Une entreprise de gestion immobilière modifie son formulaire de demande de location afin qu'il indique clairement que le numéro d'assurance sociale est facultatif
Résumé des conclusions de plainte réglée rapidement no 2013-01
Le 25 avril 2013
Leçons apprises
- Les organisations du secteur privé ne devraient pas demander le numéro d'assurance sociale (NAS) de leurs clients, et aucun client ne devrait donner son NAS à une organisation du secteur privé à moins que cette dernière ne soit autorisée par la loi à le recueillir. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter le document d'orientation publié par le Commissariat intitulé Pratiques exemplaires pour l'utilisation des numéros d'assurance sociale dans le secteur privé.
- Une organisation qui fait appel à une tierce partie pour mener ses activités doit s'assurer que les pratiques de cette dernière sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Résumé de la plainte
Le plaignant alléguait qu'une entreprise de gestion immobilière recueillait trop de renseignements personnels sur ses formulaires de demande de location. Il a expliqué plus précisément que l'entreprise exigeait qu'il lui communique son NAS, les renseignements figurant sur son permis de conduire et ses renseignements bancaires avant d'accepter son formulaire de demande. Le Commissariat a examiné cette plainte de près parce que le site Web de l'entreprise ne comportait aucune politique de confidentialité et que la LPRPDE exige que les entreprises rendent facilement accessible l'information sur leurs politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels.
Résultat
Le Commissariat a communiqué avec l'entreprise de gestion immobilière, qui l'a informé que son site Web était en construction et qu'une fois terminé, il afficherait une politique de confidentialité.
En ce qui concerne l'allégation de collecte excessive de renseignements personnels, l'entreprise de gestion immobilière a indiqué que les formulaires de demande de location qu'elle utilisait étaient produits par une organisation tierce et qu'elle croyait que cette dernière respectait la LPRPDE. Elle a déclaré qu'elle savait que le NAS était facultatif, mais elle a expliqué qu'il lui était impossible d'obtenir le rapport de solvabilité d'un demandeur sans cette information. Nous avons indiqué à l'entreprise que nous étions en désaccord avec cette explication et lui avons suggéré d'ajouter la mention " facultatif " sur le formulaire, à côté de l'énoncé demandant le NAS.
De plus, même si le Commissariat reconnaît que l'entreprise doit confirmer l'identité d'un demandeur au moyen, par exemple, d'une carte d'identité délivrée par un gouvernement, comme le permis de conduire, nous ne croyons pas qu'elle doive recueillir le numéro particulier figurant sur la carte du demandeur.
L'entreprise de gestion immobilière s'est engagée à prendre les mesures suivantes : i) communiquer avec la tierce partie pour s'assurer que le formulaire de demande indique clairement que le NAS, les renseignements figurant sur le permis de conduire et les renseignements bancaires sont facultatifs; et ii) afficher une politique de confidentialité sur son site Web.
Étant donné que le plaignant est satisfait des changements qu'apportera l'entreprise, nous considérons que la plainte est résolue. Le Commissariat a confirmé ultérieurement que l'organisation avait apporté les modifications requises à son formulaire de demande et à son site Web.
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