains renseignements personnels pourraient être recueillis en ce qui a trait à l’endroit où se trouve le conducteur. 

Lorsqu’on a demandé à l’entreprise si elle avait envisagé d’employer des méthodes qui porteraient moins atteinte à la vie privée pour obtenir les renseignements dont elle a besoin pour réaliser ses objectifs, elle a répondu que selon elle, le GPS ne porte pas atteinte à la vie privée. Bien qu’elle reconnaisse que le GPS permet à un gestionnaire de vérifier plus facilement l’endroit où se trouvent les employés et de surveiller certains aspects relatifs à l’utilisation des véhicules de l’entreprise, elle soutient que dans un bureau, les gestionnaires peuvent généralement surveiller de plus près les allées et venues et les comportements de leurs employés ce qui, à son avis, ne constitue pas une atteinte à la vie privée. L’entreprise a ajouté qu’avec le GPS, les employés sur le terrain ne sont « visibles » pour leurs gestionnaires que lorsqu’ils sont dans leur véhicule et, même dans ce cas, ils le sont beaucoup moins que s’ils travaillaient au même endroit que leur gestionnaire. 

Quels renseignements le GPS permet-il de recueillir?

Nous avons pris part à des démonstrations du GPS. Le système permet d’enregistrer le temps où l’on démarre et arrête les véhicules, la vitesse des véhicules, leur emplacement, leur kilométrage et l’endroit où ils sont garés en dehors du quart de travail. Ces données sont recueillies au moyen d’un modem GPS situé dans le véhicule et sont transmises à une application centrale. Les conducteurs ne peuvent mettre le GPS hors tension. Une fois que le véhicule est arrêté depuis un certain temps, le modem GPS se met en « mode sommeil » et seul le dernier emplacement connu du véhicule est enregistré.  

Utilisations du GPS

Certains groupes au sein de l’organisation ont accès à des renseignements en temps réel (journée même) et d’autres ont accès aux données en temps réel et aux données historiques en fonction de leurs besoins particuliers. On repère les véhicules au moyen d’un numéro et non pas du nom d’un employé. Le gestionnaire est la seule personne à connaître l’identité du conducteur.

En utilisant des données en temps réel recueillies au moyen du GPS, un gestionnaire peut transmettre de l’information au personnel. Le conducteur du véhicule peut également utiliser le GPS pour déterminer le lieu de ses prochaines affectations ainsi que l’emplacement des installations de l’entreprise. Toutefois, il ne peut obtenir de l’information sur l’emplacement d’autres véhicules. 

Dans la politique de l’entreprise sur le GPS (dont il sera question plus loin dans le présent rapport), on donne un aperçu des groupes particuliers qui ont ou qui auront accès au GPS. L’accès est accordé en fonction des exigences des postes. L’entreprise peut produire un certain nombre de rapports à l’aide des données recueillies par le GPS, y compris des rapports sur le temps de déplacement, la distance parcourue, le dernier emplacement connu du véhicule, l’heure du premier départ de la journée, etc. L’entreprise a précisé qu’elle ne pouvait pas personnaliser la capacité de production de rapports.

Notification, mesures de protection et conservation

L’entreprise a envoyé une note de service aux employés visés pour les informer des raisons de la mise en œuvre du GPS. Elle a également tenu des réunions avec les employés qui conduiraient les véhicules munis d’un GPS et leur a fourni un exemplaire de la politique sur le GPS. 

La politique indique le type d'information qui fera l'objet d'une collecte et les fins de cette collecte. Elle indique également les unités opérationnelles au sein de l’organisation qui auront accès à l’information en temps réel et celles qui auront accès aux données historiques. En ce qui a trait aux mesures de protection, la politique stipule que tous les utilisateurs auront un accès limité aux données en temps réel et aux données historiques, ou aux deux types de données, selon leur profil d’utilisateur particulier. D’après la politique, l’entreprise gère tous les profils d’utilisateur, pour lesquels des mesures de sécurité sont prévues. Tous les employés qui ont accès au GPS doivent suivre le cours sur la protection des renseignements personnels offert par l’entreprise et se familiariser avec la politique de l’entreprise en matière d’éthique. L’entreprise nous a également informé que les données du système sont protégées par des coupe-feu.  

