Des employés prétendent que leur employeur a refusé de leur communiquer les résultats d'un concours

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2002-87

Plainte

Deux individus se sont plaints de ce que leur employeur, une autorité aéroportuaire, ait refusé de leur communiquer leurs renseignements personnels, plus particulièrement les résultats d'un concours auquel ils avaient été candidats.

Résumé de l'enquête

Les deux plaignants avaient participé, sans succès, au concours pour le même poste à l'aéroport. Chacun d'entre eux a par la suite écrit à l'aéroport afin d'obtenir une copie de l'ensemble de ses dossiers de personnel, précisant que ses évaluations pour le poste en question devraient être incluses. Après plusieurs semaines d'attente sans réponse, chacun d'entre eux a déposé une plainte auprès du Commissariat.

L'aéroport s'est adressé au Commissariat pour obtenir des indications sur la meilleure façon de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Après plusieurs discussions et échanges de correspondance, l'aéroport a convenu de prendre les mesures suivantes :

• il déposera, aux dossiers de personnel de l'employé, une copie du classement et du pointage obtenus lors d'un concours.
• il gardera, pendant six mois après la fin du concours, un dossier de concours qui contiendra tous les renseignements sur les candidats non retenus et devra leur être accessible conformément à la Loi.

Plus de cinq mois après les demandes d'accès initiales, l'aéroport a finalement permis aux plaignants d'examiner leurs renseignements personnels relativement à leurs candidatures au concours. L'aéroport a choisi de permettre aux candidats non retenus d'examiner les questions et leurs réponses à tout questionnaire à choix multiples utilisé dans le cadre du processus d'évaluation. Toutefois, les individus ne recevront pas de copie du questionnaire. De même, l'aéroport communiquera les réponses et les points obtenus pour les questions posées lors d'entrevues où les réponses du candidat ont été enregistrées. Cependant, les candidats ne pourront consulter les questions initiales.

Le Commissariat à la protection de la vie privée a confirmé que les plaignants ont eu accès à ces renseignements et a fait en sorte qu'ils reçoivent des photocopies de certains des documents.

Conclusions du commissaire

Rendues le 22 octobre 2002

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique aux entreprises fédérales. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que les autorités aéroportuaires sont des entreprises fédérales selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.9 de l'annexe 1, et les paragraphes 8(3) et 8(5).

Le commissaire a établi que l'aéroport n'avait communiqué aux plaignants leurs renseignements personnels que bien après le délai de 30 jours prescrit par la Loi. Il a donc conclu que l'aéroport ne s'était manifestement pas conformé aux obligations stipulées au paragraphe 8(3) et était donc réputé, en vertu du paragraphe 8(5), avoir refusé de donner suite à la demande d'accès des plaignants, contrevenant ainsi au principe 4.9.

Cependant, il a fait remarquer que les plaignants avaient par la suite obtenu tous les renseignements demandés et s'étaient montrés satisfaits du dénouement de l'affaire.

Il a donc conclu que les plaintes étaient fondées et résolues.