Obstacles à la démarche d'un exécuteur testamentaire tâchant d'obtenir des renseignements concernant un coffre bancaire

Résumé de conclusions d'enquêtes en vertu de la LPRPDE n^o 2001-16

[principes énoncés aux articles 4.5 et 4.9 de l'annexe 1, et paragraphe 8(7)]

Plainte

Un exécuteur testamentaire s'est plaint qu'une banque ait refusé d'acquiescer à sa demande de renseignements personnels concernant le coffre bancaire de sa tante décédée.

Résumé de l'enquête

Le plaignant soupçonnait qu'une certaine personne non autorisée avait, avec le concours des avocats de la succession, accédé au coffre bancaire de la tante décédée et pris des articles de valeur. Le plaignant avait recueilli un élément de preuve (c-à-d une réponse négative d'une succursale de la banque ayant été transmise par télécopieur) qui évoquait fortement la possibilité que la banque ait reçu des avocats au moins une demande indépendante se rapportant au portefeuille bancaire de la défunte. En sa qualité d'exécuteur testamentaire, le plaignant a demandé à la banque de consulter la carte de signatures pour le coffre bancaire et toute correspondance entre la banque et les avocats de la succession. La banque a répondu qu'il lui était impossible de trouver la carte ou les éléments de correspondance. La recherche approfondie dans les dossiers bancaires, qu'ont menée l'ombudsman de la banque, l'Ombudsman bancaire canadien et le Commissariat à la protection de la vie privée, n'a pas permis de trouver les renseignements demandés par le plaignant.

En temps normal, la banque conserve les cartes de signatures subordonnées aux coffres bancaires pendant sept ans. Huit jours après le décès de la tante, tous les coffres bancaires avaient été transférés d'une succursale bancaire à une autre, et les mesures de sécurité qui s'imposent avaient été appliquées au cours du transfert. La politique bancaire ne prévoyait pas, toutefois, qu'une succursale conserve des dossiers sur un compte, un placement ou un coffre bancaire après leur transfert dans une autre succursale. La politique bancaire ne prévoyait pas plus qu'une succursale conserve des demandes de renseignements relatifs à un dossier qui ne s'y trouvait plus.

Conclusions du commissaire 

Rendues le 12 octobre 2001

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique aux entreprises fédérales. Cette plainte était du ressort du commissaire parce que les banques sont des entreprises fédérales au sens de la Loi.

Application : Le principe énoncé à l'article 4.9 de l'annexe 1 précise qu'une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'utilisation et de leur communication à des tiers, et lui permettre de les consulter. Le paragraphe 8(7) précise que l'organisation qui refuse, dans le délai prévu, d'acquiescer à la demande notifie par écrit au demandeur son refus motivé et l'informe des recours que lui accorde la présente partie.

Le commissaire a établi que les renseignements que la banque n'a pu produire auraient dû être conservés conformément au principe énoncé à l'article 4.5, et n'auraient pas dû être perdus. Par conséquent, il a jugé que la banque n'avait pas respecté le principe énoncé à l'article 4.9. Il a en outre jugé que la réponse de la banque constituait un refus aux termes du paragraphe 8(7).

Le commissaire a donc conclu que la plainte était fondée.

Autres considérations

Le commissaire a recommandé que la banque révise ses pratiques relatives à la destruction des documents contenant des renseignements personnels et élabore une politique écrite portant sur la conservation de tels documents, conformément aux dispositions pertinentes de la Loi.