Initiatives organisationnelles clés

Milieu de travail hybride

Chefs :
1. Sous-commissaire, Secteur de la gestion intégrée
2. Directeur, Finances et administration

Contexte

• Le Commissariat a poursuivi ses activités tout au long de la pandémie de COVID-19 en respectant les directives de santé publique. Le travail à distance reste une solution efficace, et le personnel est en mesure de continuer d’offrir un haut niveau de service.
• Les employés ont été informés et consultés au cours des deux dernières années afin de préparer le Commissariat à faire la transition vers un modèle hybride.
• Le Commissariat fait la transition vers un modèle hybride et a lancé récemment l’Initiative pour un milieu de travail collaboratif.

État actuel de la situation

• La présence au bureau est moins de 5 %, un retour progressif au bureau est anticipé au cours des prochains mois, selon les directives de santé publique.
• Un groupe de travail se rencontre fréquemment afin de faire avancer la transition vers un modèle hybride et l’initiative pour un milieu de travail collaboratif.
• Le passage à un environnement de postes de travail non assignés et l’ajout d’espace collaboratif a commencé et se poursuivra dans l’année financière 2022-2023.
• La Vison du modèle hybride a été partagée avec les employés en décembre 2021. Un plan de communication a été élaboré et les employés reçoivent des mises à jour régulières.
• L’initiative a un budget limité et ne pourra accomplir qu’une partie du plan dans l’année financière 2022-2023.

Prochaines étapes

• Le commissaire recevra des mises à jour de la part du Dirigeant principal des finances sur l’état d’avancement du projet, des plans et prises de décisions qui s’imposent.

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Migration infonuagique

Direction principale : Direction de la gestion de l’information et de la technologie de l’information

Contexte

• Le CPVP en est actuellement à la phase de conception (phase 1) de la mise en œuvre de la suite 365 d'applications logicielles en nuage de Microsoft (services en nuage M365). Ces applications comprennent Outlook, OneDrive, SharePoint et Teams, qui utilisent les centres de données en nuage Azure situés au Canada. Les services en nuage M365 permettent de recueillir, de stocker, de partager et de distribuer des informations dans un environnement en nuage.
• L'objectif d'une mise en œuvre de services en nuage est de moderniser la technologie actuellement utilisée par le CPVP afin d'améliorer les opérations du CPVP en fournissant des fonctionnalités supplémentaires par rapport aux produits actuels sur place. Ces activités permettront de gérer l'information de manière efficiente et efficace afin d'appuyer les programmes et la prestation de services du CPVP et sont conformes à la stratégie, aux directives et aux conseils du gouvernement du Canada en matière d'adoption du nuage.

État actuel de la situation

• Le Commissaire Therrien a donné l’autorisation d’opérer au niveau Protégé B en février 2022.
• Stratégie et plan de migration en cours.

Considérations stratégiques

• Il y a un protocole d’entente avec le Superviseur européen à la protection des données (EDPS) afin de partager les enjeux liés à l’utilisation de la plateforme infonuagique de Microsoft 365.

Prochaines étapes

• Procéder à la migration des documents électroniques de Officium à SharePoint Online et des cas d’enquête de MS Dynamics 365 à PowerApps.

Pour en savoir plus

• Présentation au Conseil exécutif de la direction élargi du 27 avril.

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Mise à niveau de l’infrastructure de sécurité

Directions principales :
1. Direction de la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels
2. Direction des admissions, du règlement et de la conformité
3. Direction des finances et de l’administration
4. Direction de la gestion de l’information et de la technologie de l’information

