Prise de photographies d’appartements de locataires sans leur consentement pour fins d’assurance

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2006-349

[Article 2; principes 4.2, 4.3, 4.3.2 et 4.8 de l’annexe 1]

Le locataire d’un immeuble d’habitation était chez lui le jour où deux inspecteurs d’assurance, accompagnés d’un représentant de la société de gestion immobilière, sont entrés dans son appartement et ont commencé à prendre des photographies de chaque pièce. Même si la société de gestion immobilière l’avait informé qu’elle entrerait dans son appartement, le locataire ne savait pas qu’on allait en prendre des photos. Il a d’abord fait part de ses griefs au tribunal provincial chargé de régler les différends entre propriétaires et locataires. La société de gestion immobilière a accepté de détruire les photographies qu’elle avait prises de son appartement. Cependant, le plaignant croyait toujours que la société devait fournir aux autres locataires, dont les appartements avaient été photographiés probablement à leur insu, une explication et des excuses. Non satisfait de la façon dont la société a traité l’affaire, le plaignant s’est plaint au Commissariat à la protection de la vie privée.

La commissaire adjointe a confirmé l’opinion du plaignant que photographier l’appartement d’un locataire équivalait à recueillir des renseignements personnels (ne serait‑ce que par inadvertance) et que les locataires devaient être informés au préalable des raisons pour lesquelles on entrait dans leurs appartements, que les appartements seraient photographiés et qu’il fallait obtenir leur consentement. La commissaire adjointe a également recommandé que les autres locataires, dont les appartements avaient été photographiés, en soient informés. Même si la société de gestion immobilière a accepté de modifier son formulaire d’avis d’accès aux appartements pour inclure les raisons de son entrée et informer les locataires que leur appartement pouvait être photographié, elle a refusé de demander le consentement des autres locataires ou d’informer ces derniers, tel que recommandé.

Dans un premier temps, l’organisation a refusé de donner suite aux recommandations de la commissaire et l’affaire a été renvoyée à l’avocat plaidant de la commissaire. Peu de temps après avoir amorcer le processus de dépôt d’une requête auprès de la Cour fédérale, l’organisation a consenti à mettre en œuvre les recommandations, évitant ainsi d’avoir à poursuivre la procédure.

Voici un aperçu détaillé de l’enquête et des conclusions de la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

Le plaignant avait reçu un avis de la société de gestion immobilière concernant son immeuble, avis indiquant que la société devait accéder à son appartement pour fins d’assurance. Le plaignant était à la maison l’après‑midi où les deux inspecteurs d’assurance et le représentant de la société de gestion immobilière sont arrivés chez lui. Le plaignant les a laissés entrer, et sans avertissement ni permission, les inspecteurs ont photographié chaque pièce de son appartement avec un appareil photo numérique.

En vertu de l’alinéa 21(2)(2) de la Loi sur la protection des locataires (LPL) de l’Ontario, le propriétaire peut entrer dans un logement locatif à la condition de donner un avis écrit au locataire au moins 24 heures avant l’heure prévue pour permettre à un créancier hypothécaire ou à un assureur potentiel du complexe résidentiel de voir le logement. Ni le plaignant, ni la société de gestion immobilière n’ont pu fournir au Commissariat copie de l’avis exact qui a été envoyé aux locataires en l’espèce. La société a effectivement remis une copie du modèle du formulaire qui aurait été utilisé. Le formulaire renferme un espace permettant d’indiquer l’adresse de l’endroit où on entrera, la date, l’heure et le but de l’entrée dans le logement, ainsi que le nom de la personne qui entre dans l’appartement.

De l’avis du plaignant, en photographiant son appartement, la société faisait également la collecte de renseignements personnels qui le concernaient, mesure à laquelle il n’avait pas donné son consentement. Il a écrit à la société de gestion immobilière pour lui faire part de ses objections et il a demandé qu’elle lui garantisse que cela ne se reproduirait plus. Il a également demandé que les photographies soient détruites.

Peu de temps après, le plaignant a fait part de ses griefs au tribunal provincial. La société de gestion immobilière a accepté de s’excuser, de détruire les photographies de son appartement (sauf trois qui ont été conservées par suite de sa plainte déposée auprès du Tribunal du logement et du Commissariat) et de revoir ses pratiques et ses politiques pour s’assurer qu’elles sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi).

Le plaignant estimait que la société de gestion immobilière aurait dû informer les autres locataires de la collecte et de l’utilisation de leurs renseignements personnels, et a donc porté plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée.

