Une personne s'oppose à la réponse tardive d'une agence relativement à son dossier de crédit

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2002-102

[Principes 4.9 et 4.9.6 de l'annexe 1, et paragraphes 8(3) et 8(5)]

Plainte

Une personne s'est plainte qu'une agence d'évaluation du crédit n'a pas répondu à sa demande d'accès à son dossier de crédit personnel.

Résumé de l'enquête

Le 22 octobre 2001, le plaignant a demandé, par écrit, une copie de son dossier de crédit. Dans un accusé de réception en date du 21 novembre 2001, l'agence en question a indiqué que les demandes ne pourraient être traitées dans les 30 jours à cause d'un surcroît de demandes à ce moment. Cette lettre rappelait aussi au plaignant son droit de porter plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi). Le plaignant a reçu ses renseignements personnels le 24 janvier 2002, bien après le délai de 30 jours prescrit par la Loi.

L'agence était en effet aux prises avec une hausse importante du volume de demandes d'accès, assortie de retards de traitement. En attendant l'embauche et la formation de personnel supplémentaire de traitement des demandes, l'agence avait décidé d'informer les demandeurs, par lettre, qu'ils ne devraient s'attendre à obtenir une réponse à leurs demandes qu'avec un certain retard.

L'agence a pris des mesures pour éliminer l'arriéré des demandes et traiter plus rapidement le volume toujours plus grand, semble-t-il, des demandes. Depuis février 2002, l'agence répond aux demandes d'accès dans un délai moyen de huit jours.

Après réception de son dossier de crédit, la personne a demandé à l'agence d'examiner une inscription au dossier, qui, selon elle, ne la concernait pas personnellement mais était plutôt liée à une société dont elle avait été le directeur. L'agence a répondu qu'elle ne retirerait pas l'inscription, celle-ci ayant été enregistré correctement. Puisque la contestation du plaignant n'avait pas été réglée à sa satisfaction, l'agence a offert à la personne de rédiger une déclaration qui serait ajoutée au dossier de crédit et qui exprimerait son désaccord avec l'inscription. C'est ce que le plaignant a fait, et l'agence a joint cette lettre au dossier et a transmis ces renseignements aux tiers qui avaient accès aux renseignements du plaignant.

Conclusions du commissaire

Rendues le 19 décembre 2002

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi s'applique aux entreprises fédérales et aussi à toute entreprise provinciale qui communique des renseignements personnels pour contrepartie à l'extérieur de la province. Le commissaire a compétence dans cette cause parce que l'agence d'évaluation du crédit en question, quoique sous réglementation provinciale, communique des renseignements personnels pour contrepartie à des clients à l'extérieur de la province.

Application : Le principe 4.9 énonce qu'une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter; et que la personne doit pouvoir contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées. Le paragraphe 8(3) énonce que l'organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les 30 jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(5) énonce que faute de répondre dans le délai, l'organisation est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande. Le principe 4.9.6 établit que lorsqu'une contestation n'est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, l'organisation prend note de l'objet de la contestation. S'il y a lieu, les tierces parties ayant accès à l'information en question doivent être informées du fait que la contestation n'a pas été réglée.

L'agence n'a pas contesté qu'elle n'avait pas remis au plaignant les renseignements personnels demandés dans le délai de 30 jours précisé au paragraphe 8(3) de la Loi. Le commissaire a donc conclu que l'agence ne s'était pas conformée à ses obligations selon le paragraphe 8(3), était réputée, selon le paragraphe 8(5), avoir refusé d'acquiescer à la demande et avait contrevenu au principe 4.9 de l'annexe 1.

Toutefois, il a été heureux de remarquer que le plaignant a reçu ses renseignements. Le commissaire était également convaincu que l'agence s'est conformée aux obligations énoncées au principe 4.9.6 lorsqu'elle a offert au plaignant de rédiger une déclaration relativement à l'inscription contestée, pour ensuite la joindre au dossier de crédit et la transmettre à tous les tiers ayant accès aux renseignements sur le crédit de la personne.

Le commissaire a conclu que la plainte était fondée et résolue.