La GRC a contrevenu à la Loi en utilisant sans consentement certains types de renseignements de non-condamnation dans le cadre de vérifications des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables

Le 29 mars 2021

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Plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Description

Trois personnes se sont plaintes parce que la Gendarmerie royale du Canada (GRC) a utilisé des renseignements de non-condamnation dans le cadre de vérifications des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables. Les plaignants avaient demandé d’effectuer une vérification afin de postuler pour des emplois ou des postes de bénévoles. Dans deux des cas, nous avons conclu que la GRC a contrevenu à l’article 7 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) en utilisant les renseignements personnels des plaignants sans avoir obtenu leur consentement éclairé. En outre, nous avons conclu que la politique de la GRC, qui consiste à déclarer de manière générale les renseignements de non‑condamnation, y compris les incidents liés à la santé mentale, dans le cadre des vérifications des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables, ne respectait pas les principes de proportionnalité et d’atteinte minimale à la vie privée. À la suite de nos recommandations, la GRC a accepté de réviser sa politique et son formulaire de consentement à la vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables afin de répondre à nos préoccupations.

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Aperçu

1. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le Commissariat) a reçu trois plaintes contre la GRC pour avoir inclus des renseignements de non-condamnation dans les vérifications des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables (VAPV), qui avaient été effectuées à la demande de chacun des plaignants dans le but de postuler pour un emploi ou un poste de bénévole exigeant cette vérification.
2. La question en litige dans les trois plaintes tient au fait que la GRC a indiqué sur les formulaires de VAPV remplis qu’elle avait relevé des « renseignements défavorables » au sujet des plaignants, qui se rapportaient à des événements n’ayant pas entraîné de condamnations criminelles.
3. Selon la position de la GRC, cette utilisation des renseignements personnels des plaignants avait été faite avec leur consentement, conformément à l’article 7 de la Loi, puisqu’ils avaient tous rempli les formulaires et avaient demandé à la GRC d’effectuer les vérifications.
4. Nous avons déterminé que dans la deuxième plainte, le formulaire de consentement signé par le plaignant précisait que la VAPV pourrait révéler des accusations, qu’une condamnation ait été prononcée ou non. Dans ce cas, le plaignant avait déjà été accusé d’une infraction, mais n’avait pas été reconnu coupable. Cependant, nous avons établi, concernant les première et troisième plaintes, que la GRC n’avait pas obtenu le consentement éclairé des plaignants à l’utilisation des renseignements de non-condamnation avant d’effectuer les VAPV. Les formulaires de consentement signés par les plaignants donnaient à penser que les « renseignements défavorables » visaient uniquement les suspects accusés d’une infraction – ce qui n’était pas leur cas. Par conséquent, cette utilisation des renseignements personnels contrevenait à l’article 7 de la Loi.
5. Afin d’assurer la conformité à l’article 7, nous avons recommandé à la GRC de réviser, dans un délai de six mois, le formulaire de consentement afin d’indiquer clairement les types de renseignements de non-condamnation qui seront utilisés et déclarés dans le cadre des VAPV et d’informer les demandeurs de leur droit à un examen indépendant de la décision de déclarer les renseignements de non‑condamnation.
6. Toutefois, nous estimons que les exigences relatives au consentement énoncées dans la Loi ne tiennent pas compte de la question sous-jacente de la protection de la vie privée soulevée dans les plaintes, à savoir dans quelles circonstances il est approprié d’inclure les renseignements de non‑condamnation dans les VAPV. Les trois plaignants ont allégué que la décision de la GRC de déclarer les renseignements de non-condamnation dans le cadre des VAPV les empêchait effectivement de tirer parti de certaines possibilités de bénévolat ou d’emploi. Bien que le choix ait été laissé aux plaignants de divulguer ou non les résultats, il n’en demeure pas moins qu’ils devaient accepter de le faire afin d’être pris en considération pour les possibilités qu’ils sollicitaient. Même avec les précisions apportées au libellé du formulaire de consentement, les demandeurs n’ont pas d’autre choix que d’accepter de se soumettre à des VAPV selon les conditions définies par la GRC.
7. À notre avis, les renseignements de non-condamnation peuvent être pertinents pour les VAPV et, dans certains cas, servir un objectif légitime d’intérêt public. Cela dit, l’utilisation généralisée des renseignements de non-condamnation soulève également des préoccupations quant à la présomption d’innocence et à la stigmatisation entourant les problèmes de santé mentale. Les pratiques et les politiques de la GRC diffèrent considérablement selon la province ou la Division et ne reflètent pas, à notre avis, les pratiques plus proportionnelles adoptées par des provinces comme l’Alberta et l’Ontario. Nous avons encouragé la GRC à prioriser cet exercice, de concert avec ses partenaires provinciaux, afin de s’assurer que ses pratiques à l’échelle nationale sont les plus uniformes possible et d’établir un juste équilibre entre la protection des Canadiens vulnérables et le respect du droit à la vie privée de toute personne.
8. En réponse à notre enquête et à nos recommandations, la GRC a accepté de mettre en œuvre nos recommandations visant à revoir son formulaire de consentement, dans un délai de six mois, afin de donner des précisions sur les types de renseignements qui seront pris en considération lors d’une VAPV et d’informer les demandeurs de leur droit à un examen indépendant de la décision de déclarer les renseignements de non-condamnation. De plus, la GRC s’est engagée à mettre en œuvre une politique selon laquelle seules les renseignements de non‑condamnation pertinents seront pris en compte, dans la mesure où ils répondent à un critère précis de « divulgation exceptionnelle », à l’instar des procédures de l’Alberta et de la législation de l’Ontario. La politique précisera également que les incidents liés à la santé mentale devraient être exclus, à moins qu’ils ne répondent au critère de divulgation exceptionnelle.
9. Nous estimons donc que cette affaire est fondée et qu’elle est résolue sous certaines conditions.

