Une personne se voit refuser l'accès à des renseignements personnels

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2003-165

[Principe 4.9 de l'annexe 1; paragraphes 8(3) et 8(5)]

Plainte

Une personne s'est plainte qu'une compagnie de télécommunications lui avait refusé l'accès à ses renseignements personnels relativement à son compte.

Résumé de l'enquête

Le plaignant a demandé certains documents concernant son compte. Quatre-vingt-treize jours plus tard et à la suite de l'intervention du Commissariat, la compagnie a fait parvenir les documents demandés. Elle a indiqué qu'elle n'avait pu répondre à la demande dans le délai prévu parce que la lettre du plaignant n'avait pas été transmise au département approprié. La compagnie a assuré le plaignant qu'elle analysait son processus afin d'éviter que ce genre de situation ne se reproduise.

Conclusions du commissaire

Rendues le 17 avril 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique aux entreprises fédérales. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que la compagnie en question est une entreprise fédérale selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.9 énonce qu'une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. L'organisation doit permettre à la personne de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées. Le paragraphe 8(3) établit que l'organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les trente jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(5) énonce que, faute de répondre dans le délai, l'organisation est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande.

Étant donné que la compagnie a envoyé au plaignant les renseignements qu'il avait demandés quatre-vingt-treize jours après avoir reçu sa demande, ce qui représente soixante-trois jours de plus que le délai prescrit par la Loi, le commissaire a conclu qu'elle n'avait pas respecté ses obligations en vertu des paragraphes 8(3) et 8(5) et que, par conséquent, elle était considérée avoir refusé la demande, contrairement au principe 4.9. Toutefois, le commissaire a été heureux de noter que la compagnie avait finalement remis au plaignant les renseignements demandés et que le plaignant en était satisfait.

Le commissaire a conclu que la plainte était fondée et résolue.

Autres considérations

Le commissaire a été satisfait de noter qu'à la suite de la plainte, la compagnie analysait sa procédure de traitement des demandes d'accès pour éviter de tels délais dans le futur.