Programme des contributions 2025-2026

Guide du demandeur

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

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1. Objet du guide

Le présent guide est conçu pour aider les demandeurs à élaborer une proposition de projet afin d’obtenir un financement dans le cadre du Programme des contributions du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (Commissariat). On y trouve des instructions précises sur la manière de remplir le formulaire de demande et des renseignements sur le processus d’évaluation.

1.1 Demandeurs admissibles

Seuls les organismes sans but lucratif, comme les organisations de consommateurs, de bénévoles et de défense des droits, les établissements d’enseignement, les associations industrielles et professionnelles, sont admissibles au financement.

1.2 Demandeurs non admissibles

• Organisations à but lucratif;
• Partis politiques et organisations participant à une activité politique partisane;
• Titulaires d’une charge publique ou fonctionnaires, anciens ou actuels, qui contreviennent à la Loi sur les conflits d’intérêts, au Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, à la Loi sur le lobbying ou à tout autre code, ligne directrice ou principe pertinent concernant les conflits d’intérêts ou l’après-mandat.

1.3 Date de la demande

La date limite pour la présentation d’une demande est le 24 mars 2025, à 23 h 59 (votre heure locale).

Veuillez faire parvenir votre demande – préférablement par courriel – à l’adresse suivante : contrib@priv.gc.ca ou par courrier postal, à l’adresse suivante :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
À l’attention du Programme des contributions
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

1.4 Budget du Programme des contributions

Le budget du Programme des contributions du Commissariat s’élève à 500 000 $ par année et sera entièrement consacré au présent appel.

Nous accorderons jusqu’à 100 000 $ à chaque projet et une somme maximale de 200 000 $ par organisme bénéficiaire. La section 2 ci-dessous contient de plus amples renseignements sur le thème de l’appel de cette année.

Tout paiement devant être effectué par le Commissariat est assujetti à l’affectation de fonds par le Parlement du Canada. En cas de modification du financement (c’est-à-dire si le budget du programme est annulé, réduit ou augmenté) ou si les fonds ne sont pas disponibles pour toute autre raison, la contribution peut être réduite ou l’entente résiliée, au moyen d’un avis envoyé au bénéficiaire.

2. Programme des contributions

2.1 Objectifs

Les objectifs du Programme sont les suivants :

1. Mettre à profit les capacités de recherche en place dans les universités, les organismes à but non lucratif et d’autres secteurs pour acquérir de nouvelles connaissances et soutenir le développement d’une expertise dans certains domaines liés à la protection de la vie privée et des données.
2. Faire en sorte que les personnes et les organisations connaissent et comprennent mieux leurs droits et leurs obligations en matière de protection de la vie privée.

2.2 Projets admissibles

Le Programme des contributions est exécuté en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) qui régit la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels par des organisations dans le cadre d’activités commerciales. Par conséquent, seules les propositions de projets de recherche ou de sensibilisation du public portant sur des questions liées à la protection de la vie privée dans le secteur privé seront prises en considération. Les propositions en lien avec des questions qui relèvent du secteur public fédéral peuvent être soumises dans la mesure où elles portent prioritairement sur le secteur privé.

2.3 Le thème de cette année est « Branchés, mais à quel prix : appareils intelligents et vie privée »

Le Commissariat souhaite recevoir des propositions de projets visant à accroître les connaissances et la sensibilisation en matière d’appareils intelligents, y compris les flux de données connexes et les mesures techniques, politiques ou législatives qui peuvent être prises pour veiller à ce que ces appareils soient conçus de manière à protéger la vie privée.

Nous vivons sans conteste à l’ère des « appareils intelligents ». Chaque jour, les individus se trouveront en présence d’un nombre croissant d’appareils conçus non seulement pour recueillir et transmettre des données de manière passive (c’est-à-dire être « connectés »), mais aussi pour exploiter ces données, que ce soit pour automatiser une tâche ou répondre à une commande. Lorsqu’ils sont bien conçus, ces appareils peuvent simplifier la vie et favoriser l’accessibilité. Toutefois, en l’absence de mesures de protection de la vie privée adéquates, nous pourrions entrer dans une nouvelle ère où les appareils électroménagers écoutent les conversations privées, où les voitures connectées établissent le profil de leurs conducteurs (et de leurs passagers) et où les jouets pour enfants dotés d’intelligence artificielle (IA) diffusent des publicités ciblées aux tout-petits.