Contexte

10. La GRC offre différents types de vérifications de casier judiciaire dans ses détachements régionaux selon les exigences de l’employeur éventuel ou de l’organisme bénévole qui en a fait la demande. En règle générale, toutes les vérifications de casier judiciaire comportent une recherche du nom et de la date de naissance des demandeurs pour relever les condamnations au criminel dans le Répertoire national des casiers judiciaires, auquel on accède par la banque de données de l’identité judiciaire du Centre d’information de la police canadienne (CIPC)^{Note de bas de page 1}.
11. Certains emplois et postes de bénévoles peuvent toutefois nécessiter une VAPV approfondie. Une VAPV va au-delà d’une vérification de casier judiciaire et comporte une recherche dans le Répertoire national des casiers judiciaires afin de relever toute infraction de nature sexuelle ayant fait l’objet d’une demande de réhabilitation ou à l’égard de laquelle le casier judiciaire a été suspendu, conformément à la Loi sur le casier judiciaire^{Note de bas de page 2}. Cette vérification comprend également une recherche dans les fichiers du service de police local^{Note de bas de page 3}. Une « recherche dans les fichiers locaux » sert à relever des renseignements dans les systèmes de gestion des dossiers des services de police locaux, y compris les « renseignements de non-condamnation ».
12. Les renseignements de non-condamnation s’entendent de renseignements ayant trait à des accusations criminelles pour lesquelles aucune déclaration de culpabilité n’a été inscrite ou se rapportant à des interactions non criminelles avec la police. Les renseignements de non‑condamnation peuvent comprendre les appréhensions pour des motifs de santé mentale, les appels au 911, les contacts informels avec la police et les accusations criminelles qui ont été retirées, ont fait l’objet d’un arrêt de procédures ou ont été rejetées. la GRC a pour pratique d’indiquer les renseignements de non-condamnation dans les résultats des VAPV lorsque les contacts avec la police ont donné lieu à des « renseignements défavorables » au sens de la politique de la GRC.
13. Les trois plaintes visées par le présent rapport ont trait à l’utilisation par la GRC de renseignements de non-condamnation, qu’elle considérait comme des renseignements défavorables dans le cadre des VAPV effectuées pour chacun des plaignants.

Plaintes présentées en vertu de la Loi

Plainte n^o 1 : PA-035858

14. Dans cette affaire, le plaignant a demandé une VAPV par l’entremise du détachement local de la GRC en Alberta (la Division K) à [information caviardée], dont il avait besoin pour entraîner une équipe de hockey mineur à titre de bénévole.
15. Le formulaire rempli « Divulgation des résultats de la vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables » (6390f) que la GRC lui a remis indiquait que [traduction] « des renseignements défavorables avaient été relevés dans les systèmes de gestion des dossiers de police ». Selon le plaignant, les renseignements que la GRC considérait comme défavorables n’étaient pas de nature criminelle et n’étaient donc pas pertinents pour la VAPV. Par conséquent, il a allégué que l’utilisation de ces renseignements aux fins de la VAPV contrevenait à la Loi.
16. Le plaignant a fait savoir qu’il avait parlé à un membre de la GRC à propos des résultats de la VAPV et qu’il avait été informé que trois dossiers avaient été relevés, qui étaient considérés comme défavorables.
17. Nous avons examiné les trois dossiers en question, qui ont été classés comme suit :
    • [Information caviardée] : Objet de la plainte/suspect pouvant être inculpé – Troubler la paix/faire du tapage – Paragraphe 175(1) du Code criminel.
    • [Information caviardée] : Objet de la plainte – Tuer ou blesser des animaux (autres que des bovins) – Article 445 du Code criminel.
    • [Information caviardée] : Suspect pouvant être inculpé – Voies de fait – Article 266 du Code criminel.
18. Aucune des trois plaintes n’a donné lieu à des accusations contre le plaignant. Le dossier [information caviardée] indiquait clairement qu’il s’agissait d’une plainte non fondée de cruauté envers des animaux. De plus, le plaignant a soutenu que les dossiers de [information caviardée] et [information caviardée] n’étaient pas pertinents pour la VAPV parce qu’il n’a jamais été arrêté ou accusé d’une infraction.
19. Le plaignant a exprimé ses préoccupations au sujet des résultats de la VAPV dans un courriel à la Sous-direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la GRC, dont il a joint une copie à sa plainte déposée auprès du Commissariat.

    [Traduction] Je ne peux pas entraîner l’équipe de hockey de mon fils ou faire du bénévolat lors de ses sorties scolaires non pas parce que j’ai commis un crime, mais parce que la GRC a établi une présomption de criminalité. Pourtant, la GRC affirme que le fait d’échouer à une VAPV ne signifie pas que quelqu’un a commis un crime. Devinez quoi, selon votre site Web : « Une VAPV vise à protéger les Canadiens vulnérables contre les délinquants dangereux en révélant l’existence d’un casier judiciaire ou d’une infraction sexuelle ayant fait l’objet d’une réhabilitation. Cette vérification est recommandée dans le cadre du processus général de sélection d’employés ou de bénévoles. Les résultats de la vérification peuvent aider à déterminer si une personne est apte à occuper des postes où elle sera en contact étroit avec des personnes vulnérables. » Si j’étais un employeur ou un organisme bénévole lisant ces renseignements, je pourrais croire que la personne qui a échoué à la vérification est un criminel ou pire, un délinquant sexuel, parce que c’est ce que dit votre site Web!^{Note de bas de page 4}

Plainte n^o 2 : PA-035900 et PA-036272

20. Dans cette affaire, le plaignant a demandé une VAPV auprès de son détachement local de la GRC en Colombie-Britannique (la Division E) à [information caviardée]. Il avait besoin de la vérification pour répondre à une possibilité d’emploi auprès d’un organisme sans but lucratif venant en aide aux nouveaux immigrants au Canada.
21. La GRC a indiqué à la section 4 du formulaire « Consentement à la divulgation de renseignements sur les casiers judiciaires » (3584f) qu’avait rempli le plaignant que des renseignements pertinents [traduction] « peuvent exister ou non ».
22. Selon le plaignant, il a été faussement accusé de voies de fait à [information caviardée]. Il a reçu une assignation à comparaître, puis il a comparu et le procureur de la Couronne a arrêté les procédures. Le plaignant a donné ces explications au membre de la GRC qui a effectué la vérification du casier judiciaire, mais ce dernier lui a conseillé de communiquer avec le détachement de la GRC dans la région où l’incident s’était produit (qui se trouvait également en Colombie-Britannique), afin de présenter une demande pour faire supprimer les dossiers en question, ce qu’il a fait.
23. En réponse à sa demande de suppression des dossiers, le détachement de la GRC dans la région où les voies de fait présumées avaient eu lieu a indiqué que la période de conservation de tous les renseignements sur les infractions sexuelles « fondées » était de 70 ans à compter de la date de l’incident et que, par conséquent, son dossier ne serait pas supprimé avant [information caviardée], ce qui signifie que cette infraction continuerait de figurer à titre de « renseignement défavorable » dans toute vérification des antécédents judiciaires.
24. En plus de sa plainte selon laquelle la GRC a fait une utilisation contre‑indiquée de ses renseignements personnels ayant trait à l’accusation suspendue, le plaignant allègue également que la GRC a indûment conservé ces renseignements trop longtemps.

