Une entreprise de camionnage accusée d'avoir refusé une demande d'accès provenant d'un ancien employé

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2003-179

[Principes 4.1 et 4.9 de l'annexe 1; paragraphes 8(3) et 8(5)]

Plainte

Un camionneur s'est plaint que son ancien employeur avait refusé de lui donner accès aux renseignements personnels le concernant.

Résumé de l'enquête

Le plaignant a été renvoyé de l'entreprise de camionnage pour un motif suffisant. Dans le cadre d'une réclamation sur les motifs du renvoi, le plaignant a présenté une demande officielle aux termes de la Loi pour avoir accès à tous les renseignements contenus dans son dossier personnel au bureau local, à l'administration centrale, dans l'ordinateur domestique du directeur général ou dans tout autre lieu de stockage. Après avoir attendu pendant sept semaines une réponde de l'entreprise, le plaignant a porté plainte au bureau du commissaire.

Lorsqu'il a donné un avis officiel relativement à la plainte, le Commissariat a appris qu'aucun agent chargé d'assurer le respect de la vie privée n'avait été désigné et que, par ailleurs, l'entreprise n'était pas au fait de ses obligations aux termes de la Loi. Suivant l'avis du Commissariat, l'entreprise a immédiatement nommé un agent chargé du respect de la vie privée qui a entrepris de traiter la demande d'accès pour ultérieurement faire parvenir au plaignant des copies de ses dossiers personnels.

Croyant que le directeur général de l'entreprise conservait des dossiers électroniques sur les employés dans son ordinateur domestique, le plaignant a constaté l'absence de ces renseignements dans les documents fournis par l'entreprise. Le représentant syndical a relaté l'interprétation qu'a fait le plaignant d'une remarque du directeur général qui l'aurait porté encore davantage à soupçonner que celui-ci conservait de l'information chez lui. Le directeur général dit ne pas se rappeller avoir dit quoi que ce soit qui aurait laissé croire à l'existence dans son ordinateur domestique de renseignements concernant le plaignant.

Dans une observation écrite et, ultérieurement, dans une déclaration sous serment, le directeur général a nié détenir chez-lui de l'information concernant le plaignant, sous toute forme que ce soit, et il a tenu à rappeler que celui-ci avait obtenu tous les renseignements disponibles. De même, après s'être assuré que les personnes concernées avaient fait une recherche de leurs ordinateurs, à domicile et au travail, l'agent chargé du respect de la vie privée de l'entreprise a rédigé ses observations dans lesquelles il se dit convaincu qu'il n'existait pas de renseignements personnels sur le plaignant, sauf ce qui lui avait déjà été remis. Le plaignant a toutefois persisté à croire que le directeur général conservait de l'information dans un ordinateur domestique.

Conclusions du commissaire

Rendues le 8 juillet 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique à tout ouvrage, entreprise ou secteur d'activité fédéral. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que l'entreprise de camionnage interprovinciale constitue un ouvrage, une entreprise ou un secteur d'activité fédéral aux termes de la Loi.

Application : Le principe 4.1 stipule qu'une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une personne qui devra s'assurer du respect de la Loi. Le principe 4.9 précise qu'une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui leur est réservé et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il est aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées. Le paragraphe 8(3) stipule que l'organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les trente jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(5) indique que faute de répondre dans le délai, l'organisation est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande.

Le commissaire a d'abord déterminé qu'au moment où le plaignant a présenté une demande d'accès, l'entreprise n'avait pas encore désigné un agent responsable de s'assurer du respect de la Loi. Par conséquent, il a conclu que l'entreprise avait contrevenu au principe 4.1.

Deuxièmement, le commissaire a établi que l'entreprise avait attendu 98 jours avant de répondre à la demande. Par conséquent, celle-ci a clairement manqué à son obligation de répondre dans le délai prévu au paragraphe 8(3), et elle est donc considérée aux termes du paragraphe 8(5) comme ayant refusé d'acquiescer à la demande, ce qui déroge au principe 4.9.

Il a conclu que la plainte était fondée.

Autres considérations

Le commissaire est convaincu que le plaignant a finalement reçu toute l'information qu'il était en droit d'obtenir de toutes les sources de l'entreprise.

Quant au plaignant qui croit encore que le directeur général conserve à domicile un dossier électronique contenant des renseignements personnels le concernant, le commissaire fait remarquer être dans l'impossibilité d'approfondir la question, puisque aux termes du paragraphe 12(1)d) de la Loi, il lui est interdit d'entrer dans une maison d'habitation pour effectuer une enquête.