Divulgation de renseignements personnels par voie électronique dans les décisions des tribunaux administratifs

Ce que les tribunaux administratifs devraient prendre en considération lorsqu'ils songent à publier leurs décisions sur Internet

Les tribunaux administratifs et quasi judiciaires fédéraux se penchent sur des questions telles le déni de pensions et de prestations d'assurance-emploi, la conformité aux normes sur l'emploi et autres normes professionnelles, les allégations d'entraves à la réglementation, et les contestations du processus d'embauche à la fonction publique fédérale. Ces organismes, qui sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels, affichent couramment leurs décisions sur Internet, même si ces décisions comprennent souvent des détails de nature personnelle que peu de gens voudraient voir diffusés à grande échelle — on pense aux salaires, aux problèmes de santé physique et mentale, aux descriptions détaillées de conflits avec les employeurs, et aux allégations d'inconduite en milieu de travail. D'autres renseignements dont la pertinence est discutable, comme les noms des enfants, les adresses à domicile, les lieux et dates de naissance et les détails de condamnations criminelles ayant fait l'objet d'un pardon, sont souvent inclus dans les décisions.

Le Commissariat entretient depuis longtemps les mêmes inquiétudes que les personnes qui craignent que leur participation à l'audience d'un tribunal puisse causer une entrave à leur vie privée une fois que la décision sera affichée en ligne. Par conséquent, le Commissariat a élaboré à la suite de consultations avec ses homologues provinciaux et territoriaux les lignes directrices qui suivent. Elles visent à préserver à la fois la transparence de la justice administrative et le droit des personnes à la vie privée.

Introduction

Les entités administratives et les autorités quasi judiciaires (les « tribunaux ») utilisent fréquemment Internet comme moyen efficace et peu coûteux de communiquer leurs décisions au public. Les avantages de cet outil de communication sont nombreux. En publiant leurs décisions par voie électronique, les tribunaux peuvent mieux informer le public de leur mandat, donner facilement accès à des décisions faisant jurisprudence, promouvoir la transparence et faire preuve de responsabilisation.

Toutefois, les décisions de tribunaux peuvent contenir une quantité importante de renseignements personnels, dont certains, comme les renseignements sur les problèmes de santé, la situation financière ou les troubles de santé mentale, sont de nature délicate.

Bien souvent, les modalités de publication en ligne des décisions de tribunaux et des renseignements personnels qu'elles comportent n'ont pas été adaptées à la réalité qu'Internet donne un accès illimité aux décisions de tribunaux à un nombre infini de personnes, qui peuvent les utiliser pour un nombre infini de raisons.

Les organismes canadiens de surveillance de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée veulent souligner les problèmes que pose la publication sur Internet de renseignements personnels dans les décisions de tribunaux. L'accès Internet à des renseignements personnels augmente le risque d'usurpation d'identité, de harcèlement criminel, d'utilisation frauduleuse de logiciels d'interconnexion ou d'exploration de données ainsi que de recours à des pratiques discriminatoires; les renseignements personnels peuvent être pris hors contexte et utilisés de façon illégitime; et les personnes concernées perdent le contrôle de leurs renseignements personnels, alors qu'elles pouvaient légitimement s'attendre à ce que ceux-ci soient utilisés à des fins limitées.

En attirant l'attention sur les problèmes de protection de la vie privée que pose la publication sur Internet des décisions de tribunaux, les organismes canadiens de surveillance de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée ne cherchent pas à proposer des mesures qui limiteraient l'accès aux renseignements personnels dont la publication est manifestement nécessaire pour atteindre des objectifs légitimes en matière d'ouverture, de responsabilité et de transparence.

Les tribunaux font de plus en plus d'efforts afin de régler ces problèmes difficiles, et bon nombre d'entre eux ont élaboré des politiques visant à limiter la divulgation de renseignements personnels qui résulte de la publication des décisions sur Internet. Le présent document a pour but d'aider les tribunaux à bien établir l'équilibre entre la transparence et la protection de la vie privée en proposant des réponses à des questions importantes soulevées par la publication de décisions sur Internet.

