Une banque est accusée de retenir des renseignements sur les paiements d'une créance d'un client

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2002-36

[principe 4.9, annexe 1; et paragraphes 8(3) et 8(5)]

Plainte

Une personne s'est plainte qu'une banque ait d'abord refusé de lui remettre tous les renseignements personnels qu'il avait demandés et ensuite qu'elle n'a pas répondu à sa deuxième demande d'accès.

Résumé de l'enquête

Le plaignant avait adressé à la banque en question, par courrier recommandé, une lettre demandant une copie d'un état de compte détaillé concernant une certaine créance et une copie d'un dossier concernant un arrêt judiciaire. La banque a répondu en lui envoyant l'arrêt judiciaire et un relevé d'une page indiquant le solde de la créance. Le plaignant a alors adressé à la banque une autre lettre, par courrier recommandé, demandant un relevé détaillé concernant la créance, y compris des paiements et des intérêts, ainsi que des renseignements sur un certain placement qu'il avait fait à la banque. N'ayant toujours pas reçu de réponse à sa deuxième demande au bout d'un mois, il a déposé sa plainte au Commissariat à la protection de la vie privée.

Au cours de l'enquête, la banque a trouvé une copie de la deuxième demande du plaignant, mais n'a pu trouver la première demande ni la copie de la réponse que la banque y avait faite, même si, selon la politique de la banque, ces documents auraient dû être versés au dossier. Après l'intervention du Commissariat, la banque a adressé au plaignant un relevé détaillé, deux autres arrêts judiciaires, et des renseignements sur son placement. Le plaignant estimait avoir reçu tous les renseignements qu'il avait demandés.

Conclusions du commissaire

Rendues le 11 janvier 2002

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique aux entreprises fédérales. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que les banques sont des entreprises fédérales selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.9 de l'annexe 1 énonce que toute personne qui en fait la demande doit être informée de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et qu'il il doit lui être permis de les consulter. Le paragraphe 8(3) de la Loi énonce que l'organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les 30 jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(5) énonce que l'organisation qui ne respecte pas le délai est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande.

Le commissaire a établi que la banque n'avait pas fourni tous les renseignements demandés dans sa réponse à la première demande et n'avait pas répondu à la deuxième demande. Il a donc conclu que la banque contrevenait au principe 4.9 et aux paragraphes 8(3) et 8(5). Il était satisfait, par contre, de ce que la banque ait par la suite remis au plaignant tous les renseignements demandés.

Le commissaire a donc conclu que la plainte était fondée et résolue.

Autres considérations

Le commissaire a noté que la politique de la banque en matière d'accès aux renseignements personnels datait de 1998 et ne contenait donc aucune mention de la Loi. Il a en outre noté que la politique ne traitait pas de certaines exigences de la Loi, comme le délai et l'obligation faite à l'organisation de notifier au demandeur son refus motivé, et qu'elle ne se conformait pas à la définition de « renseignement personnel » selon la Loi. Le commissaire a donc recommandé à la banque de réviser sa politique dans le sens de ses observations et de lui envoyer une copie du document révisé.