Une banque refuse à une personne l'accès aux renseignements personnels la concernant

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2003-229

[Principe 4.9; paragraphes 8(3) et 8(5)]

Plainte

Une personne s'est plainte lorsqu'une banque ne lui a pas fourni des copies des renseignements personnels la concernant contenues dans un dossier ayant trait à l'entreprise de son ancien mari, tel qu'elle l'avait demandé par écrit à trois différentes reprises.

Résumé de l'enquête

La banque a répondu à la plaignante dans le délai de trente jours, en signalant qu'elle lui avait déjà fourni tous les renseignements demandés, sauf pour un document, qu'elle avait joint à sa réponse. Comme la plaignante avait été déchargée de toute obligation pour la dette de l'entreprise envers la banque, la banque a fait valoir n'avoir aucune obligation juridique de répondre aux questions qu'elle posait dans sa lettre. Elle a également signalé que tous les autres renseignements demandés étaient confidentiels ou n'étaient pas en sa possession. Insatisfaite de cette réponse, la plaignante a présenté une plainte auprès du Commissariat.

La banque a mis l'accent sur sa position dans les observations présentées au Commissariat, affirmant que puisque la plaignante n'était pas directrice de l'entreprise, elle n'avait pas droit aux renseignements du dossier, y compris tout renseignement personnel la concernant. Par conséquent, bien que la banque ait fourni une partie des renseignements personnels que la plaignante avait officiellement demandés, elle n'a pas examiné tous les documents contenus dans le dossier pour déterminer s'ils renfermaient des renseignements personnels la concernant.

Le Commissariat a effectué un examen préliminaire du dossier et a confirmé qu'il contenait effectivement des renseignements personnels supplémentaires la concernant que la banque n'avait pas fournis. La banque a convenu d'examiner la totalité du dossier, et a permis à la plaignante d'accéder à tous les renseignements personnels demandés. La plaignante était satisfaite du résultat.

Conclusions du commissaire

Rendues le 16 septembre 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique à toute installation, tout ouvrage, toute entreprise ou tout secteur d'activité fédéral. Cette plainte était du ressort du commissaire, puisqu'une banque est considérée comme une entreprise fédérale au sens de la Loi.

Application : Le principe 4.9 stipule qu'une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de documents personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqué(s) à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées. Le paragraphe 8(3) établit que l'organisation saisie de la demande doit y donner suite avec diligence voulue et, en tout état de cause, dans les trente jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(5) énonce que, faute de répondre dans le délai, l'organisation est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande.

Le commissaire a déterminé que bien que la banque ait écrit à la plaignante et lui ait fourni certains des renseignements personnels la concernant dans le délai de trente jours, elle ne lui a pas fourni tous les renseignements qu'elle demandait et auxquels elle avait droit dans ce délai.

Bien que la banque estimait qu'elle avait répondu à la plaignante de façon appropriée, il était évident qu'elle n'avait pas pleinement compris ses obligations en vertu de la Loi. Que la plaignante ait fait partie ou non de l'entreprise ou qu'elle soit encore responsable de ses dettes, le dossier nécessitait un examen et elle avait droit d'obtenir les renseignements personnels la concernant, en vertu des dispositions de la Loi.

À la lumière de ce qui précède, le commissaire a conclu que la banque ne s'était pas conformée entièrement aux obligations stipulées au paragraphe 8(3), et était réputée, en vertu du paragraphe 8(5), avoir refusé d'acquiescer à la demande, contrairement au principe 4.9 de l'annexe 1.

Le commissaire a conclu que la plainte était fondée et résolue.