Plainte n^o 3 : PA-048563

25. Dans cette affaire, la plaignante a présenté une demande de VAPV par l’entremise de son détachement local de la GRC en Alberta (la Division K) à [information caviardée]. Elle allègue que des renseignements non criminels sur sa santé mentale ont été utilisés de façon inappropriée par la GRC lors de la vérification des dossiers.
26. Le formulaire « Divulgation des résultats de la vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables » (6390f) rempli qu’elle a reçu de la GRC indiquait que [traduction] « des renseignements défavorables ont été relevés dans les systèmes de gestion des dossiers de police ». Le formulaire comprenait une brève description des événements :
    • [Traduction] [Information caviardée] : [La plaignante] figure dans le système parce qu’elle a été arrêtée à la suite d’une plainte pour des motifs de santé mentale. [La plaignante] a été transportée à l’hôpital où elle a reçu un traitement. Aucune accusation criminelle n’a été portée contre elle.
    • [Information caviardée] : [La plaignante] est décrite comme souffrant de troubles affectifs dans une plainte en matière de santé mentale. [La plaignante] a été transportée à l’hôpital où elle a reçu un traitement. Aucune accusation criminelle n’a été déposée contre elle.
27. Dans sa lettre de plainte au Commissariat, la plaignante a écrit :

    [Traduction] Aucune activité criminelle quelle qu’elle soit n’a été commise à ce moment‑là ni à aucun autre. La déclaration de ces renseignements dans le cadre de la vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables m’a causé un tort incommensurable, particulièrement l’utilisation de mots comme « arrêtée » et « souffrant de troubles affectifs ». Un tel langage stigmatise encore plus les gens, car il renforce les préjugés selon lesquels une personne aux prises avec une maladie mentale est dangereuse et violente.

28. La plaignante a fait savoir qu’en raison des pratiques de la GRC, elle avait mis fin à sa carrière dans le secteur des services à la personne parce qu’elle ne voulait pas évoquer de nouveau ces incidents avec son employeur à l’époque ou avec un employeur futur.

Cadre pour les vérifications des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables

Politiques et pratiques de la GRC relatives aux VAPV

29. L’utilisation de renseignements sur les casiers judiciaires aux fins d’une VAPV est réglementée par la Loi sur le casier judiciaire et la Directive ministérielle concernant la divulgation par la Gendarmerie royale du Canada de renseignements sur les antécédents judiciaires (la Directive ministérielle) de 2010 émise par le ministre de la Sécurité publique. La Directive ministérielle confie certaines responsabilités et fonctions à la GRC, à titre de responsable du système du CIPC (Centre d’information de la police canadienne) et du Répertoire national des casiers judiciaires, en ce qui concerne la communication de renseignements sur les casiers judiciaires aux services de police partout au pays, y compris dans le cadre de VAPV [information caviardée].
30. La section « Rapports sur les antécédents judiciaires » de la Directive ministérielle expose la responsabilité incombant à la GRC d’élaborer et de mettre en œuvre des procédures relatives aux vérifications de casiers judiciaires, y compris les VAPV. La Directive ministérielle décrit la VAPV dans les termes suivants :

    2. Vérification de personnes appelées à travailler auprès de personnes vulnérables

    Ce rapport vise principalement à aider les organisations à effectuer le triage sécuritaire des candidats à un poste rémunéré ou bénévole si ce poste les place en relation d’autorité ou de confiance avec des enfants ou d’autres personnes vulnérables.

    Une vérification de personnes appelées à travailler auprès de personnes vulnérables est une demande de renseignements dans :

    • le dépôt national d’information sur les casiers judiciaires de la GRC, y compris les dossiers criminels ayant fait l’objet d’une réhabilitation qui sont liés à des infractions criminelles d’ordre sexuel;
    • les banques de données du renseignement et des enquêtes du Centre d’information de la police canadienne;
    • les systèmes de gestion des dossiers des services de police des municipalités où la personne visée a résidé.

31. La Directive ministérielle précise en outre que la GRC devrait mettre en place des procédures pour divulguer les renseignements de non-condamnation, soulignant le préjudice pouvant découler de la communication de ces renseignements.

    Lors de l’élaboration des procédures pour autoriser la promulgation de ces rapports, il faut se rappeler que la divulgation impropre de casiers judiciaires, ou la divulgation de dossiers d’absolution inconditionnelle ou sous conditions en vertu du Code criminel et (ou) de non[-]condamnations, peut avoir des effets néfastes sur de nombreux aspects de la vie d’une personne [soulignement ajouté].

    Les politiques et les pratiques doivent être élaborées de façon à assurer le maintien des normes de divulgation et l’exactitude de ces rapports, ainsi que des normes d’accès aux renseignements sur les antécédents judiciaires et aux bases de données de façon à prévenir l’utilisation ou la divulgation impropre de renseignements.

32. Par la suite, la GRC a élaboré la Politique de divulgation de renseignements sur les antécédents judiciaires (la Politique de divulgation)^{Note de bas de page 5} qui régit l’utilisation du CIPC par les services de police qui veulent effectuer des vérifications de casiers judiciaires ou des vérifications relatives aux personnes vulnérables. Conformément à la Directive ministérielle, la Politique de divulgation exige que les VAPV comprennent une recherche dans les fichiers de de la police locale. Toutefois, elle signale seulement qu’un service de police utilisateur du CIPC « ne peut donner » une réponse négative que si l’interrogation ne relève « que des non-condamnations ou des dossiers d’adolescent » et si le critère de notation n’est pas réglé à « Antécédents judiciaires d’un contrevenant sexuel réhabilité signalés^{Note de bas de page 6} ». Par conséquent, bien que la Directive ministérielle et la Politique de divulgation exigent des recherches dans les fichiers locaux dans le cadre d’une VAPV, ni l’une ni l’autre ne précise la façon dont les renseignements de non-condamnation devraient être utilisés ou communiqués.

Politiques et pratiques de la GRC relatives aux renseignements de non-condamnation

33. La GRC a adopté des politiques internes qui indiquent aux membres quand ils doivent signaler les renseignements de non-condamnation qui ont été relevés lors de recherches dans les fichiers de la police locale dans le cadre de VAPV. En novembre 2013, la GRC a révisé le Manuel des opérations (MO) qui régit la vérification des casiers judiciaires et les VAPV et a publié en même temps une version à jour du formulaire de consentement à la vérification de casier judiciaire; les deux versions révisées sont encore utilisées^{Note de bas de page 7}.
34. Il est indiqué au chapitre 28.5 du MO qu’une VAPV comporte des interrogations dans tous les systèmes de gestion des dossiers de police et les dossiers judiciaires disponibles. Il y est aussi précisé que les membres de la GRC devraient déclarer les renseignements défavorables au sujet d’un demandeur qui figurent dans les résultats des vérifications des dossiers de police locaux. L’expression « renseignements défavorables » est définie comme suit :

    Résultat de recherche indiquant que le demandeur a été accusé ou considéré comme un suspect pouvant être accusé dans une plainte fondée concernant une infraction à une loi provinciale ou fédérale, sans égard au fait qu'il a été acquitté ou déclaré coupable.

