Refus d’enquêter et mettre fin à l’examen

En application des modifications à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) entrées en vigueur en avril 2011, le commissaire est investi de pouvoirs discrétionnaires élargis pour l’examen des plaintes.

Dans certaines circonstances particulières, le commissaire a désormais le pouvoir explicite de refuser d’examiner une plainte et de mettre fin à l’examen de celle-ci, par exemple lorsque la plainte pourrait être réglée de manière plus appropriée au moyen d’une procédure prévue par d’autres lois ou lorsqu’elle n’a pas été déposée dans un délai raisonnable.

En vertu du paragraphe 12(1) de la LPRPDE, le commissaire peut refuser de procéder à l’examen d’une plainte s’il estime :

• que le plaignant doit d’abord épuiser les recours internes ou les procédures d’appel ou de règlement des griefs qui lui sont normalement ouverts;
• que la plainte pourrait avantageusement être instruite, dans un premier temps ou à toutes les étapes, selon des procédures prévues par le droit fédéral ou le droit provincial;
• que la plainte n’a pas été déposée dans un délai raisonnable.

En vertu du paragraphe 12.2(1) de la LPRPDE, le commissaire peut mettre fin à l’examen d’une plainte s’il estime :

• qu’il n’existe pas suffisamment d’éléments de preuve pour poursuivre l’examen de la plainte;
• que la plainte est futile, vexatoire ou entachée de mauvaise foi;
• que l’organisation a apporté une réponse juste et équitable à la plainte;
• que la plainte fait déjà l’objet d’une enquête;
• qu’il a déjà dressé un rapport sur l’objet de la plainte;
• que les circonstances visées au paragraphe 12(1) de la LPRPDE (pouvoirs de refuser) existent.

Le commissaire doit aviser les parties que le Commissariat a refusé de procéder à l’examen d’une plainte ou qu’il a mis fin à l’examen d’une plainte. Il peut, à sa discrétion, réexaminer sa décision de ne pas examiner une plainte s’il existe des raisons impérieuses pour ce faire.

À cet égard, nous avons mis en place des procédures internes pour veiller à ce que ces pouvoirs soient exercés de façon équitable et appropriée.

• La décision de refuser de procéder à l’examen d’une plainte s’appuie sur les renseignements fournis par le plaignant, de même que sur les renseignements recueillis par les enquêteurs et les agents de réception des plaintes durant les appels de suivi ou la correspondance avec le plaignant éventuel et le mis en cause. La décision de refuser de procéder à l’examen d’une plainte se prend au cas par cas en fonction des faits étudiés.
• Les critères utilisés visent à évaluer chaque cas selon ses propres circonstances. Par exemple, le « délai raisonnable » pour déposer une plainte n’est pas toujours le même. Nous tenons compte de facteurs tels que le moment où le plaignant a été mis au courant du présumé problème, les mesures prises par le plaignant pour régler la question avant de communiquer avec le Commissariat, les raisons du délai et les préjudices causés au mis en cause en raison de ce délai.

Ce pouvoir discrétionnaire de refuser d’enquêter sur une plainte et de mettre fin à l’examen d’une plainte permet au Commissariat d’optimiser l’utilisation de ses ressources tout en trouvant un juste équilibre entre la prestation de services à l’ensemble des Canadiennes et Canadiens, d’une part, et la réponse aux préoccupations des plaignants, d’autre part.