Programme des contributions 2022-2023

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Guide du demandeur

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

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1. Objet du guide

Le présent guide est conçu pour aider les demandeurs à élaborer une proposition de projet afin d’obtenir un financement dans le cadre du Programme des contributions du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (Commissariat). On y trouve des instructions précises sur la manière de remplir le formulaire de demande et des renseignements sur le processus d’évaluation.

1.1 Demandeurs admissibles

Seuls les organismes sans but lucratif, comme les organisations de consommateurs, de bénévoles et de défense des droits, les établissements d’enseignement, les associations industrielles et professionnelles, sont admissibles au financement.

1.2 Demandeurs non admissibles

• Organisations à but lucratif;
• Partis politiques et organisations participant à une activité politique partisane;
• Titulaires d’une charge publique ou fonctionnaires, anciens ou actuels, qui contreviennent à la Loi sur les conflits d’intérêts, au Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, à la Loi sur le lobbying ou à tout autre code, ligne directrice ou principe pertinent concernant les conflits d’intérêts ou l’après-mandat.

1.3 Date de la demande

La date limite pour la présentation d’une demande est le 9 février 2022, à 23 h 59 (votre heure locale).

Veuillez faire parvenir votre demande – préférablement par courriel – à l’adresse suivante : contrib@priv.gc.ca ou par courrier postal – à l’adresse suivante :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
À l’attention du Programme des contributions
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

1.4 Budget du Programme des contributions

Le budget du Programme des contributions du Commissariat s’élève à 500 000 $ par année et sera entièrement consacré au présent appel.

Nous accorderons jusqu’à 50 000 $ à chaque projet et une somme maximale de 100 000 $ par organisme bénéficiaire. La section 2 ci-dessous contient de plus amples renseignements sur le thème de l’appel de cette année.

Veuillez noter que le budget du Programme pourrait être annulé, réduit ou augmenté si le Parlement modifiait les niveaux de financement.

2. Programme des contributions

2.1 Objectifs

Le Programme vise à :

1) renforcer la capacité de recherche existante dans le domaine de la protection de la vie privée au sein des secteurs universitaires et à but non lucratif;

2) produire de nouvelles connaissances et soutenir le développement d’une expertise dans certains aspects de la protection de la vie privée et des données;

3) faire en sorte que les personnes et les organisations partout au Canada connaissent et comprennent mieux leurs droits et obligations en matière de protection de la vie privée;

4) favoriser la prise en compte et l’application des résultats de la recherche par les intervenants visés.

2.2 Projets admissibles

Le Programme des contributions est exécuté en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) qui régit la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels par des organisations dans le cadre d’activités commerciales. Par conséquent, seules les propositions de projets de recherche ou d’initiatives connexes d’application des connaissances portant sur des questions liées à la protection de la vie privée dans le secteur privé seront prises en considération. Les propositions en lien avec des questions qui relèvent du secteur public fédéral peuvent être soumises dans la mesure où elles portent prioritairement sur le secteur privé.

2.3 Le thème de cette année : « Qui est touché et de quelle manière : évaluer et atténuer les risques, les obstacles et les inégalités en matière de protection de la vie privée »

Cette année, le Commissariat s’intéresse aux recherches sur les différents effets que peuvent avoir les difficultés liées à la protection de la vie privée sur divers groupes de personnes. Nous sommes conscients que les enjeux en la matière peuvent avoir des répercussions différentes selon les gens. Nous souhaitons mieux comprendre comment les personnes et les groupes de personnes composent avec les expériences, les obstacles et les inégalités dans ce domaine. Nous souhaitons aussi en apprendre plus sur les éventuelles méthodes permettant d’atténuer les risques pour la vie privée et sur les stratégies visant à réduire les inégalités à ce chapitre.