35. De plus, le chapitre 28.5 stipule aux membres de la GRC que « Si le demandeur a été jugé souffrant de troubles affectifs, le membre évalue l’opportunité de communiquer les renseignements, pour autant que les lois provinciales ou territoriales autorisent une telle communication. »

Directives provinciales pertinentes appliquées par la GRC

36. En plus de sa politique et de ses procédures nationales, la GRC respecte les directives et les pratiques relatives aux vérifications de casiers judiciaires et aux VAPV en vigueur dans les provinces ou municipalités où elle fournit des services de police contractuels. En Colombie-Britannique et en Alberta, à la suite des VAPV en cause dans la présente enquête, les services de police ont adopté des lignes directrices et des procédures relatives à l’utilisation de renseignements de non‑condamnation dans les vérifications des informations de police et les VAPV, qui sont décrites ci‑dessous. Tous les services de police municipaux actifs dans ces provinces, y compris les détachements provinciaux de la GRC, appliquent maintenant ces lignes directrices et procédures.

Colombie-Britannique

37. En Colombie-Britannique, l’ancienne commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique (CIPVP‑C.-B.) a mené une enquête approfondie sur l’utilisation par les services de police municipaux des renseignements de non‑condamnation, y compris les renseignements sur la santé mentale, dans le cadre de la vérification des informations de police. Elle a publié le rapport d’enquête F14-01 à ce sujet, Use of Police Information Checks in British Columbia^{Note de bas de page 8}.
38. L’une des principales conclusions de la CIPVP‑C.-B. était que la communication de renseignements de non‑condamnation dans le cadre des vérifications des informations de police contourne les mesures de protection établies dans le système de justice pénale afin d’assurer l’exactitude des renseignements recueillis par la police, notamment aux fins de l’examen par les procureurs de la Couronne, de la vérification des éléments de preuve recueillis par la police lors des procès criminels et de la présomption d’innocence. La CIPVP‑C.-B. a également conclu que certains renseignements de non-condamnation, comme ceux sur les appréhensions pour des motifs de santé mentale, ne sont tout simplement pas pertinents pour les employeurs et pourraient donner lieu à de la discrimination.
39. Par conséquent, la CIPVP‑C.-B. a recommandé que le gouvernement et les commissions de police municipales de la province exigent que les renseignements recueillis lors d’arrestations policières en vertu de la Mental Health Act (Loi sur la santé mentale) de la Colombie-Britannique soient exclus des vérifications des informations de police. Concernant d’autres types de renseignements de non‑condamnation, la CIPVP‑C.-B. a recommandé que le gouvernement provincial élargisse la portée du processus centralisé en vertu de la Criminal Records Review Act (Loi sur la vérification des antécédents judiciaires) à l’ensemble des VAPV réalisées dans la province. Dans le cadre de ce processus, un organisme central effectue pour les organismes publics les vérifications des informations de police, qui comportent une évaluation du risque de sorte à inclure seulement les renseignements de non-condamnation lorsqu’une condamnation antérieure ou une accusation en instance a été relevée^{Note de bas de page 9}.
40. À la suite de la publication du rapport de la CIPVP‑C.-B., le groupe de travail du ministère de la Sécurité publique et du Solliciteur général de la Colombie-Britannique a publié les documents British Columbia Guidelines for Police Information Checks and Model Policy Guidelines (lignes directrices de la Colombie-Britannique.)^{Note de bas de page 10}. Les lignes directrices renferment des directives à l’intention des services de police municipaux de la province afin qu’ils excluent des vérifications des informations de police, y compris les VAPV, les renseignements sur les appréhensions en vertu de la Loi sur la santé mentale et sur les menaces ou tentatives de suicide en l’absence de préjudice ou de menace envers autrui.
41. Conformément aux lignes directrices de la Colombie-Britannique, d’autres types de renseignements de non‑condamnation peuvent cependant être utilisés dans le cadre de la vérification des informations de police, y compris les accusations retirées ou rejetées, les renseignements révélant qu’un demandeur était considéré comme un suspect dans une infraction (qu’il ait fait l’objet d’accusation ou non) et les contacts hostiles impliquant la menace de violence ou le recours effectif à la violence envers soi-même ou d’autres personnes (profération de menaces, voies de fait, etc.) de sorte qu’elles soient exposées à un risque, sans cependant tenir compte de l’état de santé mentale ou le divulguer.

Alberta

42. Les services de police de l’Alberta appliquent les Police Information Check Disclosure Procedures (procédures de divulgation dans le cadre de la vérification des informations de police) de l’Association des chefs de police de l’Alberta (AACP)^{Note de bas de page 11}. La version actuelle des procédures est en vigueur depuis juin 2019.
43. Les procédures de l’AACP sont plus restrictives que celles de la Colombie-Britannique en ce qui a trait à l’utilisation des renseignements de non-condamnation dans le cadre des vérifications des informations de police, y compris les VAPV. Selon l’AACP, les procédures découlent de la collaboration entre les services de police de l’Alberta et visent à [traduction] « s’assurer que les informations déclarées dans les vérifications des informations de police tiennent compte à la fois de la préservation de la sécurité publique et de la protection de la vie privée ainsi que des droits de la personne des demandeurs de ces vérifications ». À cette fin, les procédures de l’AACP précisent ce qui suit :

    [Traduction] Les services de police de l’Alberta reconnaissent que les personnes accusées d’une ou de plusieurs infractions criminelles ne sont pas toutes reconnues coupables et qu’en vertu de la loi, elles sont présumées innocentes tant qu’elles ne sont pas déclarées coupables. Normalement, les dossiers de non‑condamnation ne seront pas divulgués, mais il arrive qu’à l’occasion il soit nécessaire de le faire. De plus, les services de police de l’Alberta reconnaissent la nature sensible de la divulgation d’incidents liés à la santé mentale. Néanmoins, certains renseignements de cette nature peuvent être divulgués dans des circonstances exceptionnelles.

44. Les procédures de l’AACP établissent le critère décrit ci‑dessous à appliquer lors de la déclaration de renseignements de non-condamnation, y compris les incidents liés à la santé mentale, dans le cadre de la vérification des informations de police dans la province; ce critère est fondé sur la récence et la pertinence.

