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Enquête sur la recherche de dossiers effectuée par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada au moyen d’un libellé modifié

Plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi)

Le 21 septembre 2023

Rapport de conclusions

Plainte

  1. Le représentant de la plaignante (le représentant) affirme qu’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) a enfreint les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) relatives à l’accès en omettant de lui communiquer tous les renseignements demandés au titre de la Loi.

Enquête

Résumé de la demande d’accès et de la réponse de l’institution

  1. Notre enquête a permis de confirmer que la plaignante a présenté une demande d’accès au titre de la Loi pour tous les documents la concernant, ou concernant ses enfants mineurs, datés entre le 15 juillet 2017 et le 31 octobre 2017. Sans limiter la portée générale de la demande, la plaignante a demandé l’accès à tous les documents portant sur la raison pour laquelle leurs visas ont été révoqués et délivrés de nouveau en août 2017, notamment les notes figurant dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC), les notes de service et la correspondance.
  2. IRCC a répondu à la plaignante en lui donnant accès à certains renseignements, mais en refusant de lui communiquer d’autres renseignements en vertu de l’alinéa 22(1)b), ainsi que des articles 21 et 26 de la Loi.

Allégations formulées dans la plainte

  1. Selon le représentant, il aurait dû y avoir plus de documents concernant l’objet de la demande. Il a fait valoir qu’IRCC n’avait pas fourni la correspondance envoyée ou reçue par un employé précis d’IRCC au sujet de la plaignante ou de ses enfants, ni l’ensemble des notes de service, des notes et de la correspondance entre le 15 juillet 2017 et le 31 octobre 2017. Il a indiqué que l’employé d’IRCC avait échangé plusieurs courriels avec la plaignante au cours de la période ciblée.

Portée de l’enquête

  1. Notre enquête portait sur l’allégation de renseignements manquants.

Analyse

IRCC a-t-il effectué une recherche raisonnable de documents?

  1. Au cours de l’enquête, le Commissariat a examiné la manière dont IRCC a mené sa recherche de renseignements pertinents demandés afin d’évaluer si celle-ci était raisonnable. Le Commissariat a tenté d’établir si IRCC s’était acquitté de ses obligations au titre de la Loi de fournir les renseignements pertinents qui relèvent de lui. 
  2. Le Commissariat a appris qu’IRCC avait mandaté trois bureaux de première responsabilité (BPR), mais que seuls deux d’entre eux détenaient des renseignements concernant la plaignante.
  3. Toutefois, le Commissariat fait remarquer qu’IRCC avait réduit la portée de la demande, sans l’accord de la plaignante, pour tous les documents la concernant, ou concernant ses enfants mineurs, datés entre le 15 juillet 2017 et le 31 octobre 2017.
  4. En modifiant la portée de la demande de la sorte, IRCC n’a pas effectué, à l’origine, une recherche ciblée portant sur l’ensemble des documents expliquant pourquoi les visas de la plaignante et de ses enfants ont été révoqués et délivrés de nouveau en août 2017, notamment les notes figurant dans le SMGC, les notes de service et la correspondance. Les BPR chargés de récupérer les documents pertinents n’étaient peut-être pas les seuls à pouvoir effectuer cette tâche, et il est possible que d’autres BPR détenaient des documents pertinents.
  5. À la suite des premiers échanges entre le Commissariat et IRCC, ce dernier a accepté d’élargir la portée de sa recherche. Le Ministère a confirmé que l’employé en question ne travaillait plus pour IRCC. Il a donc consulté l’une de ses missions afin que celle-ci lance une recherche sur un dossier précis de même que sur la correspondance générée par l’employé d’IRCC, ou lui étant destinée, entre le 15 juillet 2017 et le 31 octobre 2017. La mission a indiqué que la demande avait été détruite conformément aux lignes directrices en matière de conservation et d’élimination, et qu’elle n’avait trouvé aucune correspondance générée par l’employé d’IRCC, ou lui étant destinée, en rapport avec ce dossier au cours de la période ciblée. La mission a également indiqué que les seuls documents se rapportant à cette demande sont ceux qui figurent dans le SMGC.
  6. Au cours de l’enquête, le Commissariat a également examiné les renseignements traités par IRCC (à la fois ceux que le Ministère a communiqués et ceux dont il a refusé la communication) en réponse à la demande, et a relevé d’autres BPR susceptibles de détenir des documents pertinents. IRCC a donc consulté deux autres BPR, mais tous deux ont déclaré ne détenir aucun renseignement demandé.
  7. Après examen, le Commissariat est d’avis qu’IRCC n’avait pas effectué au départ de recherche raisonnable de documents en réponse à la demande d’accès de la plaignante. Cependant, comme IRCC a confié cette tâche à tous les BPR appropriés, le Commissariat estime que le Ministère s’est acquitté de ses obligations au titre de la Loi. Malgré ces efforts, le Commissariat n’a rien trouvé qui permettrait de penser qu’il existe actuellement d’autres renseignements concernant la demande.

Conclusion

  1. Dans le cas présent, le Commissariat considère qu’IRCC n’avait pas, à l’origine, procédé à des recherches de documents adéquates. Par conséquent, la plainte est fondée. Toutefois, étant donné qu’IRCC a effectué des recherches raisonnables conformément à ses obligations au titre de la Loi, et bien qu’aucun renseignement supplémentaire n’ait été trouvé, le Commissariat considère que la plainte est résolue.
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