Dans ce contexte, nous cherchons à recevoir des propositions de projets portant particulièrement sur les questions suivantes :

• La vie privée et l’identité sont étroitement liées. Quel préjudice peut‑on subir en révélant son identité en ligne? Qui peut être touché de manière disproportionnée dans un tel cas?
• À quelles difficultés les communautés marginalisées sont-elles exposées sur le plan de la vie privée en raison de l’adoption rapide de nouvelles technologies, comme la surveillance biométrique, l’intelligence artificielle ou le métavers en devenir?
• Comment pouvons-nous évaluer le risque de préjudice pour les communautés marginalisées en cas d’atteinte à la vie privée, et comment pouvons-nous atténuer ces préjudices?
• Quelles pratiques davantage axées sur l’utilisateur sont adoptées pour obtenir un consentement valable, en particulier de la part des populations marginalisées et vulnérables?
• De quelle manière l’utilisation de renseignements « accessibles au public » pourrait-elle avoir des répercussions sur les personnes et les communautés marginalisées (p. ex. en limitant la construction identitaire ou en produisant des effets paralysants)?
• Quels sont les avantages et les limites des techniques de désindexation, de dépersonnalisation ou d’anonymisation comme solution à la fausse représentation en ligne?
• Quelles nouvelles approches pourraient être envisagées afin de remédier aux fausses représentations en ligne et aux autres nouveaux méfaits en ligne ou sur le plan technologique?

Il est à noter que nous ne souhaitons pas que les projets présentés se limitent à ce seul thème et que nous acceptons les propositions de recherche ou de sensibilisation du public sur d’autres questions d’avant-garde qui permettent de faire progresser la protection de la vie privée des individus dans le secteur privé. Quel que soit le sujet de la proposition, nous encourageons tous les candidats à intégrer une analyse intersectionnelle à leur projet et à y inclure des stratégies qui pourraient contribuer à réduire les inégalités.

2.4 Éducation du public et application des connaissances

Le financement est accordé aux organismes admissibles non seulement pour effectuer de la recherche, mais aussi pour mener des initiatives de sensibilisation du public portant sur la protection de la vie privée. En particulier, nous encourageons fortement les demandeurs du domaine de la recherche à intégrer des activités d’application des connaissances à leurs propositions de projets. L’application des connaissances est le processus par lequel on transforme les conclusions de recherches théoriques en résultats que les utilisateurs finaux peuvent appliquer dans la pratique. Les activités d’application des connaissances peuvent être intégrées à vos projets de recherche en cours ou s’appuyer sur des projets de recherche antérieurs financés par le Commissariat.

Voici des exemples d’activités d’éducation du public et d’application des connaissances que nous envisagerions de financer :

• ateliers ou conférences visant à communiquer les résultats de la recherche aux intervenants;
• approches novatrices et interactives en ligne pour diffuser les résultats de la recherche et accroître la sensibilisation du public aux questions relatives à la protection de la vie privée;
• lignes directrices en matière de protection de la vie privée à l’intention des parents qui pourront en discuter avec leurs enfants;
• programme d’enseignement à l’intention des professeurs qui pourront l’utiliser auprès des élèves;
• contenu pertinent pour les journalistes et les médias spécialisés qui leur permettra de rendre compte des questions relatives à la protection de la vie privée touchant les Canadiens;
• trousses d’outils destinées aux organismes de protection des consommateurs et visant à leur permettre de mieux aider les consommateurs à faire des choix éclairés qui tiennent compte de la protection de la vie privée;
• pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée à l’intention des associations professionnelles qui pourront en faire la promotion auprès de leurs membres;
• jeux éducatifs, vidéos et documentaires destinés au grand public et à des publics cibles.

Nous acceptons volontiers toutes les propositions créatives d’éducation du public et d’application des connaissances qui ont pour but la réalisation des objectifs du Programme des contributions, tels qu’ils sont indiqués à la section 2.1 ci-dessus et dans les autres sections du présent guide.