    [Traduction] Les informations de police sur les non‑condamnations ne doivent pas être divulguées […] sauf dans des circonstances exceptionnelles. Pour qu’une exception s’applique, les renseignements de non-condamnation doivent être directement pertinents pour le poste envisagé par le demandeur. Les facteurs suivants interviennent dans une décision à ce sujet :

    • La nature et les responsabilités du poste;
    • Les personnes avec lesquelles le demandeur interagira (personnes vulnérables);
    • La fréquence et le caractère récent des événements :
      • dix ans en ce qui concerne les incidents sexuels et violents;
      • cinq ans concernant tous les incidents non violents, où le demandeur démontre un comportement récurrent à l’endroit de la même catégorie de personnes avec lesquelles il interagirait.
    • Tout comportement récurrent du demandeur qui expose à un risque important les personnes avec lesquelles il interagirait.
    • La fiabilité des renseignements contenus dans les dossiers de non‑condamnation.

45. En ce qui concerne les incidents liés à la santé mentale, les procédures de l’AACP stipulent que [traduction] « de tels incidents sont divulgués en tenant compte du comportement manifesté ou du niveau implicite de violence envers autrui et non de l’existence d’un trouble de santé mentale […] et les incidents, y compris les tentatives de suicide sans acte ni menace de violence envers autrui, ne peuvent être divulgués ».
46. Les procédures de l’AACP précisent également que les renseignements sur les instances suspendues ne sont divulgués que si elles ont été suspendues dans l’année suivant la vérification. Les accusations rejetées et retirées ne seront divulguées que si elles satisfont aux critères de récence et de pertinence énoncés ci-dessus.

Ontario

47. L’Ontario applique une approche encore plus rigoureuse que celle de l’Alberta et de la Colombie-Britannique en limitant la communication des renseignements de non-condamnation dans le cadre des VAPV depuis l’adoption de la Loi sur la réforme des vérifications de dossiers de police^{Note de bas de page 12}. Bien que la GRC n’offre pas de services de police contractuels dans cette province, les réformes de l’Ontario sont une autre indication de la tendance générale à ne plus communiquer les renseignements de non-condamnation. L’article 10 de la Loi sur la réforme des vérifications de dossiers de police interdit l’utilisation de renseignements de non‑condamnation aux fins de VAPV, à moins que certains critères ne soient respectés. Les critères sont fondés sur la gravité et la nature de l’infraction, et sur l’existence démontrée d’un risque de préjudice pour un enfant ou une personne vulnérable. Par conséquent, le paragraphe 10(2) de la Loi précise tous les éléments du critère ci‑dessous qui doivent être respectés avant de déclarer des renseignements de non‑condamnation dans le cadre d’une VAPV.
    1. L’accusation au criminel à laquelle se rapportent les données porte sur une infraction précisée dans les règlements […]
    2. La victime présumée était un enfant ou une personne vulnérable.
    3. Après examen des entrées relatives au particulier, le fournisseur de vérifications de dossiers de police a des motifs raisonnables de croire que ce dernier s’est régulièrement livré à des actes de prédation indiquant qu’il présente un risque de préjudice pour un enfant ou une personne vulnérable compte tenu de ce qui suit :
       1. La question de savoir si le particulier semble avoir ciblé un enfant ou une personne vulnérable.
       2. La question de savoir si le comportement du particulier a été répété et visait plus d’un enfant ou d’une personne vulnérable.
       3. Le moment où s’est produit l’incident ou le comportement.
       4. Le nombre d’incidents.
       5. La raison pour laquelle l’incident ou le comportement n’a pas donné lieu à une déclaration de culpabilité.
       6. Toute autre considération prescrite.
48. Nous constatons que les infractions précisées dans le Règlement afférent à la Loi sont toutes des infractions criminelles très graves^{Note de bas de page 13}

Analyse

Question n^o 1 : L’utilisation des renseignements de non-condamnation par la GRC dans le cadre des VAPV a-t-elle été effectuée avec le consentement des plaignants, conformément aux exigences énoncées à l’article 7 de la Loi?

49. L’article 7 de la Loi stipule qu’à défaut du consentement de l’individu concerné, les renseignements personnels relevant d’une institution fédérale ne peuvent servir à celle-ci qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par l’institution de même que pour les usages qui sont compatibles avec ces fins ou qu’aux fins auxquelles ils peuvent lui être communiqués en vertu du paragraphe 8(2).
50. Il est évident que les renseignements de non-condamnation dans les bases de données ou les systèmes de gestion des dossiers des services de police locaux sont des renseignements personnels au sens de la Loi. la GRC soutient que dans les trois cas, son utilisation des renseignements personnels était conforme à l’article 7 de la Loi en ce sens que les trois plaignants ont consenti aux VAPV, y compris les recherches dans les fichiers locaux, lorsqu’ils ont soumis leur formulaire signé « Consentement à la divulgation de renseignements sur les casiers judiciaires » (3584f) (plainte n^o 2) ou « Consentement à la divulgation d’informations policières » (6388f) (plaintes n^os 1 et 3)^{Note de bas de page 14} [information caviardée].
51. La GRC explique que, conformément au chapitre 28.5 du MO, les résultats d’une VAPV ne devraient être communiqués qu’au demandeur consentant. Les résultats ne peuvent être divulgués à un tiers (p. ex. un employeur potentiel) que si le demandeur a donné son consentement par écrit. Si les résultats de la vérification démontrent l’existence de renseignements défavorables, le demandeur doit les vérifier en personne avant qu’ils puissent être divulgués au tiers. À ce stade, un demandeur peut choisir de révoquer son consentement plutôt que de communiquer les résultats au tiers.
52. Nous estimons que pour que le consentement en vertu de l’article 7 soit valide, il doit être éclairé. Autrement dit, un demandeur doit avoir une compréhension raisonnable de ce à quoi il consent avant que la GRC puisse utiliser ses renseignements personnels aux fins de la vérification demandée ou pour divulguer les résultats.
53. À notre avis, la GRC a établi qu’elle a obtenu le consentement du deuxième plaignant. Le formulaire 3584 en cause dans la plainte n^o 2, qui n’est plus utilisé par la GRC, contenait une courte section « Renonciation et décharge » et un énoncé de consentement. La vérification à laquelle le plaignant a consenti précisait que l’information qui serait recueillie consistait en « renseignements policiers figurant dans des systèmes informatiques […] et les renseignements relevés au terme d’une vérification des fichiers des services de police locaux. Comprend tous les renseignements liés aux […] et toutes les accusations, peu importe le jugement rendu. » Dans le cas du deuxième plaignant, le formulaire indiquait donc clairement que toutes les accusations, qu’une condamnation ait été prononcée ou non, seraient déclarées dans le cadre de la VAPV.
54. Par contre, le formulaire de consentement 6388 dont il est question dans les plaintes n^os 1 et 3, qui est actuellement utilisé dans toutes les Divisions de la GRC, n’était pas suffisamment explicite pour informer les plaignants que leurs interactions avec la police seraient considérées comme des « renseignements défavorables ».
55. Bien que la section « Consentement » du formulaire précise que les renseignements de non‑condamnation feront l’objet d’une recherche, une fiche d’information complémentaire au formulaire indique que les informations non criminelles seront visées par une VAPV si elles révèlent des renseignements défavorables. Les renseignements défavorables sont définis comme suit sur la fiche : [traduction] « un événement où le demandeur fait l’objet d’une plainte fondée et justifiée relativement à une infraction provinciale ou fédérale, soit un suspect identifié qui a été accusé d’une infraction provinciale ou fédérale, qu’il soit par la suite acquitté ou condamné » [soulignement ajouté].
56. Nous constatons que cette définition est plus restreinte que celle de « renseignements défavorables » figurant au chapitre 28.5 du MO de la GRC et qu’elle ne fait pas référence à des personnes « souffrant de troubles affectifs ».
57. Précisons que les premier et troisième plaignants n’ont pas été accusés d’une infraction. En particulier, la troisième plaignante n’était pas soupçonnée d’une infraction, mais elle a plutôt eu des démêlés avec la police dans le contexte d’un incident lié à la santé mentale. À la simple lecture du libellé du formulaire, il n’aurait pas été évident pour les premier et troisième plaignants qu’ils consentaient à ce que la GRC passe en revue leurs interactions antérieures avec la police et les signale comme renseignements défavorables. Nous sommes donc d’avis que le consentement des premier et troisième plaignants n’a pas été validement obtenu.
58. Cette conclusion est appuyée par l’arrêt Edmonton (Police Service) v Alberta (Information and Privacy Commissioner), 2019 ABQB 587, de la Cour du Banc de la Reine de l’Alberta^{Note de bas de page 15}.
59. En litige dans cette affaire était le formulaire de consentement à une VAPV du Service de police d’Edmonton (EPS) qui mentionnait à l’époque, en termes généraux, la recherche dans les dossiers de police. En ce qui concerne la question du consentement, le juge Graesser a confirmé la décision initiale de l’arbitre du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta, qui a déterminé que le libellé était trop vague pour qu’une personne puisse donner un consentement éclairé^{Note de bas de page 16}. Le juge Graesser a notamment souligné ce qui suit :

