Les frais demandés et le rôle du médecin praticien sont à l’origine d’une plainte concernant le refus d'accès

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2006-341

(Principes 4.9, 4.9.1 et 4.9.4; paragraphe 8(3))

Dans la présente affaire, le plaignant a contesté les frais fixes (plus les frais de photocopie) imposés par une compagnie d'assurances pour fournir une copie de ses renseignements personnels. Il a également contesté le fait que la société lui donne accès à certains de ses renseignements médicaux par l'entremise d'un médecin. Selon lui, on devrait lui fournir un accès direct et non par l'entremise d'un intermédiaire.

Toutefois, la commissaire adjointe à la protection de la vie privée a convenu qu'il était acceptable que la compagnie fournisse un accès par l'entremise d'un médecin. En ce qui touche l’imposition de frais fixes, la compagnie a cessé cette pratique au cours de l'enquête. Néanmoins, le Commissariat est préoccupé par la question des frais de photocopie. À cette fin, il examine actuellement la question en vue de fournir aux organisations des directives à cet égard.

Voici un résumé du déroulement de l’enquête et les conclusions rendues par la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

En réponse à la demande écrite du plaignant d'avoir accès à ses renseignements personnels, la compagnie d'assurances lui a demandé de remplir un formulaire en précisant les renseignements qu'il désirait obtenir. La compagnie a également indiqué qu'à l'obtention de l'information, le plaignant était tenu de payer des frais de photocopie minimaux de 25 $ et un montant supplémentaire de 0,25 $ par page pour les documents de plus de 50 pages. Même si le plaignant a indiqué avoir rempli le formulaire et l'avoir envoyé à la compagnie, celle-ci a mentionné ne pas avoir reçu un formulaire dûment rempli. Bien que le plaignant estime l'avoir envoyé par télécopieur, il n'a pas pu fournir de preuve confirmant la date à laquelle il l'a envoyé. Après avoir été informé de la plainte déposée au Commissariat, la compagnie d'assurances a donné suite à la demande.

La société estimait que les frais qu'elle imposait étaient raisonnables et en conformité avec la Loi. Toutefois, le Commissariat a fait remarquer que, dans une décision précédente, la commissaire à la protection de la vie privée a estimé que la pratique d'exiger des frais fixes, avant même de déterminer de quel genre de demande il s'agit, est contraire à l'esprit de la Loi. Compte tenu du fait que la Loi donne à une personne le droit d’obtenir ses renseignements personnels et que les organismes ne doivent pas imposer de frais pour l’en dissuader, un organisme ne devrait imposer des frais pour traiter une demande que lorsque la demande constitue un cas exceptionnel, et n’imposer que des frais minimes. L'organisme devrait alors informer le particulier des coûts et procéder uniquement avec l'accord de celui‑ci.

Après avoir discuté de cette question avec le Commissariat, la compagnie d'assurances a modifié sa politique. Au lieu d'imposer des frais fixes, elle perçoit des frais de photocopie de 0,30 $ par page (aucun paiement de moins de 5 $ ne sera exigé). La compagnie a précisé avoir établi ce montant en fonction des recommandations de la Commission d'accès à l'information du Québec, qui estime que des frais de photocopies de 0,31 $ par page sont raisonnables. (Il convient de faire remarquer que la législation québécoise indique que l'accès aux renseignements personnels est gratuit.)

Dans la présente affaire, le plaignant n'a payé aucuns frais pour obtenir ses renseignements. Puisque les renseignements personnels détenus par la compagnie concernaient principalement des renseignements médicaux, la compagnie a demandé au plaignant le nom de son médecin traitant afin de lui envoyer les renseignements. Compte tenu de la nature des renseignements en question, la compagnie estimait qu'on devait les envoyer à un médecin aux fins d'interprétation. Toutefois, le plaignant n'était pas d'accord avec cette pratique et estimait qu'on devait lui communiquer les documents médicaux directement, non pas par un intermédiaire. Puisqu'il n'a pas donné à la compagnie le nom de son médecin traitant, la compagnie d'assurances n'a pas pu lui transmettre ces documents.

