La commissaire adjointe examine un cas ayant trait à la conservation d'un document

Résumé de conclusions d'enquêtes en vertu de la LPRPDE n^o 2003-252

[Article 2; principes 4.5, 4.5.2, et 4.5.3]

Plainte

Une personne s'est plainte qu'une banque n'ait pas conservé adéquatement les accusés de réception du renouvellement de l'hypothèque de ses clients.

Résumé de l'enquête

La banque a déclaré ne pas conserver d'exemplaires des accusés de réception expédiés aux clients étant donné qu'ils contiennent de l'information figurant sur d'autres documents, à savoir le renouvellement de la convention d'hypothèque, l'état de compte annuel du prêt hypothécaire, le formulaire de déclaration original et l'avis d'imposition révisé. Le Commissariat a comparé l'information contenue dans les accusés de réception à celle du renouvellement de la convention d'hypothèque et a conclu que l'information était identique, à l'exception des privilèges de remboursement et de la première date de paiement. Ces éléments figuraient soit sur l'état de compte annuel, soit sur le formulaire de déclaration original.

En ce qui a trait aux périodes de conservation, la banque détruit l'état de compte annuel du prêt hypothécaire, le renouvellement de la convention d'hypothèque et le formulaire de déclaration original deux ans après la quittance (si la quittance est enregistrée) et six ans après la quittance (si la quittance n'a pas été enregistrée).

La banque a également indiqué qu'elle pouvait reproduire manuellement les accusés de réception du renouvellement de l'hypothèque en utilisant son système électronique de prêts hypothécaires.

Conclusions

Rendues le 15 décembre 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2003, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique à toute installation, tout ouvrage, toute entreprise ou tout secteur d'activité fédéral. La commissaire adjointe à la protection de la vie privée a compétence dans cette cause parce qu'une banque est une entreprise fédérale selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.5 énonce que les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis. Le principe 4.5.2 stipule que les organisations devraient élaborer des lignes directrices et appliquer des procédures pour la conservation des renseignements personnels. Ces lignes directrices devraient préciser les durées minimales et maximales de conservation. On doit conserver les renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d'une personne suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d'exercer son droit d'accès à l'information après que la décision a été prise. Le principe 4.5.3 énonce qu'on devrait détruire, effacer ou dépersonnaliser les renseignements personnels dont on a besoin aux fins précisées. Les organisations doivent élaborer des lignes directrices et appliquer des procédures régissant la destruction des renseignements personnels.

L'article 2 définit les « renseignements personnels » comme tout renseignement concernant un individu identifiable et un « document » comme tous éléments d'information, quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d'information.

La commissaire adjointe a délibéré comme suit :

• Elle a fait remarquer que le terme « document », défini dans l'article 2, est utilisé dans le cadre des pouvoirs d'enquête de la commissaire sur des plaintes ainsi que de ses pouvoirs de vérification lorsque celle-ci ordonne la production de documents. Cependant, la Loi donne à la personne un droit d'accès à l'information, pas nécessairement aux dossiers et aux documents.
• Bien que le plaignant ait allégué que la banque devrait conserver un « document » d'accusé de réception du renouvellement de l'hypothèque, la Loistipule que c'est l'information qui doit être conservée. Dans ce cas, les renseignements contenus dans l'accusé de réception apparaissent sur d'autres documents, à savoir le renouvellement de la convention d'hypothèque, l'état de compte annuel et le formulaire de déclaration original, qui sont soumis à des périodes de conservation précises.
• De plus, la commissaire adjointe a souligné que la banque pourrait reproduire un accusé de réception qui contiendrait tous les éléments apparaissant dans l'accusé de réception original au moyen de son système électronique de prêts hypothécaires.
• Si l'accusé de réception contenait des renseignements ne figurant nulle part ailleurs dans les dossiers de la banque, la commissaire adjointe a déclaré qu'il faudrait conserver un exemplaire de l'accusé de réception. Toutefois, comme ce n'est pas le cas, elle a été persuadée que la banque avait satisfait aux exigences en matière de conservation stipulées dans les principes 4.5, 4.5.2 et 4.5.3.

Par conséquent, elle a conclu que la plainte était non fondée.