La LPRPDE fournit un cadre neutre sur le plan technologique qui permet au Commissariat d’évaluer les technologies nouvelles et émergentes. Or, le rythme des changements s’accélère sans cesse à l’ère des appareils intelligents. Il est nécessaire de mieux comprendre les flux de données particuliers associés aux appareils intelligents (y compris les renseignements personnels recueillis et les circonstances dans lesquelles ils le sont, la manière dont ils sont traités et par qui, etc.), ainsi que les technologies actuelles ou émergentes, les pratiques exemplaires ou les stratégies à adopter pour garantir la protection de la vie privée des personnes utilisant ces appareils ou se trouvant à proximité.

Prenons l’exemple des appareils intelligents à commande vocale. En général, ces appareils équipés d’un microphone écoutent passivement jusqu’à ce qu’un « mot d’activation » soit prononcé. Cette information audio passive est-elle traitée par l’appareil? Lorsque le mot d’activation est détecté et que l’appareil passe en mode d’écoute active, qu’advient-il des renseignements recueillis? Est-il possible de les utiliser à d’autres fins que pour répondre à la commande de la personne? Que se passe-t-il si la personne n’avait pas l’intention de prononcer le mot d’activation, mais que l’appareil s’est activé quand même? Que se passe-t-il si des applications tierces sont installées sur un appareil ayant accès au microphone? Enfin, et surtout, comment s’assurer que la protection de la vie privée est intégrée par défaut sur ces appareils?

Dans cette optique, voici quelques questions qui pourraient constituer des pistes de recherche ou de sensibilisation du public pour les demandeurs de financement dans le cadre de l’appel de propositions cette année :

• Les appareils intelligents (ou les applications qui sont installées sur ces appareils) sont-ils en mesure d’enregistrer intentionnellement des conversations privées à votre insu? Dans l’affirmative, existe-t-il des preuves concrètes de ces enregistrements et de l’utilisation qui en est faite? Dans la négative, s’agit-il d’une limitation de nature technique, politique ou législative? Quelles mesures peuvent être prises par les Canadiennes et les Canadiens, par les organismes de réglementation ou par les législateurs pour empêcher les enregistrements involontaires (et les utilisations secondaires de ces enregistrements) par des appareils intelligents?
• Y a-t-il des considérations techniques, comme le traitement des renseignements personnels sur l’appareil, qui peuvent permettre de déterminer si un appareil intelligent est considéré comme « respectueux de la vie privée »? Ces considérations évolueront-elles à mesure que la technologie se développe (p. ex. en fonction de l’évolution des capacités de traitement de l’IA sur les appareils)?
• Quelles sont les répercussions de la transformation numérique de l’industrie automobile sur la protection de la vie privée? Quelle est l’étendue des renseignements personnels recueillis par les véhicules connectés, y compris le type et la quantité de renseignements personnels? Dans quelle mesure cela dépend-il des applications installées dans le véhicule? Qui a accès à ces renseignements et à quelles fins sont-ils utilisés? Quelles seront les répercussions de la mise en place d’une infrastructure intelligente qui communique avec ces véhicules?
• Au Canada, les jeunes ont toujours été parmi les premiers à adopter les nouvelles technologies connectées. Quelles sont les répercussions sur la vie privée des appareils qui sont également « intelligents » ou fondés sur l’IA?

Existe-t-il actuellement des technologies ou des stratégies qui permettraient i) aux Canadiennes et aux Canadiens d’exercer un plus grand contrôle sur la manière dont leurs renseignements sont recueillis et utilisés par les appareils intelligents, ou ii) d’intégrer la protection de la vie privée dans la conception des appareils intelligents? Autrement, quelles mesures pourraient (ou devraient) être prises pour soutenir ces technologies ou stratégies?

Voilà autant de questions qui pourraient être abordées sous le thème de cette année. Mais il y en a bien d’autres, et nous espérons que les demandeurs de financement sauront nous présenter d’autres projets de recherche ou de sensibilisation du public innovants et avant-gardistes sous ce thème.

Cela dit, comme dans les années passées, les propositions de projet présentées n’ont pas à se limiter à ce thème. Nous accepterons aussi les propositions de projets de recherche ou de sensibilisation portant sur d’autres questions d’avant-garde qui permettent de faire progresser la protection de la vie privée des individus dans le secteur privé.

Quel que soit le sujet de la proposition, nous encouragerons tous les demandeurs à intégrer une analyse intersectionnelle à leur projet et à y inclure des stratégies qui pourraient contribuer à réduire les inégalités entre les personnes.

