Une propriétaire tenue de communiquer des renseignements concernant ses locataires

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2006-342

(Principe 4.5 et alinéa 7(3)i))

La propriétaire d'une maison en rangée a déposé une plainte lorsque la société en gestion immobilière embauchée par son syndicat de copropriété lui a demandé de remplir un formulaire intitulé « Résumé du bail ou du bail reconduit ». On lui demandait d’indiquer sur le formulaire des renseignements (y compris le montant du loyer) dont la divulgation est requise en vertu de la législation provinciale sur les condominiums. La plaignante estimait que la demande de la société était inappropriée et a refusé de communiquer ces renseignements.

La commissaire adjointe à la protection de la vie privée n'était pas d'accord avec la plaignante : elle a fait remarquer que la plaignante, à titre de propriétaire, était en fait assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, puisqu'elle menait des activités commerciales. La commissaire adjointe a déterminé que la Loi permettait la divulgation de ces renseignements à l'insu de l'intéressé ou sans son consentement puisque leur communication est requise par la loi. En conséquence, elle a conclu que la société en gestion immobilière n'avait pas violé la Loi en exigeant l'obtention de ces renseignements de la plaignante.

Voici un résumé du déroulement de l’enquête et les conclusions rendues par la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

La plaignante a rempli le formulaire que lui a envoyé la société en gestion immobilière, mais a refusé de fournir des détails concernant le montant de ses loyers ou l'échéance des paiements, puisqu'elle estimait que de tels renseignements ne concernaient pas le syndicat de copropriétaires ni le conseil de gestion agissant en son nom.

Le Commissariat a examiné le paragraphe 83(1) de la Loi de 1998 sur les condominiums de l'Ontario, qui indique ce qui suit :

Le propriétaire d’une partie privative qui loue celle-ci ou en reconduit le bail fait ce qui suit dans les 30 jours qui suivent la conclusion du bail ou la reconduction, selon le cas :

1. il avise l’association que la partie privative est louée;
2. il fournit à l’association le nom du preneur à bail, l’adresse du propriétaire et une copie du bail ou du bail reconduit ou un résumé de celui-ci rédigé selon la formule que prescrit le ministre;
3. il fournit au preneur à bail une copie de la déclaration, des règlements administratifs et des règles de l’association.

Le paragraphe 83(3) exige de l’association qu’elle « tien[ne] un registre des avis qu’elle reçoit aux termes du présent article. »

Le répondant a indiqué avoir le droit de percevoir ou de réclamer le loyer d'un locataire dont le propriétaire n’acquitte pas les frais de condominium prévus imposés à chaque propriétaire et a affirmé qu'il s'agit d'une « question de respect de l'article 83 » de la Loi de 1998 sur les condominiums de l'Ontario.

Conclusions

Rendues le 21 juillet 2006

Application : Le principe 4.5 indique que les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige.

Selon l'alinéa 7(3)i), un organisme ne peut communiquer de renseignements personnels à l'insu de l'intéressé et sans son consentement que si la loi l'exige.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s'est appuyée sur les considérations suivantes :

• La commissaire adjointe a tout d'abord fait remarquer que, aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, la plaignante, à titre de propriétaire, est une organisation menant une activité commerciale. Dans le cadre de ses activités commerciales, elle recueille, utilise ou communique des renseignements personnels, c'est-à-dire les renseignements personnels de ses locataires. En conséquence, elle est tenue de s'assurer qu'elle respecte la Loi.
• Les renseignements que désirait obtenir la société en gestion immobilière concernaient les renseignements personnels des locataires de la plaignante. En vertu de la Loi, un organisme (dans le cas présent, la plaignante) ne peut communiquer les renseignements personnels d'une personne à son insu et sans son consentement à moins que la Loi ne l’y oblige.
• Dans la présente affaire, la société en gestion immobilière a exposé les dispositions pertinentes qui l'obligent à recueillir ces renseignements et qui imposent à la plaignante de les communiquer.
• En conséquence, la commissaire adjointe a conclu que la société en gestion immobilière n'avait pas violé la Loi en demandant les renseignements en question. De plus, elle estimait que l'exception au consentement visée par l'alinéa 7(3)i) s'applique en l'espèce et a fait remarquer que la plaignante n'aurait pas violé la Loisi elle avait communiqué les renseignements de ses locataires à leur insu ou sans leur consentement.

La commissaire adjointe a conclu que la plainte était non fondée.