2.5 Encourager les partenariats entre les universités et la société civile

Au cours des dernières années, le Programme a permis de financer une plus grande variété de demandeurs, ce qui représente un progrès important. Le Commissariat souhaite continuer à mobiliser activement les groupes de la société civile afin qu’ils puissent mieux faire connaître au grand public les conclusions des recherches réalisées grâce au Programme.

Pour ce faire, il encourage encore cette année les universités et d’autres groupes de recherche à créer de nouveaux partenariats avec des organisations de la société civile. Ainsi, des partenariats pourraient être conclus entre des universités et des groupes chargés de la sensibilisation du grand public ou entre des associations de défense des droits et des groupes de recherche. Des points supplémentaires durant le processus d’évaluation seront attribués aux propositions qui présentent des plans pour de tels partenariats.

2.6 Travaux exécutés antérieurement dans le cadre du Programme

Le Programme des contributions s’efforce de faire progresser la création et l’application de nouvelles connaissances sur les enjeux émergents liés à la promotion et à la protection de la vie privée. Par conséquent, nous encourageons les demandeurs à prendre en compte les projets réalisés antérieurement ou en cours d’exécution dans le cadre de ce programme lorsqu’ils élaborent leur proposition. Vous trouverez sur notre site Internet une liste complète des projets financés par le Programme des contributions depuis son lancement en 2004 ainsi qu’une liste des projets en cours qui découlent de l’appel de propositions de l’an dernier et qui seront achevés en mars 2021.

2.7 Les projets doivent avoir une portée nationale

Le mandat du Commissariat consiste à surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, qui est la loi canadienne nationale régissant la protection de la vie privée dans le secteur privé. Par conséquent, le Commissariat examinera uniquement les projets d’envergure ou d’application nationale qui se rapportent à la sphère fédérale en vue de l’octroi des fonds. Les projets qui portent sur des préoccupations ou des enjeux exclusivement ou principalement locaux, provinciaux ou étrangers ne seront pas pris en compte à cette fin.

2.8 Les projets doivent comprendre une méthodologie détaillée

Les propositions présentées dans le cadre du Programme des contributions peuvent être de nature qualitative ou quantitative. Dans les deux cas, le Commissariat souhaite financer des propositions qui s’appuient sur une solide méthode. Pour permettre au Commissariat d’évaluer la méthode utilisée, le demandeur doit décrire en détail les moyens qu’il utilisera pour obtenir les résultats. S’il y a lieu, il devrait présenter une liste détaillée des intervenants qu’il a l’intention de sonder ou d’interroger, de même que la méthode et les outils de sondage prévus.

2.9 Durée des projets

Le Programme des contributions du Commissariat est structuré de manière à couvrir les dépenses admissibles engagées pendant l’exercice au cours duquel le financement est accordé – c’est-à-dire entre le 1^er avril 2022 et le 31 mars 2023. Les dépenses engagées doivent avoir été acquittées par le bénéficiaire avant d’être facturées au Commissariat. Exceptionnellement, le Commissariat peut financer des projets qui se poursuivent au-delà d’un exercice (c.-à-d. qui se terminent après le 31 mars 2023) si on lui démontre de manière convaincante qu’il faut davantage de temps pour mener à bien le projet et que celui-ci devrait être financé au-delà de la période habituelle d’un an. Pour les propositions pluriannuelles, les demandeurs doivent présenter un plan de travail couvrant toute la durée du projet.

2.10 Montant pouvant être octroyé et dépenses admissibles

Tel qu’il est indiqué à la section 1.4, le budget maximal pour le présent appel est de 500 000 $.

• Le montant maximal pouvant être demandé et octroyé pour chaque projet de recherche ou d’éducation du public et initiative d’application des connaissances est de 50 000 $.

Le montant maximal pouvant être octroyé à une organisation donnée est de 100 000 $.