Selon la société de gestion immobilière, il est normal de prendre des photos des immeubles qui font l’objet d’une évaluation afin de recueillir des renseignements sur l’état de l’intérieur des appartements. À cette fin, les photographies ont été prises pour déterminer et documenter l’ampleur des réparations à effectuer aux plafonds, murs, planchers, salles de bain, cuisines, installations et appareils électriques – et non pour recueillir des renseignements personnels. La société de gestion immobilière a indiqué que les photographies ont été utilisées pour la rédaction d’un rapport par un consultant au nom de la société de gestion immobilière et du propriétaire de l’immeuble, pour estimer la valeur marchande actuelle de six immeubles d’habitation. L’évaluation visait à obtenir de l’aide pour faciliter l’obtention de financement hypothécaire. L’appartement du plaignant figure parmi les 21 appartements inspectés sur un total de 62. Selon la société de gestion immobilière, même si des photos ont été prises d’autres appartements, elles n’ont pas toutes été utilisées dans le rapport.

La société de gestion immobilière a soutenu que les photographies ont été bien protégées. Elle a précisé que lorsque les photographies ont été stockées, elles n’étaient pas identifiées par numéro d’appartement. Les photographies numériques, a‑t‑elle dit, ont été détruites. Le rapport terminé, le consultant qui a pris les photos et rédigé le rapport les a supprimées. La société a maintenu que le consultant n’a jamais fait de lien entre le numéro de l’appartement et les noms des personnes qui résident dans chaque unité. La société de gestion immobilière a déclaré qu’elle n’avait conservé aucun double des photographies.

La société a reconnu que des renseignements personnels pouvaient être visibles sur les photographies. Cependant, elle a maintenu qu’il n’y avait aucune preuve de collecte ou d’utilisation inappropriées de renseignements personnels. Elle a indiqué n’avoir effectué aucune fouille sur place et que le contenu des appartements n’a pas été consigné. La société de gestion immobilière a également fait remarquer que puisque le plaignant était présent à ce moment‑là, il aurait pu demander des explications. Selon l’entreprise, tous les locataires susceptibles d’être touchés ont reçu un avis adéquat d’entrée dans leur appartement et savaient que la société de gestion immobilière recueillait des renseignements sur l’appartement comme tel. Elle était d’avis que la demande du plaignant, à savoir que tous les locataires devraient être informés, était injustifiée puisqu’il n’y avait aucune preuve de collecte ou d’utilisation inappropriées de renseignements personnels.

Le plaignant a réfuté l’affirmation de la société de gestion immobilière, à savoir que son consentement était implicite. Il a insisté pour dire qu’il appartenait à la société de gestion immobilière d’obtenir le consentement et que ce consentement doit être obtenu avant ou pendant la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements. Selon lui, c’était une coïncidence qu’il ait été à l’appartement, et il estime que de nombreux locataires n’étaient probablement pas chez eux. Par conséquent, ils ne savaient pas que des photographies avaient été prises de leur logement. Le plaignant a également fait remarquer que, puisque la société de gestion immobilière a reconnu sa faute en ce qui concerne la collecte de renseignements personnels (par suite de la plainte déposée auprès du tribunal du logement) et qu’elle a pris des mesures pour remédier à la situation, elle devrait faire de même pour tous les autres locataires visés. Le plaignant estime que la société de gestion immobilière, en omettant de le faire, ne respecte pas la Loi.

Selon la société de gestion immobilière, les photographies initiales n’existent plus, et le consultant n’en a pas conservé de doubles. Le consultant a confirmé que les photographies numériques et les photographies format papier de l’appartement du plaignant ont été détruites. Cependant, il pourrait toujours produire le rapport électronique, qui contient les photographies d’autres appartements, ainsi que des photographies de l’intérieur et de l’extérieur (aux photographies de l’appartement du plaignant, on indique « Image non disponible »). Le consultant a confirmé que le rapport n’a pas été utilisé à d’autres fins et n’a été remis à personne d’autre qu’à la société de gestion immobilière. Les images numériques ont été stockées sur un disque dur accessible par mot de passe, tout comme le rapport. Le consultant a indiqué qu’il ne connaissait pas le nom des locataires lorsqu’il a effectué les évaluations des appartements. Après les visites sur place, cependant, on lui a remis une copie du registre des loyers pour faire l’analyse des revenus qui devait être intégrée au rapport. Ce registre comprend une liste des numéros d’appartement, le nom de famille du locataire et le loyer mensuel. Les noms des locataires n’ont pas été utilisés dans le rapport. Le consultant a confirmé que le plaignant ne s’est pas du tout opposé à ce que l’on photographie son appartement.

