La demande de renseignements médicaux est jugée raisonnable, mais les procédures d'obtention du consentement n'ont pas été suivies correctement

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2005-287

(Principes 4.3 et 4.4.1 et paragraphe 5(3))

Plainte

Un employé d'une entreprise de transport a formulé deux allégations à l'endroit de son employeur : (1) que son employeur l'a obligé à fournir davantage de renseignements médicaux que nécessaire et ne lui permettrait pas de reprendre son poste tant qu'il n'aura pas fourni les renseignements demandés; et (2) que l'entreprise a obtenu de son médecin des renseignements médicaux à son sujet sans son consentement.

Résumé de l'enquête

Après s'être rétabli d'une grave maladie, le plaignant a repris son poste chez son employeur. Ce poste est jugé critique pour la sécurité en raison des répercussions possibles sur la sécurité de la personne qui l'occupe ou celle des autres employés de l'entreprise. Avant d'être affecté à un poste de nature critique pour la sécurité, un employé doit passer un examen médical pour montrer qu'il est apte à exécuter les tâches requises.

Lorsque le plaignant est revenu au travail, son employeur a jugé qu'il était seulement apte à exécuter des tâches allégées. Le plaignant a alors été informé qu'un examen annuel serait nécessaire pour vérifier s'il était toujours apte à exécuter les tâches associées au poste. L'entreprise a mentionné au Bureau que lorsqu'elle apprend que l'état de santé d'un employé occupant déjà un poste de nature critique pour la sécurité a changé, elle évalue le cas et détermine quel type de renseignements complémentaires doivent être fournis pour s'assurer que l'employé est apte à exécuter ses tâches.

Les lignes directrices de l'entreprise concernant l'aptitude médicale à exécuter les tâches décrivent l'engagement de l'entreprise à protéger la santé et la sécurité de ses employés. Ses lignes directrices sur l'état de santé des employés occupant des postes de nature critique pour la sécurité régissent toutes les évaluations médicales de l'aptitude de ses employés à exécuter leurs tâches.

Une année après son retour au travail, le plaignant a été informé par l'entreprise qu'en raison du poste qu'il occupait, il devait garantir qu'il ne présentait pas un risque d'être atteint d'une incapacité soudaine en fournissant les renseignements médicaux appropriés. Le Bureau a examiné la documentation envoyée au plaignant et à son médecin et a établi ce qui suit :

• L'entreprise a demandé au plaignant de faire remplir par son médecin deux formulaires pour mettre à jour les renseignements sur son état de santé.
• Les deux formulaires ont été remplis par le médecin de famille du plaignant. Le plaignant n'a pas signé la clause sur le consentement figurant au haut des deux formulaires.
• Les résultats du test effectué pour évaluer l'état de santé n'ont pas été joints au formulaire, tel que requis.
• L'entreprise a envoyé une lettre au plaignant pour demander que son médecin envoie une copie des résultats du test en question. Le plaignant a indiqué qu'il n'a transmis cette demande à aucun médecin.
• Deux mois plus tard, le spécialiste qui traite le plaignant a envoyé à l'entreprise une analyse descriptive du test demandé. Au début de sa lettre, le spécialiste a indiqué que le patient (le plaignant) avait demandé qu'une copie des résultats du test soit envoyée à l'entreprise.
• Un médecin de l'entreprise a communiqué directement avec le spécialiste par téléphone pour demander lui-même une copie des résultats du test. L'entreprise a admis que, en règle générale, elle adressait ce type de demande à l'employé; toutefois, dans ce cas, elle a communiqué directement avec le spécialiste pour accélérer le processus.
• Après avoir reçu les résultats du test, l'entreprise a envoyé par télécopieur une autre liste de questions portant sur l'état du plaignant. Le spécialiste n'y a jamais répondu puisque le plaignant lui a demandé de ne plus divulguer ses renseignements personnels.

Le plaignant avait signé un formulaire de consentement, qui autorisait son spécialiste à divulguer des renseignements à son employeur. Cette entente était valide pendant 90 jours, mais elle était échue depuis longtemps lorsque les événements susmentionnés se sont produits.