Finalement, la politique traite de la communication et de la conservation des renseignements recueillis à l'aide du GPS. Notamment, on peut y lire que les renseignements personnels ne doivent pas être communiqués à l’extérieur de l’entreprise, sauf si la loi l’exige ou si une loi pertinente en matière de protection des renseignements personnels le permet. Pour ce qui est de la conservation, la politique stipule que les renseignements personnels seront conservés pendant une année à moins que des circonstances particulières ne nécessitent leur conservation pour une période de temps plus longue (par exemple, si un véhicule a été impliqué dans un accident et que l’entreprise fait l’objet de réclamations, ou pour respecter les exigences de la Commission des accidents du travail en matière de rapports).

Conclusions

Rendues le 9 novembre 2006

Application : Selon l’article 2 de la Loi, on entend par « renseignement personnel » tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail. Les principes 4.3, 4.3.5 et 4.3.6 et les paragraphes 7(1) et 7(2) de la Loi stipulent clairement qu’une organisation ne peut recueillir ou utiliser des renseignements personnels à moins d’avoir obtenu le consentement de l’intéressé au préalable. Selon le principe 4.3, toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire. Selon le principe 4.3.5, dans l'obtention du consentement, les attentes raisonnables de la personne sont aussi pertinentes. Le principe 4.3.6 traite de la façon pour les organisations d’obtenir le consentement des intéressés. La façon dont une organisation obtient le consentement peut varier selon les circonstances et la nature des renseignements recueillis. En général, l'organisation devrait chercher à obtenir un consentement explicite si les renseignements sont susceptibles d'être considérés comme sensibles. Lorsque les renseignements sont moins sensibles, un consentement implicite serait normalement jugé suffisant. Les paragraphes 7(1) et 7(2) stipulent clairement qu’une organisation ne pourrait recueillir et utiliser de renseignements personnels à l’insu de l’intéressé ou sans son consentement que si l’une des conditions préalables énoncées dans lesdits paragraphes est remplie. 

Les principes 4.2, 4.4 et 4.5 stipulent également que la collecte et l’utilisation de renseignements personnels ne peuvent se faire sans le consentement de l’intéressé. Selon le principe 4.2, les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l'organisation avant ou au moment de la collecte. Le principe 4.2.3 stipule qu'on devrait préciser à la personne auprès de laquelle on recueille des renseignements, avant la collecte ou au moment de celle-ci, les fins auxquelles ils sont destinés. Selon le principe 4.4, l'organisation ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Le principe 4.5 précise que les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige.

Le principe 4.7 stipule que les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Selon le principe 4.8, une organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.

En terminant, aux termes du paragraphe 5(3) de la Loi, une organisation peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels seulement à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe à la protection de la vie privée s’est appuyée sur les considérations suivantes :