Le consultant a indiqué que c’était pratique courante dans l’industrie de photographier l’intérieur des appartements lorsque l’on effectue des évaluations. Les photographies sont utilisées par les prêteurs ou les compagnies d’assurances pour prendre des décisions. La plupart des institutions financières exigent que l’on fournisse des photographies de l’extérieur et de l’intérieur d’un immeuble lorsqu’elles accordent du financement hypothécaire.

Le Commissariat a examiné une copie du rapport. On y trouvait la photographie de 11 autres appartements. Sous chaque photo, se trouvaient l’adresse et le numéro du logement. Même si les trois photographies de l’appartement du plaignant ont été enlevées, il y avait une photographie d’une cuisine, qui ne contenait aucun numéro d’appartement. Le consultant a indiqué que lorsque le rapport a été établi, il ne se rappelait pas à quel logement la photographie appartenait. Par conséquent, il n’a pas mis de numéro de logement. Lorsque le plaignant a décrit sa cuisine au Commissariat, il a été déterminé que la photographie en question était celle de sa cuisine.

Conclusions

Rendues le 24 août 2006

Application : L’article 2 définit les renseignements personnels comme « Tout renseignement concernant un individu identifiable... ». Le principe 4.2 stipule que les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l’organisation avant la collecte ou au moment de celle‑ci. Le principe 4.3 stipule que toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. En vertu du principe 4.3.2, les organisations doivent faire un effort raisonnable pour s’assurer que la personne est informée des fins auxquelles les renseignements seront utilisés. Pour que le consentement soit valable, les fins doivent être énoncées de façon que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière les renseignements seront utilisés ou communiqués. Quant au principe 4.8, il indique qu’une organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

