Une société ferroviaire retient des renseignements personnels sur un employé

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2003-147

[Principe 4.7 de l'annexe 1; paragraphes 8(7) et 9(1); alinéas 9(3)a) et 9(3)b), sous-alinéa 9(3)b)(c.1), alinéa 9(3)d)]

Plainte

Le plaignant, un ancien employé d'une société ferroviaire, a prétendu que son employeur lui avait refusé l'accès à des renseignements personnels le concernant, plus précisément à son dossier.

Résumé de l'enquête

Au moment où le plaignant a présenté sa demande, la société ferroviaire et lui s'affrontaient devant un tribunal d'appel provincial qui se penche sur les décisions relatives à l'indemnisation des travailleurs. Dans sa réponse où elle refusait de transmettre au plaignant son dossier, la société faisait référence à cette action en justice, mais ne fournissait pas d'autres renseignements sur sa prise de position. Dans ses déclarations au Commissariat à la suite du dépôt de la plainte, la société ferroviaire a précisé pourquoi elle avait rejeté la demande du plaignant : elle a déclaré que certains des renseignements compris dans le dossier du plaignant se rapportaient à des tierces personnes et pourraient avoir des répercussions sur l'action en justice. La société a aussi signalé qu'elle avait participé à une procédure d'arbitrage concernant un grief que le plaignant avait présenté après avoir été mis à pied.

Le Commissariat a examiné le dossier du plaignant et a constaté qu'une grande partie des renseignements y étaient de nature administrative, n'avaient pas de liens avec le procès ou le grief, et comprenaient des documents que le plaignant avait envoyés à son employeur ou vice versa. Par conséquent, le commissaire a recommandé à la société de transmettre au plaignant la majorité de son dossier. La société ferroviaire a obtempéré, mais a retenu certains renseignements en faisant valoir les exceptions prévues au paragraphe 9(1), aux alinéas 9(3)a) et 9(3)b), au sous-alinéa 9(3)b)(c.1) et à l'alinéa 9(3)d) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi).

Conclusions du commissaire

Rendues le 7 avril 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique aux ouvrages, entreprises et secteurs d'activité fédéraux. Ce cas est du ressort du commissaire parce qu'une société ferroviaire constitue un ouvrage ou entreprise ou secteurs d'activité fédéral au sens de la Loi.

Application : Le principe 4.9 précise qu'une « organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées ». Le paragraphe 8(7) établit qu'une « organisation qui refuse, dans le délai prévu, d'acquiescer à la demande notifie[ra] par écrit au demandeur son refus motivé et l'informe[ra] des recours que lui accorde la présente partie ».

Le paragraphe 9(1) signale que « malgré le principe 4.9 de l'annexe 1, une organisation ne peut communiquer de renseignements à un particulier dans le cas où cette communication révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ». Le paragraphe 9(3) stipule qu'une « organisation n'est pas tenue de communiquer à l'intéressé des renseignements personnels dans les cas suivants seulement :

(a) les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l'avocat à son client;
(b) la communication révélerait des renseignements commerciaux confidentiels;
(c.1) les renseignements ont été recueillis au titre de l'alinéa 7(1)b);
(d) les renseignements ont été fournis uniquement à l'occasion d'un règlement officiel des différends.

L'alinéa 7(1)b) stipule qu'une organisation peut recueillir des renseignements personnels à l'insu de l'intéressé et sans son consentement seulement s'il est « raisonnable de s'attendre à ce que la collecte effectuée au su ou avec le consentement de l'intéressé puisse compromettre l'exactitude des renseignements ou l'accès à ceux-ci, et si la collecte est raisonnable à des fins liées à une enquête sur la violation d'un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial ».

Le commissaire a jugé que la société avait enfreint le principe 4.9 et le paragraphe 8(7) en omettant dès le départ de fournir au plaignant les renseignements auxquels il avait droit en vertu de la Loi, et en négligeant de donner la raison de son refus, ainsi que d'informer le plaignant des recours dont il disposait.

En ce qui concerne les exceptions invoquées par la société ferroviaire, le commissaire a tout d'abord établi qu'elle était en droit d'invoquer le paragraphe 9(1) pour retenir des renseignements qui, dans le dossier, faisaient référence à des tierces parties. De plus, le commissaire a reconnu que l'information préparée par les avocats de la société concernant l'action en justice relative à la commission d'indemnisation, ainsi que le grief présenté par le plaignant, étaient protégés par le secret professionnel liant l'avocat à son client et faisaient donc partie des exceptions, selon l'alinéa 9(3)a).

En revanche, le commissaire n'était pas d'avis que l'information concernant l'indemnisation versée au plaignant, et les coûts liés à la présentation de sa demande à la commission provinciale de santé et sécurité au travail, constituaient des renseignements de nature commerciale confidentiels, comme la société ferroviaire l'avait prétendu. Par conséquent, il a rejeté dans ce cas-ci le recours à l'alinéa 9(3)b) qu'elle invoquait.

Cependant, le commissaire a accepté l'assertion de la société selon laquelle l'information concernant l'enquête effectuée sur l'aptitude au travail du plaignant relevait de l'alinéa 9(3)(c.1).

Pour ce qui est de l'alinéa 9(3)d), le commissaire a jugé qu'une procédure de règlement des griefs et qu'une procédure d'arbitrale visaient, de part leur nature, à régler des différends entre des parties et pouvaient donc être considérés comme une méthode formelle de règlement des différends. Il a donc accepté que l'information créée par la société dans le cadre de cette procédure ne soit pas divulguée, en vertu de l'alinéa 9(3)d).

Même si au départ la société avait refusé au plaignant l'accès au dossier le concernant, et avait par conséquent enfreint le principe 4.9, le commissaire était satisfait du fait que la société avait en fin de compte mis à la disposition du plaignant une grande partie des renseignements auxquels il avait le droit d'accéder. Le commissaire a jugé que les renseignements retenus conformément à l'alinéa 9(3)b) devraient être communiqués au plaignant, mais qu'en revanche, la société avait le droit de s'appuyer sur le paragraphe 9(1) et les alinéas 9(3)a), (c.1) et d) pour retenir certains autres renseignements.

Le commissaire a donc conclu que la plainte était fondée.

Autres considérations

Le commissaire a recommandé que la société fournisse au plaignant l'information retenue, en vertu de l'alinéa 9(3)b).