Une agence d’évaluation du crédit établit la durée de conservation des renseignements favorables sur le crédit

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2006-326

(Principes 4.5 et 4.5.2)

Plainte

Deux personnes se plaignent au sujet d’une agence d’évaluation du crédit qui, selon elles, conserve les renseignements favorables sur le crédit trop longtemps. Au cours de l’enquête menée par le Commissariat, l’agence reconnaît qu’elle doit fixer une période maximale pendant laquelle elle conservera cette information. La commissaire à la protection de la vie privée conclut donc que la plainte est résolue.

Les lignes qui suivent décrivent le déroulement de l’enquête et les conclusions de la commissaire.

Résumé de l’enquête

Ce sont les lois provinciales qui fixent la durée pendant laquelle les renseignements défavorables sur le crédit demeurent dans les rapports de solvabilité. Il revient toutefois aux agences d’évaluation du crédit d’établir leur propre politique en ce qui concerne la conservation des renseignements favorables.

Au moment de la plainte, l’agence n’était dotée d’aucune politique écrite s’appliquant à la conservation des renseignements favorables. Lorsqu’un consommateur demandait le retrait de cette information, l’agence avait pour politique de répondre à la demande du consommateur après lui avoir expliqué les conséquences possibles du retrait. Selon l’agence, les renseignements favorables sont utilisés, pendant une durée indéterminée, aux fins de la cote de solvabilité des consommateurs, et cette information peut être déterminante lorsque, par exemple, un consommateur a peu d’antécédents de crédit. Une autre agence effectuant des enquêtes de solvabilité a établi une politique stipulant que toute l’information bancaire et tous les renseignements sur la solvabilité sont automatiquement éliminés au bout de six ans.

L’agence a revu depuis sa politique sur la conservation des renseignements sur le crédit et a tenu des consultations auprès de différents intervenants, comme les clients, les fournisseurs et son centre de données. Elle a ensuite informé le Commissariat que désormais, elle conserverait les renseignements favorables pendant 20 ans. L’agence a indiqué qu’en évaluant la durée pendant laquelle ces renseignements devaient être conservés, elle a découvert que, pour des milliers de personnes, les  renseignements favorables contenus dans leur dossier remontaient à plus de 15 ans. C’était le cas, par exemple, des personnes ayant déclaré faillite dans le passé et dont les renseignements défavorables avaient été éliminés conformément aux lois provinciales. Aussi, si la compagnie établissait la période de conservation des renseignements à 15 ans ou moins, l’historique complet de crédit s’en trouverait alors effacé. Il était donc avantageux pour ces milliers de personnes de conserver leurs renseignements favorables pendant plus de 15 ans.

Conclusions

Rendues le 18 janvier 2006

Application  : Selon le principe 4.5, on ne doit conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. Selon le principe 4.5.2, les organisations devraient établir des lignes directrices et appliquer des procédures pour la conservation des renseignements personnels. Ces lignes directrices devraient préciser les durées minimales et maximales de conservation.

Pour rendre sa décision, la commissaire à la protection de la vie privée s’appuie sur les considérations suivantes :

• Au moment de la plainte, l’agence d’évaluation du crédit n’avait pas fixé les durées maximales de conservation des renseignements favorables, contrairement à ce qui est exigé aux termes des principes 4.5 et 4.5.2. Elle conservait les renseignements pour une durée indéterminée, à moins qu’une personne n’en demandât l’élimination.
• Depuis, l’agence a élaboré une politique établissant que les renseignements favorables sont conservés pendant tout au plus 20 ans. Selon cette politique, la durée de conservation est avantageuse pour les milliers de consommateurs qui, autrement, n’auraient aucun antécédent en matière de crédit. Les consommateurs peuvent toutefois demander que leurs renseignements favorables soient éliminés avant 20 ans.

La commissaire conclut donc que les plaintes sont résolues.