• Il convenait d’abord de déterminer si les renseignements recueillis au moyen du GPS sont des « renseignements personnels » au sens de l’article 2. Puisqu’un lien peut être établi entre les renseignements recueillis et les employés qui conduisent les véhicules, les employés sont identifiables même s’ils ne sont pas identifiés à tout moment par tous les utilisateurs du système.
• La commissaire adjointe a donc conclu que les renseignements en question sont des « renseignements personnels » au sens de la Loi.
• Les employés ont allégué que l’entreprise recueille à leur insu et sans leur consentement des renseignements les concernant au moyen d’un GPS installé dans un véhicule en service qu’ils utilisent dans l’exercice de leurs fonctions. Ils soutiennent également que le GPS recueille plus de renseignements que nécessaire et que l’entreprise ne leur a pas expliqué les raisons pour lesquelles elle avait installé ce système, l'utilisation qui en serait faite, ni la manière dont les renseignements recueillis seraient conservés.
• À l'instar de cas dont nous avons été saisis par le passé et qui mettaient en cause le consentement des employés à des mesures prises par l’employeur et considérées comme envahissantes, la commissaire adjointe s’est penchée sur la question de savoir si le but de la collecte est approprié dans les circonstances et s’il y a consentement de la part des employés concernés.  
• La commissaire adjointe s’est d’abord intéressée à la question du consentement, à savoir si des exceptions au consentement s’appliquent et s’il y a consentement dans le cas présent, avant d’aborder les raisons citées pour l’installation du GPS.
• L’entreprise aurait-elle pu invoquer les exceptions au consentement énoncées à l’article 7 pour la  collecte des renseignements personnels? Selon la commissaire adjointe, la réponse est non. 
• Certes, on pourrait recueillir des renseignements au moyen du GPS à des fins qui s’inscrivent dans les exceptions énoncées au paragraphe 7(1).
• Par exemple, si l’on soupçonne un employé de ne pas respecter son contrat de travail, ses renseignements personnels pourraient être recueillis au moyen du GPS à des fins d’enquête lorsque le fait d’informer cet employé ou d’obtenir son consentement compromettrait la justesse ou la disponibilité de l’information.
• Mais on recueille les renseignements personnels de tous les conducteurs des véhicules de l’entreprise au moyen du GPS – pas seulement les renseignements des personnes que l’on soupçonne de ne pas respecter une entente ou une loi. Compte tenu de la nature de la technologie en question et du fait que le système est installé dans tous les véhicules, le paragraphe 7(1) ne peut être invoqué.
• De la même façon, si les renseignements personnels n’étaient pas recueillis pour l’une ou l’autre des fins énoncées au paragraphe 7(1), ils ne peuvent être utilisés à l’insu ou sans le consentement des intéressés pour toute fin énoncée au paragraphe 7(2).
• Par conséquent, l’entreprise était tenue d’obtenir le consentement des employés.
• L’entreprise a confirmé qu’elle avait l’intention d’installer un GPS dans tous ses camions. Cependant, elle a fait remarquer que si tous les camions étaient munis de GPS et que l’utilisation de véhicules munis de GPS devenait obligatoire pour tous les employés, y compris les employés actuels qui ont accepté des conditions d’emploi différentes, la question du consentement et du choix devenait problématique.
• Le principe 4.3.6 permet à une organisation d’obtenir le consentement de diverses manières, selon les circonstances et la nature des renseignements recueillis. Si l’information recueillie est sensible, un consentement explicite est recommandé. Si l’information est moins sensible, un consentement implicite pourrait être approprié. Lorsque l’on envisage de recourir au consentement implicite, on devrait également se référer au principe 4.3.5. Ce principe insiste sur la pertinence des attentes raisonnables de la personne et présente, en guise d’exemple, un scénario où le consentement d’une personne peut être implicite pour certaines fins mais non pour d’autres. En résumé, lorsque le consentement est implicite, il ne devrait être implicite que pour les fins auxquelles un employé devrait raisonnablement s’attendre à ce que les données soient utilisées.       
• L’entreprise a invoqué plusieurs raisons pour justifier l’installation du GPS : la nécessité de demeurer concurrentielle, de gérer la productivité de sa main-d’œuvre, d’assurer la sécurité de ses employés et de protéger et de gérer ses biens. Bien que cela n’ait pas été clairement énoncé, la commissaire adjointe est d’avis que la gestion des employés figure également parmi ces raisons.
