Un ancien employé d'une entreprise de télécommunications s'est vu refusé le droit de consulter certains renseignements consignés dans son dossier d'emploi

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2002-88

[Principes 4.9, 4.9.4, annexe 1; alinéa 9(3)d)]

Plainte

Une personne s'est plainte qu'une entreprise de télécommunications, où elle était autrefois employée, lui ait refusé le droit de consulter une partie de ses renseignements personnels qu'elle avait demandés.

Plus particulièrement, le plaignant a allégué qu'en réponse à sa requête visant tous les renseignements consignés dans son dossier d'emploi :

• l'entreprise avait retenu certaines parties de l'information demandée;
• l'entreprise s'était abstenue de communiquer des renseignements positifs sur son rendement;
• il était d'avis que plusieurs pages avaient été retirées, étant donné que la numérotation de certains documents était discontinue;
• certains renseignements fournis étaient illisibles.

Résumé de l'enquête

L'enquête consistait en un examen approfondi des renseignements fournis au plaignant, du contenu complet du dossier d'emploi, ainsi que du contenu des dossiers électroniques de l'entreprise.

L'enquête a révélé que l'entreprise avait effectivement retenu certains renseignements - ce que cette dernière a elle-même admis - et s'était appuyée à cet effet sur une disposition d'exemption de la Loi. Le commissaire a remarqué que l'entreprise n'en avait toutefois pas informé l'intéressé par écrit, comme elle était tenue de le faire. L'information en question avait trait à des plaintes et à une enquête liée aux droits de la personne.

L'enquête a également révélé que l'apparente discontinuité de la numérotation tenait à une erreur matérielle et qu'il n'y avait pas réellement de pages manquantes. Il a également été constaté qu'une partie du matériel fourni au plaignant était illisible en raison de la piètre qualité des photocopies.

Pour ce qui est de l'allégation du plaignant voulant que l'entreprise se soit abstenue d'inclure certains renseignements positifs concernant son rendement, le commissaire a établi qu'il n'existait pas d'autres renseignements relatifs à son rendement.

Conclusions du commissaire

Rendues le 31 octobre 2002

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique à tout ouvrage, entreprise ou secteur d'activité fédéral. L'affaire en question relève de la compétence du commissaire puisqu'une entreprise de télécommunications est un ouvrage, entreprise ou secteur d'activité fédéral selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.9 stipule qu'une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait que ces renseignements ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Le principe 4.9.4 prévoit qu'une organisation qui reçoit une demande de communication de renseignements doit les fournir sous une forme généralement compréhensible. L'alinéa 9(3)d) stipule qu'une « organisation n'est pas tenue de communiquer à l'intéressé des renseignements personnels dans le cas où les renseignements ont été fournis uniquement à l'occasion d'un règlement officiel de différends ».

Le commissaire devait déterminer si l'entreprise s'était dûment prévalue de l'alinéa 9(3)d). En d'autres termes, les renseignements retenus auraient-ils pu être jugés avoir été produits à l'occasion d'un règlement officiel de différends ?

Le commissaire a établi que, si la documentation relative au grief visait, de par sa nature, à résoudre des différends entre les parties et que, par conséquent, était considérée comme un type de règlement officiel de différends, celle qui avait été produite dans le cadre de l'enquête liée aux droits de la personne ne l'était pas. Autrement dit, cette dernière documentation n'avait pas été produite aux fins de régler un différend mais plutôt en vue de répondre aux allégations et d'assurer une défense. En conséquence de quoi, le commissaire a conclu qu'en retenant les renseignements personnels concernant l'intéressé relativement à l'enquête liée aux droits de la personne, l'entreprise contrevenait au principe 4.9.

Le commissaire devait également examiner si l'entreprise s'était conformée à la prescription du principe 4.9.4 voulant que les renseignements soient fournis sous une forme compréhensible. Il a établi que certains renseignements qui avaient été fournis à l'intéressé étaient effectivement illisibles en raison de la piètre qualité des photocopies. Par conséquent, il a conclu que l'entreprise n'avait pas satisfait à son obligation en vertu du principe 4.9.4. Toutefois, il a remarqué que l'entreprise a accepté de fournir des copies lisibles au plaignant.

Le commissaire a conclu que la plainte était fondée.

Autres considérations

Le commissaire a recommandé que :

• l'entreprise communique au plaignant l'information retenue relativement à l'enquête liée aux droits de la personne;

• à l'avenir, l'entreprise prenne les mesures nécessaires pour satisfaire à ses obligations en vertu du paragraphe 8(7) de la Loi, qui stipule qu'une organisation qui refuse d'acquiescer à une demande notifie par écrit au demandeur son refus motivé et l'informe des recours que lui accorde la Loi.