Accès refusé à des renseignements personnels se trouvant dans un dossier aux ressources humaines

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2002-101

[Principe 4.9 de l'annexe 1; paragraphes 8(3) et 8(5)]

Plainte

Une personne s'est plainte que son ancien employeur, un transporteur interprovincial, a refusé de lui donner accès à son dossier aux ressources humaines et aux dossiers de formation qu'elle avait demandés.

Résumé de l'enquête

La personne a écrit à l'entreprise pour demander l'accès à tous les renseignements personnels se trouvant dans son dossier aux ressources humaines, de même qu'aux dossiers de la formation qu'elle avait reçue en cours d'emploi et à tout certificat qu'elle avait obtenu. Initialement, l'entreprise n'a pas répondu à la demande de la personne.

Après l'intervention du Commissariat, l'entreprise a indiqué qu'au moment de la demande de la personne, elle n'était pas au courant de la Loi et a admis ne pas avoir communiqué à la plaignante ses renseignements personnels. Après avoir remis à l'entreprise une copie de la Loi et le guide à l'intention des entreprises qui l'accompagne, des employés du Commissariat ont rencontré des représentants de l'entreprise pour traiter des responsabilités de celle-ci vis-à-vis de la Loi. Peu après, l'entreprise a envoyé à la personne une copie des documents se trouvant dans son dossier, de même que ses certificats de formation.

Le commissaire a fait remarquer que, après la réunion avec le Commissariat, l'entreprise a chargé une personne de veiller à ce que l'organisation se conforme à la Loi.Elle a aussi mis en ouvre une politique relative au traitement des questions de protection de la vie privée et a instauré des procédures de réception et de réponse pour les demandes de renseignements personnels.

Conclusions du commissaire

Rendues le 19 décembre 2002

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique aux entreprises fédérales. Le commissaire a compétence dans cette cause parce qu'un transporteur interprovincial est une entreprise fédérale selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.9 énonce que toute personne qui en fait la demande doit être informée de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et qu'il doit lui être permis de les consulter. Une personne doit pouvoircontester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées. Le paragraphe 8(3) énonce qu'une organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les 30 jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(5) énonce que, faute de répondre dans le délai, l'organisation est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande.

Le commissaire a établi, ce que l'entreprise ne nie pas, qu'elle n'avait pas communiqué à la personne ses renseignements personnels dans le délai de 30 jours prescrit par la Loi. Il a donc conclu que l'entreprise ne s'était pas conformée à ses obligations selon le paragraphe 8(3), était donc réputée, selon le paragraphe 8(5), avoir refusé d'acquiescer à la demande et avait contrevenue au principe 4.9. Toutefois, il a fait remarquer que la plaignante était satisfaite de l'action prise par l'entreprise, et qu'elle avait reçu tous ses renseignements et considérait l'affaire comme résolue.

Le commissaire a conclu que la plainte était fondée et résolue.