Le plaignant a été informé que s'il ne fournissait les renseignements demandés, il ne serait pas autorisé à effectuer les tâches associées à son poste. Puisqu'il a refusé de donner suite à cette demande, il a été mis en congé sans solde pendant cinq mois. Il a finalement fourni une note de son nouveau spécialiste, indiquant qu'il était apte au travail. L'entreprise n'était pas satisfaite de cette réponse et a autorisé l'employé à occuper uniquement des postes de nature non critique pour la sécurité tant qu'il n'aurait pas démontré qu'il était apte à effectuer les tâches de son poste régulier.

Conclusions

Rendues le 5 janvier 2005

Application : Le principe 4.3 stipule que la connaissance et le consentement de la personne sont requis pour la collecte, l'utilisation ou la communication des renseignements personnels, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire; le principe 4.4.1 stipule que les organisations ne doivent pas recueillir des renseignements de façon arbitraire. On doit restreindre tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées; et le paragraphe 5(3) stipule qu'une organisation peut recueillir, utiliser ou communiquer les renseignements personnels uniquement pour des fins qu'une personne raisonnable considérerait appropriées dans les circonstances.

En tirant ses conclusions, la commissaire adjointe à la protection de la vie privée a délibéré de la façon suivante :

• En ce qui concerne l'allégation selon laquelle l'employeur avait demandé au plaignant de fournir trop de renseignements personnels, la commissaire adjointe a pris note qu'en recueillant ces renseignements, l'entreprise cherchait à assurer la sécurité du plaignant et des autres travailleurs.
• L'entreprise a déterminé que le plaignant devait fournir certains renseignement complémentaires en raison de ses problèmes de santé et du fait qu'il occupait un poste de nature critique pour la sécurité.
• La commissaire adjointe a déterminé qu'un tel objectif serait vraisemblablement jugé approprié dans les circonstances et qu'il était donc conforme au paragraphe 5(3).
• La commissaire adjointe a également estimé que l'entreprise avait limité sa collecte de renseignements à ce qui était nécessaire pour réaliser cette fin, ce qui est conforme au principe 4.4.1.
• Toutefois, elle a déterminé que l'allégation selon laquelle l'entreprise avait recueilli des renseignements médicaux sur le plaignant sans son consentement était valable.
• L'enquête a révélé que le plaignant avait reçu deux formulaires qu'il devait faire remplir par son médecin et retourner à l'entreprise. Même si le plaignant n'a pas signé les formulaires, son médecin de famille les a remplis et retournés. Lorsque l'entreprise a déterminé que des renseignements manquaient, elle a envoyé une lettre au plaignant dans laquelle elle lui demandait de fournir les renseignements.
• La commissaire adjointe a estimé que lorsque l'entreprise a reçu la lettre du spécialiste traitant le plaignant, où l'on pouvait lire que le plaignant avait demandé qu'une copie des résultats du test soit envoyée à l'entreprise, il était raisonnable pour l'entreprise de croire que le spécialiste agissait à la demande du plaignant puisque l'entreprise avait précédemment envoyé une lettre au plaignant à cet effet.
• Le problème, toutefois, est survenu lorsque l'entreprise a communiqué directement avec le spécialiste pour lui poser d'autres questions. De son propre aveu et conformément à ses procédures, l'entreprise aurait dû demander ces renseignements au plaignant, non pas directement au spécialiste puisque aucun formulaire de consentement valide autorisant l'entreprise à communiquer avec le spécialiste n'avait été signé par le plaignant.
• La commissaire a déterminé que l'entreprise avait recueilli certains renseignements médicaux sur le plaignant sans son consentement, ce qui contrevenait au principe 4.3.

La commissaire adjointe a donc conclu que l'allégation selon laquelle l'entreprise obligeait le plaignant à fournir trop de renseignements médicaux était non fondée, alors que l'allégation selon laquelle l'entreprise avait recueilli des renseignements personnels sans le consentement du plaignant était fondée.