2.4 Sensibilisation du public et application des connaissances

Le financement est accordé aux organismes admissibles non seulement pour effectuer de la recherche, mais aussi pour mener des initiatives de sensibilisation et d’éducation du public portant sur la protection de la vie privée. En particulier, nous encourageons fortement les demandeurs du domaine de la recherche à intégrer des activités d’application des connaissances à leurs propositions de projets. L’application des connaissances est le processus par lequel on transforme les conclusions de recherches théoriques en résultats que les utilisateurs finaux peuvent appliquer dans la pratique. Les activités d’application des connaissances peuvent être intégrées à vos projets de recherche en cours ou s’appuyer sur des projets de recherche antérieurs financés par le Commissariat.

Voici des exemples d’activités de sensibilisation du public et d’application des connaissances que nous envisagerions de financer :

• Des ateliers ou conférences visant à communiquer les résultats de la recherche aux intervenants;
• Des approches novatrices et interactives en ligne pour diffuser les résultats de la recherche et accroître la sensibilisation du public aux questions relatives à la protection de la vie privée;
• Des lignes directrices en matière de protection de la vie privée à l’intention des parents ou des tuteurs qui pourront en discuter avec leurs enfants;
• Des programmes d’enseignement à l’intention des professeurs qui pourront l’utiliser auprès des élèves;
• Du contenu pour les journalistes et les médias spécialisés qui leur permettra de rendre compte des questions relatives à la protection de la vie privée touchant les Canadiennes et les Canadiens;
• Des trousses d’outils destinées aux organismes de protection des consommateurs et visant à leur permettre de mieux aider les consommateurs à faire des choix éclairés qui tiennent compte de la protection de la vie privée;
• Des pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée à l’intention des associations professionnelles qui pourront en faire la promotion auprès de leurs membres;
• Des jeux éducatifs, vidéos et documentaires destinés au grand public ou à des publics cibles.

Nous acceptons volontiers toutes les propositions de sensibilisation du public et d’application des connaissances qui ont pour but la réalisation des objectifs du Programme des contributions, tels qu’ils sont indiqués à la section 2.1 ci-dessus et dans les autres sections du présent guide.

2.5 Encourager les partenariats entre les universités et la société civile

Nous encourageons les universités et autres groupes de recherche à créer des partenariats avec des organisations de la société civile. Ainsi, des partenariats pourraient être conclus entre des universités et des groupes chargés de la sensibilisation du grand public ou entre des associations de défense des droits et des groupes de recherche. Des points supplémentaires durant le processus d’évaluation seront attribués aux propositions qui présentent des plans pour de tels partenariats.

2.6 Travaux exécutés antérieurement dans le cadre du Programme

Le Programme des contributions s’efforce de faire progresser la création et l’application de nouvelles connaissances sur les enjeux émergents liés à la promotion et à la protection de la vie privée dans le secteur commercial. Par conséquent, nous encourageons les demandeurs à prendre connaissance des projets réalisés antérieurement ou en cours d’exécution dans le cadre de ce programme lorsqu’ils élaborent leur proposition. Vous trouverez sur notre site Internet une liste complète des projets menés à bien dans le cadre du Programme des contributions depuis son lancement en 2004 ainsi qu’une liste des projets en cours qui découlent de l’appel de propositions de l’an dernier et qui seront achevés en mars 2024.

2.7 Les projets doivent avoir une portée nationale

Le mandat du Commissariat consiste à surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, qui est la loi fédérale régissant la protection de la vie privée dans le secteur privé. Par conséquent, le Commissariat examinera uniquement les projets d’envergure ou d’application nationale qui se rapportent à la sphère fédérale en vue de l’octroi des fonds. Les projets qui portent sur des préoccupations ou des enjeux exclusivement ou principalement locaux, provinciaux ou étrangers ne seront pas considérés comme admissibles à un financement.

2.8 Les projets doivent comprendre une méthodologie détaillée

Les propositions présentées dans le cadre du Programme des contributions peuvent être de nature qualitative ou quantitative. Dans les deux cas, le Commissariat souhaite financer des propositions qui s’appuient sur une solide méthode. Pour permettre au Commissariat d’évaluer la méthode utilisée, le demandeur doit décrire en détail les moyens qu’il utilisera pour obtenir les résultats escomptés. S’il y a lieu, il devrait présenter une liste détaillée des parties prenantes qu’il a l’intention de sonder ou d’interroger, de même que la méthode et les outils de sondage prévus.

