Une banque prélève une paie versée en trop dans le compte d'une employée

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2006-327

(Principe 4.3 de l'annexe 1)

Plainte

Une employée d’une banque s’est montrée préoccupée du fait que son employeur ait prélevé de son compte une somme versée en trop. La commissaire à la protection de la vie privée a constaté que l’employée n’avait pas consenti à ce qu’un tel usage soit fait des renseignements personnels la concernant. Aussi, la commissaire a-t-elle recommandé à la banque de modifier ses procédures. La banque a alors consenti à obtenir désormais le consentement des employés au préalable. Les lignes qui suivent présentent le déroulement de l’enquête et les conclusions de la commissaire.

Résumé de l’enquête

La plaignante a reçu des allocations de remplacement de revenu de la banque dans le cadre d’un programme de protection contre l’invalidité. La banque lui a versé des prestations pendant plusieurs semaines jusqu’à ce qu’il soit établi que la plaignante n’était plus admissible à ces avantages. La banque a donc indiqué qu’elle arrêterait les versements. Cependant, puisque la documentation n’a pas été présentée à temps pour arrêter le dépôt direct de la paie dans le compte de la plaignante, la banque a prélevé le montant déposé en trop deux semaines plus tard, soit à la date du paiement suivant.

La banque explique qu’elle a bloqué les fonds salariaux dans le compte pendant 14 jours (le cycle de paie est de 14 jours) pour s’assurer que la plaignante ne retire pas d’argent. Lorsque la plaignante a essayé d’accéder à son compte à la fin de la période de 14 jours, la banque avait effectué le prélèvement, mais le compte était encore bloqué. Le compte a été débloqué trois jours plus tard lorsque la plaignante a attiré l’attention de la banque sur ce problème.

À la même époque, la plaignante était en voie de conclure un forfait de cessation d’emploi avec l’établissement bancaire. La plaignante a fait part de ses préoccupations à l’ombudsman de l’établissement; elle a appris que la retenue avait été effectuée pour permettre à la banque de recouvrer le montant versé en trop. La banque fonde aussi son intervention sur l’alinéa 254.1(2)d) du Code canadien du travail. L’alinéa en question stipule ce qui suit :

Un employeur ne peut retenir sur le salaire et les autres sommes dues à un employé que les sommes autorisées sous le régime du présent article. Les retenues permises sont les sommes versées en trop par l’employeur au titre du salaire.

La banque indique qu’elle a avisé le conseiller juridique de la plaignante, par courrier vocal, que des mesures seraient prises pour récupérer la paie à laquelle la plaignante n’avait pas droit. Le Commissariat a examiné le message vocal, lequel message expliquait au conseiller juridique que la banque allait retenir toute la paie de la plaignante. Par la suite, un responsable de l’établissement bancaire a écrit à la plaignante pour s’excuser d’avoir bloqué son compte après que la période de deux semaines eut pris fin, puisque l’établissement avait déjà récupéré l’argent qui lui était dû.

Selon la politique en matière de régime d’assurance‑invalidité de la banque, un administrateur de section est tenu d’arrêter la paie d’un employé et de récupérer les paiements déjà versés contre une demande déclarée non admissible. L’administrateur a également intérêt à consulter le personnel des ressources humaines en ce qui a trait à la cessation de la paie et la récupération des avantages déjà versés, si l’absence est non fondée.

Les employés des banques doivent ouvrir un compte de dépôt lorsqu’ils sont embauchés. Les comptes comportant les privilèges d’employés sont réservés à un usage personnel. La politique du programme de services bancaires n’avise pas les employés que l’établissement bancaire peut récupérer une paie versée en trop dans leur compte.

Conclusions

Rendues le 2 février 2006

Application  : Le principe 4.3 prévoit que toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.

Pour rendre sa décision, la commissaire à la protection de la vie privée s’est appuyée sur les considérations suivantes :

• L’enquête a permis de déterminer que les avantages de la plaignante lui ont été refusés. Puisque la documentation n’a pas été présentée à temps pour arrêter le dépôt dans le compte de la plaignante, celle-ci devait rembourser une partie des sommes reçues. La banque a avisé le conseiller juridique de la plaignante que la paie (pour une période de traitement) serait retenue en totalité, mais elle n’a pas indiqué que le montant versé en trop serait prélevé du compte.
• Le paragraphe 254.1(2) du Code canadien du travail autorise un employeur à déduire du salaire d’un employé, ou d’autres sommes dues à cet employé, un montant versé en trop. En qualité d’employeur, la banque avait le droit de déduire le trop‑payé qui lui était dû, conformément au paragraphe 254.1(2).
• La commissaire remarque que, au cours de cette période, des négociations se poursuivaient entre la banque et la plaignante en vue d’en arriver à un forfait de cessation d’emploi, et que toutes les sommes dues par la plaignante auraient pu être retenues par l’employeur.
• Cependant, en vertu du paragraphe 254.1(2), l’employeur n’était pas autorisé à profiter de son rôle d’établissement bancaire de la plaignante pour prélever unilatéralement une somme de son compte bancaire. Selon la commissaire, en tant qu’employeur, la banque pouvait seulement déduire le montant d’une somme due.
• Dans ce dossier, la commissaire estime que la banque a fait un usage abusif des renseignements personnels de la plaignante en profitant de son rôle d’employeur et d’établissement bancaire de la plaignante pour prélever de l’argent de son compte, à l’insu ou sans le consentement de celle-ci; de ce fait, la banque a transgressé le principe 4.3.
• Préoccupée par cette pratique, la commissaire a recommandé que lorsqu’un employé d’un établissement bancaire doit de l’argent à son employeur, l’établissement n’ait pas le droit de prélever les sommes dues dans le compte de l’employé.
• La banque reconnaît que les renseignements personnels d’un employé ne devraient pas être recueillis, utilisés ou communiqués sans le consentement de l’employé. Cependant, elle fait remarquer que les employés conviennent souvent que le prélèvement direct de fonds dans leur compte personnel est le moyen le plus pratique pour la banque de récupérer une paie versée en trop. L’établissement bancaire précise que le rejet d’un tel processus dans tous les cas contraindrait inutilement l’employé à rembourser des sommes à l’établissement par d’autres moyens moins pratiques.
• Néanmoins, en reconnaissance de son obligation d’obtenir le consentement, la banque s’engage à modifier sa façon de récupérer les sommes dues pour que le prélèvement de sommes dans le compte d’un employé fasse l’objet du consentement de ce dernier.

La commissaire considère que le changement apporté par la banque quant à ses procédures répond aux exigences du principe 4.3. Elle conclut donc que la plainte était fondée et qu’elle a été résolue.