Compte tenu de la diversité des tribunaux, des lois qui les habilitent et des mandats dont ils doivent s'acquitter, il est impossible d'instaurer une approche universelle en matière de divulgation de renseignements personnels sur Internet. Le présent document énonce des conseils généraux à l'intention des tribunaux, qui pourront les adapter et les appliquer à leur situation particulière dans le but d'assurer un équilibre approprié entre la protection de la vie privée et l'ouverture lorsqu'il est question de publier des décisions sur Internet. À des fins de clarté, on doit préciser que les propositions énoncées dans le présent document s'appliquent exclusivement à la publication sur Internet de décisions de tribunaux.

Comment un tribunal peut-il faire preuve de transparence en matière de divulgation de renseignements personnels?

La transparence réduit le risque de conflits liés à la protection de la vie privée. En effet, en communiquant à l'avance des renseignements importants aux parties et aux témoins, ceux-ci sont mieux en mesure de gérer leurs attentes et de faire des choix éclairés. Voici des mesures à prendre afin de contribuer à la transparence des pratiques de votre tribunal :

• Informer les parties des politiques, des lois et des règlements particuliers qui régissent vos pratiques en matière de traitement de l'information.
• Aviser les parties au préalable des processus préliminaires qui permettent de déterminer quels sont les renseignements personnels et d'empêcher leur divulgation avant l'audience publique.
• Publier un avis décrivant vos pratiques de publication de renseignements personnels sur Internet et dans les motifs de décision. Voici ce que devrait indiquer l'avis :
  • le type de renseignements normalement accessibles au public par Internet;
  • la façon dont les décisions sont publiées par voie électronique;
  • les conditions et les circonstances de l'inclusion de données d'identification personnelle dans les décisions publiées sur Internet;
  • les procédures auxquelles peuvent recourir les parties et les témoins pour soumettre des observations liées aux cas de divulgation de renseignements personnels par voie électronique qui posent un problème particulier.
• Élaborer une politique pour guider l'exercice du pouvoir discrétionnaire de votre tribunal en ce qui concerne la divulgation de renseignements personnels dans des décisions publiées sur Internet et consigner de façon claire toutes les décisions rendues après la mise en œuvre de la politique.

De quoi devrait tenir compte un tribunal lorsqu'il cherche à créer un équilibre entre la protection de la vie privée et la transparence?

Le principe de l'audience publique favorise l'accès du public et des médias à de nombreuses audiences judiciaires. Il vise à assurer l'efficacité du processus de présentation de la preuve, à encourager un processus décisionnel équitable et transparent, à promouvoir l'intégrité du système judiciaire et à informer le public de son fonctionnement. Toutefois, la divulgation illimitée de renseignements personnels, compte tenu de toutes les possibilités qu'offrent les technologies disponibles, n'est pas essentielle à ce principe.

Il faut aussi tenir compte des dispositions législatives qui s'appliquent aux tribunaux. Les lois habilitantes d'un tribunal peuvent régir spécifiquement la nature des renseignements personnels qui peuvent ou doivent figurer dans les décisions. En outre, bon nombre de tribunaux doivent observer des lois en matière de protection de la vie privée qui prévoient le droit à la protection des renseignements personnels et établissent les circonstances dans lesquelles d'autres intérêts et d'autres objectifs stratégiques peuvent l'emporter sur ce droit. À titre de pratique exemplaire, tous les tribunaux devraient se demander s'il convient de divulguer des renseignements personnels en l'absence d'un intérêt public clairement défini, que le tribunal soit assujetti à des lois en matière de protection de la vie privée ou non.