2.9 Durée des projets

Le Programme des contributions est structuré de manière à couvrir les dépenses admissibles engagées pendant l’exercice au cours duquel le financement est accordé – c’est-à-dire entre le 1er avril 2025 et le 31 mars 2026. Les dépenses engagées doivent avoir été acquittées par le bénéficiaire de financement avant d’être facturées au Commissariat. Exceptionnellement, le Commissariat peut financer des projets qui se poursuivent au-delà d’un exercice (c’est-à-dire qui se terminent après le 31 mars 2026) si on lui démontre de manière convaincante qu’il faut davantage de temps pour mener à bien le projet et que celui-ci devrait être financé au-delà de la période habituelle d’un an. Pour les propositions pluriannuelles, les demandeurs doivent présenter un plan de travail couvrant toute la durée du projet.

2.10 Montant pouvant être octroyé et dépenses admissibles

Tel qu’il est indiqué à la section 1.4, le budget maximal pour le présent appel est de 500 000 $.

Le montant maximal pouvant être demandé et octroyé pour chaque projet de recherche ou de sensibilisation du public et initiative d’application des connaissances est de 100 000 $.

Le montant maximal pouvant être octroyé à une organisation donnée est de 200 000 $.

Les fonds peuvent être affectés uniquement aux dépenses directement liées aux activités du projet. Ces activités doivent figurer dans les documents budgétaires initiaux ou les rajustements budgétaires approuvés ultérieurement par le Commissariat. Les dépenses admissibles pourraient notamment comprendre les suivantes :

• salaires et avantages sociaux des membres de l’équipe de recherche, notamment les administrateurs de projet, les chercheurs et les assistants à la recherche, les étudiants, les titulaires d’une bourse postdoctorale et les techniciens;
• coûts d’administration, de traduction, de secrétariat et de publication;
• coûts contractuels pour l’expertise non disponible à l’interne ou le travail ne pouvant être réalisé à l’interne (p. ex. sondages);
• autres coûts admissibles, notamment les frais de déplacement (qui doivent être conformes aux règles gouvernementales sur les voyages), les ateliers, le matériel et les fournitures, ainsi que les communications.

Le Commissariat ne remboursera aucune dépense qui a été engagée avant ou après la période de financement indiquée dans l’entente de contribution. Le Commissariat ne remboursera aucune dépense que le bénéficiaire n’aura pas acquittée avant de la lui facturer.

Les autres dépenses non admissibles à un financement dans le cadre d’une entente englobent l’achat d’immeubles, de terrains ou de véhicules ainsi que la plupart des autres coûts en capital importants.

Les dépenses d’administration indirectes (frais généraux) ne doivent pas dépasser 15 % du total des dépenses liées au projet qui ont été engagées en vertu de l’entente de contribution.

Les contributions accordées à un demandeur sont assujetties aux modalités de l’entente de contribution signée par le demandeur et le Commissariat. Les fonds doivent être affectés uniquement au projet et ne peuvent en aucun cas servir à d’autres fins. Les dépenses liées au projet peuvent faire l’objet d’une vérification.

Pour connaître tous les détails, consultez le mémoire sur l’établissement des coûts à l’annexe B – budget du projet.

3. Comment remplir le formulaire de demande

Les renseignements suivants correspondent à chaque section du formulaire de demande. Veuillez répondre à toutes les questions et fournir tous les détails nécessaires dans un document que vous joindrez au formulaire de demande.

3.1 Identification du demandeur

• Inscrire le nom au complet de l’organisation et toutes les formes raccourcies (abréviations) usuelles de celui-ci, ainsi que le nom de la section ou de la division;
• Indiquer le nom antérieur si l’appellation a été modifiée au cours de la dernière année;
• Inscrire l’adresse, les numéros de téléphone (y compris le poste) et de télécopieur, l’adresse de courriel et celle du site Web, le cas échéant.

L’adresse postale doit être complète et indiquer clairement l’emplacement de l’organisation (p. ex. le numéro de la pièce, l’étage, le numéro municipal et le code postal). Si une case postale a été désignée comme étant l’adresse postale officielle, veuillez préciser aussi ces renseignements.