Les fonds peuvent être affectés uniquement aux dépenses directement liées aux activités du projet. Ces activités doivent figurer dans les documents budgétaires initiaux ou les rajustements budgétaires approuvés ultérieurement. Les dépenses admissibles pourraient notamment comprendre les suivantes :

• salaires et avantages sociaux des membres de l’équipe de recherche, notamment les administrateurs de projet, les chercheurs et les assistants à la recherche, les étudiants, les titulaires d’une bourse postdoctorale et les techniciens;
• coûts d’administration, de traduction, de secrétariat et de publication;
• coûts contractuels pour l’expertise non disponible à l’interne ou le travail ne pouvant être réalisé à l’interne (p. ex. sondages);
• autres coûts, notamment les frais de déplacement (qui doivent être conformes aux règles gouvernementales sur les voyages), les ateliers, le matériel et les fournitures, ainsi que les communications.

Les fonds offerts par le Commissariat ne peuvent être affectés à des dépenses qui ont été engagées avant ou après la période de financement indiquée dans l’entente de contribution. Le Commissariat ne prendra en charge aucune dépense que le bénéficiaire n’aura pas acquittée avant de la lui facturer.

Les autres dépenses non admissibles à un financement dans le cadre d’une entente englobent l’achat d’immeubles, de terrains ou de véhicules ainsi que la plupart des autres coûts en capital importants.

Les dépenses d’administration indirectes (frais généraux) ne doivent pas dépasser 15 % des dépenses totales du projet qui ont été engagées en vertu de l’entente de contribution.

Les contributions accordées à un demandeur sont assujetties aux modalités de l’entente de contribution signée par le demandeur et le Commissariat. Les fonds doivent être affectés uniquement au projet et ne peuvent en aucun cas servir à d’autres fins. Les dépenses liées au projet peuvent faire l’objet d’une vérification.

Pour connaître tous les détails, consultez le mémoire sur l’établissement des coûts à l’annexe B – Budget du projet.

3. Comment remplir le formulaire de demande

Les renseignements suivants correspondent à chaque section du formulaire de demande. Veuillez répondre à toutes les questions et fournir tous les détails nécessaires dans un document que vous joindrez au formulaire de demande.

3.1 Identification du demandeur

• Inscrire le nom au complet de l’organisation et toutes les formes raccourcies (abréviations) usuelles de celui-ci, ainsi que le nom de la section ou de la division;
• Indiquer le nom antérieur si l’appellation a été modifiée au cours de la dernière année;
• Inscrire l’adresse, les numéros de téléphone (y compris le poste) et de télécopieur, l’adresse de courriel et celle du site Web, le cas échéant.

L’adresse postale doit être complète et indiquer clairement l’emplacement de l’organisation (p. ex. le numéro de la pièce, l’étage, le numéro de voirie et le code postal). Si une case postale a été désignée comme étant l’adresse postale officielle, veuillez préciser aussi ces renseignements.

3.2 Proposition

Les demandeurs doivent présenter une proposition de projet qui, lorsqu’elle aura été acceptée par le Commissariat, servira de fondement à l’entente de contribution et aux mouvements de trésorerie. La proposition doit contenir l’information ci-dessous, dans l’ordre suivant :