    [Traduction] [145] L’EPS estime que le demandeur d’une [vérification des informations de police] ou d’une [VAPV] lui a pratiquement donné toute latitude pour inclure tous les renseignements en sa possession, quelle que soit la façon dont ils ont été recueillis et quelle que soit la date ou la raison de leur collecte, parce que l’expression « dossiers de police » figure sur le formulaire de consentement.

    [146] Étant donné l’interprétation que l’EPS donne à cette expression, je suis d’avis qu’aucune personne ne comprendrait intuitivement que les « dossiers de police » renfermeraient des renseignements sur des plaintes non fondées présentées à la police, des affaires qui ont fait l’objet d’une enquête par la police et classées sans suite ou des affaires dans lesquelles des accusations ont été portées, mais dont l’accusé a été acquitté.

    [147] L’EPS affirme que tout ce qu’il fait, c’est de fournir au demandeur les renseignements qu’il détient à son sujet. Il revient ensuite au demandeur de déterminer ce qu’il fait avec ces renseignements. C’est peut-être le cas d’une personne qui est simplement curieuse de voir les renseignements que possède la police à son sujet. Mais dans le contexte d’une demande de [vérification des informations de police], le demandeur doit indiquer les raisons pour lesquelles il demande une recherche. Dans le cas d’une [VAPV], il est évident qu’une recherche est nécessaire à des fins de bénévolat ou d’emploi, que ce soit pour obtenir ou conserver un emploi dans le secteur des services auprès de personnes vulnérables. L’EPS sait à quoi serviront les résultats de la recherche et est aussi conscient du fait que les renseignements défavorables auront fort probablement des conséquences négatives pour le demandeur.

60. De plus, nous constatons que les formulaires utilisés par la GRC ne précisent pas clairement les recours dont disposent les demandeurs s’ils souhaitent contester les résultats de leur VAPV. Le chapitre 28.5 du MO de la GRC stipule que le chef de détachement ou le superviseur [traduction] « contrôle les résultats de la vérification du casier ou des antécédents judiciaires qui sont contestés par le demandeur; il vérifie l'exactitude des renseignements et informe le demandeur de sa décision. » Toutefois, les formulaires n’informent pas les demandeurs des recours possibles s’ils souhaitent contester la validité des renseignements communiqués en réponse à une VAPV.
61. Compte tenu de ce qui précède, nous tirons les conclusions suivantes quant à savoir s’il y a eu contravention des exigences énoncées à l’article 7 de la Loi en qui concerne les trois plaintes en cause :
    • La plainte n^o 1 (PA-035858) est fondée.
    • La plainte n^o 2 (PA-035900 et PA-036272) n’est pas fondée.
    • La plainte n^o 3 (PA-048563) est fondée.

Recommandations

62. Ayant tiré les conclusions ci‑dessus à propos de la conformité à l’article 7 de la Loi, nous recommandons à la GRC, afin d’assurer la conformité à cet article, qu’elle révise dans un délai de six mois les formulaires de consentement à une VAPV, de sorte qu’ils précisent clairement les types de renseignements de non-condamnation à déclarer ou non dans le cadre des VAPV^{Note de bas de page 17}. Nous avons également recommandé que les précisions apportées devraient servir à informer les demandeurs de leur droit à un examen indépendant de la décision d’inclure les renseignements de non‑condamnation.
63. La GRC a accepté de mettre en œuvre ces recommandations dans un délai de six mois. Par conséquent, nous estimons que les plaintes n^os 1 et 3 sont fondées et qu’elles sont résolues sous conditions.

Question n^o 2 : la GRC devrait-elle modifier ses politiques ayant trait à l’utilisation de renseignements de non‑condamnation dans le cadre des VAPV et, le cas échéant, quelles sont les considérations pertinentes dont elle devrait tenir compte?

