Une télécopie d'un agent de recouvrement contient des renseignements personnels sur une débitrice

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2005-317

(Principes 4.3 et 4.7; alinéa 7(3)b))

Plainte

Une personne s'est plainte qu'une agence de recouvrement ait communiqué des renseignements personnels la concernant de manière inappropriée lorsqu'un employé de l'agence en question a envoyé à son employeur une télécopie dont la page couverture révélait son numéro d'assurance sociale ainsi que des renseignements sur la créance.

Résumé de l’enquête

La télécopie en question, qui comportait deux pages — une page couverture et une cession de salaire —, a été envoyée au service de la paie de l'employeur de la plaignante. La télécopie a été interceptée par un employé, qui l'a remise à la conseillère en ressources humaines. La conseillère a communiqué avec la plaignante pour lui parler de cette télécopie et l'informer que l'agence de recouvrement n'aurait pas dû y inscrire son numéro d'assurance sociale. Avant que l'agence de recouvrement ne soit informée qu'une plainte avait été déposée relativement à cette affaire auprès du Commissariat, l'agent de recouvrement a envoyé une seconde télécopie à l'employeur de la plaignante.

L'agence de recouvrement soutient que l'employeur avait demandé le numéro d'assurance sociale afin d'éviter toute erreur sur la personne. L'entreprise ne communique pas ce genre d'information en temps normal; elle n'a pas l'habitude d'inscrire le numéro d'assurance sociale sur les télécopies. Elle fait également remarquer la présence d'une note inscrite au bas de la télécopie précisant que l'information s'adresse uniquement au destinataire.

La conseillère en ressources humaines affirme qu'elle n'a jamais demandé le numéro d'assurance sociale de la plaignante et soutient n'avoir jamais parlé à l'employé de l'agence de recouvrement qui a envoyé la télécopie. Comme aucun employé ne porte le même nom que la plaignante au sein de l'entreprise, il n'était pas nécessaire de demander le numéro d'assurance sociale.

La conseillère en ressources humaines précise que lorsqu'une entreprise de l'extérieur tente de saisir le salaire d'un employé, elle communique avec l'employé en question afin de l'encourager à conclure lui-même une entente avec l'agence de recouvrement.

L'incident s'est produit en Ontario, où les activités des agences de recouvrement sont assujetties à la Loi sur les agences de recouvrement, L.R.O. 1990, chapitre C. 14. L'article 21 du règlement 74 énonce les circonstances limitées dans le cadre desquelles un agent de recouvrement peut communiquer avec l'employeur d'un débiteur :

[Traduction]

À moins que ce ne soit à des fins d'obtention de l'adresse ou du numéro de téléphone du débiteur, aucun agent ou aucune agence de recouvrement ne peut communiquer avec l'employeur d'un débiteur... à moins

a) que la personne contactée ait garanti de payer la dette et qu'elle soit contactée en raison de cette garantie;

b) que la personne contactée soit l'employeur du débiteur et que l'agent ou l'agence de recouvrement communique avec l'employeur au sujet de paiements faisant suite à l'obtention d'une cession de salaire ou d'une ordonnance ou d'un jugement d'un tribunal en faveur de l'agence de recouvrement ou d'un créancier qui est un client de l'agence de recouvrement;

c) que la personne contactée soit l'employeur du débiteur et que l'agent ou l'agence de recouvrement communique avec l'employeur dans le but de vérifier l'emploi du débiteur.

L'examen des documents envoyés à l'employeur a permis de constater qu'il ne s'agissait pas d'une cession de salaire originale, mais bien d'un spécimen. Une cession de salaire est une autorisation donnée par un employé à son employeur pour le versement, en tout ou en partie, de son salaire à une autre personne. Avec ce document en main, le petit prêteur à court terme peut communiquer avec l'employeur de l'emprunteur pour se faire rembourser. En Ontario, seules les coopératives de crédit peuvent utiliser les cessions de salaire. Autrement, celles-ci sont interdites.

L'employeur a indiqué qu'il n'aurait jamais donné suite aux documents envoyés par l'agence de recouvrement. Il ne répond qu'aux ordonnances des tribunaux. Lorsqu'il y a saisie-arrêt de salaire, la conseillère en ressources humaines de l'employeur émet les paiements à l'ordre du ministre des Finances de l'Ontario, qui rembourse le créancier.

Conclusions

Rendues le 24 octobre 2005

Application  : Le principe 4.3 stipule que toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire. On trouve une exception à ce principe à l'alinéa 7(3)b), qui permet à une organisation de communiquer des renseignements personnels à l'insu de l'intéressé et sans son consentement si cette communication est faite en vue du recouvrement d'une créance que celle-ci a contre l'intéressé. Nous avons également appliqué le principe 4.7 qui précise que les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe à la protection de la vie privée s'est appuyée sur les considérations suivantes :

• Comme dans toutes les plaintes concernant la communication inappropriée de renseignements personnels par une agence de recouvrement, la commissaire adjointe rappelle que, même si la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques permet la communication de renseignements personnels à l'insu de l'intéressé et sans son consentement pour le recouvrement d'une créance, le Commissariat a toujours mis en garde les organisations quant à la portée et au contenu de ce type de communication. Nous avons établi, plus particulièrement, que l'alinéa 7(3)b) ne donne pas carte blanche à une organisation pour communiquer tous les renseignements personnels qu'elle souhaite afin de récupérer des sommes dues.
• La preuve documentaire révèle que l'agent de recouvrement a envoyé à l'employeur de la plaignante une télécopie dont la page couverture indiquait le nom de la plaignante, son numéro d'assurance sociale et de l'information concernant les sommes dues. La télécopie ne s'adressait à aucun destinataire en particulier. Selon la commissaire adjointe, la note de la page couverture précisant que la télécopie est destinée uniquement à son destinataire demeure sans effet si le nom du destinataire n'y est pas indiqué ou si la page couverture contient des renseignements personnels.
• La commissaire adjointe a donc déterminé que l'agence n'avait pas respecté les exigences du principe 4.7, à savoir que les renseignements personnels doivent être protégés adéquatement.
• La commissaire adjointe est d'avis qu'il s'agissait d'une communication excessive de renseignements personnels. Elle fait remarquer qu'une agence de recouvrement ne peut communiquer des détails spécifiques concernant la situation financière d'une personne à une tierce partie, comme l'employeur. S'il doit y avoir une saisie-arrêt sur le salaire, l'employeur doit recevoir des documents juridiques à cet effet. Par conséquent, la commissaire adjointe soutient que l'agence de recouvrement n'a pas respecté le principe 4.3.
• L'agence a indiqué au Commissariat qu'elle avait pris des mesures pour améliorer ses procédures. Elle affirme que le numéro d'assurance sociale ne figurera plus sur ses télécopies, qu'elle communiquera directement avec les conseillers en ressources humaines et que les renseignements personnels seront envoyés de manière plus sécuritaire, par exemple dans une enveloppe scellée sur laquelle figure le nom du destinataire.

La commissaire adjointe a donc conclu que la plainte était résolue.