• Titre du projet : Au haut de la première page ou sur une page couverture, indiquez clairement le titre de votre projet.
• Renseignements de base : Indiquez ensuite le nom de votre organisation, son adresse postale, l’adresse de facturation, les numéros de téléphone et de télécopieur, l’adresse courriel de votre représentant autorisé, et le nom des employés principaux et des administrateurs du projet. Veuillez également fournir les coordonnées du chercheur principal, s’il y a lieu, de la personne chargée de l’administration du projet et de la personne-ressource pour les finances ou la comptabilité.
• Résumé d’une page : Un texte résumant le projet. Au besoin, ce résumé pourra être utilisé dans l’entente de contribution.
• Preuve du statut d’organisme à but non lucratif : Une attestation ou une confirmation du statut d’organisme à but non lucratif de l’organisation.
• Renseignements généraux sur l’organisation : Renseignements de nature générale sur l’organisation, y compris son mandat, ses objectifs et ses réalisations.
• Aide financière antérieure : Les renseignements sur l’aide financière déjà obtenue du Commissariat au cours des cinq derniers exercices, y compris le montant, l’année où le financement a été accordé, le but de l’activité financée et les résultats obtenus.
• Description détaillée du projet : Une description détaillée du projet, y compris les buts et les objectifs visés, la désignation des groupes visés par le projet proposé, les résultats prévus et les avantages attendus pour les Canadiens au chapitre de l’acquisition et de l’application de nouvelles connaissances dans le domaine de la protection de la vie privée et des données. Une liste des livrables attendus dans le cadre du projet doit également être fournie.
• Calendrier des travaux et mesures de surveillance : Un calendrier et un plan de travail décrivant en détail les activités à entreprendre en vue de l’atteinte des objectifs du projet, ainsi que les mesures de surveillance qui seront mises en œuvre.
• Budget : Un budget détaillé du projet présentant les sommes demandées au Commissariat et les autres sources de revenus envisagées, notamment les contributions en nature. Pour présenter leur budget au Commissariat, les demandeurs doivent utiliser le formulaire fourni à l’annexe B – Budget du projet du présent guide. En outre, dans leur proposition, les demandeurs doivent fournir des renseignements détaillés expliquant et justifiant chaque montant indiqué à l’annexe B, nommément les salaires et les avantages sociaux, les frais de déplacement, les frais de télécommunications, les services contractuels, les frais liés au matériel et aux fournitures, les frais de location (y compris pour le matériel et les salles de réunion), et les autres dépenses.
• Participation de la collectivité, du secteur et de l’industrie : S’il y a lieu, une indication de l’ampleur du rôle que la collectivité, le secteur ou l’industrie seront appelés à jouer (engagement, appui, portée et niveau de participation, collaboration et bénévolat).
• Soutien provincial ou territorial : S’il y a lieu, une indication de l’ampleur du soutien provincial, territorial et municipal au projet (en argent ou en nature).
• Activités d’application des connaissances : Un plan pour diffuser les résultats du projet et permettre leur prise en compte et leur application par les utilisateurs finaux visés (p. ex. les intervenants ciblés, les organisations, les associations industrielles, les personnes, les consommateurs, les collectivités, les éducateurs, les journalistes ou le grand public).
• Mention de la contribution du Commissariat : Une indication de la façon dont les responsables du projet reconnaîtront l’aide financière (et, s’il y a lieu, les autres contributions pertinentes) accordée pour le projet par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

3.3 Déclarations

Les demandeurs sont tenus de répondre aux questions du formulaire de demande concernant la Loi sur les conflits d’intérêts, le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et la Loi sur le lobbying.

3.4 Autres sources de financement

Les demandeurs peuvent solliciter d’autres sources de financement pour le projet proposé. Les demandeurs qui présentent une demande au Commissariat doivent indiquer toutes les sources de financement du projet proposé, y compris l’aide financière (subventions, contributions, etc.) prévue ou obtenue de tous les ordres de gouvernement. Ils doivent aussi faire état des demandes d’aide financière en cours d’examen.

Si l’aide globale reçue du secteur public (y compris la province et la municipalité) dépasse le coût du projet, le bénéficiaire remboursera Sa Majesté la Reine du chef du Canada au prorata (selon la proportion des fonds publics reçus qui a été fournie par le Commissariat).

4. Procédure d’évaluation

4.1 Évaluations fondées sur le mérite

Le Commissariat examinera chaque demande d’aide financière pour évaluer la qualité, la pertinence, le caractère opportun, la faisabilité et les résultats ou avantages prévus du projet proposé. Les demandeurs et les demandes de financement feront l’objet d’un examen en fonction des objectifs généraux du Programme et des critères d’admissibilité précis décrits dans le présent Guide.

