Une compagnie refuse à un employé une demande d'accès

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2004-285

(Principes 4.9 et 4.9.4; paragraphes 8(3) et 8(5))

Plainte

Le plaignant, un ancien employé d'une société, s'est plaint que l'organisation n'a pas répondu à sa demande d'accès à des renseignements personnels dans les 30 jours et qu'elle tentait de lui facturer un montant d'argent déraisonnable pour le traitement de sa demande. Quand la société a fini par rendre certains documents publics, le plaignant a fait valoir qu'on ne lui avait pas fourni tous les renseignements personnels qu'il demandait.

Résumé de l'enquête

Le plaignant avait été licencié par la société quelques mois avant de présenter sa demande et il poursuivait son ancien employeur. Le plaignant cherchait des renseignements sur lui-même que la société pouvait avoir autour de la date de son congédiement jusqu'au moment où il a présenté sa demande, ce qu'il avait mentionné dans sa lettre de demande à la société. Il était également à la recherche de comptes rendus de réunions du conseil d'administration.

La société a accusé réception de la demande dans les 30 jours. Toutefois, la lettre décrivait la demande du plaignant comme une demande « à l'emporte-pièce » qui demandait à toutes fins pratiques une « vérification judiciaire ». La société a également inclus une estimation des coûts de l'ordre de 1 500 $ pour répondre à sa demande, et exigeait que le paiement soit réglé d'avance.

Le plaignant a de nouveau écrit à son ancien employeur pour contester les frais et a rappelé la période qui l'intéressait. La société n'ayant pas répondu, il s'est plaint au Commissariat.

La société s'est vivement opposée à donner au plaignant accès aux renseignements demandés. Compte tenu du fait que le plaignant avait intenté une poursuite contre la société, celle-ci a fait valoir que la demande d'accès du plaignant était directement liée à ses réclamations pour congédiement injustifié et pour rupture de contrat, et que sa plainte auprès du Commissariat avait pour objectif de se soustraire aux règles sur la communication et la production prévues aux Règles de procédure civile. Malgré son refus initial, la société a fourni au plaignant un ensemble de ses renseignements personnels plusieurs mois après le dépôt de la plainte. Toutefois, le plaignant croyait que des renseignements plus personnels ne lui avaient pas été remis.

Le Commissariat a examiné les comptes rendus des réunions du conseil d'administration de la société couvrant la période en question et a établi que les renseignements personnels du plaignant contenus dans ces documents ne lui avaient pas été transmis. Nous avons également trouvé ses renseignements personnels dans d'autres documents n'ayant pas été divulgués. Nous avons rencontré deux membres du conseil, qui ont mentionné que pour autant qu'ils sachent, aucun membre du conseil d'administration n'avait pris de notes au cours des réunions pendant lesquelles il avait été question du congédiement ou de la poursuite du plaignant.

Malgré le fait que la société ait communiqué des renseignements au plaignant, elle continuait à croire qu'il tentait de se soustraire au processus juridique et que sa plainte était frivole et vexatoire. La société estimait également que les comptes rendus des réunions du conseil ne devraient pas être rendus accessibles car ce sont des renseignements confidentiels, et que les membres devraient avoir le droit de discuter d'une poursuite confidentielle sans craindre que les discussions soient rendues publiques aux termes d'une demande présentée en vertu de la Loi.

Conclusions

Rendues le 21 décembre 2004

Application : Le principe 4.9 énonce qu'une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et de leur communication à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il doit aussi être possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées. Aux termes du principe 4.9.4, une organisation qui reçoit une demande de communication de renseignements doit répondre dans un délai raisonnable et à un coût minime sinon nul pour la personne.

Le paragraphe 8(3) stipule qu'une organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les 30 jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(5) énonce que, faute de répondre dans le délai, l'organisation est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande.

En tirant ses conclusions, la commissaire adjointe a délibéré de la façon suivante :

• Comme près de six mois se sont écoulés avant que le plaignant ne reçoive certains de ses renseignements personnels — soit bien plus que le délai de 30 jours, en violation du paragraphe 8(3) — la commissaire adjointe a considéré que la société avait refusé la demande, suivant le paragraphe 8(5), et contrevenait au principe 4.9.
• En ce qui concerne les frais, bien qu'elle ait reconnu que la société avait informé le plaignant du coût approximatif de réponse à la demande, la commissaire adjointe n'a pas tenu compte du montant minimal. Bien que la Loi ne définisse pas le terme « minime », qui est suivi par l'expression « sinon nul », il s'ensuit que les frais devraient être symboliques. La commissaire adjointe a estimé que 1 500 $ ne représentaient pas un montant symbolique, et par conséquent a statué que la société contrevenait au principe 4.9.4.
• Enfin, d'après l'examen du Commissariat des documents de la société, la commissaire adjointe à la protection de la vie privée a établi qu'une partie des renseignements personnels du plaignant ne lui avaient pas été fournis. Elle a donc statué que la société a enfreint le principe 4.9.

La commissaire adjointe a conclu que cette plainte était fondée.

Autres considérations

Finalement, la commissaire adjointe a commenté les deux questions soulevées par l'intimé au cours de l'enquête. En ce qui concerne le point de vue selon lequel la plainte était une tentative de se soustraire aux règles de divulgation et de production aux termes des Règles de procédure civile, la commissaire adjointe a souligné que la portée de la communication est différente de l'ampleur d'une demande d'accès à des renseignements personnels en vertu de la Loi. La communication exige que chaque partie communique à une instance avant l'instruction tous les faits et les renseignements dont elle est au courant et qui sont connexes aux questions qui font l'objet de la poursuite. La Loi confère un droit d'accès à tous les renseignements personnels au sujet d'une personne qui sont détenus par une organisation, sous réserve de certaines exceptions, qu'elles soient pertinentes ou non. La commissaire adjointe a fait valoir que les documents reçus dans le cadre de la communication ne pouvaient pas être considérés comme suffisants pour satisfaire aux exigences d'une demande d'accès présentée en vertu de la Loi.

En ce qui a trait aux préoccupations de la société au sujet des comptes rendus des réunions du conseil d'administration à fournir au plaignant, la commissaire adjointe a rappelé à l'organisation que la Loiprévoit des exceptions au droit d'accès aux renseignements personnels d'une personne, qui sont décrites à l'article 9, et souligne notamment la disposition concernant les renseignements commerciaux confidentiels.

Elle a recommandé que la société étudie ses dossiers et donne au plaignant accès à tous ses renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués au cours de la période visée, sous réserve des exceptions.

La commissaire adjointe a fait remarquer qu'elle n'était pas convaincue du fait qu'aucun membre du conseil d'administration n'avait pris de notes pendant les réunions lorsqu'il a été question de la décision de mettre fin à l'emploi du plaignant et de la poursuite qui s'en est suivie. Elle a recommandé que la société confirme auprès de tous les membres du personnel et des administrateurs qu'aucune note, aucun courriel ni aucun autre matériel recueilli et conservé ne renfermait les renseignements personnels du plaignant. La commissaire adjointe a demandé à la société de lui faire rapport pour confirmer quelles mesures elle avait prises à la suite des allégations du plaignant.