Une personne a allégué qu'un employeur avait demandé trop de renseignements médicaux

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2003-135

[Principe 4.4 de l'annexe 1; paragraphe 5(3)]

Plainte

Une employée d'une compagnie de camionnage s'est plainte que son employeur lui ait demandé de fournir des renseignements médicaux de manière excessive afin de justifier une période de congé de maladie.

Résumé de l'enquête

Lorsque la plaignante a d'abord pris un congé de maladie, elle a fourni à son employeur un billet du médecin qui mentionnait le diagnostique et la date prévue du retour au travail. Comme l'état de la personne ne s'était amélioré pas à cette date, elle a cherché à prolonger son congé et a soumis un formulaire utilisé par Développement des ressources humaines Canada pour les personnes présentant une demande de prestations d'assurance-emploi. Son but ne consiste pas à certifier des congés de maladie auprès d'un employeur. La compagnie a informé la plaignante qu'elle n'avait pas fourni des renseignements adéquats et a demandé, auprès de son médecin, de la documentation décrivant son état médical, signalant les restrictions relatives à ses fonctions et la date prévue du retour au travail.

La politique de la compagnie en matière de congé de maladie énonce que les employés doivent soumettre un document signé par un médecin qui atteste de la maladie, si cela est demandé ou s'ils sont absents pendant une certaine période de temps. La politique ne précise pas quel type d'information devrait être fournie. La compagnie a indiqué que le but visé de sa collecte de renseignements médicaux était d'établir le moment prévu du retour au travail de l'employé et si la personne était capable d'effectuer des tâches secondaires. La compagnie a évoqué ses obligations en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne de répondre aux besoins des personnes ayant des besoins spéciaux. La compagnie a déclaré qu'elle avait besoin de renseignements suffisants concernant l'état médical de l'employé afin de satisfaire à cette exigence.

L'employé a fourni à la compagnie une lettre d'une phrase provenant d'un médecin où ce dernier déclarait qu'elle souffrait d'une incapacité médicale et donnant la nouvelle date prévue pour le retour au travail. La compagnie n'a pas indiqué si elle avait accepté ces renseignements. Cependant, elle n'a pas demandé à l'employé de fournir des détails supplémentaires. L'enquête a confirmé que, de fait, la compagnie avait accepté cette lettre avant le dépôt de la plainte.

L'enquête a révélé la présence d'ambiguïtés dans la correspondance de la compagnie en ce qui concerne les renseignements qu'elle cherchait à obtenir, ce qui a ensuite donné lieu à un malentendu de la part de l'employé. D'une part, l'employé a présumé qu'on lui demandait des renseignements médicaux détaillés, y compris un diagnostique, qui seraient ensuite utilisés pour juger si elle était effectivement trop malade pour aller au travail. D'autre part, la compagnie a indiqué qu'une lettre de son médecin déclarant que la plaignante était incapable de travailler en raison de maladie était suffisante, même si la date de retour au travail devait être mentionnée.

Conclusions du commissaire

Rendues le 6 mars 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique à tous les ouvrages, entreprises ou secteurs d'activités fédéraux. Le commissaire a compétence dans cette affaire parce qu'une compagnie de camionnage qui œuvre à l'échelle interprovinciale est un ouvrage, une entreprise ou un secteur d'activités selon la définition de la Loi.

Application : Selon le paragraphe 5(3), l'organisation ne peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu'à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. Le principe 4.4 stipule que la collecte de renseignements personnels doit se limiter aux renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins déterminées par l'organisation.

Le commissaire a considéré que les fins déterminées par la compagnie pour la collecte des renseignements personnels étaient raisonnables, selon la définition du paragraphe 5(3). Il a indiqué qu'il était approprié pour la compagnie de demander la confirmation de la maladie et la date prévue du retour au travail afin qu'elle puisse planifier en conséquence. Parallèlement, le commissaire a signalé que l'employeur a légitimement demandé une certaine quantité de renseignements médicaux afin de pouvoir accommoder l'employé dans son poste, une obligation à laquelle la compagnie doit satisfaire en vertu de la législation canadienne sur les droits de la personne.

Bien que le commissaire ait commenté que l'absence de clarté dans la correspondance de la compagnie pouvait avoir porté la plaignante à croire que la compagnie demandait plus de renseignements que ce dont elle avait besoin, il était satisfait que la compagnie avait limité sa collecte de renseignements personnels. Il a fait remarquer que la compagnie n'avait en fait pas recueilli tous les renseignements qu'elle avait demandés lorsqu'elle avait accepté la note d'une phrase du médecin. Par conséquent, le commissaire a conclu que les agissements de la compagnie étaient conformes au principe 4.4 de l'annexe 1.

Il a par conséquent conclu que la plainte était non fondée.

Autres considérations

Le commissaire a exprimé des préoccupations concernant le manque de clarté des communications de la compagnie et lui a demandé de s'assurer que les demandes futures de certificats médicaux sont formulées clairement afin d'énoncer que la compagnie cherche à obtenir un pronostique et non un diagnostique.