Contexte

• L’infrastructure de sécurité physique et électronique actuelle du CPVP ne permet pas à ses employés :
  • de conserver et de rédiger du contenu de niveau Très secret ou supérieur ni de discuter du travail sur ce contenu;
  • d’envoyer de l’information classifiée au-delà du niveau Protégé B à des institutions qui répondent à une enquête ou d’autres intervenants clés, comme l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (OSSNR) ni d’en recevoir;
  • d’effectuer des communications verbales ou de transporter des communications écrites à l’extérieur des bureaux du CPVP pour des renseignements de niveau supérieur à Protégé B, à l’exception des copies papier transportées dans un contenant approprié.
• Cela nuit considérablement à la capacité du CPVP de s’acquitter efficacement de son mandat de conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le domaine de la sécurité nationale. Elle a également une incidence sur la capacité de la Direction des services-conseils au gouvernement d’offrir ses services à des institutions dans le domaine de la sécurité nationale, où une demande accrue a été constatée au cours des deux dernières années.
• Dans un environnement numérique en constante évolution, les institutions répondantes et les partenaires clés comme l’OSSNR doivent trouver des façons de plus en plus lourdes de contourner l’infrastructure de sécurité limitée du CPVP. [Caviardé]
• La qualité du travail du CPVP dans le domaine de la sécurité nationale est également grandement affectée, car les employés doivent se fier à leur mémoire et ne peuvent pas facilement engager des discussions ou vérifier les faits.
• [Caviardé]

État actuel de la situation

• Des étapes sont en cours pour obtenir les approbations nécessaires pour avoir accès au RCTS et pour entreprendre une évaluation des besoins et une étude de faisabilité.

Considérations stratégiques

• L’un des principaux obstacles à la mise en œuvre d’une solution efficace en temps opportun est le financement, car les coûts totaux dépasseraient probablement ce qui pourrait être raisonnablement absorbé dans le budget du CPVP sans avoir d’incidence indue sur d’autres activités. Le dernier budget du gouvernement du Canada comprenait des fonds pour les activités de sécurité, ce qui pourrait donner lieu à des demandes de financement. Les options de réduction des coûts (comme une infrastructure partagée ou empruntée ailleurs) sont une solution de rechange, mais elles imposeront néanmoins un coût de démarrage et un coût permanent au CPVP et pourraient engendrer des risques supplémentaires liés à l’échéancier en raison d’autres priorités et besoins des intervenants.

Prochaines étapes

• Plusieurs équipes du CPVP travaillent à l’élaboration d’une stratégie, y compris des options de financement pour la mise en œuvre d’une solution à court et à moyen terme.

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Examen de la classification du secteur de la conformité

Secteur principal : Secteur de la conformité

Contexte

• Il existe plusieurs exigences réglementaires actuelles dans le domaine de la protection des renseignements personnels, y compris la complexité croissante du maintien de l’équilibre entre les intérêts économiques et les droits à la protection des renseignements personnels dans les nouveaux modèles d’affaires axés sur les données qui tirent parti des technologies émergentes, ce qui a une incidence sur les compétences nécessaires au sein du secteur de la conformité.
• La Conformité compte de plus en plus sur le recours à des pouvoirs formels pour recueillir des éléments de preuve, y compris les visites sur place, l’obligation de témoigner sous serment et la délivrance d’ordonnances de communication. Cette tendance ne fera que s’accélérer avec la réforme du droit.
• La communauté mondiale de réglementation en matière de protection des données ainsi que le commissaire Therrien ont reconnu la nécessité d’avoir des équipes multidisciplinaires d’application de la loi équipées pour mener des enquêtes de plus en plus complexes dans l’économie numérique en constante évolution.
• La LPRPDE, qui relève des pouvoirs du gouvernement fédéral en matière de commerce, exige expressément le maintien de l’équilibre entre les besoins des entreprises et le droit à la vie privée afin de favoriser une économie numérique plus forte. De plus, la Direction de la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels enquête de plus en plus sur les questions touchant les partenariats public-privé.
• Les enquêteurs de la conformité font actuellement partie de la classification de l’administration du programme (PM), allant de PM-04 à PM-06, ce qui correspond aux employés qui fournissent des services gouvernementaux et aux enquêteurs qui examinent des questions plus administratives comme les langues officielles ou l’accès à l’information. Le travail effectué par les enquêteurs du CPVP s’apparente davantage à celui des enquêteurs du Bureau de la concurrence et du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, qui ont adopté la classification CO sensiblement plus élevée.
• La Conformité a réussi, bien que temporairement, à recruter des enquêteurs dans des domaines tels que le commerce, le droit et la technologie. Les résultats ont été validés et ont eu une grande incidence, mais le CPVP n’a pas été en mesure de retenir ces enquêteurs dans le cadre de la structure salariale actuelle.