• La commissaire adjointe s’est déjà penchée par le passé sur l’argument avancé par l’entreprise, à savoir la nécessité de demeurer concurrentiel, et sur les conséquences de cet impératif pour les employés, dans le cadre d’une plainte déposée en rapport avec la collecte de données biométriques.
• Comme la commissaire adjointe l’avait fait remarquer à ce moment-là, si une entreprise ne peut gagner de l’argent et demeurer concurrentielle, elle ne peut rester en affaires et les employés se retrouvent vite sans emploi. La question qui se pose, toutefois, est la suivante : le besoin de demeurer concurrentiel et la mesure prise pour satisfaire à ce besoin ont-ils été mis en balance avec le droit à la vie privée des employés? La perte de protection de la vie privée doit toujours être mesurée en fonction des avantages à tirer, et l’objectif de la mesure doit être fondé sur un besoin défendable.
• L’entreprise a souligné que le GPS l’aiderait à demeurer concurrentielle en lui permettant de gérer la productivité de sa main-d’œuvre, d’assurer la sécurité de ses employés, et de protéger et de gérer ses biens. L’entreprise a également mentionné que ses compétiteurs utilisaient le GPS.
• Pour évaluer s’il convient d’utiliser le GPS à ces fins, la commissaire adjointe s’est posé les questions suivantes :
• • Peut-on faire la preuve que la mesure est nécessaire pour répondre à un besoin particulier?
  • La mesure est-elle susceptible d’être efficace pour répondre à ce besoin?
  • L’atteinte à la vie privée est-elle proportionnelle à l’avantage qui en découlera?
  • Existe-t-il un autre moyen moins envahissant qui pourrait permettre d’atteindre le même objectif?
• En ce qui a trait à la productivité de la main-d’œuvre, le GPS sera utilisé pour repérer les employés, leur assigner une tâche et les diriger vers leurs lieux d’affectation. Puisque le GPS sera intégré au système de répartition, il est facile de comprendre comment le GPS pourrait améliorer la productivité de l’entreprise en réduisant le temps que les employés passent sur la route pour se rendre à leurs lieux d’affectation.
• La commissaire adjointe croit qu’il est raisonnable de supposer que de telles améliorations pourraient avoir une incidence positive sur le service à la clientèle. Par conséquent, la mesure répond manifestement à un besoin particulier et elle le fait de façon efficace.
• La commissaire adjointe s’est ensuite demandé si la mesure portait atteinte à la vie privée. Selon elle, la réponse à cette question dépendait de l’objectif.
• Il ne fait aucun doute que, de façon générale, l’utilisation d’un GPS installé dans un véhicule qu’un employé conduit dans l’exercice de ses fonctions engendre une perte de vie privée. Alors qu’auparavant, on ne savait pas nécessairement où se trouvait un employé à tout moment de la journée, il en va autrement avec le GPS, de façon relative. On connaît au moins l’emplacement du véhicule que l’employé conduit.
• Pour ce qui est d’utiliser le GPS à des fins de répartition, la commissaire adjointe est d’avis que l’atteinte à la vie privée est proportionnelle aux avantages tirés et qu’il n’y a aucune façon moins envahissante de réaliser ce but.
• Le Commissariat a informé l’entreprise qu’elle avait des réserves en ce qui concerne certaines des raisons invoquées pour justifier l’installation du GPS. Par exemple, la raison selon laquelle l’installation d’un GPS dans les véhicules était nécessaire pour assurer la sécurité de ses employés semblait être une réflexion après coup. Nous nous sommes demandé si l’entreprise avait démontré que la sécurité des employés était généralement menacée et comment elle saurait que la sécurité d'un employé sur le terrain est compromise en raison d’un véhicule demeuré stationnaire.
• L’entreprise nous a soumis des renseignements et des exemples additionnels. Elle a contesté notre point de vue voulant qu’un véhicule demeuré stationnaire pourrait ne pas être un indice que la sécurité d’un employé est menacée, et elle a invoqué l’utilisation occasionnelle d’un GPS lors d’un récent conflit de travail pour étayer son argument. L’entreprise nous a également exposé un scénario hypothétique où le conjoint ou la conjointe d’un employé communique avec l’entreprise pour l’aviser que l’employé n’est pas retourné à la maison ou n’est pas entré en contact avec lui ou avec elle, tel qu’attendu. Le GPS est alors utilisé pour repérer le véhicule et, espérons-le, l’employé lui-même.