Au moment d’évaluer les propositions de projet, le Commissariat peut, s’il y a lieu, consulter d’autres ministères fédéraux, des gouvernements provinciaux et territoriaux et d’autres commissaires à la protection de la vie privée ou ombudsmans. Il peut également faire appel à des examinateurs indépendants externes issus du milieu universitaire ou du secteur à but non lucratif.

4.2 Critères de pré-sélection

Avant de pouvoir être soumises au processus d’évaluation, toutes les propositions qui nous parviennent doivent se conformer aux deux critères de pré-sélection suivants :

1. Demandeurs admissibles : Seuls les organismes sans but lucratif, comme les organisations de consommateurs, de bénévoles et de défense des droits, les établissements d’enseignement et les associations industrielles et professionnelles, sont admissibles au financement.
2. LPRPDE : Seules les propositions qui traitent de questions de protection de la vie privée pertinentes en regard de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) seront considérées. Les propositions qui abordent des questions relevant du secteur public fédéral peuvent être soumises, du moment qu’elles portent principalement sur le secteur privé ou l’interaction entre les secteurs privé et public. (Voir section 2.2 pour plus d’information.)

Les projets qui seront retenus sur la base des critères susmentionnés seront ensuite évalués en fonction des critères d’évaluations suivants.

4.3 Critères d’évaluation

Qualité globale et compétences (25 points)

1. Qualité globale (10 points)
2. Connaissance et compréhension des questions pertinentes relatives à la protection de la vie privée (5 points)
3. Intégration des perspectives et des approches interdisciplinaires (5 points)
4. Partenariats et collaborations pertinents (5 points)

Innovation (30 points)

5. Nouveauté des questions faisant l’objet d’un examen ou des solutions proposées (15 points)
6. Créativité de la méthodologie et/ou de l’approche d’application des connaissances (15 points)

Faisabilité (15 points)

7. Budget réaliste (5 points)
8. Plan de travail solide (5 points)
9. Échéances gérables (5 points)

Avantages et résultats attendus (30 points)

10. Incidence positive attendue sur le droit à la vie privée des Canadiens (10 points)
11. Efficacité de la stratégie pour l’application des connaissances (10 points)
12. Pertinence et opportunité des résultats attendus (10 points)

4.4 Instances antérieures de non-conformité

Le Commissariat peut choisir de ne pas évaluer ou financer de projets de demandeurs qui, en tant que bénéficiaires de financement antérieurs de notre programme, ont manqué à leurs ententes de contribution. Cela inclut, sans toutefois s'y limiter, les cas où les candidats qui étaient d'anciens bénéficiaires du Programme ont tardé à soumettre leurs produits livrables, ont soumis des produits livrables incomplets ou insatisfaisants, ou ont tardé à publier leurs projets sur Internet.

5. Processus de réexamen

Le Commissariat est déterminé à assurer l’intégrité de son processus d’évaluation des demandes de financement fondé sur le mérite. Le réexamen des décisions de financement négatives peut être demandé uniquement par le demandeur dont le nom figure dans la demande. Les demandeurs peuvent demander le réexamen d’une décision de financement uniquement si une preuve donne à penser qu’une erreur manifeste s’est produite durant le processus d’évaluation initial, et qu’elle a donné lieu à une décision de financement défavorable pour leur demande.

5.1 Demandes admissibles au réexamen

Les erreurs manifestes sont des écarts marqués par rapport aux politiques et procédures énoncées dans ce guide, notamment :

• le défaut par un employé du Commissariat de fournir l’information exigée aux évaluateurs de la proposition;
• une décision de ne pas recommander de financement fondée sur une conclusion contraire à l’information fournie par le demandeur dans la proposition.

Le Commissariat ne réexaminera pas les décisions de financement qui sont fondées uniquement sur ce qui suit :

• différences d’opinions ayant trait à l’admissibilité;
• différences d’opinions fondées sur le mérite, c’est-à-dire les forces et faiblesses relatives d’une proposition;
• désaccord quant à l’interprétation ou l’analyse de la proposition;
• qualifications des examinateurs ayant évalué la proposition, ou leur nombre.