• La société de gestion immobilière a soutenu ne pas avoir fait une collecte ou une utilisation inappropriées de renseignements personnels. Elle doute même que des renseignements personnels aient été en fait recueillis. À son avis, elle n’a pas agi de façon contraire à la Loi et n’avait donc pas l’obligation d’informer les autres locataires que leurs appartements avaient été photographiés.
• La commissaire adjointe indique que la société de gestion immobilière reconnaîtrait probablement que la prise d’une photographie constitue une collecte de données, mais que c’était tout ce qu’elle admettrait probablement. Bien que la société de gestion immobilière ne considère pas en général que l’information contenue dans ces photographies constitue des renseignements personnels (bien qu’elle pourrait reconnaître que certaines photographies révèlent des renseignements personnels), la commissaire adjointe est d’avis que les photos contenaient effectivement des renseignements de nature personnelle.
• Par exemple, elle remarque que même si l’objectif d’une photographie en particulier pourrait être de montrer l’état des murs d’une cuisine ou d’une salle de bain d’un appartement en particulier, elle révèle également de l’information au sujet de la personne qui habite le logement et de son niveau de vie. La photographie peut montrer si la personne est une personne ordonnée ou non, si elle peut se permettre d’acheter de l’équipement électronique coûteux ou non, si elle aime la musique, l’art ou la cuisine.
• En vertu de l’article 2, les renseignements personnels sont définis comme des renseignements au sujet d’un individu identifiable. La commissaire adjointe précise que l’on dit seulement que l’individu doit être « identifiable », pas nécessairement identifié. Sous la photographie de chaque logement, se trouvent l’adresse civique de l’immeuble ainsi que le numéro de l’appartement, ce qui permet donc d’utiliser chaque photographie d’un appartement pour retracer la personne qui vit dans l’appartement.
• La commissaire adjointe conclut par conséquent que l’information en question est une information concernant un individu identifiable et constitue des renseignements personnels aux fins de la Loi.
• La commissaire adjointe indique que l’objectif n’était pas de photographier le contenu du logement, mais bien plutôt d’en connaître l’état. Néanmoins, elle est d’avis que la société de gestion immobilière aurait dû savoir qu’en photographiant les appartements, elle risquait également de recueillir des renseignements personnels sur les personnes habitant les appartements. En outre, elle considère que la société de gestion immobilière aurait dû savoir que les gens estiment que leur logement, par‑dessus tout, relève de leur vie privée.
• Elle signale également que photographier l’intérieur d’un appartement pourrait très bien être une pratique de l’industrie, mais que cela ne signifie pas que le faire sans en informer les locataires et obtenir leur consentement soit une pratique acceptable en vertu de la Loi.
• La commissaire adjointe fait des commentaires sur les obligations de l’organisation concernant la collecte de renseignements personnels : les objectifs doivent être établis avant ou pendant la collecte, la personne doit le savoir et doit donner son consentement et des efforts raisonnables doivent être faits pour s’assurer que la personne comprend comment l’information sera utilisée ou communiquée. La Loi oblige également les organisations à faire preuve de transparence dans leurs politiques et leurs pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.
• Dans le cas qui nous intéresse, la société de gestion immobilière a avisé ses locataires qu’elle accéderait à certains des appartements, tel que l’exige la LPL, pour fins d’assurance. Il n’a jamais été dit que des photographies seraient prises des appartements.
• La commissaire adjointe signale que le principe 4.3.2 met l’accent sur le lien entre la connaissance et le consentement et souligne l’importance des attentes raisonnables de la personne. Autrement dit, si on demande à une personne son consentement pour recueillir des renseignements personnels, la personne doit raisonnablement s’attendre à être informée de la raison pour laquelle on procède à une telle collecte. La commissaire adjointe croit également que la personne s’attendrait raisonnablement à être informée des moyens pris pour effectuer cette collecte.
• Dans le cas qui nous intéresse, les locataires n’ont été ni pleinement informés des motifs pour lesquels les renseignements recueillis seraient utilisés, ni avisés que des photographies seraient prises de leur appartement.
• Ainsi, elle conclut que puisque des photographies ont été prises et qu’elles contenaient des renseignements personnels sur des individus identifiables, les locataires auraient dû être informés que non seulement le propriétaire entrait dans leur appartement pour fins d’assurance ou de financement hypothécaire, mais également que des photos seraient prises par un consultant, photos qui seraient utilisées dans un rapport rédigé par ce dernier. Les locataires auraient dû être informés de la façon dont les photographies seraient protégées, et auraient dû obtenir d’autres renseignements pertinents concernant les politiques et les pratiques de la société de gestion immobilière concernant la protection des renseignements personnels. Ce n’est qu’à ce moment‑là que les locataires auraient eu suffisamment d’information leur permettant de donner ou non leur consentement.
• Elle détermine que ce n’était vraiment pas le cas et que la société avait contrevenu aux principes 4.2, 4.3, 4.3.2 et 4.8.
• La commissaire adjointe recommande que la société de gestion immobilière informe les autres locataires dont les appartements ont été photographiés pour la production du rapport. Elle recommande également que la société de gestion immobilière, dans ses avis ultérieurs aux locataires, précise clairement les raisons pour lesquelles elle doit accéder aux appartements des locataires, que les unités seraient photographiées, et qu’elle obtiendrait leur consentement au préalable.
• Sur la question du consentement, la société a modifié son formulaire d’avis d’accès qui indique maintenant les raisons pour lesquelles on accède aux logements (qui sont cochées) et avise les locataires que des photographies peuvent être prises de leur appartement, au besoin. La commissaire adjointe signale qu’une telle mesure satisfait à l’exigence d’informer les locataires de l’objectif et des moyens de la collecte des données, tel que décrit dans les principes 4.2 et 4.3.2.
• Cependant, la société de gestion immobilière a indiqué qu’elle ne tenterait pas d’obtenir le consentement des locataires pour entrer dans les logements ou les photographier et a précisé que le formulaire d’avis d’entrée était conforme au bail et aux exigences de la Loi sur la protection des locataires.
• La commissaire adjointe répète que le fait de prendre des photographies dans l’appartement d’une personne constitue une collecte de renseignements personnels et que la connaissance et le consentement du locataire sont nécessaires pour effectuer une telle collecte.
• Bien qu’elle reconnaisse que la société de gestion immobilière est assujettie à la Loi sur la protection des locataires, la commissaire adjointe lui a aussi rappelé qu’elle est aussi assujettie à la présente Loi et qu’elle doit s’y conformer.
• Elle détermine par conséquent que la position adoptée par la société de gestion immobilière concernant le consentement contrevient au principe 4.3.
• En ce qui concerne la responsabilité, la société n’a pas informé les autres locataires que des photographies ont été prises de leurs appartements, tel que recommandé. La société a indiqué qu’elle ne croyait pas que des renseignements personnels aient été recueillis ou mal utilisés durant ou après l’inspection des appartements.
• La commissaire adjointe indique que c’est une réaction décevante qui révèle un manque de compréhension de la protection des renseignements personnels en général et des obligations de l’organisation en vertu de la Loi, plus particulièrement.
• Par conséquent elle détermine que la société de gestion immobilière contrevient toujours au principe 4.8.

Par conséquent, elle conclut que les deux plaintes concernant le consentement et la responsabilité sont fondées. Elle précise que le Commissariat poursuivra l’examen de la question en conformité avec les pouvoirs que lui confère la Loi.