Une banque ouvre le courrier d'un ancien employé

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2003-190

[Principe 4.7; paragraphe 5(3)]

Plainte

Un ancien employé de la banque s'est plaint que son ex-employeur avait eu accès, de manière inappropriée, à des renseignements personnels le concernant (1) lorsqu'il a ouvert du courrier interne qui contenait un bordereau de paye et (2) de la correspondance provenant d'un organisme de l'extérieur, laquelle contenait les résultats d'un examen.

Résumé de l'enquête

La banque a reconnu qu'après le départ du plaignant, deux directeurs de la succursale où il avait travaillé, avaient déterminé à l'aide de l'information inscrite sur l'enveloppe si la correspondance à l'intention de l'ex-employé était personnelle ou d'affaires. La banque a expliqué, qu'en ce qui concerne les anciens employés, de façon générale, elle ouvre le courrier d'affaires et réadresse le courrier personnel sans l'ouvrir. Comme des clients de l'institution bancaire peuvent écrire directement à un ancien employé et joindre, par exemple, des formulaires de demande et des documents signés, la banque ne peut pas risquer de réadresser ce genre de renseignements personnels à un ancien employé.

La banque a admis que du courrier adressé au plaignant avait été ouvert; cependant, un des directeurs se souvient avoir décacheté un seul envoi précis, à savoir le bordereau de paye de l'employé. Celui-ci était responsable du travail effectué par le plaignant, et il était autorisé à voir les feuilles de paye. Bien que le plaignant ait été un stagiaire, et que son bordereau de paye n'ait pas été inclus dans le rapport de la succursale, le directeur aurait pu avoir accès à ses renseignements sur la paye sans ouvrir l'enveloppe du bordereau.

Étant donné que le plaignant avait des problèmes avec sa paye lorsqu'il a quitté la banque, le directeur a décidé d'ouvrir l'enveloppe pour s'assurer qu'il n'y avait pas d'erreurs. La banque soutenait que puisque le directeur avait le droit de consulter l'information qui figure à la feuille de paye, il aurait pu voir les renseignements contenus dans l'enveloppe dans l'exercice de ses fonctions. Par conséquent, la banque était d'avis qu'il ne s'agissait pas d'une collecte inappropriée de renseignements personnels concernant le plaignant.

La banque et le plaignant ne sont pas du même avis quant à savoir à quand remontent les problèmes liés à la paye. Selon le plaignant, son ancien employeur n'était pas au fait de ses difficultés avant d'avoir ouvert l'enveloppe du bordereau. La banque a protesté et offert des éléments prouvant que les plaintes étaient antérieures à l'ouverture de l'enveloppe contenant le bordereau de paye.

Pour ce qui est de la deuxième lettre, les directeurs ne se souvenaient pas de l'avoir ouverte. Cependant, l'un d'entre eux a admis qu'il avait peut-être décacheté l'envoi puisqu'il avait versé des fonds pour que le plaignant suive un cours. L'organisme qui offrait le cours a expliqué que lorsqu'un employeur paie des frais de scolarité, les étudiants donnent habituellement l'adresse de celui-ci. Il a été prouvé que le plaignant avait inscrit l'adresse de l'employeur sur sa copie d'examen. Malgré qu'on ait été dans l'impossibilité de savoir à quelle succursale les résultats de l'examen avaient été envoyés (parce que, le plaignant avait donné une nouvelle adresse et que les ordinateurs avaient été mis à jour), ils avaient été transmis à la banque.

Toute la correspondance provenant de l'organisme qui offrait le cours a été envoyée à l'étudiant et portait la mention « personnel et confidentiel ». Toutefois, l'organisme a fait remarquer qu'au moment de l'inscription, l'étudiant ou l'étudiante doit autoriser celui-ci à divulguer à l'employeur les résultats de tous les cours qui ont été suivis. Les résultats sont communiqués aux employeurs par écrit seulement.

La politique de l'institution bancaire précisait que le courrier personnel ne devait pas être livré en milieu de travail puisque de nombreuses unités de travail ouvrent les envois. Le courrier provenant de l'entreprise (tel que les bordereaux de dépôt) doit être envoyé à l'employé et être accompagné de la mention « confidentiel ». De tels envois doivent être remis à l'employé sans avoir été décachetés. La banque a mentionné que quoique le fait d'avoir ouvert l'enveloppe du bordereau de paye du plaignant constituait une exception à ses politiques, elle l'a fait dans l'intérêt du plaignant.

Conclusions du commissaire

Rendues le 15 juillet 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique à tout ouvrage, toute installation, toute entreprise ou secteur d'activité fédéral. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce qu'une banque constitue un ouvrage, une installation, une entreprise ou un secteur d'activité fédéral aux termes de la Loi.

Application : Le principe 4.7 précise que les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur nature plus ou moins délicate. Aux termes du paragraphe 5(3), l'organisation ne peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu'à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

Pour ce qui est de la première allégation, le commissaire a fait remarquer, qu'en général, les bordereaux de paye sont remis aux employés dans des enveloppes cachetées parce qu'on sait que l'information d'ordre financier ou concernant le revenu d'une personne est de nature très délicate. La politique de l'institution tient compte de cette pratique. Cependant, la politique ne disait pas que les bordereaux de paye pourraient être décachetés pour en vérifier l'exactitude.

Le commissaire a considéré que le plaignant, bien qu'il soit un ancien employé, était en droit de s'attendre que son bordereau de paye lui parvienne sans avoir été ouvert. Bien que la banque ait déclaré avoir décacheté l'enveloppe pour venir en aide au plaignant, le commissaire lui a rappelé qu'elle aurait pu utiliser d'autres moyens. Ainsi donc, l'institution aurait pu laisser l'enveloppe cachetée et attendre que le plaignant lui fasse part des problèmes, le cas échéant. Ou bien, le directeur aurait pu communiquer directement avec le plaignant. Puisqu'il avait déjà accès aux feuilles de paye du plaignant, il n'avait pas à ouvrir l'enveloppe renfermant la fiche de paye.

Par conséquent, le commissaire a jugé qu'étant donné que la banque n'avait pas suivi sa politique sur l'ouverture des enveloppes de bordereaux de paye, celle-ci n'avait pas protégé les renseignements personnels du plaignant. De plus, le commissaire n'était pas convaincu qu'une personne raisonnable considérerait que les allégations de la banque étaient pertinentes en ce qui concerne l'ouverture du courrier, compte tenu des choix dont elle disposait. Il a donc conclu que la banque avait enfreint le principe 4.7 et le paragraphe 5(3).

Le commissaire a conclu que la première allégation du plaignant était fondée.

Pour ce qui est de la deuxième allégation, le commissaire a constaté que de nombreux bureaux ouvrent automatiquement le courrier externe qui est adressé au personnel. Lorsqu'il s'agit d'anciens employés, il serait légitime de craindre que de tels envois puissent contenir des renseignements personnels sur des particuliers ou de l'information commerciale sur des organisations. Le commissaire était donc d'avis qu'une personne raisonnable conviendrait que la banque avait l'obligation d'ouvrir le courrier personnel du plaignant lorsqu'il qui provenait de l'extérieur de l'institution. Il a donc conclu que les interventions de la banque quant à la correspondance provenant d'une organisation de l'extérieur étaient conformes au paragraphe 5(3) de la Loi.

Le commissaire a donc conclu que la deuxième allégation était non fondée.