64. Nous notons que dans la décision de la Cour du Banc de la Reine de l’Alberta citée précédemment, le juge Graesser a lui aussi conclu que même si un service de police peut modifier ses formulaires pour s’assurer d’obtenir un consentement valable conformément à la loi, cela ne règle pas le problème posé par l’utilisation des renseignements de non‑condamnation. En effet, le service de police dicte les conditions dans lesquelles une VAPV est effectuée, et les personnes qui souhaitent avoir la possibilité de faire du bénévolat ou d’obtenir un emploi n’ont pas d’autre choix que d’accepter.
65. La commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie‑Britannique (CIPVP‑C.-B.) a soulevé une préoccupation similaire dans son rapport de 2014 à propos du consentement à la vérification des informations de police dans la province :

    [Traduction] Dans la grande majorité des cas où une personne demande une vérification des informations de police, elle le fait uniquement parce qu’un employeur éventuel ou un organisme bénévole l’exige dans le cadre du processus de demande. Je crains que même si la personne a apparemment consenti à l’utilisation de ses renseignements personnels de cette façon, cela n’atténue pas le risque d’atteinte à sa vie privée découlant d’un changement de l’utilisation de ses renseignements. D’ailleurs, dans la plupart des cas, la personne n’aura pas accordé librement son consentement. Si elle veut obtenir l’emploi ou qu’elle en a besoin, elle n’a pas d’autre choix que de donner son consentement. Par conséquent, une personne consentira de manière générale à la communication de renseignements qui, dans de nombreux cas, dépassent ce qui est raisonnablement nécessaire pour les fins visées. Comme il est mentionné ci‑dessus, les services de police incluent certains renseignements dans les vérifications des informations de police. Bien qu’ils soient pertinents pour l’application de la loi et qu’il soit sans contredit important qu’un policier y ait accès, ces renseignements ne seraient probablement pas utiles ou appropriés dans un contexte d’emploi.

66. Dans la même veine, nous soulevons des préoccupations potentielles et exposons ci‑dessous d’autres considérations à ce sujet dont la GRC devrait tenir compte.
67. Les VAPV répondent à un important objectif d’intérêt public, à savoir s’assurer que les personnes font l’objet d’une vérification adéquate avant de travailler auprès de populations vulnérables. Toutefois, les renseignements de non-condamnation peuvent comprendre des renseignements personnels sensibles qui pourraient comporter d’importantes répercussions négatives pour les personnes. Étant donné que les VAPV sont nécessaires pour certaines possibilités de bénévolat ou d’emploi, le fait de signaler l’existence de renseignements défavorables en réponse aux demandes de vérification pourrait faire en sorte qu’il est difficile, sinon impossible, pour les personnes de profiter de ces possibilités.
68. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une exigence prévue par la Loi, une question importante consiste à déterminer si les pratiques actuelles de la GRC ayant trait à l’utilisation des renseignements de non‑condamnation permettent d’établir un juste équilibre. Nous croyons qu’il peut être utile d’évaluer ces pratiques en fonction des concepts de nécessité, d’efficacité, de proportionnalité et d’atteinte minimale à la vie privée^{Note de bas de page 18}.
69. Nous reconnaissons que, dans certains cas, les renseignements de non-condamnation peuvent être pertinents et suffisamment récents pour justifier leur déclaration à un employeur éventuel ou à un organisme bénévole. Les renseignements de non-condamnation peuvent, dans certaines situations, être efficaces pour répondre à un besoin important, à savoir évaluer le risque que représente une personne qui travaille auprès de personnes vulnérables. Il peut s’agir d’un cas où une personne a été accusée ou inculpée d’une infraction avec violence ou d’ordre sexuel à l’endroit d’une personne vulnérable, sans cependant qu’elle n’ait été reconnue coupable.
70. Quoi qu’il en soit, nous ne sommes pas convaincus que l’atteinte à la vie privée découlant de la politique actuelle de la GRC, comme énoncée dans son MO, qui consiste à signaler dans les VAPV les « renseignements défavorables », y compris les incidents liés à la santé mentale, est proportionnelle ou peu intrusive. À cet égard, nous constatons que les politiques et les pratiques de la GRC, telles qu’elles sont exposées dans le MO, vont plus loin que les modèles provinciaux mentionnés précédemment du fait que les renseignements de non-condamnation sont inclus dans les VAPV.
71. Lorsque les renseignements de non-condamnation sont utilisés à une fin autre que l’application de la loi pour laquelle ils ont initialement été recueillis, c’est‑à‑dire la réalisation d’une VAPV pour signaler des « renseignements défavorables », cela peut soulever des préoccupations relatives à l’exactitude et à la présomption d’innocence. À ce sujet, signalons que la CIPVP‑C.-B. a déclaré ce qui suit dans son rapport de 2014 :

    [Traduction] En communiquant de cette façon les résultats des vérifications des informations de police, les services de police se servent des renseignements personnels, qui ont été recueillis à l’origine à des fins d’application de la loi, et en modifient l’utilisation pour que les employeurs des secteurs privé et public prennent des décisions liées à l’emploi. Ce changement d’utilisation élimine les mesures de protection offertes par le système de justice pénale et prive les personnes concernées par les renseignements de recours afin de contester leur exactitude.