• L’entreprise croit que, de façon générale, les employés approuvent l’utilisation du GPS à des fins de sécurité. Bien que, selon le Commissariat, on pourrait contester le fait qu’utiliser le GPS pour identifier les employés qui ont besoin d’un cours de conduite préventive ou prudente, ou d’une aide individuelle, relève dûment de la gestion des employés, l’entreprise a fait valoir que les organisations ont l’obligation d’offrir un environnement de travail sécuritaire et, dans le cas d’organisations qui utilisent des véhicules, elles ont l’obligation d’enquêter sur les allégations du public en rapport avec des cas de conduite dangereuse. L’information recueillie au moyen du GPS pourrait contribuer à renforcer la sécurité des employés dans leur milieu de travail, de même que la sécurité du public, grâce à la prise de mesures appropriées selon l’information recueillie. L’entreprise considère que d’obliger un employé à suivre un cours de conduite préventive ou à améliorer de quelque autre façon ses aptitudes de conduite ne constitue ni une punition ni une atteinte à la vie privée.
• L’entreprise a indiqué que l’information recueillie au moyen du GPS a déjà servi par le passé à réfuter des allégations de conduite dangereuse. Elle a cité en exemple un accident impliquant un camion d’entreprise, qui a coûté la vie à un piéton. On soupçonnait le conducteur du véhicule d’avoir fait de la vitesse, mais l’information recueillie au moyen du GPS a permis de rejeter cette thèse.
• Après réflexion, la commissaire adjointe a accepté l’utilisation du GPS à des fins de sécurité. Elle a noté que le système peut être utilisé, et a déjà été utilisé, pour assurer la sécurité des employés et du public, et qu’il le fait de façon suffisamment efficace. L’atteinte à la vie privée est proportionnelle aux avantages tirés, et elle convient que le GPS n’est pas, dans ce cas précis, particulièrement envahissant.
• L’entreprise a également invoqué la gestion des biens comme raison pour justifier l’installation du GPS. Encore une fois, nous avons mis cette raison en doute et nous avons signalé à l’entreprise que nous ne croyions pas qu’elle avait démontré un besoin immédiat à cet égard. L’entreprise a fait remarquer que, depuis l’installation du GPS, il lui est arrivé au moins à quatre reprises de perdre la trace de camions et de les repérer grâce au GPS.
• L’entreprise a également fait remarquer que pour utiliser l’information recueillie par le GPS à des fins de gestion des biens, elle n’a pas besoin de relier cette information à des employés en particulier. Elle a ajouté que si l’entreprise utilise le GPS pour repérer un véhicule volé, c’est l’emplacement de ce véhicule qui l’intéresse et non pas l’identité du conducteur habituel du véhicule. L’entreprise aimerait certes pouvoir utiliser le GPS pour faire le lien entre le véhicule et le voleur, mais le GPS ne le permet pas. Ainsi, selon l’entreprise, l’utilisation du GPS pour repérer un véhicule volé ne met pas en cause des renseignements personnels.
• La commissaire adjointe a souligné, cependant, que dans le cas où un employé conduit le véhicule, le conducteur est « identifiable », et que, par conséquent, le GPS recueille des renseignements personnels.
• La commissaire adjointe a fait remarquer à l’entreprise que les employés fournissent déjà les relevés du compteur kilométrique de leur véhicule et qu’ils informent probablement les préposés à l’entretien de tout problème en ce qui a trait au fonctionnement du véhicule. Il existe, selon elle, une mesure moins envahissante pour répondre à ce besoin particulier. Consacrer moins de temps à la répartition engendrait possiblement des économies en termes d’essence et d’entretien, mais elle a souligné qu’on avait déjà cité ce point comme avantage accessoire d’un processus de répartition amélioré.
• L’entreprise a souligné que si elle utilise le GPS pour obtenir les relevés du compteur kilométrique aux fins d’entretien des véhicules, c’est qu’elle s’intéresse au kilométrage des véhicules et non pas aux conducteurs. Elle a ajouté que pour utiliser l’information recueillie au moyen du GPS à des fins de gestion des biens, elle n’a pas besoin de relier cette information à des employés en particulier et que ce système ne porte donc pas atteinte à la vie privée de ces employés de façon significative.
• Bien que la commissaire adjointe ne soit pas d’accord avec l’affirmation voulant que de tels renseignements ne soient pas liés à des employés en particulier, elle a convenu que le GPS ne relie pas ces renseignements à des employés en particulier plus que ne le fait le système actuel, selon lequel les employés fournissent le relevé du compteur kilométrique des véhicules particuliers qu’ils conduisent.
