Employeur accusé de communication illicite de renseignements

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2003-198

[Principe 4.3; alinéa 7(3)c)]

Plainte

Une employée d'une entreprise de production de technologie nucléaire accuse cette dernière d'avoir communiqué de manière illicite ses renseignements personnels lorsqu'elle a comparu comme témoin lors d'une séance d'arbitrage tenue entre un autre employé et l'entreprise en vertu du Code canadien du travail.

Résumé de l'enquête

La plaignante avait été assignée à comparaître à titre de témoin de l'employé s'estimant lésé. Deux évaluations du rendement de la plaignante ont été distribuées et inscrites comme pièces à conviction. L'avocat de l'entreprise s'est inspiré de ces évaluations pour son interrogatoire. Même si la plaignante n'était pas le sujet de la séance d'arbitrage et que ses évaluations du rendement aient été excellentes, elle a eu l'impression qu'en utilisant celles-ci, on cherchait à la discréditer comme témoin. Elle a dit craindre que cet incident n'ait permis la communication de ses renseignements personnels à des personnes n'ayant aucune raison légitime d'accéder à ceux-ci.

L'entreprise a soutenu qu'elle avait communiqué les renseignements personnels de la plaignante dans le contexte d'une séance d'arbitrage et non pas dans le but de diminuer ou d'humilier l'employée ni de lui manquer de respect de quelque autre façon que ce soit. L'avocat de l'entreprise savait avant l'audience que l'entreprise mentionnerait les évaluations de rendement de l'employée dans sa preuve et a donc produit les documents en question pendant la séance à l'appui de ses arguments et afin de mettre en doute la crédibilité de la plaignante.

La plaignante a indiqué que toutes les personnes présentes dans la salle avaient reçu copie des évaluations, mais rien ne vient étayer cette assertion. D'autres personnes présentes ont convenu que l'arbitre, la plaignante et l'avocat représentant le syndicat de l'employé s'estimant lésé en avaient obtenu copie.

L'entreprise a indiqué que l'avocat du syndicat ne s'était pas opposé à la production des évaluations ni à la nature de l'interrogatoire mené par l'avocat de l'entreprise. De la même façon, l'arbitre n'a pas contesté la pertinence des mentions relatives aux évaluations de la plaignante ni le contre-interrogatoire de celles-ci. L'entreprise estimait que, aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi), l'arbitre avait le pouvoir d'autoriser la production des évaluations et que la Loi protège les avocats dans la préparation et la présentation d'une affaire.

Conclusions du commissaire

Rendues le 1^er août 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique à toutes les installations, tous les ouvrages, toutes les entreprises et tous les secteurs d'activité fédéraux. Le commissaire avait compétence dans cette affaire parce qu'une entreprise qui produit de la technologie nucléaire est une installation, un ouvrage, une entreprise ou un secteur d'activité fédéral au sens de la Loi.

Application : En vertu du principe 4.3, toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire. L'alinéa 7(3)c) prévoit que, pour l'application de l'article 4.3 de l'annexe 1, l'organisation ne peut communiquer de renseignement personnel à l'insu de l'intéressé et sans son consentement que si l'information est exigée par assignation, mandat ou ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de documents.

Le commissaire a indiqué que la question essentielle dans cette affaire consistait à savoir si la communication, qui n'est pas contestée, était autorisée en vertu de l'alinéa 7(3)c), en ce sens qu'elle était exigée par une ordonnance. Il a précisé que, en vertu du Code canadien du travail, les arbitres ont le pouvoir d'obliger la production de renseignements. Il a indiqué aussi que, pour faire d'un document une « pièce à conviction » à la demande d'une partie, la partie en question doit d'abord demander l'autorisation de l'arbitre. Dans le cas qui nous occupe, comme l'arbitre avait accepté que le document soit une « pièce à conviction », sa décision peut être assimilée à une « ordonnance » au sens de l'alinéa 7(3)c). Le commissaire a donc jugé que l'information avait été communiquée en vertu d'une ordonnance et que l'exception prévue à l'alinéa 7(3)c) s'appliquait.

Le commissaire a conclu que la plainte était non fondée.

Autres considérations

Le commissaire a conclu ses remarques en signalant qu'il pouvait y avoir des cas où un arbitre ne consent pas à ce qu'un document soit considéré comme une pièce à conviction. Pour cette raison, il recommande aux organisations de veiller à ce que leurs avocats demandent l'autorisation et obtiennent une ordonnance de l'arbitre avant de communiquer des renseignements personnels. Dans le contexte de l'arbitrage en matière de relations de travail, il conviendrait d'obtenir le consentement des témoins.