Une femme prétend qu’une banque a refusé de lui communiquer ses renseignements personnels

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2003-247

[Principe 4.9; articles 8(3), 8(5) et 8(6)]

Plainte

Une femme a porté plainte au Commissariat lorsque sa banque n’a pas répondu à sa demande d’accès à ses renseignements personnels.

Résumé de l'enquête

La plaignante a demandé plusieurs documents au sujet d’un compte qu’elle avait eu à la banque et fermé depuis de nombreuses années. Dans sa demande, elle a informé la banque qu’elle s’attendait à ce que les documents soient prêts à une date précise afin qu’elle puisse passer les ramasser. En outre, elle a expressément demandé à la banque de ne pas lui expédier d’information par courrier.

La banque reconnaît avoir reçu sa demande de renseignements. Après examen, la banque a estimé qu’il en coûterait entre cinq et huit cents dollars pour fournir ces renseignements. En raison d’aller de l’avant avec la demande, la banque a voulu discuter des frais avec la plaignante. Elle a essayé à plusieurs reprise de communiquer avec elle par téléphone. Comme la plaignante avait précisé ne vouloir recevoir aucune information par la poste, la banque a cru qu’elle ne devait pas l’informer par écrit au sujet des frais. La banque a présumé que la plaignante viendrait à la date précisée dans sa demande et qu’alors elles pourraient discuter de la question des frais. Or, comme la plaignante n’est pas venue à la succursale ce jour-là, ni par la suite, la banque a donc décidé d’attendre qu’elle se mette en contact avec elle et confirme qu’elle accepte les frais. La banque est restée sans nouvelle de la plaignante, jusqu?à ce que le Commissariat l’avise d’une plainte par celle-ci.

À la demande du Commissariat, la banque a écrit à la plaignante (qui, en fait, ne s’opposait pas à recevoir de la correspondance par la poste) pour l’averti de l’estimation des frais. Le Commissariat avait avisé la banque que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) stipule qu’une organisation qui reçoit une demande de communication de renseignements ne peut exiger, pour ce faire, que « des droits minimes ». Par conséquent, la banque a demandé des droits de 75 $. La plaignante a acquitté les droits et, depuis, elle a reçu les renseignements personnels demandés.

Conclusions

Rendues le 8 décembre 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi s’applique à toutes les installations, tous les ouvrages, toutes les entreprises et tous les secteurs d’activité fédéraux. La commissaire adjointe à la protection de la vie privée a compétence dans ce cas, parce qu’une banque constitue une entreprise fédérale, selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.9 établit qu’une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées. Le paragraphe 8(3) dispose que l’organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les trente jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(5) dispose que, faute de répondre dans le délai, l’organisation est réputée avoir refusé d’acquiescer à la demande. Le paragraphe 8(6) énonce que l’organisation ne peut exiger de droits pour répondre à la demande que si, à la fois, elle informe le demandeur du montant approximatif de ceux-ci et celui-ci l’avise qu’il ne retire pas sa demande.

La commissaire adjointe a reconnu que, à strictement parler, la banque a excédé le délai de trente jours. Toutefois, comme la banque avait l’intention d’exiger des droits pour répondre à la demande, elle était obligée, conformément au paragraphe 8(6), d’informer la plaignante du montant approximatif de ceux-ci et de lui donner l’occasion de décider de retirer ou de maintenir sa demande. La banque a essayé de joindre la plaignante par téléphone, puisque celle-ci avait demandé de ne lui envoyer aucun renseignement par la poste. Après plusieurs tentatives infructueuses, la banque a décidé d’attendre que la plaignante se présente à la date qu’elle avait annoncée. Comme la plaignante ne s’est pas présentée, la banque a choisi d’attendre de ses nouvelles avant d’en faire plus. Étant donné les circonstances, la commissaire adjointe a estimé que la banque a agi de bonne foi et fait un effort raisonnable pour répondre à la demande et, en conséquence, qu’elle a rempli ses obligations sous le régime de la Loi.

La commissaire adjointe a conclu que la plainte était non fondée.

Autres considérations

La commissaire adjointe a profité de l’occasion pour rappeler à la banque qu’en ce qui concerne les doits liés aux demandes d’accès aux renseignements personnels, la Loi stipule qu’une organisation qui reçoit une demande de communication de renseignements ne peut exiger, pour ce faire, que des droits minimes.