Demande d'accès à l'information acheminée au mauvais endroit

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2003-239

[Principe 4.9; paragraphes 8(3) et 8(5)]

Plainte

Une personne allègue qu'une compagnie de télécommunications ne lui a pas donné accès à ses renseignements personnels dans les délais prescrits par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi).

Résumé de l'enquête

La personne a transmis sa demande écrite à la compagnie par service de messagerie. Devant l'absence de réponse, elle a déposé une plainte auprès du Commissariat.

À la suite de discussions avec le Commissariat, la compagnie a fait parvenir une lettre au plaignant quelque trois mois après l'envoi de la demande. En plus d'aborder la question, elle s'est excusée d'avoir tardé à répondre, expliquant que la demande avait été envoyée à un de ses bureaux d'exploitation, où on ne reçoit pas habituellement de correspondance du public et où, par conséquent, il n'y a pas de processus ni de personnel en place pour se charger de tels envois. La compagnie ne détenait donc aucune preuve d'avoir reçu la demande.

Le service de messagerie a affirmé qu'il donne à l'expéditeur un numéro de référence permettant de confirmer la livraison, mais qu'il n'exige pas une signature du destinataire. Ainsi, il n'a aucune indication de la personne qui a reçu la demande. Le Commissariat a cependant confirmé auprès du service de messagerie que la demande a été livrée au bureau d'exploitation de la compagnie.

Conclusions

Rendues le 4 décembre 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi s'applique à toutes les installations, tous les ouvrages, toutes les entreprises et tous les secteurs d'activité fédéraux. La commissaire adjointe avait compétence dans cette cause parce que les compagnies de télécommunications sont des entreprises fédérales au sens de la Loi.

Application : Selon le principe 4.9, « une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées. » Le paragraphe 8(3) stipule que « l'organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les trente jours suivant sa réception ». Le paragraphe 8(5) précise que faute de répondre dans le délai, l'organisation est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande.

La commissaire adjointe a noté qu'en dépit du fait que la demande n'a pas été transmise à un endroit où elle aurait dûment été traitée, et que la compagnie n'avait aucune preuve de l'avoir reçue, il reste que la réponse ultime de la part de la compagnie au plaignant est arrivée bien au-delà de la période de 30 jours prescrite dans la Loi. Elle a donc conclu que la compagnie n'a pas respecté ses engagements en vertu du paragraphe 8(3), a été réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande selon le paragraphe 8(5), et contrevenait, par conséquent, au principe 4.9.

La commissaire adjointe a conclu que la plainte était fondée et résolue.