Lorsqu'ils cherchent à créer un équilibre approprié entre la protection de la vie privée et la transparence, les tribunaux sont invités à prendre les mesures suivantes :

• Évaluer la mesure dans laquelle, aux termes de leurs lois habilitantes, les décisions doivent être accessibles au grand public.
• Déterminer s'ils sont assujettis à une loi qui interdit ou limite la divulgation publique de renseignements personnels concernant les parties et les témoins, ou de motifs de décision.
• Si la divulgation des renseignements personnels des décisions est autorisée, déterminer si la publication des renseignements personnels examinés est nécessaire ou convenable.
  • Lorsqu'il est question de la divulgation de l'identité des parties ou des témoins d'une affaire, prendre en considération l'intérêt du public et en définir précisément la nature.
    • Par exemple, la divulgation de données d'identification personnelle peut être dans l'intérêt du public parce qu'elle le protège de la fraude, de dommages corporels ou d'inconduite professionnelle ou encore parce qu'elle a un effet dissuasif.
  • S'il existe un intérêt public clairement défini dans la divulgation électronique de l'identité des parties ou des témoins d'une affaire particulière, soupeser d'autres facteurs pertinents, dont les suivants :
    • le caractère délicat, l'exactitude et l'ampleur des détails relatifs aux renseignements personnels;
    • le contexte de la collecte des renseignements personnels;
    • les objectifs stratégiques et le mandat public précis de votre tribunal;
    • les attentes de toute personne qui pourrait être touchée;
    • la possibilité qu'une personne dont les renseignements personnels sont divulgués soit indûment exposée à un préjudice pécuniaire, une atteinte à sa réputation ou autres dommages;
    • la gravité d'un préjudice que pourrait subir une personne touchée par la divulgation de renseignements personnels;
    • l'intérêt public envers l'audience et sa conclusion;
    • le caractère définitif de la décision de votre tribunal et la possibilité d'interjeter appel ou de déposer une demande de contrôle judiciaire;
    • toute circonstance ou tout intérêt extraordinaire en matière de protection de la vie privée se rapportant à des cas particuliers.
• Après avoir soupesé les facteurs pertinents, déterminer si la divulgation de l'identité de chaque partie ou de chaque témoin est vraiment nécessaire aux fins de l'intérêt public à cet égard.
• Lorsqu'un tribunal détermine que l'intérêt public justifie la divulgation des renseignements personnels concernant une partie ou un témoin, signaler, dans des délais convenables, la décision concernant la publication de renseignements personnels aux parties touchées et à toute entité qui doit recevoir un avis aux termes de la loi.

Comment un tribunal peut-il limiter sa divulgation de données au strict nécessaire?

Dans bien des cas, un tribunal peut se conformer à des lois en matière de protection de la vie privée et atteindre ses objectifs relatifs à l'ouverture, à la responsabilisation et à la transparence en publiant des motifs de décisions dépersonnalisés, c'est-à-dire des motifs qui ne comprennent pas le nom des parties et des témoins, ni tout autre donnée d'identification personnelle.

• Les décisions devraient habituellement être rédigées de façon dépersonnalisée dans la mesure du possible.
  • Dissimuler les identités en utilisant des initiales ou des pseudonymes.
  • Inviter les tribunaux à rédiger toutes les décisions de manière à éliminer des renseignements personnels délicats qui ne sont pas essentiels à la compréhension de la décision ou du processus décisionnel.
  • Pour aider les tribunaux, inviter les parties à taire des renseignements personnels dont l'importance est clairement secondaire à leurs observations, ce qui comprend des données d'identification spécifiques comme les numéros d'assurance sociale non pertinents aux questions en litige.
• Si des données d'identification personnelle, comme des noms, figurent dans les motifs d'un tribunal, supprimer, dans les décisions accessibles au public, les données qui ne sont pas pertinentes à la décision rendue et qui comprendront normalement des éléments tels que : les adresses, les dates de naissance, les noms des membres de la famille d'une partie, les numéros de document d'identification et les noms et les emplacements des lieux de travail.

Comment un tribunal peut-il tirer profit de la technologie tout en réduisant les risques d'atteinte à la vie privée?

Si la technologie peut compromettre la protection de la vie privée, elle peut aussi contribuer à réduire ou à contrôler les risques d'empiètements sur la vie privée qui accompagnent la divulgation de renseignements personnels par voie électronique.

• Utiliser des outils technologiques de protection de la vie privée sur votre site Web. Songez à recourir au protocole d'exclusion des robots informatiques et à bloquer l'accès du public à l'option de requête par nom, afin d'atténuer le risque de conséquences non intentionnelles et négatives pour les personnes qui ont été identifiées dans des décisions affichées sur Internet.

Février 2010