Une entreprise de télécommunications est priée d'adopter des pratiques uniformes de conservation

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2002-73

[Principes 4.6 et 4.9 de l'annexe 1; paragraphes 8(7) et 9(5); alinéas 7(1)b) et 9(3)c.1)]

Plainte

Un ancien employé s'est plaint de ce qu'une entreprise de télécommunications avait refusé de lui communiquer tous les renseignements contenus dans ses dossiers de personnel, et dans le dossier d'une enquête interne que l'entreprise avait menée sur son compte. Il a aussi allégué que ses dossiers de personnel n'étaient pas complets et à jour.

Résumé de l'enquête

Le plaignant, un ancien représentant du service à la clientèle pour l'entreprise, avait été l'objet d'un renvoi justifié à la suite d'une enquête interne. Il a fait une demande écrite d'accès au dossier d'enquête et à ses dossiers de personnel. L'entreprise lui a communiqué 93 pages de documentation, mais a refusé de lui communiquer le dossier d'enquête. L'entreprise n'a pas motivé son refus de lui communiquer le dossier d'enquête et ne l'a pas informé des recours qui s'offraient à lui s'il désirait contester le refus.

L'entreprise était d'avis que sa collecte des renseignements personnels du plaignant, à son insu et sans son consentement au cours de l'enquête interne, était conforme à l'alinéa 7(1)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et que son refus subséquent de lui communiquer le dossier d'enquête était, dans la même veine, conforme à l'alinéa 9(3)c.1) de la Loi. Selon ces dispositions, les organisations ne sont pas tenues de communiquer les renseignements personnels recueillis dans le cadre d'enquêtes sur des violations d'accords. En vertu du paragraphe 9(5) de la Loi, une organisation invoquant l'alinéa 9(3)c.1) pour refuser de communiquer des renseignements personnels doit en informer le commissaire, ce que l'entreprise n'a pas fait dans ce cas.

Le plaignant était d'avis que l'entreprise refusait de lui communiquer d'autres renseignements qui pourraient lui être utiles dans le cadre d'un grief qu'il avait déposé relativement à son congédiement. Il a indiqué plusieurs documents qu'il avait déjà vus mais qui ne faisaient pas partie des 93 pages reçues, notamment une note de remerciement pour un excellent service, une note de remerciement officielle d'un client et une récente évaluation du rendement. L'entreprise lui a par la suite communiqué ces documents au cours de l'enquête, après l'intervention du Commissariat à la protection de la vie privée.

Conclusions du commissaire

Rendues le 7 octobre 2002

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi s'applique aux entreprises fédérales. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que les sociétés de télécommunications sont des entreprises fédérales selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.3 stipule que toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire. L'alinéa 7(1)b) dispense une organisation de l'exigence d'informer l'individu et d'obtenir son consentement si la collecte se fait à des fins raisonnables d'enquête de la violation d'un accord ou de la contravention d'une loi, et s'il est raisonnable de s'attendre à ce que la collecte effectuée au su et avec le consentement puisse compromettre l'exactitude du renseignement ou l'accès à celui-ci. Le principe 4.6 stipule que les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Le principe 4.9 stipule que l'organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait, et doit lui permettre de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées. L'alinéa 9(3)c.1) dispense une organisation de l'exigence de communiquer les renseignements personnels si les renseignements ont été recueillis conformément à l'alinéa 7(1)b).

Le commissaire était convaincu que la collecte, par l'entreprise, des renseignements personnels du plaignant, était à des fins raisonnables dans le cadre d'une enquête sur la violation d'un accord d'emploi et que, dans ce cas, la collecte au su et avec le consentement du plaignant aurait pu compromettre l'exactitude du renseignement ou l'accès à celui-ci. Il a donc conclu que l'entreprise avait invoqué de façon appropriée l'alinéa 7(1)b) pour recueillir les renseignements à l'insu et sans le consentement du plaignant.

De plus, le commissaire a établi que l'entreprise avait dûment exercé son pouvoir discrétionnaire en invoquant l'alinéa 9(3)c.1) pour refuser de communiquer au plaignant le dossier d'enquête.

Le commissaire a conclu que, à cet égard, la plainte était non fondée.

Le commissaire a conclu que l'entreprise a refusé de communiquer au plaignant certains des renseignements personnels de ses dossiers de personnel, en contravention des dispositions du principe 4.9. Toutefois, il a tenu compte de ce que les trois documents en question ont par la suite été communiqués au plaignant.

Le commissaire a conclu que, à cet égard, la plainte était fondée.

Le commissaire a établi que les pratiques de l'entreprise en matière de conservation des renseignements personnels n'étaient pas uniformes. L'entreprise n'est pas dotée d'une politique et de procédures à ce sujet, et, faute de quoi, donne à ses gestionnaires un pouvoir discrétionnaire important quant aux documents conservés au dossier. Il a conclu que le plaignant était parfaitement en droit de s'attendre à une certaine uniformité des pratiques de conservation.

Le commissaire a conclu que la plainte était fondée relativement à l'exigence du principe 4.6 que les renseignements personnels soient complets et à jour aux fins de tenir les dossiers de personnel d'un employé. Il a recommandé que l'entreprise mette au point des politiques et des procédures précisant quels renseignements doivent être recueillis et conservés, et leur durée de conservation.

Autres considérations

En dépit d'avoir conclu que l'entreprise de télécommunications avait dûment invoqué les dispositions d'exemption en question dans la plainte, le commissaire a exprimé une certaine inquiétude relativement au fait que l'entreprise ne s'était manifestement pas conformée à certaines autres dispositions de la Loi. Plus précisément, l'entreprise n'a pas motivé au plaignant, par écrit, les raisons de son refus de lui communiquer les renseignements et ne l'a pas informé des recours qui s'offraient à lui selon la Loi. L'entreprise n'avait pas non plus informé le commissaire, par écrit, de sa décision de refuser l'accès conformément à l'alinéa 9(3)c.1).

Le commissaire a donc recommandé que l'entreprise de télécommunications :

1. fasse dorénavant preuve de la diligence voulue lorsqu'elle devra informer les individus des raisons de son refus de leur communiquer leurs renseignements personnels et de leurs droits de recours selon la Loi, conformément au paragraphe 8(7); et
2. ll'informe, à l'avenir, tel qu'exigé au paragraphe 9(5), de sa décision de ne pas communiquer des renseignements personnels en invoquant l'alinéa 9(3)c.1).