• La commissaire adjointe s’est donc dite convaincue que l’utilisation du GPS à des fins de gestion des biens ne porte pas plus atteinte à la vie privée que ne le fait le système actuel. Elle a également convenu que le GPS pourrait être très efficace pour repérer un véhicule volé, et qu’il l’est en réalité.
• Dans l’ensemble, la commissaire convient que la protection et la gestion des biens constituent des raisons appropriées en vertu du paragraphe 5(3) pour lesquelles il y a consentement implicite.
• L’entreprise a indiqué que l’information recueillie sur le début et la fin des périodes pendant lesquelles les véhicules sont en service, sur la vitesse et sur l’emplacement des véhicules, sera utilisée, au besoin, à des fins de planification de la capacité, d’analyse de la productivité et de gestion du rendement. C’est ce point qui suscite probablement le plus d’inquiétude chez les employés. Ils craignent que l’entreprise se servira de ces renseignements pour surveiller leur rendement et pour prendre des mesures disciplinaires à leur endroit.
• Certains aspects des arguments invoqués par l’entreprise en ce qui a trait à la « productivité de la main-d’œuvre » et à la « sécurité » suggèrent une quatrième fin à laquelle l’entreprise entend utiliser le GPS, soit la gestion des employés.
• Par exemple, l’entreprise a fait valoir que la « gestion du rendement » serait intégrée à la gestion de la « productivité de la main-d’œuvre ». De la même façon, pour ce qui est de la « sécurité », l’entreprise a soutenu que l’information recueillie au moyen du GPS pourrait servir à identifier les employés qui bénéficieraient de cours de conduite préventive ou prudente, ou encore d’une aide individuelle à la lumière des statistiques sur la vitesse. Cela donne fortement à entendre à la commissaire adjointe que les données recueillies au moyen du GPS seront utilisées à des fins de gestion des employés.
• La commissaire adjointe a reconnu que d’une façon ou d’une autre, la mesure du rendement fait partie de la réalité des employés. Un gestionnaire a l’obligation de s’assurer que ses employés s’acquittent de leurs tâches, et la gestion du rendement suppose le recours à certains renseignements personnels. En revanche, les employés entretiennent à juste titre certaines attentes en ce qui a trait à la protection de leurs renseignements personnels dans leur milieu de travail. Parallèlement, les employeurs ont des raisons légitimes de recourir à certains renseignements personnels. La commissaire adjointe a également reconnu que l’entreprise a la responsabilité de veiller à ce que les employés qui utilisent ses véhicules conduisent prudemment afin d’assurer leur sécurité et celle du public.
• La question qui se posait était donc la suivante : dans quelle mesure le GPS est-il envahissant lorsque utilisé à des fins de gestion des employés? L’entreprise a fait valoir que lorsque les employés travaillent dans un bureau, les gestionnaires peuvent les voir, ce qui pourrait être considéré comme plus envahissant que le GPS.
• La commissaire adjointe a convenu que le GPS, à lui seul, n’est pas très envahissant parce qu’il ne raconte qu’une « partie de l’histoire ». Autrement dit, par exemple, si un véhicule est stationné et qu’un employé est en train de dîner, le GPS ne permet pas à l’employeur de savoir où l’employé se trouve exactement. Il pourrait permettre de déterminer la durée de la période de dîner de l’employé, ou pourrait ne pas le faire. C’est ce « manque de précision » même qui inquiétait le Commissariat.
• Nous avons informé l’entreprise que nous étions inquiets à l’idée que les conclusions tirées au moyen des données recueillies par le GPS pourraient servir à évaluer le rendement des employés. Nous croyons que si le GPS est utilisé à ces fins, il ne sert plus autant à repérer l’emplacement des véhicules de l’entreprise qu’à évaluer le rendement d’un employé à la lumière des conclusions tirées au moyen des données recueillies par le GPS. À notre avis, une telle utilisation ferait dangereusement penché la balance vers l’autre extrémité du spectre de « l’atteinte à la vie privée ».
• Bien qu’utiliser un GPS pour repérer un véhicule ne constitue pas une sérieuse atteinte à la vie privée, évaluer régulièrement le rendement des employés à la lumière des conclusions tirées au moyen des données recueillies par le GPS a une incidence sur le droit des personnes à la vie privée.
