Un particulier se voit refuser l'accès à des renseignements personnels

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2003-149

[Article 2; paragraphe 8(7); principe 4.9]

Plainte

Une personne a porté plainte lorsqu'un organisme offrant des services de transport lui a refusé l'accès à des renseignements personnels la concernant.

Résumé de l'enquête

La plaignante, qui travaille pour un aéroport, avait demandé plusieurs documents, ainsi qu'une bande sonore en rapport avec un incident dans lequel elle était impliquée. L'organisme ne s'était tout d'abord pas aperçu que la demande était faite en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, et l'avait refusée. Il avait fourni pour seule explication que l'information n'était pas accessible au public.

Après que la plainte a été déposée, et que l'organisme a reconnu son erreur, il a persisté dans son refus de transmettre les documents demandés à la plaignante. Sa position reposait surtout sur le fait qu'un « identificateur », plus spécifiquement un chiffre utilisé pour faire référence à la plaignante dans les documents, n'était pas un renseignement personnel la concernant, au sens de l'article 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Il a aussi déclaré que si l'identificateur devait être considéré comme un renseignement personnel appartenant à la plaignante, alors l'information qui se rapportait à des tierces personnes dans la documentation ferait partie des renseignements personnels de ces dernières et ne pourrait pas être transmise sans leur consentement. L'organisme a convenu que la voix de la plaignante enregistrée sur la bande sonore était un renseignement personnel concernant la plaignante. Il a offert à la plaignante de lui fournir une bande sonore où il n'y aurait que sa voix, étant donné que les autres voix étaient des renseignements personnels à d'autres personnes. Il a aussi proposé de lui communiquer une copie d'un des documents demandés ne contenant aucune référence aux autres personnes. La plaignante a refusé les deux offres.

Conclusions du commissaire

Rendues le 9 avril 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique à toute installation, ouvrage, entreprise ou secteur d'activité fédéral. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que l'organisme en question constitue une installation, ouvrage, entreprise secteur d'activité fédéral au sens de la Loi.

Application : L'article 2 définit un « renseignement personnel » comme étant « tout renseignement concernant un individu identifiable ». Le principe 4.9 stipule qu'une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées. Le paragraphe 8(7) stipule que l'organisation qui refuse, dans le délai prévu, d'acquiescer à la demande notifie par écrit au demandeur son refus motivé et l'informe des recours que lui accorde la présente partie.

Le commissaire a examiné les documents en question et a établi que la plaignante, même si elle y était désignée au moyen d'un identificateur, était néanmoins identifiable. Puisque les tierces personnes n'étaient pas nommées et qu'aucun « identificateur » (comme un chiffre) n'était utilisé pour y faire référence, il a rejeté l'argument de l'organisme selon lequel les personnes désignées dans les documents étaient aussi identifiables. En ce qui concerne le contenu de la bande sonore, le commissaire a jugé que les commentaires qu'avaient formulés les autres personnes à la plaignante faisaient partie des renseignements personnels appartenant à cette dernière.

Il a donc établi que l'organisme disposait de documents qui contenaient des renseignements personnels de la plaignante. Comme l'organisme avait refusé de les fournir à la plaignante, et qu'il a affirmé n'avoir aucune intention de le faire, le commissaire a conclu que l'organisme contrevenait le principe 4.9.

Le commissaire a également fait remarquer que, dans sa première réponse, l'organisme avait omis de fournir à la plaignante les raisons de son refus et de l'informer qu'elle avait le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée. Le commissaire a donc conclu que l'organisme contrevenait au paragraphe 8(7).

Le commissaire a conclu que la plainte était fondée.

Autres considérations

Le commissaire a recommandé que l'organisme transmette l'information demandée dans les 30 jours suivant la réception de sa lettre de conclusion.