La commissaire adjointe tient compte des divers processus de règlement des différends pour refuser une plainte relative à l’accès

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2006-330

(Principe 4.9; alinéas 9(3)a) et 9(3)d))

Une employée d’une entreprise de télécommunications a affirmé que son employeur avait refusé de lui donner accès à tous les renseignements personnels auxquels, à son avis, elle avait droit. L’entreprise lui a par la suite fourni certains renseignements additionnels mais ne lui a pas communiqué l’information qui, selon l'entreprise, était soit protégée par le secret professionnel soit établie dans le cadre d’un mécanisme de règlement officiel des différends.

Pour l’examen de cette plainte maintenant résolue, la commissaire adjointe à la protection de la vie privée a tenu compte des processus de règlement des différends en cause – l’employée avait déposé un grief au sujet de ses prestations ainsi qu’une plainte auprès du Collège des médecins de la province contre le directeur des services de santé de l’entreprise. La commissaire adjointe a jugé, d’une part, que l’entreprise pouvait invoquer des exemptions prévues à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques pour refuser l’accès à des documents établis dans le cadre d’un mécanisme de règlement officiel des différends et, d’autre part, que l’entreprise invoquait le secret professionnel avec fondement.

Voici la description du déroulement de l’enquête et les conclusions rendus par la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

La plaignante a écrit à son employeur pour lui demander d’accéder au dossier médical détenu par les services de santé de l’entreprise à son sujet. Elle a subséquemment reçu une partie de l’information et une lettre indiquant que conformément à l’une des exemptions de la Loi, l’entreprise refusait de communiquer des renseignements en raison du secret professionnel.

Lorsqu’elle a appris que l’employée avait déposé une plainte auprès du Commissariat, l’entreprise a revu l’information omise. Elle a déterminé qu’une certaine partie de cette information aurait dû être communiquée à la plaignante; elle la lui a donc communiquée. L’entreprise a toutefois indiqué qu’en plus de l’exemption relative au secret professionnel, elle invoquait l’exemption applicable à l’information établie dans le cadre d’un mécanisme de règlement officiel des différends.

La plaignante avait déposé un grief relativement à des prestations d’invalidité à court terme. Quelques mois plus tard, elle a également déposé une plainte auprès du Collège des médecins de la province contre le directeur des services de santé de l’employeur. D'après le site Web du Collège, 97 pour cent des plaintes reçues sont résolues par d’autres moyens que la tenue d’enquêtes officielles ou la prise de mesures disciplinaires. Nous en avons conclu que le mandat de l’équipe d’enquête du Collège était, du moins en partie, de résoudre les plaintes qui lui sont adressées.

L’employeur a omis de fournir 30 pages de documentation. L’information omise était soit utilisée aux fins de ces processus, soit protégée par le secret professionnel.

Conclusions

Rendues le 27 mars 2006

Application  : Conformément au principe 4.9, une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Conformément à l’alinéa 9(3)a), une organisation n’est pas tenue de communiquer à une personne des renseignements personnels lorsque ceux‑ci sont protégés par le secret professionnel liant l’avocat à son client. Enfin, conformément à l’alinéa 9(3)d), une organisation n’est pas tenue de communiquer à une personne des renseignements personnels si les renseignements ont été fournis uniquement à l’occasion d’un règlement officiel des différends.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

• Conformément à de précédents travaux sur la question, la commissaire adjointe a déterminé que le dépôt d’un grief constitue un processus de règlement officiel des différends.
• Après avoir examiné le mandat de l’équipe d’enquête du Collège des médecins, elle a jugé que puisque les objectifs de l’équipe consistent, du moins en partie, à régler les plaintes qu’elle reçoit, il s’agissait encore une fois d’un processus de règlement des différends.
• Puisque l’information omise a été établie après le début de ces processus et aux fins de ces processus, la commissaire adjointe a jugé que l’employeur pouvait invoquer l’alinéa 9(3)d) afin de refuser de communiquer l’information.
• En ce qui a trait à l’information non communiquée en vertu de l’alinéa 9(3)d), la commissaire adjointe a examiné l’information omise et a convenu que l’entreprise avait correctement fait appliquer la disposition.
• Pendant l’enquête, l’entreprise a fourni à la plaignante des renseignements personnels additionnels qu’elle avait omis par erreur. À la lumière de cette mesure corrective, et puisque les exemptions invoquées par l’entreprise ont été appliquées de la façon qui convenait, la commissaire adjointe a jugé que la plaignante avait accédé aux renseignements personnels auxquels elle avait droit, conformément au principe 4.9.

• La commissaire adjointe a donc conclu que la plainte est résolue.