• La commissaire adjointe serait certes favorable à l’utilisation du GPS dans certaines circonstances bien définies et communiquées aux employés à l’avance; cela dit, les données recueillies au moyen du GPS ne devraient pas être couramment utilisées dans le contexte de la gestion des employés. Si l’entreprise envisage de se servir du GPS à des fins de gestion des employés, nous lui demandons d’en informer clairement ses employés et d’élaborer une politique décrivant dans ses grandes lignes un processus approprié pour les avertissements et le contrôle progressif. Nous demandons à l’entreprise de toujours se conformer à ce processus pour la collecte de données au moyen du GPS et pour leur utilisation à des fins de gestion des employés.
• L’entreprise nous a fourni un exemplaire de sa politique sur l’utilisation des données recueillies au moyen du GPS à des fins de gestion du rendement. Ce document explique les circonstances dans lesquelles l’entreprise utilisera les données recueillies par le GPS à des fins de gestion du rendement, soit, notamment, dans le cadre de la tenue d’enquêtes sur des plaintes déposées par des membres du public et sur des préoccupations soulevées à l’interne, et dans le cadre d’examens de questions liées à la productivité.
• En ce qui a trait aux questions relatives à la productivité, l’entreprise a souligné que la productivité est mesurée de diverses façons (autrement qu’au moyen du GPS) et fait l'objet de rapports et d'examens réguliers. Si le rendement d’un employé est jugé inférieur à la norme, le gestionnaire doit y voir. En vertu de la politique, dans des cas exceptionnels, une enquête plus poussée pourrait être requise avant de tirer toute conclusion, et les données recueillies au moyen du GPS pourraient aider à examiner une question relative à la productivité.
• L’entreprise a également fait remarquer qu’on utilisera le GPS pour présenter aux cadres supérieurs des rapports de haut niveau sur l’utilisation des véhicules afin de leur permettre d’établir des comparaisons et d’analyser la productivité. Les gestionnaires pourraient, au besoin, se servir des renseignements recueillis au moyen du GPS pour discuter de préoccupations en matière de productivité avec certains membres d’équipe en particulier.
• L’entreprise s’est également engagée à former tous ses gestionnaires afin de s’assurer qu’ils utilisent le GPS de façon appropriée et non pas pour surveiller continuellement l’emplacement des employés.
• À la lumière de ce qui précède, la commissaire adjointe s’est dite convaincue que les raisons invoquées par l’entreprise pour justifier l’utilisation du GPS sont appropriées, conformément au paragraphe 5(3), et que ces fins seront clairement expliquées aux employés à l’avance, tel que stipulé au principe 4.8.
• Pour ce qui est d’expliquer aux employés les raisons pour lesquelles l’entreprise a installé le système, l'utilisation qui en sera faite et la manière dont les données seront conservées, la commissaire adjointe est convaincue que l’entreprise a bel et bien informé ses employés à cet égard, bien que seulement après que l’installation de l’équipement a été amorcée. L’entreprise a tenu des réunions avec les employés visés et a élaboré et distribué une politique sur le GPS. Bien que certaines plaintes aient été déposées devant le Commissariat peu de temps avant que l’entreprise n’entreprenne ses activités de communication, l’entreprise a bel et bien pris l’initiative d’informer ses employés au sujet du système et de ses utilisations.
• La commissaire adjointe a rappelé à l’entreprise qu’à l’avenir, elle devrait fournir l’information appropriée à ses employés avant l’exécution d’un programme particulier, et non après, afin de satisfaire au principe 4.2.3.
• En conclusion, la commissaire adjointe a jugé que l’amélioration du processus de répartition était une raison impérieuse et acceptable de recourir au GPS en vertu du paragraphe 5(3). Elle a estimé qu’il y avait consentement implicite pour cette fin puisque la collecte répond aux attentes raisonnables de la personne concernée et qu’elle ne constitue pas une grave atteinte à la vie privée dans ce contexte. Par ailleurs, elle a convenu de la nécessité d’utiliser un tel système à des fins de sécurité et de gestion des biens et elle a estimé qu’il y avait consentement implicite, le type de consentement approprié, pour cette fin. Pour ce qui est de la gestion des employés, puisque l’entreprise a pris des mesures visant à limiter l’utilisation du GPS pour une telle fin et qu’elle s’est engagée à informer ses employés en conséquence et à former ses gestionnaires pour s’assurer qu’ils soient au fait des utilisations appropriées de la technologie en question, la commissaire adjointe s’est dite convaincue que l’utilisation du GPS pour une telle fin est appropriée dans des circonstances limitées, exceptionnelles et bien définies, conformément au paragraphe 5(3) et au principe 4.8, et qu’il y a consentement implicite dans ce cas.