3.2 Proposition

Les demandeurs doivent présenter une proposition de projet qui, lorsqu’elle aura été acceptée par le Commissariat, servira de fondement à l’entente de contribution et aux mouvements de trésorerie. Nous ne fournissons pas de formulaire pour les propositions de projet en tant que tel; vous devez rédiger vous-même la proposition, qui doit contenir toutes les informations ci-dessous, dans l’ordre suivant :

• Titre du projet : Au haut de la première page ou sur une page couverture, indiquez clairement le titre de votre projet.
• Renseignements de base : Indiquez ensuite le nom de votre organisation, son adresse postale, l’adresse de facturation, les numéros de téléphone et de télécopieur, l’adresse courriel de votre représentant autorisé, et le nom des employés principaux et des administrateurs du projet. Veuillez également fournir les coordonnées du chercheur principal, s’il y a lieu, de la personne chargée de l’administration du projet et de la personne-ressource pour les finances ou la comptabilité.
• Résumé d’une page : Un texte résumant le projet. Au besoin, ce résumé pourra être utilisé dans l’entente de contribution.
• Preuve du statut d’organisme sans but lucratif : Une attestation ou une confirmation du statut d’organisme sans but lucratif de votre organisation.
• Renseignements généraux sur l’organisation : Renseignements de nature générale sur l’organisation, y compris son mandat, ses objectifs et ses réalisations.
• Aide financière antérieure : Les renseignements sur l’aide financière du Commissariat déjà obtenue par votre organisation au cours des cinq derniers exercices, y compris le montant, l’année où le financement a été accordé, le but de l’activité financée et les résultats obtenus.
• Description détaillée du projet : Une description détaillée du projet, y compris les buts et les objectifs visés, la désignation des groupes visés par le projet proposé, les résultats prévus et les avantages attendus pour les Canadiennes et les Canadiens au chapitre de l’acquisition et de l’application de nouvelles connaissances dans le domaine de la protection de la vie privée et des données.
• Une liste des produits livrables attendus dans le cadre du projet doit également être fournie.
• Calendrier des travaux et mesures de surveillance : Un calendrier et un plan de travail décrivant en détail les activités à entreprendre en vue de l’atteinte des objectifs du projet, ainsi que les mesures de surveillance qui seront mises en œuvre pour assurer la bonne marche du projet.
• Budget : Un budget détaillé du projet présentant les sommes demandées au Commissariat et les autres sources de revenus envisagées, notamment les contributions en nature. Pour présenter leur budget au Commissariat, les demandeurs doivent utiliser le formulaire fourni à l’annexe B – budget du projet du présent guide. En outre, dans leur proposition, les demandeurs doivent fournir des renseignements détaillés expliquant et justifiant chaque montant indiqué à l’annexe B, nommément les salaires et les avantages sociaux, les frais de déplacement, les frais de télécommunications, les services contractuels, les frais liés au matériel et aux fournitures, les frais de location (y compris pour le matériel et les salles de réunion), et les autres dépenses.
• Participation de la collectivité, du secteur et de l’industrie : S’il y a lieu, une indication de l’ampleur du rôle que la collectivité, le secteur ou l’industrie seront appelés à jouer (engagement, appui, portée et niveau de participation, collaboration et bénévolat).
• Soutien provincial ou territorial : S’il y a lieu, une indication de l’ampleur du soutien provincial, territorial et municipal au projet (en argent ou en nature).
• Activités d’application des connaissances : Un plan pour diffuser les résultats du projet et permettre leur prise en compte et leur application par les utilisateurs finaux visés (p. ex. les intervenants ciblés, les organisations, les associations industrielles, les personnes, les consommateurs, les collectivités, les éducateurs, les journalistes ou le grand public).
• Mention de la contribution du Commissariat : Une indication de la façon dont les responsables du projet reconnaîtront l’aide financière (et, s’il y a lieu, les autres contributions pertinentes) accordée pour le projet par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

3.3 Déclarations

Les demandeurs sont tenus de répondre aux questions du formulaire de demande concernant la Loi sur les conflits d’intérêts, le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et la Loi sur le lobbying.

3.4 Autres sources de financement

Les demandeurs peuvent solliciter d’autres sources de financement pour le projet proposé. Les demandeurs qui présentent une demande au Commissariat doivent indiquer toutes les sources de financement du projet proposé, y compris l’aide financière (subventions, contributions, etc.) prévue ou obtenue de tous les ordres de gouvernement. Ils doivent aussi faire état des demandes d’aide financière en cours d’examen.

Si l’aide globale reçue du secteur public (y compris la province et la municipalité) dépasse le coût du projet, le bénéficiaire remboursera Sa Majesté le Roi du chef du Canada au prorata (selon la proportion des fonds publics reçus qui a été fournie par le Commissariat).