5.2 Procédures

Nous encourageons les demandeurs qui veulent obtenir de plus amples renseignements au sujet de l’examen de leur demande à communiquer avec le Programme des contributions du Commissariat à contrib@priv.gc.ca comme premier point de contact. Si, après le premier entretien avec le personnel du Programme, le demandeur désire toujours présenter une demande officielle de réexamen et possède la preuve nécessaire d’une erreur manifeste, tel qu’il est décrit précédemment, il peut soumettre une demande officielle au Commissariat à l’adresse électronique indiquée plus haut.

La demande doit être fondée sur une démonstration convaincante d’une erreur manifeste durant le processus d’évaluation initial. Le Commissariat ne tiendra pas compte des demandes de nouvelle évaluation du mérite de la proposition.

La demande de réexamen doit être envoyée par courriel au plus tard 60 jours après la date de communication de la décision de financement par le Commissariat au demandeur. On ne peut joindre à la demande de réexamen des documents justificatifs qui ne se trouvaient pas dans la demande initiale.

Conformément aux principes d’évaluation des demandes fondée sur le mérite, le processus de réexamen du Commissariat cherchera à faire appel à des personnes qui n’ont pas participé à la gestion ou à l’examen initial de la demande.

Le Commissariat avisera les appelants des résultats par courriel. Les décisions portant sur les réexamens sont finales.

6. Procédures de contrôle

6.1 Entente de contribution

Lorsque la demande de contribution aura été approuvée, une entente de contribution détaillée sera rédigée et signée par le bénéficiaire et le Commissariat. Il s’agit d’un accord conclu entre eux concernant le montant de la contribution accordée, en tenant compte des réalisations attendues.

En acceptant une contribution, le bénéficiaire s’engage à mener à bien le projet financé, à concrétiser les réalisations attendues précisées dans l’entente de contribution et à rendre des comptes à l’égard des fonds reçus. En contrepartie, le Commissariat accepte, sous réserve des conditions prévues dans l’entente de contribution et du renouvellement du Programme par le ministre, de prendre en charge en totalité ou en partie les coûts du projet.

Important : Comme le précise l’entente, le bénéficiaire ne peut pas apporter de changements importants à la portée d’un projet (p. ex. en modifiant considérablement une réalisation attendue ou en y renonçant, ou encore en réaffectant d’importantes sommes d’argent d’un poste budgétaire à un autre) sans avoir obtenu au préalable le consentement écrit du Commissariat.

6.2 Exigences en matière de rapports

En signant l’entente, l’organisation s’engage à présenter les rapports d’étape et les rapports financiers prévus dans l’entente pour la durée du projet.

Le Commissariat se réserve le droit de publier le nom de l’organisation, un résumé du projet et le montant de la contribution versée de la manière qu’il jugera appropriée, notamment en affichant cette information sur son site Web et en l’indiquant dans son Budget principal des dépenses.

Par ailleurs, les bénéficiaires d’un financement versé par l’entremise du Programme des contributions pourront également être sondés après la fin du projet, afin de recenser tout travail connexe subséquent ou toute activité de suivi. Cet exercice s’inscrit dans les efforts constants qui sont déployés pour évaluer l’incidence de la recherche et l’importance du Programme.

6.3 Éthique et intégrité en matière de recherche

S’il y a lieu, les demandeurs sont tenus de respecter les principes et les responsabilités des chercheurs définis dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche et, si leur projet de recherche fait appel à la participation d’êtres humains, dans la deuxième édition de l’Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains.

6.4 Mode de paiement

Le paiement sera effectué conformément aux mouvements de trésorerie prévus dans l’entente de contribution, au plan de travail et aux réalisations attendues approuvées, de même qu’aux lignes directrices du Conseil du Trésor sur le paiement comptant en vertu de la Politique sur les paiements de transfert.