72. À notre avis, le principe de la proportionnalité n’est pas respecté par la GRC dans les cas où la police est intervenue à titre de premier répondant dans une urgence en matière de santé mentale ou qu’elle a enquêté sur une plainte, puis qu’elle traite ces incidents comme des renseignements « défavorables » à déclarer à un employeur ou à un organisme bénévole en faisant abstraction du contexte des interactions. Comme l’ont souligné la CIPVP‑C.-B., la Cour du Banc de la Reine de l’Alberta et d’autres intervenants^{Note de bas de page 19}, la communication de renseignements, qui n’ont pas été soumis à un examen dans une instance criminelle, soulève des préoccupations quant à la présomption d’innocence garantie par la Charte canadienne des droits et liberté et pourrait causer un préjudice grave à certaines personnes. Lorsqu’aucun procès criminel n’a eu lieu, les personnes disposent de recours limités pour contester l’exactitude des renseignements contenus dans les dossiers de police.
73. De plus, comme exemples de moyens qui portent moins atteinte à la vie privée, il suffit de mentionner les procédures de l’AACP ou la Loi sur la réforme des vérifications de dossiers de police de l’Ontario, qui renferment des critères mieux adaptés pour déterminer quand les renseignements de non-condamnation devraient être utilisés et déclarés en fonction de leur pertinence et de leur récence. Ces instruments renferment des directives concrètes pour établir un équilibre entre le respect de la vie privée des demandeurs et l’atteinte de l’objectif déclaré de relever des renseignements qui pourraient signaler un risque pour les personnes vulnérables.
74. La GRC nous a fait savoir qu’elle appliquait les procédures révisées de l’AACP et les lignes directrices de la Colombie-Britannique pour effectuer les VAPV dans ces provinces, même si ces procédures sont plus restrictives que celles énoncées au chapitre 28.5 du MO. Ce changement est bienvenu et donnerait probablement des résultats différents pour les premier et troisième plaignants, s’ils devaient demander une VAPV aujourd’hui^{Note de bas de page 20}.
75. Plus précisément, concernant la plainte n^o 3, la GRC a jugé que la plaignante était une personne « souffrant de troubles affectifs », conformément aux instructions énoncées au chapitre 28.5 du MO. Nous constatons que les procédures actuelles de l’AACP interdisent expressément la communication d’incidents liés à la santé mentale, y compris les tentatives de suicide sans acte ou menace de violence envers autrui^{Note de bas de page 21}.
76. En ce qui concerne la plainte n^o 1, la GRC a indiqué qu’elle ne considérerait plus les dossiers [information caviardée] et [information caviardée] comme étant pertinents pour la VAPV à la lumière des procédures de l’AACP, mais qu’elle aurait besoin de renseignements supplémentaires pour déterminer si le dossier [information caviardée], dans lequel le plaignant était considéré comme un « suspect pouvant être inculpé » relativement à une plainte pour voies de fait, signale un risque quelconque pour les personnes avec qui il aurait des contacts dans le poste bénévole qu’il postulait.
77. Les pratiques de la GRC relatives aux VAPV en Alberta et en Colombie-Britannique se sont améliorées, mais nous constatons que ses pratiques à l’échelle du pays ne sont pas uniformes et que, dans de nombreuses provinces, l’utilisation généralisée des renseignements de non‑condamnation, qui est autorisée au chapitre 28.5 du MO, se poursuit.
78. En outre, il existe des différences notables entre les procédures applicables selon qu’il s’agissent des lignes directrices de la Colombie-Britannique ou des procédures de l’AACP. Par exemple, la pratique consistant à divulguer les accusations suspendues dans une VAPV semble généralement conforme aux lignes directrices actuelles de la Colombie-Britannique, mais elle est contraire aux procédures en Alberta, où les accusations suspendues ne sont pas divulguées dans le cadre d’une VAPV après un délai d’un an. La pratique en Colombie-Britannique va également à l’encontre des règles plus restrictives de l’Ontario qui régissent la communication des renseignements de non‑condamnation.
79. Nous ne sommes pas convaincus que ces divergences dans les pratiques de la GRC soient logiques, surtout en raison du préjudice que peut causer la communication de renseignements de non‑condamnation dans le cadre d’une VAPV et du fait que d’autres provinces restreignent la communication de ces renseignements.
80. En l’absence de cadre législatif, comme celui adopté en Ontario, nous sommes d’avis que les procédures de la GRC visant l’ensemble des provinces et territoires devraient établir un meilleur équilibre entre l’objectif d’intérêt public lié aux VAPV et les préjudices pouvant découler de l’utilisation de renseignements de non-condamnation, dans la mesure où ils sont fondés sur des renseignements pertinents et exacts. la GRC dit maintenant appliquer les procédures de l’AACP, qui s’apparentent aux réformes législatives de l’Ontario et qui favorisent l’atteinte de cet objectif, bien qu’elles soient seulement en vigueur en Alberta.
81. Compte tenu de ce qui précède, nous avons encouragé la GRC, de concert avec ses partenaires provinciaux, à faire de cet exercice une priorité, pour que ses pratiques à l’échelle nationale soient aussi uniformes que possible et qu’elles permettent d’atteindre un juste équilibre, à savoir protéger les Canadiens vulnérables tout en respectant le droit à la vie privée de toute personne. Elle peut le faire, par exemple en déclarant seulement les renseignements de non‑condamnation lorsque les critères de pertinence et de récence sont respectés, comme le font les services de police en Alberta et en Ontario.
82. En réponse à notre recommandation, la GRC s’est engagée à modifier la politique énoncée au chapitre 28.5 du MO de façon que les renseignements de non-condamnation ne seront considérés comme pertinents que lorsqu’ils répondent au critère précis de « divulgation exceptionnelle », à l’instar des procédures de l’Alberta et de la législation de l’Ontario. De plus, la politique actualisée devra préciser que les renseignements sur les incidents liés à la santé mentale ne seront jamais divulgués, à moins qu’ils ne répondent au critère de divulgation exceptionnelle.

Question n^o 3 : la GRC a-t-elle contrevenu à la Loi en conservant les renseignements personnels du deuxième plaignant?

83. Le deuxième plaignant a aussi allégué expressément que les pratiques de conservation des dossiers de la GRC contrevenaient à la Loi parce qu’elle avait conservé trop longtemps les renseignements sur l’accusation suspendue qui avait été portée contre lui. À l’heure actuelle, la GRC conserve pendant 20 ans les dossiers liés aux enquêtes sur les agressions sexuelles et pendant 70 ans les dossiers pour lesquels la plainte a été jugée fondée (p. ex. accusations déposées ou ayant fait l’objet d’une dénonciation sous serment).
84. Le paragraphe 6(1) de la Loi stipule que : « Les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives doivent être conservés après usage par l’institution pendant une période, déterminée par règlement, suffisamment longue pour permettre à l’individu qu’ils concernent d’exercer son droit d’accès à ces renseignements. »
85. Le paragraphe 4(1) du Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement)^{Note de bas de page 22} renferme les précisions suivantes relativement au paragraphe 6(1) de la Loi :

    Les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives doivent être conservés par cette institution :

    1. pendant au moins deux ans après la dernière fois où ces renseignements ont été utilisés à des fins administratives, à moins que l’individu qu’ils concernent ne consente à leur retrait du fichier; et
    2. dans les cas où une demande d’accès à ces renseignements a été reçue, jusqu’à ce que son auteur ait eu la possibilité d’exercer tous ses droits en vertu de la Loi.

86. Ni la Loi ni le Règlement d’application ne prévoient de période maximale de conservation des dossiers visés par la Loi. Par conséquent, nous estimons que les pratiques de conservation des dossiers de la GRC sont conformes à l’exigence du Règlement selon laquelle ils doivent être conservés pendant au moins deux ans après la dernière utilisation des renseignements personnels à des fins administratives.
87. L’alinéa 4(1)a) du Règlement prévoit que les renseignements peuvent être détruits avec le consentement de la personne concernée. Nous constatons que la GRC a adopté un processus officiel par lequel les personnes peuvent demander la destruction de documents de non‑condamnation, mais qu’il revient en définitive à la GRC de décider si elle donne suite à une telle demande^{Note de bas de page 23}.
88. Nous concluons donc que l’allégation relative à la période de conservation formulée par le deuxième plaignant n’est pas fondée.