4. Procédure d’évaluation

4.1 Évaluations fondées sur le mérite

Le Commissariat examinera chaque demande d’aide financière pour évaluer la qualité, la pertinence, le caractère opportun, la faisabilité et les résultats ou avantages prévus du projet proposé. Les demandeurs et les demandes de financement feront l’objet d’un examen en fonction des objectifs généraux du Programme et des critères d’admissibilité précis décrits dans le présent Guide.

Au moment d’évaluer les propositions de projet, le Commissariat peut, s’il y a lieu, consulter d’autres ministères fédéraux, des gouvernements provinciaux et territoriaux et d’autres commissaires à la protection de la vie privée ou ombudsmans. Il peut également faire appel à des examinateurs indépendants externes issus du milieu universitaire ou du secteur à but non lucratif.

4.2 Critères de présélection

Avant de pouvoir être soumises au processus d’évaluation, toutes les propositions qui nous parviennent doivent être conformes aux deux (2) critères de présélection suivants :

1. Demandeurs admissibles : Seuls les organismes sans but lucratif, comme les organisations de consommateurs, de bénévoles et de défense des droits, les établissements d’enseignement et les associations industrielles et professionnelles, sont admissibles au financement.
2. LPRPDE : Seules les propositions qui traitent de questions de protection de la vie privée pertinentes en regard de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) seront considérées. La LPRPDE régit la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels par des organisations du secteur privé dans le cadre de leurs activités commerciales. Les propositions admissibles doivent donc toucher le secteur commercial régi par la LPRPDE. Les propositions qui abordent des questions relevant du secteur public fédéral peuvent être soumises, du moment qu’elles portent principalement sur le secteur commercial régi par la LPRPDE ou les liens entre ce secteur et le secteur public. (Voir la section 2.2 ci-dessus pour plus d’information.)

Les projets qui seront retenus sur la base des critères susmentionnés seront ensuite évalués en fonction des critères d’évaluations suivants.

4.3 Critères d’évaluation

Qualité globale (25 points)

1. Qualité globale (10 points)
2. Connaissance et compréhension des questions pertinentes relatives à la protection de la vie privée (5 points)
3. Intégration des perspectives et des approches interdisciplinaires (5 points)
4. Collaborations et partenariats pertinents (5 points)

Pertinence (30 points)

5. Caractère nouveau des enjeux faisant l’objet d’un examen ou des solutions proposées (15 points)
6. Créativité de la méthodologie et/ou de l’approche d’application des connaissances (15 points)

7. Budget réaliste (5 points)
8. Plan de travail solide (5 points)
9. Échéances gérables (5 points)

Avantages et résultats attendus (30 points)

10. Incidence positive attendue sur le droit à la vie privée des Canadiennes et des Canadiens (10 points)
11. Efficacité de la stratégie pour l’application des connaissances (10 points)
12. Pertinence et caractère opportun des résultats attendus (10 points)

4.4 Instances antérieures de non-conformité

Le Commissariat peut choisir de ne pas évaluer ou financer des projets de demandeurs qui, en tant que bénéficiaires de financement antérieurs de notre programme, ont manqué à leurs ententes de contribution. Cela inclut, sans toutefois s’y limiter, les cas où les candidats qui étaient d’anciens bénéficiaires du Programme ont tardé à soumettre leurs produits livrables, ont soumis des produits livrables incomplets ou insatisfaisants, ou ont tardé à publier leurs projets sur Internet.

5. Processus de réexamen

Le Commissariat est déterminé à assurer l’intégrité de son processus d’évaluation des demandes de financement fondé sur le mérite. Le réexamen des décisions de financement défavorables peut être demandé uniquement par le demandeur dont le nom figure dans la demande. Les demandeurs peuvent demander le réexamen d’une décision de financement uniquement si une preuve donne à penser qu’une erreur manifeste s’est produite durant le processus d’évaluation initial, et qu’elle a donné lieu à une décision de financement défavorable pour leur demande.

5.1 Demandes admissibles au réexamen

Les erreurs manifestes sont des écarts marqués par rapport aux politiques et procédures énoncées dans ce guide, notamment :

• Le défaut par un employé du Commissariat de fournir l’information exigée aux évaluateurs de la proposition;
• Une décision de ne pas recommander de financement qui est fondée sur une conclusion contraire à l’information fournie par le demandeur dans la proposition.