État actuel de la situation

• Le Secteur de la conformité collabore avec la Direction des ressources humaines (RH) du CPVP pour la reclassification d’une partie ou de la totalité des postes d’enquêteur de PM (Administration des programmes) à Commerce (CO), Technologie de l’information (CS) et/ou Groupe Économique et services de sciences sociales (EC).
• Les objectifs de la reclassification sont de demeurer un chef de file et de demeurer concurrentiel dans l’ensemble des organismes de réglementation, ainsi que d’attirer et de maintenir en poste des employés possédant les compétences et l’expérience appropriées et capables de mener des enquêtes complexes.

Considérations stratégiques

• En l’absence d’une reclassification, il y a un risque que le CPVP ne soit pas en mesure de recruter et de maintenir en poste des employés possédant les compétences nécessaires pour enquêter efficacement et résoudre les enquêtes de plus en plus complexes décrites ci-dessus.

Prochaines étapes

• Les RH ont embauché un expert-conseil pour effectuer un examen et une mise à jour de toutes les descriptions de poste liées aux enquêtes, ainsi qu’un examen de la validation des postes (auparavant appelé « vérification sur place »).
• Un comité d’évaluation des emplois procédera ensuite à une évaluation de la classification de ces descriptions révisées.

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Renseignements opérationnels

Agentes des renseignements organisationnels :

• Anne Maloney (Secteur de la gestion intégrée)
• Mely Jean Claude (Secteur de la conformité)
• Daphné Rodgers (Secteur des politiques et de la promotion)

Secteurs principaux : Tous

Raison d’être

• Compte tenu de l’évolution rapide du contexte de la protection des renseignements personnels et de l’élargissement du mandat du CPVP, des postes en renseignements opérationnels ont été offerts pour créer une fonction des renseignements opérationnels. L’objectif de la fonction des renseignements opérationnels est de soutenir et de faciliter la prise de décisions fondées sur le renseignement opérationnel de façon stratégique et proactive.

Contexte

• En 2019, les postes d’agent en veille stratégique ont été créés à l’aide d’un modèle décentralisé, une personne agissant à titre d’agent VS et de conseiller stratégique par secteur. Tout en travaillant en étroite collaboration les uns avec les autres, chaque agent des renseignements opérationnels relève directement de son sous-commissaire respectif.
• Le CPVP est en train de créer une capacité de veille stratégique pour mieux tirer parti de l’utilisation de ses données afin d’appuyer la prise de décisions fondées sur des données probantes, de faciliter l’échange d’information stratégique avec la haute direction et de cerner les risques pour la vie privée des Canadiens.
• En vue d’accroître le niveau de maturité et de jeter les bases de la fonction des renseignements opérationnels dans l’ensemble du CPVP, les agents des renseignements opérationnels ont dirigé et mené à bien diverses initiatives, y compris des consultations internes à l’échelle du bureau pour déterminer les besoins opérationnels et des consultations de référenciation avec des homologues étrangers et des agences et organismes du gouvernement du Canada.

Prochaines étapes

• Les agents des renseignements opérationnels continueront de collaborer avec les experts en GI/TI et des experts en la matière pour élaborer les fondements structurels et procéduraux et optimiser la fonction des renseignements opérationnels. Cela comprend l’amélioration des processus et des méthodes d’accès, de collecte, de stockage, de partage et d’analyse des données.

Pour en savoir plus

• Intranet du CPVP, Cap sur les résultats : Mise à jour sur les renseignements opérationnels