Communications dans l’intérêt public par les institutions fédérales en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Document d’orientation sur les communications en vertu de l’alinéa 8(2)m), qui permet aux institutions fédérales de communiquer des renseignements personnels dans l’intérêt public ou dans l’intérêt de l’individu concerné par lesdits renseignements.

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• Aperçu
• Comprendre l’alinéa 8(2)m)
• Décision de communiquer les renseignements
• Avis au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Aperçu

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux institutions fédérales de communiquer des renseignements personnels dans l’intérêt public ou dans l’intérêt de l’individu concerné par lesdits renseignements. Il peut s’agir notamment de raisons de santé ou de sécurité ou encore de raisons liées à l’intérêt de l’individu concerné ou à l’intérêt public.

Il est important que les institutions fédérales souhaitant appliquer ces dispositions sachent les utiliser comme il se doit, afin que le droit à la vie privée soit dûment pris en compte.

Comprendre l’alinéa 8(2)m)

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) énonce les cas précis où les institutions fédérales peuvent communiquer des renseignements personnels sans obtenir le consentement de l’individu concerné.

L’alinéa 8(2)m) autorise la communication de renseignements personnels dans les cas où, de l’avis du responsable de l’institution, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, ou l’individu concerné en tirerait un avantage certain. Il incombe au responsable de l’institution, tel qu’il est défini dans la Loi, de faire cette évaluation.

L’alinéa 8(2)m) est une disposition importante de la Loi, qui fournit aux institutions fédérales un outil pour leur permettre de soupeser efficacement le droit à la vie privée d’un individu et d’autres intérêts contextuels importants. Par exemple, cette disposition a été utilisée pour :

• obtenir de l’aide pour un individu à qui l’on a refusé des prestations gouvernementales et qui a menacé de se faire du tort ou représente un danger pour autrui;
• prévenir les autorités de la santé publique responsables d’informer les individus de leur exposition possible à une maladie transmissible;
• trouver le plus proche parent d’un individu blessé ou décédé.

L’alinéa 8(2)m) peut également s’appliquer dans le cadre d’une demande d’information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Bien que le paragraphe 19(1) de la Loi sur l’accès à l’information oblige les responsables d’institutions fédérales à refuser la communication de documents contenant des renseignements personnels, il prévoit néanmoins que cette exigence soit assujettie aux exceptions discrétionnaires énoncées dans le paragraphe 19(2). Il convient de préciser que l’alinéa 19(2)c) de la Loi autorise la communication de documents contenant des renseignements personnels conformément à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ainsi, les responsables d’institutions fédérales devraient suivre les directives fournies dans le présent document au moment de décider s’il y a lieu d’exercer leur pouvoir discrétionnaire de communiquer des renseignements personnels en réponse à une demande présentée en vertu de l’alinéa 19(2)c) de la Loi sur l’accès à l’information.

Décision de communiquer les renseignements

La décision de communiquer des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) exige de trouver avec soin un équilibre entre des intérêts potentiellement divergents. C’est au responsable de l’institution fédérale que revient la responsabilité de veiller à ce que des raisons d’intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée, dans le cas du sous-alinéa 8(2)m)(i), ou, dans le cas du sous-alinéa 8(2)m)(ii), à ce que l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

La décision de communiquer les renseignements personnels devrait être prise avec réserve. L’alinéa 8(2)m) n’oblige pas une institution fédérale à communiquer des renseignements personnels. Il ne faut pas non plus voir cet alinéa comme une sorte « d’échappatoire » permettant aux ministères et organismes du gouvernement de rendre publics des renseignements qui devraient demeurer confidentiels. Dans cette optique, les institutions fédérales devraient s’assurer de ne pas communiquer plus de renseignements personnels que nécessaire.

L’alinéa 8(2)m) s’applique à des situations uniques, relatives à un fait précis. Autrement dit, les institutions fédérales ne devraient exercer leur pouvoir discrétionnaire de communiquer des renseignements personnels en conformité avec cet alinéa que dans des circonstances particulières, lorsque la communication est vraiment justifiée.

Les institutions fédérales devraient appliquer le critère d’intrusion dans la vie privée pour établir le niveau de risque que représente la communication des renseignements en cause. Ce critère prévoit un examen détaillé de trois facteurs de risque interreliés visant à aider les institutions fédérales à décider si le sous-alinéa 8(2)m)(i) doit s’appliquer. Ces facteurs sont les suivants : la nature sensible des renseignements, les attentes de l’individu, et la probabilité et le niveau de préjudice. De plus, selon le cas, les institutions fédérales devraient tenir compte des facteurs propres à leur contexte opérationnel.

Conseils pour appliquer le critère d’intrusion dans la vie privée

1) Nature sensible des renseignements

• Établissez si les renseignements sont détaillés (p. ex. nom et adresse) ou à caractère très personnel (p. ex. renseignements sur la santé).
• Examinez le contexte dans lequel les renseignements ont été recueillis et établissez si ces renseignements peuvent s’avérer sensibles dans le contexte en question. Par exemple, une liste de fonctionnaires, qui n’est pas considérée comme particulièrement sensible, pourrait le devenir si elle est utilisée pour identifier les employés atteints d’une maladie particulière.

