Tenez compte des risques : transmission de renseignements personnels par télécopieur

La transmission de renseignements personnels par télécopieur peut accroître le risque que des renseignements de nature très délicate se retrouvent entre les mains de personnes qui ne devraient pas les recevoir.

Malgré les progrès numériques rapides dans les secteurs de la santé, des finances et du droit, il se produit toujours, dans ces secteurs et dans d’autres, des atteintes à la vie privée causées par l’utilisation de technologies de communication non sécurisées comme le télécopieur traditionnel.

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada encourage les organisations à éliminer progressivement l’utilisation du télécopieur traditionnel et à le remplacer par des solutions de rechange numériques plus modernes, sécurisées et interopérables. Cette démarche est particulièrement importante pour les organisations qui traitent des renseignements personnels sur la santé. Ces organisations devraient remplacer les anciennes technologies au profit de moyens modernes de transmission de renseignements personnels sur la santé, tels que les services de courrier électronique chiffrés, les portails sécurisés pour les patients, les systèmes électroniques de référence de patients et les ordonnances électroniques. Pour en savoir plus, consultez notre résolution conjointe Susciter la confiance du public dans les services de santé numériques adoptée avec nos homologues provinciaux et territoriaux.

Éliminer progressivement l’utilisation du télécopieur peut réduire la probabilité que des atteintes à la vie privée se produisent et qu’il soit nécessaire de consacrer beaucoup de temps et d’efforts pour contenir ces atteintes et y remédier. Ce temps pourrait plutôt servir à mener d’autres activités d’affaires.

Bien que le Commissariat recommande de ne pas utiliser le télécopieur pour transmettre des renseignements personnels, nous sommes conscients que, dans certaines régions, des problèmes d’infrastructures numériques, comme une mauvaise connexion Internet, compliquent le passage à des solutions de rechange plus sécurisées. Si votre organisation continue à utiliser cette technologie, suivez les conseils qui suivent pour réduire les risques d’atteinte à la vie privée.

Conseils pour réduire les risques d’atteinte à la vie privée

• Choisissez un télécopieur qui permet de chiffrer les documents à transmettre et qui oblige les utilisateurs à saisir un mot de passe pour accéder au document télécopié et l’imprimer.
• Installez les télécopieurs servant à envoyer et à recevoir des renseignements personnels dans un endroit sécurisé afin d’empêcher les personnes non autorisées de consulter les documents télécopiés.
• Avant d’envoyer un document par télécopieur, assurez-vous de l’exactitude du numéro du destinataire, puis vérifiez sur l’écran du télécopieur que c’est bien ce numéro que vous avez composé.
• Ne télécopiez aucun renseignement personnel dont vous n’oseriez pas discuter librement au téléphone.
• Si vous envoyez ou recevez des renseignements personnels par modem télécopieur (un télécopieur intégré à un ordinateur), assurez-vous que les autres utilisateurs ne peuvent pas accéder à la télécopie sans saisir un mot de passe.
• Appelez le destinataire pour vérifier qu’il a bien reçu tous les documents transmis.
• Si quelqu’un vous demande de lui transmettre ses renseignements personnels par télécopieur, expliquez-lui les risques pour la vie privée et la sécurité, les mesures que vous aurez à prendre pour atténuer ces risques, puis obtenez son consentement éclairé avant de procéder à l’envoi.