Le Commissariat ne réexaminera pas les décisions de financement qui sont fondées uniquement sur ce qui suit :

• Des différences d’opinions ayant trait à l’admissibilité;
• Des différences d’opinions fondées sur le mérite, c’est-à-dire les forces et faiblesses relatives d’une proposition;
• Des désaccords quant à l’interprétation ou l’analyse de la proposition;
• Les qualifications des examinateurs ayant évalué la proposition, ou leur nombre.

5.2 Procédures

Nous encourageons les demandeurs qui veulent obtenir de plus amples renseignements au sujet de l’examen de leur demande à communiquer avec le Programme des contributions du Commissariat à contrib@priv.gc.ca comme premier point de contact. Si, après le premier entretien avec le personnel du Programme, le demandeur désire toujours présenter une demande officielle de réexamen et possède la preuve nécessaire d’une erreur manifeste, tel qu’il est décrit précédemment, il peut soumettre une demande officielle au Commissariat à l’adresse électronique indiquée plus haut.

La demande doit être fondée sur une démonstration convaincante d’une erreur manifeste durant le processus d’évaluation initial. Le Commissariat ne tiendra pas compte des demandes de nouvelle évaluation du mérite de la proposition.

La demande de réexamen doit être envoyée par courriel au plus tard 60 jours après la date de communication de la décision de financement par le Commissariat au demandeur. On ne peut joindre à la demande de réexamen des documents justificatifs qui ne se trouvaient pas dans la demande initiale.

Conformément aux principes d’évaluation des demandes fondée sur le mérite, le processus de réexamen du Commissariat cherchera à faire appel à des personnes qui n’ont pas participé à la gestion ou à l’examen initial de la demande.

Le Commissariat avisera les appelants des résultats par courriel. Les décisions portant sur les réexamens sont finales.

6. Procédures de contrôle

6.1 Entente de contribution

Lorsque la demande de contribution aura été approuvée, une entente de contribution détaillée sera rédigée et signée par le bénéficiaire et le Commissariat. Il s’agit d’un accord conclu entre eux concernant le montant de la contribution accordée, en tenant compte des produits à livrer.

En acceptant une contribution, le bénéficiaire s’engage à mener à bien le projet financé, à concrétiser les produits livrables précisés dans l’entente de contribution et à rendre des comptes à l’égard des fonds reçus. En contrepartie, le Commissariat accepte, sous réserve des conditions prévues dans l’entente de contribution et du renouvellement du Programme par le ministre, de prendre en charge en totalité ou en partie les coûts du projet.

Important : Comme le précise l’entente, le bénéficiaire ne peut pas apporter de changements importants à la portée d’un projet (p. ex. en modifiant considérablement un produit livrable ou en y renonçant, ou encore en réaffectant d’importantes sommes d’argent d’un poste budgétaire à un autre) sans avoir obtenu au préalable le consentement écrit du Commissariat.

6.2 Exigences en matière de rapports

En signant une entente de contribution, votre organisation s’engage à présenter les rapports d’étape et les rapports financiers prévus dans l’entente pour la durée de votre projet.

Le Commissariat se réserve le droit de publier le nom de l’organisation, un résumé du projet et le montant de la contribution versée de la manière qu’il jugera appropriée, notamment en affichant cette information sur son site Web et en l’indiquant dans son Budget principal des dépenses.

Par ailleurs, les bénéficiaires d’un financement versé par l’entremise du Programme des contributions pourront également être sondés après la fin du projet, afin de recenser tout travail connexe subséquent ou toute activité de suivi. Cet exercice s’inscrit dans les efforts constants qui sont déployés pour évaluer l’incidence de la recherche et l’importance du Programme.

6.3 Éthique et intégrité en matière de recherche

S’il y a lieu, les demandeurs sont tenus de respecter les principes et les responsabilités des chercheurs définis dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche (2021) et, si leur projet de recherche fait appel à la participation d’êtres humains, dans l’Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains – EPTC 2 (2022).

Les demandeurs doivent également respecter les Orientations des trois organismes concernant la sécurité de la recherche.

6.4 Mode de paiement

Le paiement sera effectué conformément aux mouvements de trésorerie prévus dans l’entente de contribution, au plan de travail et aux produits livrables approuvés, de même qu’aux lignes directrices du Conseil du Trésor sur le paiement comptant au titre de la Politique sur les paiements de transfert.