Le plaignant a également fait remarquer ne pas avoir reçu de copie de ses talons de paiement faits en 1999 et ne pas avoir reçu une copie de la police d'assurance. La compagnie d'assurances a précisé conserver les talons de paiement pendant deux ans; en conséquence, elle ne disposait pas des copies des talons de paiement de 1999. Pour ce qui est de la police d'assurance, la compagnie lui a envoyé une copie de sa police couvrant l'invalidité à long terme près d'un an après avoir écrit à la compagnie.

Conclusions

Rendues le 20 juillet 2006

Application : Le paragraphe 8(3) indique qu'un organisme saisi de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les 30 jours suivant sa réception; le principe 4.9 indique qu'un organisme doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il lui sera aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées; le principe 4.9.1 précise que, dans le cas de renseignements médicaux sensibles, l'organisme peut préférer que ces renseignements soient communiqués par un médecin; le principe 4.9.4 indique qu'un organisme qui reçoit une demande de communication de renseignements doit répondre dans un délai raisonnable et ne peut exiger, pour ce faire, que des droits minimes.

En rendant sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

• En ce qui concerne les délais prescrits, on n'a pu établir avec certitude, aux termes de l'enquête, que la compagnie d'assurances a dépassé les délais prévus au paragraphe 8(3). Le plaignant n'a pu indiquer avec certitude la date à laquelle il a envoyé le formulaire de demande, et la société a affirmé ne jamais l'avoir reçu.

En conséquence, elle a conclu que les affirmations concernant les délais prévus étaient non fondées.

• En ce qui touche les affirmations concernant le refus d'accès, la compagnie a envoyé une réponse au plaignant après avoir été informée de la plainte par le Commissariat. Même si le plaignant estimait qu'on devait lui envoyer directement les renseignements médicaux, la commissaire adjointe était d'avis que la compagnie pouvait lui fournir un accès à ces renseignements par l'entremise de son médecin traitant, conformément au principe 4.9.1.
• La commissaire adjointe était également satisfaite que la compagnie d'assurances, à la demande du Commissariat, ait effectué une recherche exhaustive pour trouver les talons de paiement qui auraient été émis au nom du plaignant en 1999. Elle n'a pas été en mesure de les trouver puisqu'elle ne conserve ces documents que pour une durée de deux ans et les détruit par la suite. En faisant remarquer que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques n'exige pas des organismes qu'ils conservent indéfiniment les renseignements personnels, et, en fait, les encourage plutôt à détruire les renseignements personnels dont elle n'a plus besoin, la commissaire adjointe a déterminé que le plaignant avait eu accès à tous les renseignements personnels auxquels il avait droit conformément au principe 4.9.

En conséquence, la commissaire adjointe a conclu que la question des affirmations concernant le refus d'accès était réglée.

• En ce qui concerne les frais, la commissaire adjointe a fait remarquer que tous frais demandés devraient être symboliques, comme l'exige le principe 4.9.4, qui indique qu'un organisme qui reçoit une demande de communication de renseignements ne peut exiger que des « droits minimes ».
• Au cours de l'enquête, la compagnie d'assurances a modifié sa politique afin de mieux respecter les dispositions de ce principe et n'impose désormais plus de frais fixes. Dans la présente affaire, le répondant a fourni au plaignant certains de ses renseignements personnels sans frais et a offert de lui fournir des renseignements médicaux par l'entremise de son médecin, encore une fois sans imposer de frais.

En conséquence, la commissaire adjointe a conclu que la plainte concernant les frais était réglée.

La commissaire adjointe a fait remarquer que le Commissariat se préoccupe de la question des frais de photocopie facturés pour des documents contenant des renseignements personnels. En conséquence, le Commissariat examine actuellement la question en vue de fournir aux organismes des directives à cet égard.