Le paiement final d’une retenue, ne dépassant pas 20 % de la contribution totale, ou du recouvrement de l’excédent, au besoin, sera effectué lorsque le bénéficiaire aura satisfait à toutes les exigences du projet et que le Commissariat aura reçu et accepté les états financiers.

Les paiements seront effectués conformément aux demandes de remboursement documentées des dépenses admissibles raisonnables, engagées et acquittées, que les bénéficiaires doivent présenter conformément aux modalités de l’entente. Le commissaire à la protection de la vie privée ne peut verser aucun montant aux bénéficiaires avant la réception d’une facture pour les frais admissibles engagés et acquittés.

Le paiement sera effectué par dépôt direct dans le compte de banque du bénéficiaire, qui aura fourni les renseignements bancaires au Commissariat aux fins des dépôts.

Les contributions sont habituellement accordées pour des projets précis sur une base annuelle. Si un projet dure plus d’un exercice (du 1^er avril au 31 mars), le paiement est assujetti à l’affectation des fonds par le Parlement et à la satisfaction par le bénéficiaire des exigences en matière d’examen et de rapports, conformément aux modalités de l’entente de contribution.

6.5 Reconnaissance publique et mention de la contribution du Commissariat

Le bénéficiaire doit mentionner la contribution du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au projet dans toutes ses communications – documents imprimés ou électroniques ou encore communications de vive voix – qui décrivent le projet ou en découlent. Le commissaire à la protection de la vie privée ou un représentant désigné aura la possibilité de participer à l’annonce publique du projet.

6.6 Exigences en matière de vérification

Conformément à son entente de contribution, le bénéficiaire doit dûment tenir les comptes et les relevés des revenus et des dépenses en lien avec le projet financé, pendant au moins six ans après la fin du projet. Le Commissariat doit pouvoir vérifier et inspecter ces comptes et relevés pour s’assurer qu’ils sont conformes aux modalités de l’entente de contribution. Le Commissariat peut en faire des copies et en extraire de l’information chaque fois que cela s’avère opportun, pendant les six années suivant la fin du projet.

Le Commissariat peut exiger en tout temps que les bénéficiaires fassent la preuve de façon satisfaisante que toutes les dépenses admissibles ont été acquittées.

6.7 Retenue de paiements

Si jamais :

• un bénéficiaire n’a pas droit à la contribution,
• le montant de la contribution dépasse celui des dépenses,
• un bénéficiaire produit un rapport en retard selon les modalités de l’entente de contribution,
• un bénéficiaire omet de livrer un ou plusieurs résultats prévus dans l’entente,
• un bénéficiaire produit des rapports incomplets ou insatisfaisants selon les modalités de l’entente de contribution,
• un bénéficiaire ne montre pas dans ses rapports une optimisation adéquate des ressources, selon l’avis du commissaire au moment d’évaluer la qualité des rapports qui lui sont remis,

le commissaire peut, à sa discrétion, retenir le paiement ou une portion du montant total accordé au bénéficiaire pour le projet ou exiger que le bénéficiaire rembourse au Commissariat en totalité ou en partie les avances ou les versements provisoires, ces montants étant une dette exigible par Sa Majesté la Reine du chef du Canada.

7. Politique linguistique

Les rapports exigés dans le cadre du projet peuvent être produits et présentés dans la langue officielle choisie par le bénéficiaire. Les organisations qui œuvrent à l’échelle nationale et qui reçoivent une aide financière du Commissariat sont encouragées à offrir des services en français et en anglais et à favoriser la reconnaissance et l’usage des deux langues, en particulier dans les régions où une demande importante est reconnue par le Commissariat.

8. Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Les renseignements communiqués au Commissariat dans le cadre d’une demande sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information. Pour en savoir plus sur la portée de ces lois, veuillez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels du Commissariat en composant le 613-796-7354.

9. Annexes

• Annexe A — Formulaire de demande (version PDF)
• Annexe B — Budget du projet (version PDF)
• Annexe C — Rapport des dépenses du projet (version PDF)