Le paiement final d’une retenue, ne dépassant pas 20 % de la contribution totale, ou du recouvrement de l’excédent, au besoin, sera effectué lorsque le bénéficiaire aura satisfait à toutes les exigences du projet et que le Commissariat aura reçu et accepté les états financiers.

Les paiements seront effectués conformément aux demandes de remboursement documentées des dépenses admissibles raisonnables, engagées et acquittées, que les bénéficiaires doivent présenter aux termes des modalités de l’entente. Le Commissaire à la protection de la vie privée ne peut effectuer aucun paiement aux bénéficiaires avant la réception d’une facture pour les frais admissibles engagés et acquittés.

Le paiement sera effectué par dépôt direct dans le compte de banque du bénéficiaire, qui aura fourni les renseignements bancaires au Commissariat aux fins des dépôts.

Les contributions sont habituellement accordées pour des projets précis sur une base annuelle. Si un projet dure plus d’un exercice (du 1 avril au 31 mars), le paiement est assujetti à l’affectation des fonds par le Parlement et à la satisfaction par le bénéficiaire des exigences en matière d’examen et de rapports, conformément aux modalités de l’entente de contribution.

6.5 Reconnaissance publique et mention de la contribution du Commissariat

Le bénéficiaire doit mentionner la contribution du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au projet dans toutes ses communications – documents imprimés ou électroniques ou encore communications de vive voix – qui décrivent le projet ou en découlent. Le Commissaire à la protection de la vie privée ou un représentant désigné aura la possibilité de participer à des annonces publiques liées au projet.

6.6 Exigences en matière de vérification

Conformément à son entente de contribution, le bénéficiaire doit dûment tenir les comptes et les relevés des recettes et des dépenses en lien avec le projet financé, pendant au moins six ans après la fin du projet. Le Commissariat doit pouvoir vérifier et inspecter ces comptes et relevés pour s’assurer qu’ils sont conformes aux modalités de l’entente de contribution. Le Commissariat peut en faire des copies et en extraire de l’information chaque fois que cela s’avère opportun, pendant les six années suivant la fin du projet.

Le Commissariat peut exiger en tout temps que les bénéficiaires fassent la preuve de façon satisfaisante que toutes les dépenses admissibles ont été acquittées.

6.7 Retenue de paiements

Si jamais :

• un bénéficiaire n’a pas droit à la contribution,
• le montant de la contribution dépasse celui des dépenses,
• un bénéficiaire produit un rapport en retard selon les modalités de l’entente de contribution,
• un bénéficiaire omet de présenter un ou plusieurs produits livrables prévus dans l’entente,
• un bénéficiaire produit des rapports incomplets ou insatisfaisants selon les modalités de l’entente de contribution,
• un bénéficiaire ne montre pas dans ses rapports une optimisation adéquate des ressources, selon l’avis du Commissaire au moment d’évaluer la qualité des rapports qui lui sont remis,

le Commissaire peut, à sa discrétion, retenir le paiement ou une portion du montant total de la contribution accordée au bénéficiaire pour le projet ou exiger que le bénéficiaire rembourse au Commissariat en totalité ou en partie les avances ou les paiements provisoires, ces sommes étant une dette exigible par Sa Majesté le Roi du chef du Canada.

7. Politique linguistique

Les produits livrables exigés dans le cadre du projet peuvent être produits et présentés dans la langue officielle choisie par le bénéficiaire. Les organisations qui œuvrent à l’échelle nationale et qui reçoivent une aide financière du Commissariat sont encouragées à offrir des services en français et en anglais et à favoriser la reconnaissance et l’usage des deux langues, en particulier dans les régions où une demande importante est reconnue par le Commissariat.

8. Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Le Commissariat est assujetti à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi sur l’accès à l’information accorde au public un droit d’accès aux documents de l’administration fédérale. La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux particuliers un droit d’accès aux renseignements personnels les concernant et protège ces renseignements contre toute communication non autorisée. Certains renseignements que vous nous fournirez dans le cadre de ce processus pourront être accessibles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, mais non les renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Veuillez consulter la Politique sur la protection des renseignements personnels du Commissariat et les modalités connexes pour savoir comment nous traitons vos renseignements. Les renseignements personnels fournis seront utilisés et pourraient être communiqués aux fins auxquelles ils ont été obtenus ou recueillis par le Commissariat, ou pour un usage compatible avec ces fins.

9. Annexes

• Annexe A — Formulaire de demande (version PDF)
• Annexe B — Budget du projet (version PDF)
• Annexe C — Rapport des dépenses du projet (version PDF)