Par conséquent, la commissaire adjointe a conclu que les plaintes étaient résolues.

Commentaires finaux

Dans le contexte des limites imposées à la collecte et à l’utilisation de l’information, la commissaire adjointe a fait remarquer que, de façon générale, le détournement d'usage n’est pas acceptable. Autrement dit, les fins et les utilisations d’une technologie particulière devraient être précisées, et cette technologie ne devrait être utilisée qu’aux fins prévues.

commissaire adjointe a souligné que dans leurs efforts pour être proactives, les organisations recourent souvent à des technologies pour prévenir certains problèmes ou pour demeurer concurrentielles. En plus des problèmes découlant du détournement d'usage, les droits de la personne s’effritent lentement sous les effets cumulatifs des mesures visant à satisfaire aux besoins essentiels. La commissaire adjointe porte à l'attention des organisations assujetties à la Loi que les effets de toutes les mesures en place – prises dans leur ensemble et non séparément – sur la dignité des employés, doivent être pris en compte pour concilier le droit des personnes à la vie privée et les besoins des organisations en matière de collecte, d’utilisation et de communication de renseignements personnels à des fins appropriées. La commissaire adjointe accueille favorablement la décision de l’entreprise mise en cause dans ces plaintes de prendre les mesures qui s’imposent pour reconnaître la dignité de ses employés en élaborant la politique sur l’utilisation du GPS en ce qui a trait à la gestion des employés. Une telle initiative, a-t-elle souligné, contribue à maintenir cet équilibre dans le milieu de travail.