2) Attentes de l’individu

• Évaluez les conditions qui ont régi la collecte des renseignements personnels et prenez en considération les attentes que l’institution qui les a recueillis a pu établir en ce qui concerne leur confidentialité; déterminez notamment si la possibilité d’une communication des renseignements personnels est mentionnée dans l’énoncé de confidentialité applicable.
• Tenez compte des attentes raisonnables en matière de protection de la vie privée qui s’appliquent au contexte dans lequel les renseignements ont été recueillis. Pour définir ce qui constitue une attente raisonnable dans ce domaine, les tribunaux examineront l’ensemble des circonstances. Celles-ci peuvent inclure le lieu de la collecte (p. ex. au cours d’une conversation privée par opposition à une assemblée publique), le contexte de la collecte (p. ex. une demande courante de services par rapport à une lettre transmise à plusieurs ministres du gouvernement), etc.

3) Probabilité et niveau de préjudice

• Évaluez la probabilité et le niveau de gravité de préjudice par rapport aux avantages que peut présenter la communication des renseignements au public. Il pourrait s’agir de préjudices personnels ou physiques, ou d’une atteinte à la réputation d’un individu ou d’autres personnes, pouvant avoir des conséquences négatives (p. ex. tout tort ou embarras ayant un effet négatif sur la carrière, la réputation, la situation financière, la sécurité, la santé ou le bien-être d’une personne).
• Cernez les risques de préjudice qui pourraient survenir si des renseignements sont communiqués à mauvais escient par le destinataire.

Solutions de rechange à la communication de renseignements en vertu de l’alinéa 8(2)m)

Que ce soit dans le cadre d’une demande d’accès à l’information, d’un gouvernement ouvert ou pour diverses autres considérations, les institutions fédérales peuvent souvent faire preuve d’ouverture et de transparence au sujet de leurs activités dans les cas où il y a un intérêt public à le faire, sans pour autant avoir recours à la communication de renseignements personnels suivant l’alinéa 8(2)m). À titre d’exemple, les institutions fédérales peuvent donner au public l’accès à des renseignements sur l’application des politiques gouvernementales ou sur les résultats obtenus grâce à celles-ci au moyen d’un document qui ne contient pas de renseignements personnels, comme les rapports d’évaluation de programmes. Les institutions fédérales peuvent aussi communiquer des renseignements qui ont été dépersonnalisés de telle sorte qu’il n’existe plus une forte possibilité qu’un individu puisse être identifié par l’utilisation de ces renseignements, seuls ou en combinaison avec des renseignements d’autres sources.

Si une institution fédérale constate qu’elle s’appuie couramment sur l’alinéa 8(2)m) pour communiquer des renseignements, chaque fois dans des circonstances similaires, elle devrait vérifier si cet alinéa est le fondement juridique le plus approprié pour justifier la communication. Étant donné que la communication des renseignements personnels en conformité avec cet alinéa exige une évaluation au cas par cas ainsi qu’un avis au commissaire à la protection de la vie privée du Canada, l’institution pourrait envisager d’autres options qui conviendraient davantage à la communication de façon systémique. Dans ces cas, l’institution pourrait mettre sur pied un programme qui exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ou établir la nécessité de conclure une entente d’échange de renseignements pour officialiser la communication régulière de renseignements avec une autre institution.

Avis au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Selon le paragraphe 8(5) de la Loi, le responsable de l’institution fédérale concernée a l’obligation de donner un préavis écrit au commissaire à la protection de la vie privée du Canada avant la communication de tout document en vertu des dispositions de la Loi relatives à la communication de renseignements dans l’intérêt public. Si ce n’est pas possible, l’institution doit aviser le commissaire immédiatement après la communication. Ce paragraphe permet de s’assurer que les institutions fédérales se fondent sur l’alinéa 8(2)m) d’une manière raisonnable. Le commissaire peut exprimer des préoccupations relativement à la communication proposée et peut informer l’individu concerné que ses renseignements seront communiqués.

Le commissaire n’a pas le pouvoir d’empêcher la communication et c’est à l’institution que revient la décision définitive de communiquer ou non les renseignements.

Présentez un avis de communication de renseignements dans l’intérêt public en remplissant un questionnaire sur le portail :

• • Accéder au portail

Veuillez prendre note que le portail accepte les renseignements de niveau Protégé B ou inférieur. Si une institution fédérale doit fournir des renseignements d’un niveau supérieur à Protégé B, elle devrait écrire à scg-ga@priv.gc.ca afin de prendre les mesures nécessaires pour la transmission de ces renseignements.

Les institutions fédérales peuvent aussi envoyer leurs avis par la poste à l’adresse suivante :

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3

À la réception de l’avis de communication de renseignements dans l’intérêt public, la Direction des services-conseils au gouvernement du Commissariat effectue un examen de la communication. Au cours de l’examen, elle pourrait demander à l’institution de fournir de l’information supplémentaire pour mieux définir le contexte de la communication. Elle pourrait aussi formuler à cette dernière des recommandations dont elle pourrait tenir compte au moment d’appliquer les dispositions. Comme il est indiqué ci-dessus, si les circonstances le justifient, le commissaire peut mettre au courant l’individu dont les renseignements personnels ont été ou seront communiqués.

Pour en savoir plus

La Direction des services-conseils au gouvernement organise des séances d’information à l’Intention des fonctionnaires fédéraux sur la communication de renseignements dans l’intérêt public. Pour planifier une séance ou pour toute question au sujet de la communication de renseignements dans l’intérêt public, veuillez communiquer avec la Direction des services-conseils au gouvernement du Commissariat à scg-ga@priv.gc.ca.