Un aéroport est accusé de ne pas avoir communiqué tous les renseignements personnels demandés par une employée et de ne pas avoir conservé d'autres renseignements personnels

Résumé de conclusions d'enquêtes en vertu de la LPRPDE n^o 2003-216

[Principes 4.5, 4.5.2, 4.9 de l'annexe 1]

Plainte

L'employée d'un aéroport a déposé deux plaintes, affirmant que son employeur ne lui avait pas communiqué tous les renseignements personnels relatifs à un enregistrement sonore qui lui fut remis suite à sa demande d'accès. De plus, elle allègue que son employeur n'a pas conservé un autre enregistrement sonore dont elle a fait la demande et qu'elle n'a donc pu obtenir.

Résumé de l'enquête

La personne a reçu une lettre faisant état de mesures administratives prises contre elle concernant une incursion de piste ainsi qu'un égarement sur les voies de circulation. La personne a présenté à son employeur une demande d'accès pour obtenir une copie des enregistrements - bande sonore - concernant l'incursion de piste ainsi qu'une copie des enregistrements concernant l'égarement sur les voies de circulation. La personne a reçu une copie des enregistrements sonores concernant les deux événements.

Après les avoir écoutés, la personne a présenté à son employeur une autre demande afin d'obtenir une copie des enregistrements sonores de l'inspection des pistes, dans son intégralité. L'employeur y a répondu en avisant la personne que les renseignements demandés n'étaient plus en sa possession. Suivant les directives internes, l'employeur est d'avis que cette cassette aurait dû être conservée pendant une année mais a indiqué qu'elle avait probablement été perdue ou détruite, dû à une erreur humaine.

Conclusions du commissaire

Rendues le 1^er août 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique à toutes les installations, tous les ouvrages, toutes les entreprises et tous les secteurs d'activité fédéraux. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que les aéroports sont des entreprises fédérales selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.9 énonce qu'une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et de lui permettre de les consulter. Le principe 4.5. stipule que l'on doit conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. Le principe 4.5.2 énonce que les organisations devraient élaborer des lignes directrices et appliquer des procédures pour la conservation des renseignements personnels. Ces lignes directrices devraient préciser les durées minimales et maximales de conservation. On doit conserver les renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d'une personne suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d'exercer son droit d'accès à l'information après que la décision a été prise.

En ce qui concerne l'enregistrement de l'incursion de piste, le commissaire a indiqué que l'employeur s'était conformé au principe 4.9 de l'annexe 1 de la Loi en communiquant à son employée tous les renseignements demandés.

En ce qui concerne l'enregistrement de l'inspection des pistes, l'employeur n'a pas été en mesure de retrouver l'enregistrement dans son intégralité, tel que l'employée le lui avait demandé. L'employeur a indiqué que la perte ou la destruction de la cassette audio en question serait due à une erreur humaine. À ce sujet, suivant la directive écrite concernant la conservation des enregistrements des communications, la cassette audio de l'inspection des pistes aurait dû exister au moment de la demande d'accès puisque la période de conservation d'une année n'était pas expirée. Le commissaire a donc conclu que l'employeur n'a pas respecté sa propre directive et a enfreint les principes 4.5, 4.5.2 ainsi que 4.9 de la Loi.

Le commissaire a conclu que la plainte concernant l'enregistrement de l'incursion de piste était non fondée et que celle concernant l'inspection des pistes était fondée.

Autres considérations

Le commissaire a constaté que l'employeur n'a pas respecté les exigences de l'article 8(7) de la Loi qui requiert qu'une organisation informe un demandeur de ses recours en vertu de la Loi lorsqu'elle refuse d'acquiescer à une demande. La réponse de l'employeur a fait parvenir n'avisait pas la personne de ce recours.